Bayan Taxonomy Explorer

لائحة الجرد والمحاسبة لعام 1436هـ

ncar · regulation · processed · 60 chunks

date_gregorian=2015-05-28 date_hijri=1436-08-10 document_type=regulation entity=legal_basis:cabinet_decision:98 entity=summary:تضمنت اللائحة : جرد الصناديق والمستودعات وإجراء المطابقة الآلية، لجنة الجرد والمحاسبة والمطابقة الآلية، إجراءات جرد الصناديق، إجراءات المطابقة الإلكترونية لإيرادات ومتحصلات الجهات المرتبطة بنظام سداد، التقرير النهائي لجرد موجودات الصندوق والمحاضر وإنهاء أعمال الجرد، جرد صناديق الأوراق ذات القيمة والبطاقات، التقرير النهائي لجرد صندوق الأوراق ذات القيمة والبطاقات والمحاضر وإنهاء أعمال الجرد، جرد المستودعات والعهد العينية وإجراءاته، مهام لجان الجرد في حال استخدام الوسائل أو النظم الآلية في مسك السجلات في المستودع، التقرير النهائي لجرد المستودعات والعهد العينية، إجراءات جرد وتصفية أعمال شاغلي الوظائف المشمولة بأحكام نظام وظائف مباشرة الأموال العامة، تصديق الديوان العام للمحاسبة على نتائج الجرد، بدء تنفيذ جرد الصناديق والمطابقة الآلية وجرد المست entity=document_number:3362 entity=keyword:جرد entity=keyword:محاسبة entity=keyword:رقابة entity=keyword:مراقبة entity=keyword:مستودع entity=keyword:مستودعات entity=keyword:صندوق entity=keyword:صناديق entity=keyword:حساب entity=keyword:حسابات entity=keyword:ختامي entity=agency:وزارة المالية entity=agency:هيئة الرقابة ومكافحة الفساد entity=agency:هيئة المحاسبة والمراجعة لدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية entity=agency:الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين entity=agency:الديوان العام للمحاسبة entity=agency:النيابة العامة entity=agency:اللجنة العليا لمكافحة الفساد language=ar taxonomy_l1=government_admin taxonomy_l2=government_efficiency taxonomy_l3=government_directives validity=valid validity_confidence=1.0

بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريح: :الرفقات العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربي العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه اللغه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه عربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه لانحه الجرد والمحاسبه بناء علي ما قضت به الماده (الثالثه) من نظام وظايف مباشره الاموال العامه الصادر بقرار مجلس الوزراء رقم (٩٨) وتاريخ ١٣٣٦/٢/١٦ من وجوب جرد موجودات الصندوق مره كل ثلاثه اشهر، وجرد المستودع والعهده العينيه مره كل سنه، وفقا لاجراءات والضوابط التي تحددها لايحه الجرد والمحاسبه، وما قضت به الماده (الثالثه عشره) من النظام المذكور من ان يصدر رييس ديوان المراقبه العامه لايحه الجرد والمحاسبه. يتمتد التقيد بالاجراءات والضوابط التاليه بالنسبه للصناديق والمستودعات والعهد العينيه التي يخضع المسؤولون عنها لنظام وظايف مباشره الاموال العامه. الماده الاولي يجب جرد موجودات كل صندوق واجراء المطابقه الاليه (١) بشكل مفاجي مره كل ثلاثه اشهر، وجرد واجراء المطابقه الاليه للمستودعات والعهد العينه مره كل سنه يوه ماعيد ملامه وغير محدده. الماده الثانيه تشكل كل لجنه جرد ومحاسبه ومطابقه اليه من موظفين اثنين علي الاقل من موظفي الجهه التابع لها الصندوق والاستودع والعيده العينيه ممن لمم درايه وخبره يغ الاعمال الماليه والمستودعيه ونظام سداد (٢) وذلك بقرار من السلطه المختصه ي الجهه بناء علي اقتراح مدير الاداره الماليه او مدير اداره المستودعات او من يمارس اختصاصاتها، علي ان تراعي السريه في اصدار قرارات تشكيل اللجان ويق تبلغها للا عضاء حتي يتم الجرد. (1) المطابقه الاليه : التحقق من صحه العمليات الماليه والقيود الخاصه بها والتي تتم باستخدام برامج او وسايل اليه مخصصه لها الفرض. (٢) نظام سداد : نظام الي وسیط بين الجهات والمستفيدين من خدماتها يتيچ سداد المستحقات عن طريق القنوات الاليه للبنوك. الماده الثالثه يتم جدر واجراء المطابقه الاليه لموجودات كل صندوق في مقر المركز الرييس للهجه من قبل لجنه يكون من بين اعضايها مندوب من الاداره الماليه ، واخر من اداره المتابعه ، او من يقوم مقامهما من الموظفين الماليين الاكفاء ويسري ذلك علي صناديق الفروع خصوصا الكبيره منها، فان تعذر ذلك يجوز جرد واجراء المطابقه الاليه لوجودات هذه الصناديق من قبل لجان يشترك في عضيتها مدير الفرع المالي او رييس الحاسبه في الفرع او المحاسب او من يقوم مقامهم من الموظفين المالي الاكفاء في الفرع. و تجرد المستودعات والعهد العينيه من قبل لجان تشكل من غير الموظفين المسؤولين عنها ومن غير المختصين بقيوداتها، ويجوز في حالات الضروره ان تضم لجنه الجرد مندوبا فييا او اكثر علي درايه بالاصناف المزمع جردها خاصه عند اجراء جرد الالات او الاجهزه العلميه او الادويه او الكيماويات او ما يماثل ذلك. الماده الرابعه يتم جرد واجراء المطابقه الاليه لموجودات الصندوق بحضور امن الصندوق ، كما يتم جرد واجراء المطابقه الاليه للمستودعات والعهد العينيه بحضور المسؤولين المباشرين عنها ويق حال عدم تواجدهم يتم الجرد بحضور من يكلف باعمالهم ، غير انه لا يحق لم التدخل في اجراءات الجرد، ومسؤوليات لجان الجرد. الماده الخامسه اجراءات جرد الصناديق ا - يتم جرد موجودات الصندوق والطابقه الاليه عن الفتره التي تبدا من تاريخ اخري جرد ومطابقه اليه سبق اجراءها من قبل منديوي ديوان المراقبه العامه او من قبل لجنه جرد تم تشكيلها وفقا ما ورد في الماده (الثانيه) من هذه الاللاجه، ويستدل علي هذا التاريخ من واقع الاطلاع علي نتيجه الجرد السابق اجراء المثبته والمصادق عليها في سجلات الجهه. ب - قبل بدء اعمال جرد موجودات الصندوق، يكلف امين الصندوق بتعبيه البيانات المطلوبه في استماره الاستطلاع (نموذج رقم ١ المرفق) والتوقيع عليها، وتعتبر هذه الاستماره من مرفقات محضر الجرد. ج - يتم جرد موجودات الصندوق، وتحرير اللجنه محضرا بنتيجه هذا الجرد { نموذج رقم ٢ في المراكز الرييسيه او نموذج رقم ٣ لفروع الجهه (مرفق) } وعلي لجنه الجرد ان تتاكد من انها قامت بجرد جميع المبالغ بما فيها الشبكات او الاوراق ذات القيمه العايده للصندوق. د - يتعين علي لجنه الجرد الاطاع علي ما قد يكون لدي امين الصندوق (باعتباره مندوب صرف) من كشوفات او مسيرات للرواتب وما في حكمها وان ستحرخ منها قيمه كافه الاستحقاقات التي لم تصرف ، علي ان يشار الي هذه الاستحقاقات في محضر الجرد ، كما انه يتعين علي اللجنه جرد ما قد يكون في عهده امين الصندوق من نقود السلف المستديمه وتحرير المحضر اللازم . . بهذا الخصوص ( نموذج رقم ٤ المرفق) ه - اذا ظهر للجنه اثناء الجرد او من خلال استماره الاستطلاع وجود حساب مفتوح باسم الجنه او باسم امين الصندوق لدي مؤسسه النقد او احد فروعها او احد البنوك، فعلي اللجنه ان تستفسر من تلك الجهات رسميا عن ارسده حسابات الجنه في تاريخ الجرد ومقارنتها بكشفوفات مؤسسه النقد او البنك المحظط بها لدي الجنه عن ذلك الحساب وتدوين ذلك في التقرير النهايي بنتايج الجرد ويف حال كان الحساب باسم امين الصندوق يشار الي ذلك كملاحظه ضمن تقرير اللجنه المذكور في الفقره (ا) من الماده (السابعه) من هذه اللايحه، وذلك لتقوم الجنه باتخاذ الاجراءات اللازمه لتحويل الحساب باسمها. و تقوم لجنه الجرد بتطبيق مفردات مبالغ المتعصلات المقيده في جانب المقيضات من سجل يوميه الصندوق الدفتري او الالي (1) علي ارومات (2) اوامر القيض وصور ايصالات الاستلام ، وتطبيق مبالغ تغذيه الصندوق علي القيودات الخاصه بها في السجل الدفتري او الالي في حساب الصندوق بالنسبه لصناديق المركز الرييس للجهه ، كما تقوم اللجنه بتطبيق المبالغ التي تم ايداعها خزينه مؤسسه النقد او فروعها والمقيده في جانب المدفوعات من سجل يوميه الصندوق الدفتري او الالي علي اشعارات او كشفوات الايداع الوارده من مؤسسه النقد او فروعها ، وتطبيق مبالغ الحوالات المصروفه من صندوق الجهه في المركز الرييس ، والمقيده في جانب المدفوعات من سجل يوميه الصندوق الدفتري الاولي علي قيودات السجل الدفتري او الالي لحساب الحوالات الموجود في الاداره الماليه ، وفي حال كانت الجهه تقوم بالصرف بموجب شبكات مسحوبه علي حسابها لدي مؤسسه النقد او احد فروعها او احد البنوك، فعلي اللجنه مطابقه مبالغ الشبكات المصروفه والمقيده في جانب المدفوعات من سجل يوميه الصندوق الدفتري او الالي او سجل السلفه المستديمه الدفتري او الالي علي كشفوفات مؤسسه النقد او البنك عن حركه الحساب المذكور، مع مراعاه احتساب قيمه الشبكات المسلمه لاصحابها والتي لم تقدم للصرف حتي تاريخ الجرد، وعلي اللجنه ان توضح نتيجه هذه المطابقه في محاضر الجرد بعد ان تتاكد من صحه الجمع والترحيل في سجل يوميه الصندوق ا سجل السلفه المستديمه الدفتري او الالي ومن ان جميع مستندات التحصيل والصرف حتي لحظه الجرد قد تم قيدها في السجل المختص قبل تحديد قيمه الرصيد القيدي لموجودات الصندوق. ز - حال اكتشف فرق بين الموجود النقدي للصندوق ووصيده القيادي سواء بالزياده او بالنقص، او ظهور اختلاف بين ما ورد من معلومات في استماره الاستطلاع وما تكشف عند الجرد القعلي، فعلي لجنه الجرد تقصي اسباب ذلك والحصول علي افادات امن الصندوق وغيره ممن لم علاقه بالامر، والعمل علي تورید قيمه الزياده في الموجود الفعلي عن الرصيد القيادي للصندوق، وتحصيل قيمه العجز الحاصل بحسب مسؤوليه. (1) السجل الالي : سجل يتم انشاؤه والقيد فيه عن طريق برامج او وسايل اليه مخصصه لمذا الفرض. ارومات : كموب اوامر القبض. الماده السادسه (1) اجراءات المطابقه الالكترونيه لايرادات ومتجصلات الجهات المرتبطه بنظام سداد - التاكد من قيام الجهه بايقاف جميع اساليب التحصيل الاخري بالاتفاق مع وزاره الماليه. ٢ - التاكد من قيام الجهه بفتح حساب وسيط تجمعي (٢) في احد البنوك بالتنسيق مع وزاره الماليه. ٣ - التاكد من قيام الجهه بالتنسيق مع البنك الذي تم فتح الحساب التجمعي فيه لربط الاداره الماليه بنهايه طرفيه لtتمكن من الاطلاع علي حركه المبالغ الموعده من اداره سداد، مع اعطاء احد المختصين بالاداره الماليه صلاحيه التحويل السريع للك المبالغ الي حساباتها المختصه (جاري وزاره الماليه ، حساب في مؤسسه النقد ، حساب في احد البنوك) . ٤ - التاكد من قيام الجهه بتوبي الفواتير (٣) المرفوعه بالنظام ، وذلك بادخال رقم الفصل والفرع (الرقم الجبايي للجهه المستفيده من الايراد) ، وتحديد رقم واسم الحساب الرييس والفرعي. ٥ - التاكد من انه لا يتم تحويل ايه مبالغ من الحساب التجميعي الي حسابات خاصه او حسابات لم توافق عليها وزاره الماليه. ٦ - التاكد من قيد المبالغ التي تم ايداعها في الحساب التجميعي في الجانب المدين ل هذا الحساب ، ويف الجانب الداين الايرادات التي تخص الجهه ، اما الايرادات التي لا تخصها فتقيد عايديتها لصالح الجهات المستفيده. ٧ - التاكد من قيام الجهه بتحويل الايرادات المحصله في الحساب التجميعي عن كل اسبوع في بدايه الاسبوع الذي يليه الي الحسابات المحدده عبر نظام سريع. (1) المطابقه الالكترونيه : التحقق من صحه عمليات التحصيل التي تمت من خلال نظام سداد والقيود الخاصه بها. (٢) حساب وسیط تجمعي: حساب تودع فيه متحصلات الجهه التي يتم تحصيلها عن طريق نظام سداد فقط. الفاتوره : بيان الي يوضح المبلغ المطلوب تحصيله من المستفيد عن طريق نظام سداد . - التاكد من قيام الجهه بريط جميع الفروع التابعه لها بالنظام الداخلي لتمكينها من رفع الفواتير الخاصه بها من خلال النظام. - اجراء المطابقه الالكترونيه وفقا لاجراءات اليه المطابقه الالكترونيه للايرادات المحصله من خلال نظام سداد الصادره عن وزاره الماليه. - ١٠ اجراء مراجعه البيانات الفواتير الملفاه ، والتي يënض من خلالها عدد الفواتير الملغه قبل تحصيلها واقيامها واسباب الالغاء ، والوقوف علي الاجراءات التي اتخذتها الجهه لمعالجه اسباب الالغاء والتقليل من عدد الفواتير الملفاه ، واجراء الفحص اللازم للنظام للتاكد من انه لا يقبل الغاء او تعديل اي فاتوره تم تحصيل . قيمتها - التاكد من ان التقارير المستخرجه من النظام مستوفيه لمتطلبات عمل الجهه. - التاكد من قيام الجهه بالمطابقه الالكترونيه للمبالغ المحصه من خلال نظام - سداد وتزيد ديوان المراقبه العامه بنسخه من المطابقه الشهريه. - تعد لجنه المطابقه الالكترونيه للايرادات المحصله من خلال نظام سداد تقريرا نهاي بنتايج المطابقه، ويوقع مسؤولو مدخلات النظام في الجهه واعضاء لجنه المطابقه علي هذا التقرير ومرقاته، ومن ثم المسدقه عليه من اصحاب الصلاحيه في الجهه، ويزود ديوان المراقبه العامه باصل التقرير مع ايضاح الاجراءات التي اتخذتها الجهه حيال الملاحظات والمخالفات والاخطاء التي قد تكون المطابقه كشفت عنها وذلك في موعد لا يتجاز شهرا واحدا من تاريخ انتهاء اعمال المطابقه ، وترسل النسخه الثانيه من التقرير ومرق атته الي مدير الاداره الماليه بالعتباره المسؤول عن متابعه تنفيذ اجراءات المطابقه مره كل ثلاثه اشهر، والاشراف علي فحص تقرير هذه المطابقه، ومتابعه تنفيذ الاجراءات النظاميه حيال ما تكتشف عنه المطابقه من ملاحظات ومخالفات واخطاء ، وتنظيم حفظ هذه التقارير ومرفقاتها في ملفات خاصه بالاداره الماليه. الماده السابعه ا - تعد لجنه الجرد تقريرا نهايي بنتايج جرد موجودات الصندوق ونتايج الفحص والمطابقه من اصل وصوره واحده علي الاقل، ويوقع كل من امین الصندوق واعضاء لجنه الجرد علي هذا التقرير ومرفقاته، كما تتم المصادقه علي نتايج الجدرد من الرييس المباشر لامين الصندوق، وتبت هذه النتايج باختصار بسجل يوميه الصندوق الدفتري او سجل السلفه المستديمه الدفتري ويوقع باقرار صحتها كل من امين الصندوق واعضاء لجنه الجرد، وبعد عرض هذا التقرير ومطالعات مدير الاداره الماليه او من يقوم مقامه علي المسول الذي اصدر قرار تشكيل لجنه الجرد لاتخاذ الاجراءات النظاميه حيال الملاحظات والمخالفات والاخطاء التي تكتفت من خلال الجرد (ان وجدت) ، يرسل اصل التقرير ومرفقاته الي ديوان المراقبه العامه مع ايضاح الاجراءات التي اتخذتها الجهه بهذا الخصوص ، وذلك في موعد لا يتجاوز شهرا واحدا من تاريخ انتهاء اعمال الجرد ، وترسل صوره من التقرير ومرفقاته الي مدير الاداره الماليه في الجهه التي يتبعها الصندوق باعتباره المسؤول عن متابعه تنفيذ جرد موجودات كل صندوق مره كل ثلاثه اشهر ، والاشراف علي فحص تقرير هذا الجرد وفحص المحاضر والبيانات الخاصه به ، ومتابعه تنفيذ الاجراءات النظاميه حيل ما يكتشف عنه الجرد من ملاحظات ومخالفات واخطاء وتنظيم حفظ هذه التقارير ومرفقاتها في ملفات خاصه بالاداره الماليه. ب - يتعين علي لجنه الجرد في حال امتناع امنين الصندوق عن التوقيع علي محاضر الجدرو واستماره الاستطلاع او التقرير النهايي للجرد ان تطلابه بتحديد وايضح اسباب ذلك الامتناع تحريريا، وان توضح اللجنه رايها حيال جديه هذه الاسباب ضمن تقريرها النهايي. ج - علي لجان الجرد ان تحرص علي انها اعمال الجرد في نفس اليوم الذي بدات فيه، ولا تقوم بختم الصندوق او غرفه الصندوق والمنافذ الاخري المؤديه اليها الا عند الضروره القصوي، مثل عدم حضور امين الصندوق حتي نهايه الدوام الرسمي او تاجيل جرد موجودات الصندوق الي صباح اليوم التالي، علي ان ينص في المحاضر التي يتم اعدادها بهذا الخصوص علي عدم فض الاختام الا بحضور وموافقه اضاء لجنه الجرد. الماده الثامنه جرد صناديق الاوراق ذات القيمه والبطاقات ا - قبل بدء اعمال الجرد، يكلف امين الصندوق بtbيه البيانات المطلوبه في استماره الاستطلاع (نموذج رقم ٥ المرفق) والتويع عليها، وتعتبر هذه الاستماره من مرفقات محضر الجرد. ب - تقوم اللجنه بجرد الموجود الفعلي من الاوراق ذات القيمه والبطاقات بحضور امن الصندوق، ويحرر بنتيجه هذا الجرد محضرا يوقع عليه امن الصندوق واعضاء لجنه الجرد ( نموذج رقم ٦ المرفق) ، كما تجرد اللجنه ما قد يكون لدي امن الصندوق من تقود وفقا للاجراءات الوارده في الماده (الخامسه) من هذه اللايحه ، مع الحصول علي بيان موقع من امن الصندوق بالبطاقات التاليه. ج - علي لجنه الجرد ان تحصل علي بيانات رسميه من الجهه او الجهات التي قامت بصرف الاوراق ذات القيمه والبطاقات لامن الصندوق توضح ما تم صرفه منها حسب انواعها وفقاها خلال المده الخاضعه للقص. د - تقوم لجنه الجرد بمطابقه كميات الاوراق ذات القيمه والبطاقات الوارده للصندوق خلال المده الخاضعه للقص والمقيده بالجانب الايمن من السجل الدفتري او الالي لاجمالي الوارد والمنصرف من الاوراق ذات القيمه والبطاقات علي الكميات الوضحه بمستندات الاستلام المحفظمه لدي امين الصندوق ومقارنتها بالبيانات التي حصلت عليها من الجهه او الجهات المصروف منها هذه الكميات ، وذلك للثبت من ان جميع الكميات التي تسلمها امين الصندوق قد تم اثباتها بالسجل المذكر حسب فتاتها وانواعها ، وبعد ان تقوم اللجنه بمراجعه القيود المثبته في حقول السجل الدفتري او الالي لافرادي المنصرف من الاوراق ذات القيمه والبطاقات والتاكد من صحه عمليات جمع هذه الحقول ، يتم التاكد من صحه ترحيل المجتمع النهابيه الي السجل الدفتري او الالي لاجمالي الوارد والمنصرف (الجانب الايسر) كل حسب نوعه وقته ، مع حصر ما قد تكتشف عنه هذه المطابقه من فروقات ، وتحرر اللجنه محضرا بنتيجه المطابقه يوقع عليه كل من امن الصندوق واعضاء لجنه الجرد. (1) البطاقات : بطاقات بلاستيكيه ليست لها قيمه بعيه قبل الاستخدام ، ويتم استخدامها بدلا من العديد من الاوراق ذات القيمه. ه - تقوم اللجنه من واقع السجل الدفتري او الالي لاجمالي الوارد والمنصرف من الاوراق ذات القيمه والبطاقات باستخراج الصعيد القيدي في تاريخ الجرد لكل نوع وفيه، وذلك باضافه الرصيد المدور من تاريخ الجرد السابق اجراءه من قبل مندوبي ديوان المراقبه العامه او من قبل لجان الجرد المشكله علي النحو الوضع في الماده (الثانيه) من هذه اللايحه الي مجموع كميات الاوراق ذات القيمه والبطاقات الوارده للمندوق خلال مده الفحص وحسيمها اسفرت عنه المطابقه ، ثم ينزل من هذا المجموع كميات الاوراق ذات القيمه والبطاقات التي تم صرفها خلال الفتره المذكوره حسب قياتها وانواعها وذلك في ضوء ما اسفرت عنه المطابقه ، ثم تقوم اللجنه ب مطابقه الموجود الفعلي من واقع محضر الجرد علي الرصيد القيدي المستخرج بالطريقه السابقه لكل فيه ونوع من هذه الاوراق ذات القيمه والمطاقات، (مع مراعاه التالف من تلك الانواع ان وجد) ، كما تقوم اللجنه بالتاكد من توريد اقيام الاوراق ذات القيمه التي تم تفيد اجراءاتها واودعت اقيامها يخزينه مؤسسه النقد، وذلك من واقع اطلاعات علي اشعارات مؤسسه النقد او من خلال المطابقه الاليه والبطاقات بحسب نوعيه وقيمه الاصدار. و - اذا اسفر الجرد عن ظهور زياده في الوجود الفعلي للاوراق ذات القيمه علي الرصيد القييدي لها فيجب اضافه هذه الزياده قياديه للفيات والانوع العايده لها اما في حاله ظهور عجز في عهده امين الصندوق فيجب تحصيل قيمه هذا العجز منه فورا، ومتي تم ذلك، تستنزل كميات العجز من الرصيد القيادي للفيات والانوع العايده اليها (فيما يتعلق بالبطاقات يتم الحصول علي افاده من امين الصندوق عن اسباب الزياده او النقص واجراءات المعالجه بهذا الخصوص). - بعد مراجعه السجل الدفتري او الالي لاجمالي الوارد والمنصرف من الاوراق ذات القيمه والبطاقات ، والسجل الدفتري او الالي لافرادي الوارد والمنصرف من الاوراق ذات القيمه والبطاقات ، واجراء المطابقه علي النحو سالف الذكر ، تعمل الجنه علي التاكد من صحه المعلومات الوارده في الجداول الشهريه التي يعدها امن الصندوق ومن ان بيانات كل جدول منها مطابقه للقيد الدفتري او الالي. الماده التاسعه ا - عند الانتهاء من اجراءات الجرد والمطابقه ، تعد لجنه الجرد تقريرا نهايا من اصل وصوره واحده علي الاقل بالناتج التي اسفر عنها جرد صندوق الاوراق ذات القيمه والبطاقات، وما يكون قد كشف عنه هذا الجرد من عجز او زياده في الموجود الفعلي عن الرصيد القيدي ، وما اذا كانت قيمه العجز الحاصد قد تم توريدها مع ايضاح الاسباب في حاله عدم التوريد، وكيفيه تسويه الزياده الحاصله ان وجدت ونتيجه الفحص الدفتري او الالي والملابقات التي اجرتها اللجنه، ويوقع كل من امين الصندوق واعضاء لجنه الجرد علي هذا التقرير ومرفقاته ، كما تتم المساعده علي نتايج الجرد من الرييس المباشر لامين الصندوق، وثبت نتايج هذا الجرد باختصار بالسجل الدفتري او الالي لاجمالي الوارد والمنصرف من الاوراق ذات القيمه والبطاقات ويوقع باقرار صحتها كل من امن الصندوق واعضاء لجنه الجرد، وبعد عرض هذا التقرير ومطالعات مدير الاداره الماليه عليه علي المسول الذي اصدر قرار تشكيل لجنه الجرد لاتخاذ الاجراءات النظاميه حيال الملاحظات والمخالفات والاخطاء التي تكتشفت من خلال الجرد، يرسل اصل التقرير ومرقاته الي ديوان المراقبه العامه وترسل الصوره الي مدير الاداره الماليه للجهه علي النحو الوارد بالفقره (١) من الماده (السابعه) من هذه اللاتحه. : - ب - 1 - يتعين علي لجنه الجرد في حال امتاع امن الصندوق عن التوقيع علي محاضر الجرد واستماره الاستطلاع او التقرير الهايي للجرد ان تطالبه بتحديد وايضاح اسباب ذلك الامتناع تحريريا، وان توضح اللجنه رايها حيال جديه هذه الاسباب ضمن تقريرها النهايي. - علي لجان الجرد ان تحرص علي انهاء اعمال الجرد في نفس اليوم الذي بدات فيه، ولا تقوم بختم الصندوق او غرفه الصندوق والمنافذ الاخري المؤديه اليها الا عند الضروره القصوي، مثل عدم حضور امين الصندوق حتي نهايه الدوام الرسمي او تاجيل جرد موجودات الصندوق الي صباح اليوم التالي ، علي ان ينص ي المحاضر التي يتم اعدادها بهذا الخصوص علي عدم فضsختام الا بحضور . وموافقه اضاء لجنه الجرد. الماده العاشره جرد المستودعات والعهد العينه تجرد المستودعات والعهد العينيه بمعرفه لجنه او لجان يتم تشكيلها واختيار اعضاءها علي النحو الوارد بالماندتين الثانيه والثالثه من هذه اللايحه ، ويثيع في جردها احدي الطريقتين الاتيتين بما يتلاعم وحجم المستودعات وتعدد الاصناف المطلوب جردها والده اللازمه لانها هذا الجرد : - الجرد الكلي : وهو الجرد الذي يشمل جميع اصناف المخذون صنفا صنفا ويتم جردها دفه واحده خلال المده الحده للجرد. ب - الجرد المستمر : تتم عمليه الجرد بهذه الطريقه بصفه مستمره خلال العشره شعوره الاولي من السنه وفق برامج للجرد يتم وضعها مسبقا من قبل مدير الاداره الماليه بالاشتراك مع مدير اداره المستودعات او من يمارس اختصاصاته، ويستمر هذا الجرد علي مدار الفتره المحدده له بحيث يشمل جميع اصناف المخزون ويحيث يتم جرد كل صنف منها مره واحده خلال هذه الفتره، وبعد اتمام جرد كافه الاصناف وفقا لما تقدم يعاد في خلال الشهرين الباقين من السنه الجريمه اختيار بعض تلك الاصناف بطريقه عشوانيه وجردها بغرض التاكد من الرصيد القيدي للمخزون ومطابقته للموجود الفعلي. الماده الحاديه عشره اجراءات جرد المستودعات والعهد العينيه علي لجان جرد المستودعات والعهد العينيه مراعاه الاجراءات التاليه عند الجرد: ا - اجراء مراعاه بعض عمليات القيد الخاصه بالصنف المزمع جرده من حيث الاستلام والصرف والارجاع وذلك بمطابقه بيانات مستندات القيد علي البيانات الخاصه بالمصنف الوارده في السجلات الاليه او البطاقات المستودعيه (1) ، والتاكد من انتظام القييد بها اولا:، واتفقها مع ما ورد في قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه او الانظمه والتعليمات الصادره بهذا الخصوص. (1) البطاقات المستودعيه : هي البطاقات المنصوص عليها في قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه. ب - بعد قطل القيد بالنسبه للصنف المزمع جرده، يراعي جرد هذا الصنف دغه واحده اي كان موقعه ، ويكون جرد الاصناف صنفا صنفا حسب ترتيب وضعها في المستودع لتسهيل حصر جميع الاصناف الموجود فعلا ، وتجرد الاصناف اما بعدها او وزنها او قياسها حسب وحده اثباتها في السجلات الاليه او بطاقات الصنف ، وعلي القايمين بالجرد مراعاه التاشير او التوقيع مع ذكر التاريخ في العقول المختصه بالسجلات الاليه او بطاقات الصنف بالنسبه لكل صنف يتم جردده بما يفيد اتمام هذا الجرد. ج - تسجل اجراءات الجرد في استماره الجرد (نمودج رقم ٧ المرفق) وذلك باثبات اسم كل صنف ورقمه ان وجد وبيان وحدته ، والموجود الفعلي منه من واقع الجرد ووصيده القيدي من واقع السجلات الاليه او بطاقات الصنف والفرق بين الموجود الفعلي والرصيد القيدي سواء بالزياده او بالانقص وتوقع هذه الاستمارات من امين وماмор المستودع ، واعضاء لجنه الجرد ، ومدير اداره المستودعات او من يمارس اختصاصاته. د - بالنسبه للمستودعات التي تعمل باسلوب البطاقات، تراعي لجان الجرد الاتصال بباداره او قسم مراقبه المخزون التابع للجهه والعمل علي مطابقه ارصده الاصناف المينه في استمارات الجرد علي المقيد في بطاقات مراقبه الصنف وبطاقات العيده في تاريخ الجرد وحصر الفروقات او الملاحظات ان وجدت ي يبانات يتم ارفاقها باستمارات الجرد وايضاح مبررات وجودها. ه - تتحقق اللجان من ان اداره او قسم مراقبه المخزون في المستودعات الرييسيه تقوم بتنفيذ اختصاصاتها المنصوص عليهها في قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه او الانظمه والتعليمات الصادره بشانها. و - تتحقق اللجان من وجود ضوابط وتعليمات محدده لتنظيم وترشيد استخدام السيارات التابعه للجهه وفقا لما ورد بقرار مجلس الخدمه المدنيه رقم (٥٨١/١) وتاريخ ١٨١/٩/٩ ز - تقوم لجان الجرد بفحص ومراجعه السجلات الاليه للعهد الشخصيه والاصناف المستديمه او البطاقات الخاصه بها للتاكد من سلامه الاجراءات والقيود المستودعيه لتلك العهد، والتثبت من الاتي : - ان العهد الشخصيه التي تبلغ قيمتها خمسه الاف ريال فاكثر وكذلك جميع الاصناف المستديمه المصروفه من المستودع سواء المركبه منها او المنقوله والتي لا تقل قيمتها عن هذا الحد يتم جردها سنويا بمعرفه موظف او اكثر من ذوي الخبره ممن يختاره مدير الاداره او رييس القسم من غير المنوط بهم مهمه الاشراف علي تلك الاصناف او المحافظه عليها ، مع التاكد من ان اجراءات تسويه الزياده او العجز التي يكشف عنها ذلك الجرد تتم في اوقاتها وان التقارير والمحاضر الخاصه بجرد تلك العهد والاصناف يتم حفظها بعنايه في اداره المستودعات او في الاداره التي تمارس اختصاصاتها، ويتعين علي لجان الجرد التحقق من سلامه اجراءات الجرد الذي تم في الاداره او القسم ، ومن ان الموجود الفعلي لبعض العهد الشخصيه والاصناف المستديمه مطابق لما هو ثابت في السجلات الاليه لتلك العهد والاصناف او البطاقات الخاصه بها. - ان الموظف المسؤول عن السجلات الاليه للعهد الشخصيه او البطاقات الخاصه بها يحصل في نهايه كل سنه علي اقرارات من جميع اصحاب العهد الشخصيه التي تقل قيمتها عن خمسه الاف ريال تفيد بان الاصلاف التي بعهدتهم موجوده لديهم فعلا وبحاله جيده، وتكتفي لجنه الجرد بمطابقه بعض الاقرارات علي الثابت ي السجلات الاليه لتلك العهد او البطاقات الخاصه بها. ح - يتعين علي لجان الجرد مراعاه ان يكون غلق ابواب المستودعات تحت اشرافهم عقب انتهاه العمل في كل يوم وكذا فتح تلك الابواب في يوم العمل التالي وذلك حتي الانتهاء من عمليه الجرد. ط - يجوز ان توكل مهمه اجراء الجرد الكلي للمستودعات الصغيره الموجوده يد الفروع والوحدات الفرعيه الي موظف او اكثر من ذوي الخبره من غير المعهود اليهم بعهد او المنوط بهم عمل ما يتعلق بتلك المستودعات. الماده الثانيه عشره يحال استخدام الوسايل او النظم الاليه يمسك السجلات يقتدوع، تقوم لجان الجرد بالاتي: ا - التحقق من دقه النظام الالي ، وذلك من خلال الوقوف علي بعض عمليات قيد والضرجات ، والتاكد من انتظام القيد بها اولا باول ، والتاكد من اتفاقها مع والمخرجات ، والتاكد من انتظام القيد بها اولا باول ، والتاكد من اتفاقها مع ما هو مقرر في قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ، او الاثمعه والتعليمات الصادره بهذا الخصوص . ب - التحقق من فعاليه النظام الالي في توجيه عمليات الصرف وفق فتره الصلاحيه التبقيه الاقل او وفق طريقه (الوارد اولا صادر اولا) تفاديا لانتهاء صلاحيه الاصناف او تلفها او تقادمها. ج - التحقق من فعاليه نظام الالي في متابعه صلاحيه الاصناف وخاصه ي (مستودعات الادويه) من خلال اشتماله علي خاصيه التنبيه اليا بانتهاء او قرب انتهاء صلاحيه الاصناف. د - التحقق من فعاليه النظام الالي في متابعه مستويات التخزين (الحد الادني وحد الطلب والحد الاعلي للمخزون) من خلال اشتماله علي خاصيه التنبيه اليا عند وصول مخزون الاصناف لهذه المستويات. ه - التحقق من فعاليه النظام الالي في تحديد الاصناف الراكده من خلال اشتماله علي خاصيه التنبيه اليا عند انقضاء ثلاث سنوات فاكثر دون وجود حركه علي الاصناف. و - التحقق من الربط الالي بين (اداره او قسم) مراقبه المخزون واداره المستودعات بما يتيح للنظام الالي لاداره او قسم مراقبه المخزون التنبيه اليا في حال وجود فروقات بين ارسده الاصناف المسجله في بطاقات الصنف الاليه وارصدتها المسجله يبطاقات مراقبه الصنف الاليه فور حدوثها. ز - فحص اجراءات الامان المتبعه في نظام الالي للمستودع واداره او قسم مراقبه المخزون، من حيث حصر صلاحيات الاطلاع والقيد والتعديل في الموظفين المختصين فقط وبصلاحيه دخول خاصه بكل موظف، والسخ الاجتماعي لقاعده بيانات النظام والاجراءات المتبعه في حال تعطل نظام، مع التاكد من الفصل بين الوظايف المتعارضه في جميع العمليات والاجراءات الاليه المستخدمه. الماده الثالثه عشره تعد لجنه الجرد تقريرا نهاييا بالنتاج التي اسفر عنها جرد المستودعات والعهد العينيه وما تم اكتشفاء من اخطاء ومخالفات وعجز او زياده في الاصناف المخزونه مع مراعاه ان يënضمن التقرير ايضاحا كافيا للنقط الاتيه : ا - الفروقات التي كشفت عنها عمليه الجرد مع ايضاح اسباب العجز او الزياده وراي لجنه الجرد وتوصياتها حيال تسويه هذه الفروق مع تقدير قيمه العجز ان وجد. ب - الاجراءات المتبعه في استلام وصرف الاصناف والمنادح المستخدمه ومدي دقتها او اتفاقها مع ما هو مقرر في قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه او التعليمات والضوابط الصادره بهذا الخصوص. ج - الاخطاء الحاصله في وصف الصنف او تصنيفه او وحده صرفه. د - حاله الاصناف والنقص او القصور الحاصل في اجراءات حفظها وصيانتها. ه - حاله المستودعات من حيث مدي ملامتها للتعزين وتوفر وسايل الامن والسلامه. و - الاخطاء الحاصله في عمليات الاثبات في السجلات الاليه او البطاقات المستودعيه. ز - مقدار او كميه التالف من كل صنف ونسبته الي الموجود الكلي من الصنف. ح - مقدار او كميه كل صنف بقي من فتره صلاحيته اقل من ٢٥% واسباب ذلك ونسبته الي الموجود الكلي من الصنف والاجراءات المتخذه من قبل الجهه للاستفاده منه قبل انتهاه صلاحيه وتوصيات لجنه الجرد بهذا الخصوص. ط - الاصناف الراكده او المكذسه التي استمر رصيدها بالكامل دون حركه لمده ثلاث سنوات فاكثر واسباب ذلك، والاجراءات المتخذه من قبل الجهه للاستفاده او التخلص منها وتوصيات لجنه الجرد بهذا الخصوص. ي - الاجراءات المتبعه بشان اصلاح الاصناف او يبها او اتلافها، ومدي اتفاقها مع ما هو مقرر في قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه. - نظام الرقابه الداخليه في المستودعات والاجراءات المتخذه ومدي اتفاق تلك الاجراءات مع ما هو مقرر في قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه او التعليمات والضوابط الصادره بهذا الخصوص. ل - المخالفات التي كشف عنها فحص ومراجعه السجلات الاليه وبطاقات العهد الشخصيه والاصناف المستديمه وما اظهره جرد العينات المختاره من هذه العهد والاصناف. م - الاجراءات التي اتخذتها الجهه للتحول الي الوسايل او المنظم الاليه في مسك السجلات المستودعيه. ن - مدي كفاءه الوسايل او النظم الاليه المستخدمه في مسك السجلات المستودعيه ونقط الضعف او الخلل الموجوده بها ، وتوصيات لجنه الجرد بهذا الخصوص. س - مدي المام موظفي المستودعات بالتعليمات والاجراءات المستودعيه ، وما اذا كانت مسميات وظايف من بعهدتهم المستودعات مشموله بنظام وظايف مباشره الاموال العامه. الماده الرابعه عشره تعد التقارير النهاييه والمحاضر والاستمارات والبيانات الخاصه بجرد المستودعات من اصل وست صور، ويوقع عليها اعضاء لجنه الجرد وامناء وماموري المستودعات والموظفين المسؤولين عن بطاقات الصنف او السجلات الاليه المستودعيه، وبعد التصديق علي نتيجه الجرد من الرييس المباشر لموظفي المستودعات المعنيه تعرض تقارير لجنه الجرد النهاييه مع مطالعات مدير الاداره الماليه ان وجدت ومدير اداره المستودعات او من يمارس اختصاصاته علي المسؤول الذي اصدر قرار تشكيل لجنه الجرد لاتخاذ الاجراءات النظاميه حيال الملاحظات والمخالفات والاخطاء التي تكشفت من خلال الجرد، ثم ترسل اصول التقارير النهاييه ومرقاتها الي ديوان المراقبه العامه مع ايضاح للاجراءات التي اتخذتها الجهه حيال تلك المخالفات وذلك ي موعد لا يتجاؤوز شهرا واحدا من تاريخ انتها عمليه الجرد، وترسل الصوره الاولي من التقارير النهاييه ومرفقاتها الي مدير اداره المستودعات او من يمارس اختصاصاته باعتباره المسؤول عن متابعه جرد المستودعات والعهد العينيه والاشراف علي فحص تقارير هذا الجرد والمحاضر والاستمارات الخاصه به، ومتابعه تفييد الاجراءات النظاميه حيال ما يكشف عنه الجرد من اخطاء ومخالفات او نقص او زياده يغ الاصناف، وتنظيم وحفظ هذه التقارير ومرفقاتها يغ ملفات خاصه، وترسل الصوره الثانيه من التقارير النهاييه ومرفقاتها الي الاداره الماليه، وترسل الصوره الثانيه من التقارير النهاييه ومرفقاتها الي الاداره الماليه الثالثه من التقارير النهاييه ومرفقاتها الي وزاره الماليه (الاداره العامه للمستودعات الحكوميه) ، وترسل الصوره الرابعه من التقارير النهاييه ومرفقاتها الي اداره او قسم مراقبه المخزون ، وتسلم الصوره الخاصه من التقارير النهاييه ومرفقاتها الي امين او مامور المستودع لحفظها في ملفات مخصصه لهذا الغرض ، وتحفظ لجنه الجرد بالصوره السادسه. الماده الخامسه عشره اجراءات جرد وتصفيه اعمال شاغلي الوظايق المشموله باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه عند انتها ع loقه الموظف بالوظيفه المشموله باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه يثعين اتباع الاتي: - تقوم الجهه بتكوين لجنه وفقا لما ورد في الماده (الثانيه) من هذه اللاتحه لجرد وTصفيه اعمال الموظف خلال فتره عمله بسمي الوظيفه المشموله باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه وفقا لاجراءات الجرد والمحاسبه الوارده في هذه اللاتحه، واعداد تقرير نهايي بالاعمال والاجراءات التي قامت بها لجرد وتصفيه اللايحه، ویدر ک بالتقرير ان المذكور برياء الذمه الماليه وعلي مسؤوليه اعضاء اللجنه، مع تصديق التقرير من قبل الامر بتشكيل اللجنه. ب - تقوم اللجنه باعداد بيانات التصفيه (نموذج رقم ٨ المرفق) عن الفتره التي عمل بها الموظف بوظيفه امن صندوق ، متضمنه المبالغ المستلمه والصروفه من قبل الموظف خلال تلك الفتره ، وذلك لكل سنه علي حده. ج - تعبيه الجرزين (اولا وثانيا) من شهاده تبريه النمه (نموذج رقم ٩ المرفق) واستيفاء تواقيع اعضاء اللجنه المكلفه بجرد وتصفيه اعمال الموظف علي النموذج ، والصادقه عليه من قبل مرجع الموظف ، ومن ثم التوقيع من صاحب الصلاحيه والختم الرسمي اباحاله النموذج الي ديوان المراقبه العامه. د - تقوم الجهه يارسال طلب تبريه ذمه الموظف بخطاب رسمي الي ادارات المراجعه المختصه في ديوان المراقبه العامه مرفقا به الاتي : 1 - اصل التقرير النهايي للجنه الجرد والتصفيه. ٢ - اصل شهاده تبريه الذمه. ٢ - اصول بيانات التصفيه عن الفتره التي عمل بها الموظف بالصندوق. ٤ - اصول محاضر واستمارات جرد وتسليم واستلام (الصندوق/المستودع) بين الموظف وسلفه وخلفه. ٥ - اصل بيان بخدمات الموظف الوظيفيه شمال الفتره من بدايه تعيينه علي اول وظيفه عامه بحسب الجهه المنصوص عليها في الماده (الاولي) من نظام وظايف مباشره الاموال العامه وحتي تاريخه. ٦ - صور مصدقه من قرارات تعيين الموظف علي الوظايف المشموله باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه والاتفاكك عنها. ٧ - صوره مصده من القرار الصادر من صاحب الصلاحيه بتكليف الموظف بالقيام باعمال الوظيفه المشموله باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه. الماده السادسه عشره تصديق ديوان المراقبه العامه علي نتايج الجرد تحال جميع التقارير والمحاضر والاوراق الخاصه بجرد الصناديق والمستودعات والعهد العينيه وفق احكام هذه اللايحه فور وصولها الي ديوان المراقبه العامه الي ادارات المراجعه المختصه لمراجعتها والMصادقه عليها بما يفيد صحه الاجراءات المتخذه بشانها او ابداء الراي حيال الملاحظات الوارده بها، وعلي ادارات المراجعه المختصه في الديوان مسك السجلات والملفات اللازمه بهذا الخصوص ومتابعه معالجه الملاحظات والمخالفات والاخطاء التي قد يكشف عنها الجرد والمحاسبه، والتوجيه بتحريك الدعوي التاديييه ضد المسؤولين عن المخالفات الجسيمه التي قد يظهرها جرد الصناديق والمستودعات والعهد العينيه وفق احكام هذه اللاتحه. الماده السابعه عشره يبدا في تنفيذ جرد الصناديق والمطابقه الاليه وجرد المستودعات والعهد العينيه وفق الاجراءات المنصوص عليها في هذه اللاتحه اعتبارا من تاريخ العمل بنظام وظايف مباشره الاموال العامه ، ولا يخل تنفيذ هذه الاجراءات بما تنص عليه انظمه الحسابات والانظمه الماليه والتعليمات الصادره بشانها. الرقم: ١٤ التاريخ: ١١/١١ تعميم لجميع الوزارات والمصالح الحكوميه واللهييات والمؤسسات العامه المشموله برقابه ديوان المراقبه العامه سلامه الله سلامه الله سلامه الله صاحب السمو معالي سعاده السلام عليكم ورحمه الله وبركاته وبعد فبناء علي ما ورد لديوان المراقبه العامه من استفسارات حول الماده (الخاصه) عشره) من لانحه الجرد والمحاسبه الصادره عن الديوان بالتعميم رقم (١٧٨٤٤) وتاريخ ١٩٩/١٠/١٩ ه المتعلقه بتصفيه اعمال شاغلي الوظايف المسموله باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه، فقد قام الديوان بمراجعه وتعديل الماده المذكوره ونموذج شهاده تبريه الذمه (رقم ٩) لنتوافق مع اجراءات جرد وتصفيه اعمال شاغلي الوظايف المسووله باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه. وبرقفه نص الماده، ونموذج شهاده تبريه الذمه المشار اليها بعد التعديل امليين توجيه المختصين للعمل بموجه، مقدين تعاون الجميع. و تقبلوا اطيب تحياتي وتقديري ،،،، رييس ديوان المراقبه العامه د. حسام بن عبدالمحسن العنقري الماده الخاصه عشره (معده) اجراءات جرد وتصفيه اعمال شاغلي الوظايف المشموله باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه - تقوم الجهه سنويا بتكوين لجنه وفقا ما ورد في الماده (الثانيه) من هذه اللاتحه لجرد وتصفيه اعمال الموظف المشموله وظيفته باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه وفقا لاجراءات الجرد والمحاسبه الوارده في هذه اللاتحه ، واعداد تقرير نهاي بالاعمال والاجراءات التي قامت بها لجرد وتصفيه اعماله عن فتره سنه كامله ، مع تحديد الفترات التي باشر خلالها اعمال تلك الوظيفه ، ويدكر بالتقرير ان المذكور برييe الذمه الماليه وعلي مسووليه اعضاء اللجنه ، مع تصديق التقرير من قبل الامر بتشكيل اللجنه . ب - تقوم اللجنه ابعداد بيان التصفيه (نموذج رقم ٨ المرفق) عن فتره سنه كامله التي عمل خلالها الموظف بوظيفه امين صندوق، متضمنا المبالغ المستلمه والمصروفه من قبل الموظف خلال السنه. ج - تعبيه الجريين (اولا وثانيا) من شهاده تبريه الذمه (نموذج رقم ٩ المرفق) واستيفاء توافقع اعضاء اللجنه المكلفه بجرد وتصفيه اعمال الموظف علي النموذج، والمصادقه عليه من قبل مرجع الموظف، ومن ثم التوقيع من صاحب الصلاحيه والختم الرسمي احاله النموذج الي ديوان المراقبه العامه. د - تقوم الجهه بپرسال طلب تبريه ذمه الموظف بخطاب رسمي الي ادارات المراجعه المختصه في ديوان المراقبه العامه مرفقا به الاتي : - اصل التقرير النهايي للجنه الجرد والتصفيه. - اصل شهاده تبريه الذمه. ٢ - اصل بيان التصفيه عن السنه التي عمل خلالها الموظف بالصندوق. ٤ - اصول محاضر واستمارات جرد وتسليم واستلام (الصندوق/المستودع) بين الموظف وسلفه وخلفه. ٥ - اصل بيان بخدمات الموظف الوظيفيه شاملا الفتره من بدايه تعيينه علي اول وظيفه عامه بحسب الجهه المنصوص عليها في الماده (الاولي) من نظام وظايف مباشره الاموال العامه وحتي تاريخه. - صور مصده من قرارات تعيين الموظف علي الوظايف المشوله باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه والانفاكك عنها. - صوره مصده من القرار الصادر من صاحب الصلاحيه بتكليف الموظف بالقيام باعمال الوظيفه المشوله باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه.