ncar · regulation · processed · 23 chunks
بسم الله الرحمن الرحيم قرار مجالس وهييات رقم (111) وتاريخ 15/ 8 /1441ه لايحه عمل لجنه المراجعه احدي لجان مجلس اداره المؤسسه العامه للتدريب التقني والمهني المعتمده من مجلس اداره المؤسسه في جلسته رقم (111) بتاريخ 15/ 8 /1441ه لايحه لجنه المراجعه الماده الاولي: التعريفات يقصد بالعبارات التاليه –اينما وردت بهذه اللايحه- المعاني الموضحه امام كل منها، ما لم يقتض السياق خلاف ذلك: المؤسسه: المؤسسه العامه للتدريب التقني والمهني. المجلس: مجلس اداره المؤسسه. التنظيم: تنظيم المؤسسه العامه للتدريب التقني والمهني اللايحه: لايحه عمل لجنه المراجعه. اللجنه: لجنه المراجعه. الرييس: رييس لجنه المراجعه. العضو: عضو لجنه المراجعه، ويشار الي الاعضاء مجتمعين ب"الاعضاء". الامين: امين لجنه المراجعه. تعارض المصالح: حدوث او وجود مصلحه مباشره او غير مباشره، حقيقه او مفترضه، لاي عضو في موضوع مدرج علي جدول اعمال اللجنه ويكون من شان تلك المصلحه التاثير في مساهمه العضو المعني برايه المعبر عن وجهه نظره المهنيه. السجل: يصدره الامين كل نصف سنه لمتابعه تنفيذ قرارات اللجنه وتوصياتها. الماده الثانيه: الغرض تهدف اللايحه الي تحديد ضوابط عمل اللجنه واجراءاتها، ونطاق اعمالها ومسؤولياتها، واليه اتخاذ قراراتها، ومهام اللجنه والرييس والاعضاء والامين فيها. الماده الثالثه: مهام اللجنه ومسؤولياتها دون الاخلال بصلاحيات ومهام المجلس المنصوص عليها في التنظيم ولوايحه التنفيذيه ولوايح المؤسسه الداخليه وما ورد في اللايحه الموحده لوحدات المراجعه الداخليه في الاجهزه الحكوميه والمؤسسات العامه الصادره بقرار مجلس الوزراء رقم (129) وتاريخ 6/ 4 /1428ه، تختص لجنه المراجعه بالحصول علي التاكيدات اللازمه عن مدي فاعليه وكفايه انظمه الرقابه الداخليه وممارسات الحوكمه في المؤسسه ، وابداء الراي والتوصيات ذات العلاقه ، وتشمل مهام ومسؤوليات اللجنه بصفه خاصه ما يلي : ا- نظام الرقابه الداخليه 1. الحصول علي التاكيدات اللازمه عن مدي فاعليه وكفايه انظمه الرقابه الداخليه في المؤسسه ، واعداد تقرير مكتوب يتضمن توصياتها ورايها في مدي كفايه هذا النظام وما ادته من اعمال تدخل في نطاق اختصاصها. 2. دراسه مشاريع السياسات والصلاحيات وابداء الراي بشانها في ظل دورها الرقابي قبل اعتمادها من مجلس الاداره. 3. مراجعه لوايح المجلس ولجانه وابداء الراي بشانها في ظل دورها الرقابي قبل اعتمادها من مجلس الاداره. 4. مراجعه تقارير الاداره التنفيذيه المتعلقه بنظام الرقابه الداخليه ومكوناته وابداء الراي بشانها لمجلس الاداره. 5. دراسه ما يحيله مجلس الاداره لها من مواضيع للتوصيه للمجلس بشانها في ضوء دور اللجنه الرقابي. ب- التقارير الماليه 1. استعراض القوايم الماليه الاوليه والسنويه للمؤسسه قبل عرضها علي مجلس الاداره والتوصيه باعتمادها. 2. دراسه اي مسايل مهمه او غير مالوفه تتضمنها التقارير الماليه. 3. التحقق من التقديرات المحاسبيه في المسايل الجوهريه الوارده في التقارير الماليه. 4. استعراض السياسات المحاسبيه والماليه المتبعه في المؤسسه وابداء الراي والتوصيه لمجلس الاداره في شانها. ج- المراجعه الداخليه 1. دراسه تقارير المراجعه الداخليه الدوريه وتقارير متابعه تنفيذ الاجراءات التصحيحيه للملحوظات الوارده فيها. 2. الرقابه والاشراف علي اداء وانشطه رييس المراجعه الداخليه واداره المراجعه الداخليه في المؤسسه للتحقق من توفر الموارد اللازمه وفعاليتها في اداء الاعمال والمهام المنوطه بها. 3. مراجعه واعتماد ميثاق المراجعه الداخليه. 4. دراسه واعتماد الخطه الاستراتيجيه والسنويه للمراجعه الداخليه. 5. التوصيه لمجلس الاداره بتعيين رييس المراجعه الداخليه واقتراح مكافاته. 6. اعتماد الهيكل التنظيمي لوظيفه المراجعه الداخليه بما يكفل استقلاليتها وتنفيذ اعمالها بفاعليه وكفاءه. د- المراجع الخارجي 1. التوصيه لمجلس الاداره بترشيح المراجع الخارجي وعزلهم وتحديد اتعابهم وتقييم اداءهم بعد التحقق من استقلالهم ومراجعه نطاق عملهم وشروط التعاقد معهم. 2. التحقق من استقلال المراجع الخارجي وموضوعيته وعدالته، ومدي فاعليه اعمال المراجعه، مع الاخذ في الاعتبار القواعد والمعايير ذات الصله. 3. استعراض خطه المراجع الخارجي واعماله، والتحقق من عدم تقديمه اعمالا فنيه واداريه تخرج عن نطاق اعمال المراجعه ، وابداء مريياتها حيال ذلك. 4. استعراض تقير المراجع الخارجي وملاحظاته علي القوايم الماليه ومتابعه ما اتخذ بشانها. ه- ضمان الالتزام 1. مراجعه نتايج تقارير الجهات الرقابيه والتحقق من اتخاذ المؤسسه الاجراءات اللازمه بشانها. . التحقق من التزام المؤسسه ومنسوبيها بالانظمه واللوايح والسياسات والتعليمات الداخليه وتلك الصادره من الجهات الرقابيه والتنظيميه ذات العلاقه. 3. استعراض وتقديم المشوره بشان النظم والممارسات التي وضعتها الاداره لرصد الامتثال للقوانين واللوايح والسياسات ومدونه السلوك الاخلاقي وسياسات تعارض المصالح. 4. التحقق من وجود سياسه فاعله للابلاغ عن المخالفات الاداريه او الماليه او السلوكيه وحالات الغش والاحتيال. الماده الرابعه: صلاحيات اللجنه يكون للجنه في سبيل تحقيق اهدافها علي وجه الخصوص ما يلي: 1. الاطلاع علي كافه البيانات والتقارير والمستندات والمعلومات والسجلات والوثايق المتعلقه بالمؤسسه وغير ذلك من المواضيع التي تري اللجنه اهميه الاطلاع عليها. 2. طلب اي ايضاح او بيان من المحافظ او اعضاء الاداره التنفيذيه العليا للمؤسسه او الموظفين او غيرهم. 3. الاستعانه بالاستشاريين او المختصين عند الحاجه والتعاقد معهم والموافقه علي اتعابهم وذلك لتقديم المشوره فيما يتعلق باعمال اللجنه ولها انهاء خدماتهم 4. ما يمنحه المجلس لها من صلاحيات. الماده الخامسه : تشكيل اللجنه 1. تتكون اللجنه بقرار من المجلس من اعضاء لا يقل عددهم عن اربعه، ويكون من بينهم مختص بالشؤون الماليه والمحاسبيه وان يكون بينهم عضو مستقل، ويحدد في القرار رييس اللجنه، علي ان يكون رييس اللجنه من اعضاء المجلس. 2. تكون مده العضويه في اللجنه ثلاث سنوات مع عضويه مجلس الاداره. 3. يتطلب اي تغير في عضويه اللجنه موافقه المجلس. 4. للمجلس تخصيص مكافاه للاعضاء لقاء اعمال اللجنه حسبما يراه مناسبا. 5. يجوز للمجلس اعفاء اي عضو من اعضاء اللجنه بناء علي طلبه او وفقا لتقدير المجلس. 6. اذا شغرت عضويه احد اعضاء اللجنه لاي سبب كان، يعين المجلس بديلا عنه؛ لاكمال المده المتبقيه لسلفه في عضويه اللجنه. الماده السادسه: مهام الرييس تشمل المسؤوليات الاساسيه لرييس اللجنه ما يلي: ا- الاشراف علي اعمال اللجنه وضمان الالتزام باللايحه. ب- اداره اعمال اللجنه ومتابعتها بمساعده الامين. ج- ضمان سلامه القرارات والتوصيات التي تتخذها اللجنه، وانها مبينه علي اسس معرفيه وتصب في مصلحه تحقيق الاهداف والخطط الاستراتيجيه. د- متابعه تنفيذ قرارات اللجنه وتوصياتها بالتنسيق مع الامين. الماده السابعه: مهام الاعضاء ومسؤولياتهم علي الاعضاء عند ممارسه مهامهم في اللجنه الالتزام بما يلي: ا- التعاون علي تحقيق مهام اللجنه. ب- الحرص علي الحضور والمشاركه الفاعله في اجتماعات اللجنه. ويجب علي كل عضو حضور مالا يقل عن ثلثي الاجتماعات المنعقده في السنه. ج- المساهمه بالاراء والتعبير عن وجهه النظر بمسؤوليه وحياديه، مع اخذ المصلحه العامه للمؤسسه في عين الاعتبار. د- متابعه تنفيذ قرارات اللجنه وتوصياتها بالتنسيق مع الامين. الماده الثامنه: مهام الامين ومسؤولياته يعين او يكلف الرييس امينا للجنه ولا يحق له التصويت، وتتمثل مسؤوليته في الاتي: ا- التحضير والتنسيق للاجتماعات، بما في ذلك اعداد جدول الاعمال بالتنسيق مع الرييس. ب- حضور اجتماعات اللجنه، وجمع محاضر الاجتماعات وتوثيقها. ج- تزويد اعضاء اللجنه والاطراف ذات العلاقه (بعد موافقه مجلس الاداره) بنسخ من محاضر الاجتماعات. د- جمع التواقيع علي محاضر اجتماعات اللجنه. ه- يتولي الامين الابلاغ عن القرارات والتوصيات التي اتخذتها اللجنه بعد اعتماد مجلس الاداره لها. و- الاحتفاظ بجميع مستندات اللجنه، بما في ذلك جداول الاعمال والمحاضر، وسجلات متابعه تنفيذ قرارتها وتوصيتها. ز- متابعه تنفيذ القرارات والتوصيات التي اتفق عليها في اجتماعات اللجنه. ح- يوزع الامين في نهايه كل نصف سنه علي الاعضاء القايمه المحدثه لسجل متابعه تنفيذ قرارات اللجنه وتوصياتها، وذلك لضمان اطلاع الاعضاء علي حاله تنفيذ قرارات اللجنه وتوصياتها. ط- يرفع الامين العام للرييس اي معوقات تواجه سير اعمال اللجنه، بما في ذلك اي تاخير في تنفيذ قرارتها وتوصياتها. ي- تعد اللجنه بمساعده الامين تقريرا سنويا يرفع للمجلس، ويتضمن التقرير معلومات عن عدد الاجتماعات التي عقدتها اللجنه، وعدد الحاضرين من الاعضاء، اضافه الي اعمال اللجنه وقراراتها وتوصياتها المتخذه خلال فتره التقرير، وما تم القيام به حيال تنفيذ تلك القرارات والتوصيات من قبل الاطراف ذات العلاقه. الماده التاسعه: اداره الاجتماع والحضور ا- يكون الرييس مسؤولا عن اداره اجتماعات اللجنه بما في ذلك الموافقه علي جدول الاعمال والاشراف علي عمليه اتخاذ القرار او التوصيه والتصويت عليها واعلان النتايج بمسانده الامين. ب- لا يجوز لعضو اللجنه ان يفوض عضوا اخر عن الحضور او التصويت عنه. ت- يجوز للجنه دعوه من تراه لحضور اجتماعاتها علي ان يثبت ذلك بمحضر الاجتماع دون ان يكون له حق التصويت علي قرارات اللجنه. الماده العاشره: تعارض المصالح ا- اذا كان للعضو اي تعارض مصالح في موضوع مدرج علي جدول اعمال اللجنه، فعليه الافصاح عن ذلك قبل بدء مناقشه الموضوع، علي ان يثبت ذلك في محضر الاجتماع، ولا يجوز له في هذه الحاله حضور مناقشه الموضوع ذي العلاقه او المشاركه في مناقشته او التصويت عليه. ب- اذا شك العضو فيما كان واقعا في تعارض المصالح، فيجوز له طلب الراي والارشاد من الرييس. الماده الحاديه عشره: محضر الاجتماع يعد الامين العام محضر الاجتماع بعنايه ودقه وذلك علي النحو الاتي : ا- يجب اعداد محضر لكل اجتماع تعقده اللجنه، علي ان يتضمن المحضر ما يلي: - تاريخ الاجتماع ورقمه. - مكان انعقاده. - اسماء الحاضرين. - بيان سبب عدم حضور من لم يحضر. - الموضوعات المعروضه ونقاط النقاش الرييسه ذات الصله بالموضوع. - جميع القرارات والتوصيات التي اتخذت والمسوغات والمرفقات. - اثبات نتايج التصويت. - التحفظات التي ابداها اعضاء اللجنه الحاضرين علي اي من القرارات او التوصيات التي اصدرتها اللجنه. ب- يرسل الامين المحضر الي الاعضاء للمراجعه خلال خمسه ايام عمل بعد تاريخ الاجتماع. ج- يجوز لكل عضو اقتراح تغييرات علي صياغه المحضر او محتواه خلال يومي عمل من تسلمه، ويصبح المحضر نهاييا اذا لم تقترح اي تغييرات او تعديلات خلال هذه الفتره وما لم يعترض الرييس علي محتواه. د- يوقع علي المحضر رييس الاجتماع والاعضاء الحاضرون، ويزود الامين اعضاء المجلس بنسخه منه خلال ثلاثه ايام عمل من تاريخ اعتماده. ه - يضم الي محضر الاجتماع جميع المستندات والوثايق ذات الصله. و - ترفع اللجنه نتايج الاجتماع الي المجلس في اول اجتماع بالنسبه للموضوعات التي لم تتوصل الي قرار في شانها والتقارير ذات المخاطر الحرجه. ز- يشار الي الموضوعات المرفوعه للمجلس اشاره واضحه في المحضر، وتدون في سجل متابعه تنفيذ القرارات. الماده الثانيه عشره: النصاب القانوني ا- لا تنعقد اجتماعات اللجنه الا بحضور عضوين علي الاقل بمن فيهم الرييس. ب- يجوز مشاركه عضو اللجنه في الاجتماع من خلال استخدام تقنيات الاتصال الحديثه ويعد ذلك مكملا للنصاب القانوني للاجتماع. الماده الثالثه عشره: اتخاذ القرارات والتوصيات وطلب المستندات ا- تتخذ قرارات اللجنه وتوصياتها باغلبيه الاصوات المشاركه في الاجتماع. ب- اذا تساوت الاصوات، يرجح الجانب الذي صوت معه رييس الاجتماع. ت- يجوز عند الحاجه ان تكلف اللجنه احد اعضايها او احد موظفي المؤسسه الاخرين بدراسه موضوع من الموضوعات المطروحه عليها وتزويد اللجنه بنتايج الدراسه، علي ان يدون ذلك في محضر الاجتماع. الماده الرابعه عشره: سريه اعمال اللجنه يجب علي اللجنه المحافظه علي سريه المعلومات التي يحصلون عليها من خلال عضويتهم في اللجنه، واستخدامها لغرض تاديه مهام عضويتهم فقط، وعدم الاعلان او التصريح باي من تلك المعلومات لاي طرف اخر، او الافصاح عنها او استغلالها باي شكل من الاشكال او استعمالها لاي غرض كان، او التعامل بشانها مع وسايل الاعلام، او الحديث باسم المؤسسه، ويشمل الالتزام المحافظه علي سريه المعلومات بعد انتهاء العضويه في اللجنه، ويجب علي الاعضاء المستقلين المحافظه علي سريه المعلومات الخاصه اثناء عضويتهم في اللجنه او بعد انتهايها وعدم الافصاح عنها بشكل مطلق. الماده الخامسه عشره: النفاذ والتعديل تكون اللايحه نافذه من تاريخ اقراراها من المجلس، ولا يجوز تعديلها الا بقرار منه.