moh_gov_sa · regulation · processed · 26 chunks
بنتيلاند
225
الرقم:
٥٠١٠١٠١٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠
التاريح:
5
المرافقات:
الملف:
المملكه العربيه السعوديه
ديوان رياسسه مجلس الوزراء
المركز الوطني للوثاني والمحفوظات
(٠٧٧) رمزه
الموقر
السلام عليكم ورحمه الله وبركاته، وبعد : -
لقد صدر الامر السامي الكريم رقم ١٣٣٧٩/٧/١، بالمو افقه
- علي مايلي : -
1 - السياسه العامه للوثايق.
. لاتحه الحفظ.
. - لاتحه تقويم الوثايق.
. - لاتحه ترحيل الوثايق.
. - لاتحه الاتلاف.
. - لاتحه الاوعيه.
بسرني ان ارفق لسموكم بطيه نسخه من الامر السامي الكريم والوثايق التي تمت
المواققه عليها ، املا توجيه سومكم لمن يلزم للعمل علي انفاذها .
ولسموكم اجل التقدير . . . . .
مدير عام
المركز الوطني لوثايق والمحفوظات المكلف
عبدالله بن سعود الخضير
بدده لدده لدده لدده لدده لدده ليده ليده ليده ليده ليده ليده
صاحب المعالي رييس ديوان ريمه مجلس الوزرا
ورييس هييه اداره المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
بعد التحيه :
الماده الرابعه من نظام المركز الوطني للوثايق والمحفوظات الصادر بالمرسوم الملكي رقم (٢٥/٥) وتاريخ ١٣٠٩/١٠/٢٣ من ان تختص هييه اداره المركز برسم السياسه العامه للمركز، واصدار اللوايح التنفيذيه لنظام الوثايق والمحفوظات...الي ان هييه اداره المركز قد اتخذت محاضرها رقم (٢١) ورقم (٢٢) ورقم (٢٣) ورقم (٢٤) ورقم (٢٥) ورقم (٢٥) (٢٦) الموزفه في ١٠١٥/٢٠١٥/٢٠١٥ الموزفه علي مايلي:
- / - السينه العامه للوثايق.
. ٢ - ٢
. ٢ - ٢ لغه تقويم الوثايق.
. ٢ - ٢ لغه ترحيل الوثايق.
. ٢ - ٢ لغه الاتلاف.
. ٢ - ٢ لغه الاوعيه.
وطلبكم الموافقه علي ماتخذته هييه اداره المركز بها الصدد لغرض تحقيق الاهداف
التي سعي اليها نظام الوثايق والمحفوظات ونظام المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
لحمايه وثايق الدوله المهمه والاستخاء عن الاوراق التي فقدت قيمتها.
وNخبركم بموافعتنا علي ذلك... فاكملوا مايلزم بموجبها.
سلطان بن عبد العزيز
النايب الثاني لرييس مجلس الوزاره
بنتيلانه له له له له له له له له له له له له
المملكه العربيه السعوديه
ديوان رناسه مجلس الوزراء
المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
(٠٧٧) رمزه
٢ - لتحه تقويم الوثايق
الماده (1) يشكل في كل جهاز حكومي لجان تقويم للوثايق تتكون من : -
ا - مدير الوحده الاداريه المختصه بالجهاز.
ب - مدير مركز الوثايق بالجهاز.
ج - مختص بالتنظيم الاداري بالجهاز.
د - مختص بالانظمه بالجهاز.
وللجنه الاستعانه بمن تراه من المختصين.
(٢) تعمل اللجان تحت اشراف اللجنه الدايمه للوثايق التي يراسها وكيل الجهاز.
الماده (٣) تحدد كل لجنه اسماء انواع الوثايق التي تختص بتقويمها والعمر الزمني
الذي تقدره لكل منها، والمده التي تكون فيها الوثيقه نشطه او غير نشطه.
الماده (٤) توضع هذه الاصلاء في قوايم تتكون من الحقول التاليه : -.
1 - عدد.
ب - اسم الوثيقه.
ج - وصفها.
د - شکل وعاء الوثيقه.
ه - فيه الحفظ.
(1)
[Unreadable]
بنتيلانهيلانهيلانهيلانهيلانهيلانهيلانهيلانه
المملكه العربيه السعوديه
ديوان رامسه مجلس الوزراء
المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
(٠٧٧) رمزه
و - مكان حفظها بصفه عامه.
ز - بدايه الحفظ.
ح - مده الحفظ ومكانه في الجهاز.
وذلك وفقا لنموذج التقويم رقم (1) وتعليماته.
الماده (٥) تقوم كل لجنه بالتقويم اللازم للوثايق التي تدخل في نطاق عملها مع مراعات
ما ورد بالمعاده (٤) من لاتحه الحفظ، والانظمه والتعليمات والعقود التي
تحدد الالترامات الماليه والنظاميه والاداره لاجهزه الدوله.
الماده (٦) تعتمد بيانات التقويم من اللجنه الدايمه للوثايق بالجهاز ممثله في الوكيل ، بعد
اعداد محضر من اللجنه الدايمه بالموافقه علي التقويم.
الماده (٧) ترسل البيانات والمحضر الي المركز الوطني للوثايق والمحفوظات.
الماده (٨) يشكل المركز الوطني للوثايق والمحفوظات لجانا مختصه لدراسه هذه
البيانات وفقا لنظام الوثايق والمحفوظات ولوايحه، واعداد قوايم ممد الحفظ
ومكانه وبدايته.
الماده (٩) تصدر هييه اداره المركز الوطني للوثايق والمحفوظات بعد التشاور مع
الجهه او الجهات المعنيه قوايم نوعيه بمدد الحفظ ومكانه وبدايته.
(7)
بنتيلانهيلانهيلانهيلانهيلانهيلانهيلانهيلانه
المملكه العربيه السعوديه
ديوان رياسه مجلس الوزراء
المركز الوطني للواشق والمحفوظات
(٠٧٧) رمزه
الماده (١٠) الوثايق التي لم يرد لها ذكر في قوايم مدد الحفظ يكتب عنها للمركز
الوطني للوثايق والمحفوظات لانخاذ ما يلزم لاضافتها الي هذه القوايم.
الماده (١١) تقدم اعمار الوثايق بالسنين ، ويدا حساب السنه من بدايه السنه التاليه
لواقعه التي تحدد بدايه عمر الوثيقه.
الماده (١٢) يحتسب عمر الوثيقه بالسنه الهجريه التي تبدا مع بدايه شهر محرم وتنتهي
بنيويه شهر ذي الحجه.
الماده (١٣) الوثيقه التي يتقدر الغاء استخدامها من العمل وتزال من المفات لانتهاء
مده حفظها، يتم حذفها من الطبعات الجديده لقواتم مدد الحفظ.
الماده (١٤) يقع علي الجهاز الحكومي مسوابه تحديد القيمه العمليه للوثيقه ، وللجهاز
بعد تحديدها ان يطلب اطاله مده حفظ الوثيقه او تقصيرها ، وعلي المركز
اتخاذ ما يلزم واشعار من يعنيه الامر بالنتيجه.
الماده (١٥) يقع علي المركز الوطني للوثايق والمحفوظات مسويله تقويم القيمه
التاريخيه للوثيقه ، وله في سبيل ذلك ان يستعين بالمختصين في ذلك.
(r)
بنتيلاندولدولدولدولدولدولدولدولدولدولي
المملكه العربيه السعوديه
ديوان رناسه مجلس الوزراء
المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
(٠٧٧) رمزه
تعليمات تعبه استماره حصر انواع الوثايق.
اولا : ايضاحات عامه :
1 - يصد بالوثيقه في هذه الاستماره اي وعاء للعلومات انتجته الوحده الاداريه
المختصه او استقبله تحقيق متطلبات العمل بها، مهما كانت قيمتها او اهميتها او
نوعها.
٢ - تحفظ الوثايق مؤقته الحفظ في الجهاز الحكومي.
٣ - تدد مده الحفظ بالسنه.
٢ - يبدا احتمساب سريان مده الحفظ من بدايه السنه الهجريه التاليه الواقعه
الي تحدد بدايه عمر الوثيقه.
٥ - يقدم بمده الحفظ المده التي يبدا سريانها بعد البت النهايي في موضوع
الوثيقه ، اذا كان الموضوع لازال في اخذ ورد ، فان اساس المعامله يعاد دايما
الوحده المختصه حتي يتم البت النهايي فيها.
٦ - المعني بالتقويم هي اصول الوثايق او السخ التي تحل محها عند ما تبعث
الاصول خارج الجهاز.
٧ - السخ التي تزود بها الوحدات الاداريه المختصه للعلم، يتم التخلص منها بعد فتره
محدده تقدرها الاداره حتي لا تتراكم هذه النسخ لديها ويكون هناك ازدواج في
الحفظ ويقوم بالحفظ من ليس معنا به.
٨ - السخ التي تزود بها الوحده الاداريه للعمل بها تعتبر من ادوات العمل وليست
الحفظ، وتستطيع الوحده الاداريه الحصول علي نسخه بديله اذا تلفت النسخه
الاولي.
(1)
بنتيلانهمريلانهمريلانهمريلانهمريلانهمريلانهم
المملكه العربيه السعوديه
ديوان رياس ه مجلس الوزراء
المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
(٠٧٧) رمزه
ثانيا : ارشادات تعينه الحقول :
الحقل رقم (1) بدون فيه اسم الجهاز الحكومي الذي انتج الوثايق او احتفظ بها ورمز ه.
الحقل رقم (٢) بدون فيه نوع النشاط الذي نتجت عنه هه الانواع من الوثايق كنشاط
شون الموظفين ونشاط العلاقات العامه.
الحقل رقم (٣) بدون فيه اسم الوحده الاداريه التي تزاول هذا النشاط مثل قسم كذا او
شعبه كذا او اداره كذا.
الحقل رقم (٤) بدون فيه رقم متسلسل يحد عدد انواع الوثايق التي تنتجها او تستقبلها
- لمتطلبات العمل - الوحده الاداريه المختصه لمزاوله نشاط معين.
الحقل رقم (٥) بدون فيه اسم الوثيقه الذي تعرف به ، فاذا لم يكن لها اسم محمد
فويضع لها اسم يعبر عن حقيقها كما تري ذلك اللجنه المختصه ، مما
يساعد علي توحيد مسميات وشايق الاعمال المتمايله ذات السمات
المشتركه.
ومن امثله الوثايق ذات الاسماء المحدده ::
1 - قرا التعيين.
٢ - اشعار المباشره.
٣ - سجل الوارد.
٤ - امر اعتماد الصرف.
(7)
بندجاله الجله
المملكه العربيه السعوديه
ديوان رناسه مجلس الوزراء
المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
(٠٧٧) رمزه
الحقل رقم (٢) بدون فيه وصف للوثيقه يمكن من خلاله التعرف عليها وعلي الغرض
الذي انشات من اجله والاترامات النظاميه والماليه والقيمه التاريخيه
التي يمكن ان تمثلها هذه الوثيقه ، مما يساعد في التعرف علي قيمه
الوثيقه وتحديد مده حفظها مثل ذلك : -
1 - قرار تعيين : يوصف بانه نموذج يتضمن تعيين موظف
علي وظيفه محدده بالجهاز وفقا للانظمه.
٢ - سجل وارد : يوصف بانه سجل لحصر ووثيق المعاملات
الوارده للجهاز او الوحده المختصه خلال مده زمنيه محدده.
٣ - تقرير طبي : يوصف بانه نتايج فحوصات وتحاليل طبي
مدونه بشكل معين وصادره عن جهه مختصه تثبت الحاله
الصحيه لشخص ما.
الحقل رقم (٧) يحدد فيه ماده وعاء الوثيقه كان تكون معاملات ورقيه، خرايط،
رسومات، بطاقات، استمارات، مجلدات، كتب، اشرطه صوتيه او
مرنيه او مسموعه، اشرطه ميكرو فيلم، ميكرو فيش، اخري
( ) ( )
الحقل رقم (٨) تحدد فيه فيه الحفظ المقترح للوثيقه اما ان يكون حفظها دايما او مؤقتا.
الحقل رقم (٩) تختار اللجنه المختصه المكان الذي تري مناسبته لحفظ كل نوع من
انواع الوثايق وهو اما ان يكون في الجهاز الحكومي او في المركز
الوطني للوثايق والمحفوظات او فيهما معا.
(7)
بنتيلد الجله
المملكه العربيه السعوديه
ديوان رياسه مجلس الوزراء
المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
(٠٧٧) رمزه
الحقل رقم (١٠) يدون فيه بدايه مرحله الحفظ التي تراها اللجنه المختصه.
الحقل رقم (١١) ويختص بتحديد امكنه ومدد الحفظ في الجهاز، وقد وضع لذلك ثلاثه
- اختيارات :
الاول : مده الحفظ النشط في الوحده الاداريه المختصه : اذا كانت
اللجه تري ضروره حفظ الوثيقه لدي الوحده الاداريه فتره
زمنيه معينه، فتحدد هذه المده في الحقل المخصص.
الثاني : مده الحفظ النشط بمركز الوثايق بالجهاز : اذا كانت اللجنه
تري حفظ الوثيقه خارج الوحده التي انتجتها في الوقت
الذي يكون فيه الطلب عليهما محتملا بين وقت واخر ،
فتحد هذه المده في الحقل المخصص.
الثالث : مده الحفظ غير النشط بمركز الوثايق بالجهاز : يكون ذلك
حين يصبح الطلب علي الوثيقه قليلا او نادرا، وتحدد
اللجه المده التي تراها في الحقل المخصص لذلك.
(1)
(2) \( \frac{1}{2} \) (2) \( \frac{1}{2} \) (2) \( \frac{1}{2} \) (2) \( \frac
[Unreadable]