uhb · · processed · 34 chunks
بتجلل الشهده الرقم: ٢٥٧ الطابع: التاريح المرفقات: المرفقات الملف: الملف المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٧٧٧) رمزه تعميم نظرا لرغبه الكثير من الاجهزه الحكوميه في تجميع العاملين لديها في مجال حفظ الوثايق في اداره واحده تسمي (مركز الوثايق) ، وذلك بهدف اعاده تنظيم وثايقها وفقا لانظمه الوثايق والمحفوظات ولوايحها وسياساتها وخططها وبرامجها ، وطلبهم من المركز الراي في الكيفيه التي يمكن بها البدء في تكوين هذه المراكز والنشاطات التي تمارس فيها. وحرصا من المركز الوطني للوثايق والمحفوظات علي تحقيق هذه الرغبه ، فانه يسره ان يرفق لم بطيه بعض الايضاحات عن اهميه هذه المراكز واهدافها ومهامها والخطوات العمليه لانشايها وارتباطها الاداري ، وموقعها واحتياجاتها والنشاطات التي ستمارسها . وذلك لحين صدور تنظيم موحد لهذه المراكز . مدير عام المركز الوطني للوثايق والمحفوظات عبدالله بن سعود الخضير بنتلالجلد المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٢٧٧ رمزه) فهرسه المحتويات. اولا : اهميه انشاء مركز الوثايق في الجهاز. ثانيا : اهداف المركز. ثالثا : مهام ومسؤليات المركز. رابعا : الخطوات العمليه لانتشاء المركز. خامسا : ارتباط المركز. سادسا : موقع المركز. سابعا : احتياجات المركز. ثامنا : النشاطات التي يمارسها المركز. تاسعا : الخطوات العمليه لممارسه المركز لنشاطاته. بتجلد الجلد المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسمه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٧٧) رمزه اولا : اهميه انشاء مركز للوثايق بالجهاز الحكومي. يزداد حجم الوثايق المنتجه في الجهاز الحكومي مع مرور الوقت وازدياد نشاط الجهاز دون وجود وحده اداريه مختصه تعني بها وتتابع وضعها وتتولي تنظيمها وحفظها والتصرف فيها ، مما يؤدي الي تضخم اعدادها وتكدسها وتلفها وفقدان بعضها مع مرور الزمن وصعوبه العثور علي ما يحتاج اليه منها ، وبالتالي عدم الاستفاده منها . وقد بررث الحاجه الملحه في اجهزه الدوله ايجاد نظام للوثايق والمحفوظات وانشاء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات الذي اوكلت اليه مهم اعديده منها وضع التنظيمات والخطط والبرامج الخاصه بشؤن ووثايق الدوله . ولذلك صدرت الموافقه الساميه الكريمه علي السياسه العامه للوثايق والمحفوظات واللوايح التنفيذيه والخطه الموحده للتصنيف والترميز ، والتي ترمي جميعها الي العنايه بالوثايق وكيفيه الاستفاده منها والتخلص مما ليس له قيمه وما تنتهي الحاجه اليه . وبطبيعه الحال فان للاجهزه الحكوميه دور اساسي في تنفيذ انظمه الوثايق ولواتها وسياستها وخططها وبرامجها علي وثايقها ، مما يتطلب ايجاد اداره متخصصه في كل جهاز حكومي تسمي (مركز الوثايق) لتعمل علي تحقيق اهداف انظمه الوثايق والتنسيق مع المركز الوطني للوثايق والمحفوظات في ذلك. ومن المامول ان تبادر الجهات المعنيه في كل جهاز حكومي الي تذليل الصعوبات لتحقيق هذا الغرض الذي سوف يخدم المصلحه العامه مستقبده في ذلك من امكانياتها الماديه والنظاميه. ( 5 ) بتيلانجال المله المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٢٧٧) رمزه ثانيا : اهداف المركز. - يهدف مركز الوثايق في الجهاز الحكومي الي تحقيق مالي : - - ان تخدم الوثايق الاغراض التي انشات من اجلها. ٢ - التنفيذ السليم لانظمه الوثايق وسياستها ولواحها وخططها ومشاريعها وبرامجها. ٣ - الارتفاع بوعيه الوثايق ووسايلها وادواتها واعمالها. ٤ - نشر الوعي الوثايق بين العاملين في المركز والجهاز. ٥ - توفير الوثيقه المناسبه في الوقت المناسب. ٦ - ازاله الازدواجيه في الحفظ، والخلص من الوثايق التي فقدت قيمتها، والحيلوله دون وجود الوثايق التي لاحاجه لها، مما يحقق وفرا في التكاليف الاداريه، ويوفر الاوقات والجهود، والارتقاء بنوعيه العمل ومستوي اداء العاملين. ثالثا : مهام ومسيليات المركز. تنطلق مهام مركز الوثايق باي جهاز حكومي من المهام التي حددها نظام الوثايق والمحفوظات والسياسه العامه للوثايق والمحفوظات والوايح والخطط، ويعتبر مركز الوثايق في الجهاز الوسيله او الاداه الفعليه لتنفيذ ما ورد بهذه النصوص ، ومن ذلك : - ( r ) بنتجالالقارجال المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه ١ - التطبيق العملي لنصوص مواد نظام الوثايق والمحفوظات والسياسه العامه للوثايق والمحفوظات واللوايح التغذيه وخلطه التصنيف والترميز وما سوف يصدر من لوايح وتعليمات اخري تتعلق بالوثايق. ٢ - جمع وثايق الجهاز وتصنيفها وتمريزها وفهرستها وتكشيفها وحظها وصيانتها وتنظيم تداولها وفقا للنظام والوالوايح والخطه. ٣ - توفير المعلومات والبيانات عن الوثايق للمستفيدين من داخل الجهاز او خارجه وفقا لما تحدده التعليمات المنظمه لذلك. ٤ - العمل علي ايجاد العناصر البشريه المؤهله للعمل بالمركز وتحقيق الاستفاده منها. ٥ - التنسيق الاداري والفني لمهام اللجنه الدايمه للوثايق ولجان التقويم ولجان الاتلاف ولجان الترحيل. ٦ - الرصد التاريخي لانظمه الجهاز ولوايحه وخططه وبرامجه ومشاريعه وتظيماته الاداريه والاجراييه. ٧ - العمل علي تهييه الاماكن وتوفر الوسايل المناسبه لاعمال الوثايق. ٨ - يشكل مركز الوثايق في الجهاز الاداري الاداه الفعليه لتحقيق الاتصال مع المركز الوطني للوثايق والمحفوظات. رابعا : الخطوات العمليه لاشناع المركز. ١ - اختيار شخص مناسب ومؤهل ولديه خلفيه عن اعمال ومهام الجهاز والاجراءات التي تتم فيه ليوتمي اداره المركز. العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربي العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه اللغه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه عربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه بترلار الملدات العلي المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسمه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٢٧٧) رمزه ٢ - نقل العاملين في مجال حفظ الوثايق مع وثايقهم من الوحدات الاداريه الي المقر الجديد لمركز الوثايق بحيث يتولي كل موظف اعمال الوثايق التي كان يتولاها سابقا . فيبقي الموظف علي صله بالوحده الاداريه التي كان يعمل بها و تسهل عمليه التدرج في التظيم وتبقي وثايق كل وحده اداريه منفصله عن الاخري. - اختيار عدد من الوظايف الشاغره بالجهاز وتخصيصها للمركز مع عمل مايلزم نحو تحوير مسمياتها الي مسميات تناسب طبيعه عمل الوثايق. - اختيار عدد من الموظفين من داخل الجهاز او خارجه من لديهم خيره اداريه او لديهم مؤهلات علميه مناسبه ويفضل تخصص المكتبات والاداره. العمل علي استقطاب بعض المتخرجين من برامج الوثايق والمحفوظات الاعداديه التي ينفذها معهد الاداره العامه لاحمالي الشهاده الجامعيه والثانويه العامه. - ترشيح بعض موظفي الجهاز للاتحاق ببرامج الوثايق والمحفوظات الاعداديه والتدريبيه بمعهد الاداره العامه. خامسا : ارباط المركز. ان مراكز او ادارات الوثايق القايمه حاليا في بعض الاجهزه الحكوميه والتي جري ربطها بوحدات اداريه اخري بالجهاز لم تؤد الغرض منها بشكل ايجابي لوجود عوايق عديده ، ابرزها ضعف الامكانات ، وطول الاجراءات وقله الاهتمام بها . لذا فان المركز الوطني يؤكد علي ضروره ارتباط مركز الوثايق برييس الجهاز مباشره او من يليه في المسؤليه للاسابات التاليه : - 1.1 بنتليد الجلام المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٧٧) رمزه 1 - مركز الوثايق مسول عن جميع الوثايق التي انتجتها وحدات ذلك الجهاز مما يستلزم ان يكون مستقل عن سلطه اي وحده اداريه اخري مما يفر له القوه والفاعليه والحيده، ويهيء له الظروف الملامه للحفاظ علي ساريه الوثايق ويدفعه الي التطوير ويënصر عليه الكثير من الاجراءات الروتينيه ويحق له المرونه ويضع تحت الرعايه المباشره من قبل صاحب القرار. - تحفظ الكثير من المسولين في تسليم وثايق وحداتهم الاداريه الي وحده اداريه تابعه لوحه اداريه اخري تقع في مستوي وحدتهم الاداريه او اقل منها. - ان ارتباط مركز الوثايق بوحدات اداريه اخري في الجهاز يحد من ممارسته لصلاحياته ومهامه ويجعله واقعا تحت تاثيرات اداريه معينه. ٤ - ان ارتباط مركز الوثايق برييس الجهاز او نايبه يجعله في مامن من جعله مكانا لتجيع العناصر غير المرغوب فيها لدي الوحدات الاداريه الاخري. سادسا : موقع المركز. ان حسن اختبار موقع المركز يسهم في ادانه لمهامه بنجاح ولذلك نوصي ان تتوفر فيه المزايا التاليه : - - ان يقع في الدور الارضي من المبني الرييسي للجهاز حتي يكون قريبا من وحدات الجهاز ويسهل عمليه الاتصال به والحصول علي الوثايق او المعلومات المطلوبه باسرع وقت ويجعله يتمتع بالحمايه والامن المتوفر للمبني - ان تتوفر له الاداره والتهويه ووسايل السلامه الكافيه. 1 - 1 بترلات الجله المملكه العربيه السعوديه ديوان رساسته مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٢٧٧) رمزه ٢ - ان يحتوي الموقع علي مكاتب للموظفين وصالات واسعه يسهل تقصيمها او فتحها علي بعضها حسب الحاجه. ويجعلها قابله لاستيعاب الوثايق. 4 - ان يخصص مساحه مناسبه ومهينه في قبو المبيي لاتخزين الوثايق المهمه واصول الافلام او الاسطوانات الضوييه التي تم التصوير عليها. سابعا : احتياجات المركز. نظرا لما للاجهزه الحديثه من دور فعال في حمايه الوثايق وتسهيل او تسير الحصول علي المعلومات او الوثيقه المطلوبه، فان المركز الوطني يوصي بان تعمل مراكز الوثايق في الاجهزه الاداريه علي الاستفاده من كل ماهو جديد ومفيد ذلك ومن هذه الاجهزه : - 1 - حاسب الي (شخصي) لاستخدامه في عمليه الفهرسه والتكشف والترميز، والحصول علي المعلومات المتعلقه بالوثايق، وفي حاله توفر حاسب الي بالجهاز فان علي المسولين في الحاسب الالي ان يهيثوا الامر للمركز حتي يستفيد من امكانياتهم في تحقيق اغراضه. - اله تصوير لتصوير الوثايق المطلوب نسخ منها. - جهاز فاكس. - جهاز تصوير ضويي مع متطلباته لتحويل الوثايق المهمه الي مصغرات. - جهاز تعقيم وتطهير الوثايق مما يساعد الموظفين عند التعامل مع الوثايق القديمه. العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربي العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه العربيه اللغه 1 1 بتيلارج الشهده المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٢٧٧) رمزه - دواليب اليه ومتحركه لتخزين الوثايق او حاوياتها خاصه لمن لديهم اماكن غير كافيه، حيث تساعد علي استيعاب اكثر من الوثايق وتحافظ عليها من التعرض للاكتربه والضرات والعثث. - معدات وادوات صيانه وترميم للوثايق والمحفوظات التي تحتاج الي شيء من ذلك. ويمكن ان يتم تامين هذه الاحتياجات حسب الامكانيات المتاحه وحسب الاولويه والحاجه. ثامنا : النشاطات التي يمارسها المركز. - الاستقبال والتدقيق والاستلام والتوزيع. - التصنيف. - الفهرسه والتكشف. - المراجعه. ٥ - ادخال البيانات في الحاسب الالي وتصوير الوثايق تصويرا مصغرا . - الحفظ. - التزويد والاطلاق. - الاسهام في اعمال التقويم. 9 - القيام باعمال الترحيل من المركز. - الاسهام في اعمال الاتلاف. (Λ) بتجلد القاريم المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٧٧٧) رمزه 11 - اعداد ادله التصنيف. 12 - صيانه وترميم الوثايق. والمركز الوطني يعمل علي اعداد دليل للاجراءات العمليه لهذه النشاطات التي سوف يزاولها مركز الوثايق بالجهاز الاداري. تاسعا : الخطوات العمليه لممارسه المركز لنشاطاته. - يقوم المدير والاشخاص القياديين العاملين معه بدراسه النظام واللوايح والخطط ومناقشتها فيما بينهم والعمل علي معرفتها والاتصال في ذلك بالمركز الوطني. - يعمل المدير والقياديين معه علي شرح الانظمه واللوايح والخطط للموظفين والعمل معهم علي تطبيقها. - عمل مسح ميداني شامل لوثايق كل وحده اداريه بالجهاز لمعرفه : النشاطات التي تمارسها كل وحده، والموضوعات التي يعالجها كل نشاط، واسماء انواع - الوثايق المنتجه في كل موضع، وستساعد نتايج هذا المسح علي مالي : - ا - معرفه شامله للوثايق المنتجه في الجهاز والاجراءات الاداريه التي تتم فيه. ب - تحديد العمر الزمني لمختلف انواع الوثايق. ج - وضع دليل تصنيف الوثايق وترميزها بالتنسيق مع المركز الوطني وفق ما جاء بالخطه liتم علي ضوء ذلك البدء في عمليه التنظيم. الاستعماله ١٥١٠١ 1, 1 بنتيالبجال الملي المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٢٧٧) رمزه - بيدا في تطبيق التنظيمات الجديده علي الوثايق الجديده. - تبدا عمليه تنظيم الموجودات القديمه من الوثايق علي مراحل تدريجه يتم - خلالها مايلي : - ا - فرز الوثايق الجوهريه والمهمه التي حددتها خطه تصنيف الوثايق واعتلايها ما تستحقه من عنايه واهمام. ب - فرز وثايق نشاطات الوظايف الاساسيه بالجهاز وتصنيفها وترميزها وفقا لادله التصنيف. ج - فرز وثايق نشاطات الوظايف المساعده بالجهاز وتصنيفها وترميزها وفقا لادله التصنيف. د - ازاله النسخ المكره الناتجه عن تزويد الوحدات الاداريه بنسخ مما يصدر ، بعد التاكد من وجود اصولها او بديل عنها، وسیترتب علي هذا اذا ازاله ملفات كامله هي عباره عن نسخ مكرره، مما يوفر الجهود والمكان والادوات والوسايل المستخدمه في حفظها ويقل الاعاء علي العاملين. 1. 1