ncar · circular · processed · 25 chunks
بسم الله الرحمن الرحيم الديوان الملكي المملكه العربيه السعوديه الديوان الملكي رقم الصادر : ٥٩١٢٤ تاريخ الصادر : ١٤٣٧/۱۲/۰۸ المرفقات : ٧ (٠٦١) الاوامر الساميه. برقيه - - تعميم - صاحب السمو الملكي ولي العهد نايب رييس مجلس الوزراء وزير الداخليه نسخه لكل وزاره ومصلحه حكوميه وعلي كل جهه ابلاغ الجهات التابعه لها او المرتبطه بها السلام عليكم ورحمه الله وبركاته اطلعنا علي كتاب الامانه العامه لمجلس الوزراء رقم ٥٤٨٧ بتاريخ ١٤٣٧/١١/٢٩ه المشار فيه الي المعامله المشتمله علي برقيه معالي الدكتور / عصام ابن سعد بن سعيد وزير الدوله وعضو مجلس الوزراء رقم ٥١٥٤ بتاريخ ١٤٣٧/١١/١٥ه المشار فيها الي الامر رقم ۳۱۹۸۶ بتاريخ ١٤٣٧/٧/٤ه ، المتضمن في البندين (اولا) و (ثانيا) منه بتشكيل فريق عمل يضم في عضويته كفايات ومتخصصين من الاجهزه الحكوميه ليتولي عده مهمات، منها: اقتراح المبادي والتعليمات التي يمكن للجهات الحكوميه في ضويها اعداد ادله اجراءات العمل الخاص بها، وان تقوم جميع الجهات الحكوميه بتزويد الفريق بما لديها من هياكل تنظيميه معتمده وادله تنظيميه وادله اجراءات عمل، والقاضي بالموافقه علي اليه اعداد ادله الاجراءات الحكوميه، والمرافق لها مشروع وثيقه مبادي وتعليمات اعداد ادله الاجراءات الحكوميه، وطلب معاليه تعميم الوثيقه علي الجهات الحكوميه، وان تقوم كل جهه باعداد دليل اجراءات العمل الخاص بها او تعديل ما لديها في ضويها، مع احاطه اللجنه الوزاريه المشكله بموجب الامر رقم ۳۲۵۰ بتاريخ ١٤٣٧/١/١٧ه بما تم في شان ذلك، وما راته اللجنه العامه لمجلس الوزراء بهذا الشان. ولموافقتنا علي ذلك، اعتمدوا اكمال ما يلزم. سلمان بن عبد العزيز ال سعود رييس مجلس الوزراء مبادي وتعليمات اعداد ادله الاجراءات الحكوميه للوثايق National Center for Archives & Record شعبان ١٤٣٧ه # مبادي وتعليمات اعداد ادله الاجراءات الحكوميه انطلاقا من اهميه الارتقاء باداء الاجهزه الحكوميه لتقديم خدمات متميزه تواكب تطلعات ولاه الامر وتوقعات وطموحات المستفيدين منها؛ صدر الامر السامي الكريم رقم (٣١٩٨٦) وتاريخ ٤ رجب ١٤٣٧ه، القاضي بان علي الاجهزه الحكوميه تطوير وتبسيط اجراءات العمل فيها واعداد ادله اجراءات عمل وتوثيقها بما يسهم باقتدار في الرقي بادايها، كما تضمن الامر السامي تشكيل فريق عمل يتولي عددا من المهمات، ومنها اقتراح المبادي والتعليمات التي يمكن للجهات الحكوميه ان تعد في ضويها ادله اجراءات العمل الخاص بها، ومن هذا المنطلق تاتي هذه المبادي والتعليمات كمرتكزات استرشاديه لاعداد ادله الاجراءات في الاجهزه الحكوميه وفق افضل الممارسات في مجال اعداد اجراءات العمل، ويمكن تحديد اهم المبادي والتعليمات لاعداد ادله الاجراءات علي النحو الاتي: ## اولا: تحقيقها لاهداف ومهمات الجهه: ان تسهم ادله الاجراءات الحكوميه في تحقيق اهداف ومهمات الجهه بكفاءه واقتدار. ## ثانيا: الشموليه: ان تغطي ادله الاجراءات الحكوميه جميع المهمات والاختصاصات والاعمال والانشطه والخدمات التي تقوم بها وتقدمها الجهه الحكوميه. ## ثالثا: المرونه: ان تتسم ادله الاجراءات الحكوميه بالتكيف مع المتغيرات والعوامل المؤثره في اعمال وانشطه الجهات الحكوميه. ## رابعا: القابليه للتطبيق: ان تتسم ادله الاجراءات الحكوميه بالقابليه للتطبيق من قبل العاملين في الجهه. ## خامسا: الاتساق: ان تتسم ادله الاجراءات الحكوميه بالتوافق والانسجام بين مختلف الوحدات الاداريه في الجهه الحكوميه والجهات الحكوميه ذات الصله باجراءات تقديم خدماتها. سادسا: السهوله والوضوح ان تكون ادله الاجراءات الحكوميه محدده وسهله التطبيق من قبل العاملين في الجهه. سابعا: الهدف المحدد ان تتسم ادله الاجراءات الحكوميه بتوفر اهداف محدده لكل اجراء بما يسهم في تحديد تلك الاجراءات وانجاز الاعمال بدقه. ثامنا: السرعه في الانجاز ينبغي ان تسهم ادله الاجراءات الحكوميه في كل خطوه من خطواتها في الاسراع في انجاز اعمالها ومهماتها. تاسعا: الترتيب المنطقي (التراتبيه): ينبغي ان ترتب خطوات ادله الاجراءات الحكوميه في كل اجراء، بحيث لا تزيد من متطلبات المعاملات او تؤخر انجازها. عاشرا: الزمن المحدد: ينبغي ان تنجز كل خطوه في كل اجراء في ادله الاجراءات الحكوميه في وقت محدد، حتي لا يكون هناك اي تاخير في انجاز المعاملات. حادي عشر المسؤوليه ينبغي ان تحدد مسؤوليه انجاز كل اجراء في ادله الاجراءات الحكوميه علي مستوي الوحده الاداريه والموظف المسؤول. ثاني عشر: اطلاع المستفيدين من الخدمات علي متطلبات الحصول عليها: ينبغي ان تسهم خطوات اجراءات العمل في اطلاع المستفيدين علي متطلبات الحصول علي الخدمه من الجهه ووسيله التواصل معها. ثالث عشر: المراجعه والتدقيق ينبغي ان تقلل اعمال المراجعه والتدقيق في كل اجراء من اجراءات ادله الاجهزه الحكوميه، بما يسهم في انسيابيه تنفيذ تلك الخطوات، دون الحاجه الي الهدر في الوقت والانجاز للمراجعه والتدقيق، وبالتالي تاخير انجاز المعاملات دون التاثير علي سلامه واكتمال الاجراءات. رابع عشر: تعزيز الاتمته والتحول الالكتروني: ينبغي ان تسهم الخطوات المحدده في كل اجراء في ادله الاجراءات في الاجهزه الحكوميه، في سهوله تحويل تلك الاجراءات الي تطبيقات الكترونيه فاعله. خامس عشر: القابليه للقياس: ينبغي ان تتسم الخطوات في كل اجراء في ادله الاجراءات في الاجهزه الحكوميه بامكانيه قياس اداء العمليات والاجراءات وتقييمها علي اساس مؤشرات الاداء الرييسيه للوحده والجهه الحكوميه. **سادس عشر: المصادقه والاعتماد:** ينبغي ان تصادق قياده الجهه علي اجراءات العمل وادلتها، وتعتمدها. **سابع عشر الحوكمه:** ينبغي ان يتضمن دليل الاجراءات في الاجهزه الحكوميه الحوكمه لكل عمليه بما يضمن قياسها وتقييمها وانجاز المعاملات بكفاءه. **ثامن عشر: تحديد المتطلبات** ينبغي ان تتسم الاجراءات في ادله اجراءات الاجهزه الحكوميه بتحديد وتوضيح متطلبات تنفيذ تلك الاجراءات. **تاسع عشر: المسار الاجرايي** ينبغي ان يتم رسم تدفق المسار الاجرايي لكل اجراء في ادله الاجراءات في الاجهزه الحكوميه بما يوضح بدقه تدفق وانسياب انجاز المعاملات في الاجهزه الحكوميه. **عشرين التوافق مع الانظمه واللوايح والتعليمات:** ينبغي ان يتم التاكد من سلامه الاجراءات في ادله اجراءات الاجهزه الحكوميه وتوافقها مع كافه الانظمه واللوايح والتعليمات علي مستوي الجهه وعلي مستوي الدوله. **حادي وعشرين منع الازدواجيه في العمل:** ينبغي ان يتم التاكد من وضوح الاختصاصات وخطوات كل اجراء وعدم وجود تكرار او ازدواجيه في تنفيذها. **ثاني وعشرين الرقابه والتحديث:** ينبغي ان يتم تبني نظام محدد في الجهه يمكن من مراقبه تنفيذ الاجراءات بدقه والعمل علي تحديثها وفق المستجدات. **اولا:** ايجاد هيكل تنظيمي ودليل تنظيمي محدث للجهه يوضح الاهداف والانشطه الرييسيه ومهمات الجهه ووحداتها الاداريه وارتباطاتها التنظيميه وفق اسس التنظيم السليم. **ثانيا:** تحديد جميع المهام العمليات والخدمات الاساسيه التي تقدمها الجهه. **ثالثا:** تحديد وتوثيق جميع الاجراءات الحاليه للعمليات ولتقديم الخدمات في الجهه. **رابعا:** دراسه الخطوات الفعليه لكل اجراء من الاجراءات الحاليه للعمليات ولتقديم الخدمات. **خامسا:** تحديد المدخلات لكل اجراء وسبل توفيرها والمخرجات المتوقعه من الاجراء والمستفيدين منه. سادسا: دراسه وتحليل الشكاوي المقدمه من المستفيدين فيما يتعلق بتلك الاجراءات للوقوف علي المشكلات الاجراييه الحاليه لتحديد مكامن التحسين. سابعا: اجراء مقابلات وورش عمل للعاملين في الادارات ذات العلاقه بالخدمات الداخليه والخارجيه المقدمه من الجهه لتحديد المشكلات التي تواجههم اثناء تنفيذ الاجراءات ومكامن التحسين المقترحه. ثامنا: دراسه وتحليل جميع العوايق التي تواجهها الادارات ذات الصله باجراءات العمليات البينيه وتقديم الخدمات مع الجهات الحكوميه الاخري وتحديد مكامن التحسين لتطوير الاجراءات. تاسعا: دراسه وقياس الوقت والجهد المبذول في اداء وتسلسل وخطوات الاجراءات ومدي تناسب ذلك مع الحاجه الفعليه لتقديم الخدمات. عاشرا: اخذ الجوانب القانونيه واللوايح والنظم بعين الاعتبار في دراسه وتطوير العمليات واجراءات العمل الحاليه. حادي عشر: تحديد مصفوفه الصلاحيات التي تحدد المسؤوليات وكيفيه صنع القرارات في الجهه ومدي مناسبتها في تمكين الجهه من الرقي بادايها وتقديم الخدمات وفق افضل معايير الجدوده. ثاني عشر: تحديد العلاقات التنظيميه بين الجهه والجهات الحكوميه الاخري ذات العلاقه باجراءات العمل لتطوير العمليات البينيه والخدمات المقدمه للمستفيدين ، دون التاثير علي سلامه واكتمال الاجراءات. ثالث عشر: اعاده تصميم الاجراءات الحاليه بما يضمن وصف الاجراءات لكل مهمه وتحديد المسؤولين ذوي العلاقه بتنفيذ الاجراء وادوارهم وتحديد النماذج المستخدمه وخرايط تدفق متكامله وغيرها من الجوانب ذات العلاقه. رابع عشر: اتباع منهجيه مناسبه للتوثيق التراتبي للاجراءات واتمتتها. خامس عشر التحقق من وجود اليه للتعامل مع الحالات غير المغطاه في الاجراءات الحاليه مما يسهم التقليل من الاستثناءات. سادس عشر التحقق من ان الاجراءات والادله مطبقه في جميع فروع الجهه الحكوميه او الاجهزه المرتبطه بها تنظيميا. National Center for Archives & Record