قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية

uqn_gov_sa · rules · processed · 44 chunks

التعريفات

يقصد بالالفاظ والعبارات الاتيه -اينما وردت في هذه القواعد- المعاني المبينه امام كل منها:

1- النظام: نظام الجمعيات والمؤسسات الاهليه.

2- المركز: المركز الوطني لتنميه القطاع غير الربحي.

3- المجلس: مجلس اداره المركز.

4- الجمعيه: الجمعيه الاهليه.

5- مجلس الاداره: مجلس اداره الجمعيه.

6- المؤسسه: المؤسسه الاهليه.

7- مجلس الامناء: مجلس امناء المؤسسه.

8- اللايحه: اللايحه التنفيذيه لنظام الجمعيات والمؤسسات الاهليه.

9- اللايحه الاساسيه: اللايحه الاساسيه للجمعيه او المؤسسه.

10- القواعد: قواعد حوكمه الجمعيات والمؤسسات الاهليه.

11- الوظايف القياديه: يقصد بها وظيفه المسؤول الاول في الجمعيه او المؤسسه الذي تكون مرجعيته لمجلس الاداره او مجلس الامناء مثل المدير العام او الرييس التنفيذي، واي وظيفه اداريه عليا يكون المسؤول الاول هو الرييس المباشر لها.

12- الحوكمه: مجموعه من القواعد والمعايير والسياسات والاجراءات التي تنظم العلاقه بين المنظمه والعاملين فيها واصحاب المصلحه، لتحقيق العداله، والشفافيه والمصداقيه، والاستدامه.

13- الاسلوب الموزون: اسلوب من اساليب التصويت، يسمح لاعضاء الجمعيه بوزن اصواتهم، ليكون لعضو الجمعيه عدد من الاصوات توازي مجموع ما دفعه من رسوم العضويه، والتبرعات، منسوبا الي كامل رسوم عضويات الاعضاء العاديين وتبرعات الاعضاء الداعمين.

14- الاسلوب التراكمي: اسلوب من اساليب التصويت يسمح لعضو الجمعيه بتقسيم اصواته بين المرشحين في الانتخابات، بشرط الا يمنح الصوت الواحد لاكثر من مرشح.

15- الاسلوب الموزون التراكمي: اسلوب من اساليب التصويت يجمع بين الاسلوب الموزون، والاسلوب التراكمي.

الاهداف

تهدف هذه القواعد الي:

1- تطوير اداء الجمعيه والمؤسسه.

2- تعزيز اسهام الافراد في اداره الجمعيه والمؤسسه.

3- تحفيز الداعمين وتشجيعهم للاسهام في تنميه الجمعيه والمؤسسه.

4- تطوير الحوكمه وتعزيز الشفافيه والافصاح، في الجمعيه والمؤسسه.

5- رفع كفاءه اداء منظومه القطاع غير الربحي.

العضويات والانتخابات

شروط العضويه وفياتها

1- تسعي الجمعيه لزياده اعضاء جمعيتها العموميه، ويجوز ان تكون العضويه فيها مغلقه علي فيه بشروط محدده، او تكون مفتوحه للعموم.

2- يشترط في عضو الجمعيه العموميه الاتي:

ا- الا يقل سن عضو الجمعيه العموميه عن خمسه عشر عاما.

ب- الا يكون قد صدر بحقه حكم نهايي بادانته في جريمه مخله بالشرف او الامانه، ما لم يكن قد رد اليه اعتباره.

ج- سداد رسوم العضويه ان وجدت.

د- ان يكون قد مضي علي عضويته في الجمعيه سته اشهر علي الاقل.

ه- تقديم طلب العضويه للجمعيه، وفق النموذج المعد من المركز.

3- يشترط في عضو الجمعيه العموميه ذي الشخصيه الاعتباريه ما يشترط في عضو الجمعيه العموميه الطبيعي باستثناء الفقره (ا) و(ب) من هذه الماده.

1- تتالف عضويه الجمعيه العموميه من اصحاب الشخصيه الطبيعيه او الاعتباريه، وتكون عضويتهم وفق الفيات التاليه:

ا- العضو العادي: هو الذي يلتزم بسداد رسوم العضويه العاديه، وفق ما تحدده اللايحه الاساسيه.

ب- العضو الداعم: هو العضو العادي الذي يتبرع للجمعيه باسمه بموجب المستندات الداعمه والمؤيده بمبلغ لا يقل عن ميه الف ريال سعودي غير مقيده، خلال مده مجلس الاداره القايم، قبل تاريخ بدء الانتخابات التي تليه بعشره ايام عمل، وعند التبرع بعد هذا التاريخ، او في ظل وجود مجلس اداره مؤقت، فيرحل احتساب هذا التبرع الي اول انتخابات تجري بعد تاريخ التبرع.

2- مع مراعاه احكام العضويه في النظام واللايحه والقواعد، يجوز للجمعيه تحديد فيات اخري للعضويه، ووضع شروط ورسوم وامتيازات خاصه بهذه الفيات في اللايحه الاساسيه.

تحدد اللايحه الاساسيه حقوق فيات العضويه في الجمعيه علي الا تقل عن الحقوق التاليه:

1- حق الحضور والتصويت في الجمعيه العموميه.

2- تلقي المعلومات الاساسيه عن نشاطات الجمعيه بشكل دوري.

3- الاطلاع علي المستندات الماليه في مقر الجمعيه.

4- دعوه الجمعيه العموميه للانعقاد لاجتماع غير عادي بالتضامن مع 25% من الاعضاء الذين لهم حق حضور الجمعيه العموميه.

5- الحق في انابه احد الاعضاء كتابه لتمثيله في حضور الجمعيه العموميه، وفقا للاحكام التي تحددها الماده (التاسعه عشره) من اللايحه.

1- مع مراعاه احكام الماده (الرابعه) من هذه القواعد، يكون للعضو الداعم حقوق العضو العادي مضافا اليها الحق في التصويت في انتخابات مجلس اداره الجمعيه بعدد من الاصوات توازي مجموع ما دفعه من رسوم العضويه، والتبرعات غير المقيده خلال مده مجلس الاداره القايم، قبل بدء الانتخابات التي تليه بعشره ايام عمل، مقسوما علي قيمه رسم العضويه العاديه، وذلك للترشيح في دوره انتخابات واحده.

2- مع مراعاه الفقره (1) من هذه الماده يطبق الاسلوب الموزون التراكمي في التصويت لانتخابات اعضاء مجلس الاداره بحيث يكون للعضو العادي صوت واحد ويحتسب عدد اصوات العضو الداعم وفق المعادله التاليه:

علي ان يكون مجموع اصوات الاعضاء الداعمين مجتمعين لا يتجاوز 49% من اجمالي اصوات الجمعيه وتوزع بين الداعمين وفق نسب تبرعاتهم غير المقيده.

3- يطبق اسلوب الانتخاب العادي في حال عدم وجود اعضاء داعمين بحيث يكون لكل عضو صوت واحد لكل مقعد.

4- اذا كان العضو الداعم شخصيه اعتباريه، فيمثلها في التصويت والحقوق الممثل النظامي للشخصيه الاعتباريه الذي يعينه صاحب الصلاحيه وفقا للماده (الحاديه عشره) من اللايحه.

1- يجوز لمجلس الاداره منح عضويه فخريه في المجلس لمن يري من ذوي المكانه والراي ممن قدموا خدمات جليله للدوله او للجمعيه، او ممن لهم نشاط مرموق في ميدان الخدمات العامه والعمل التطوعي، كما يجوز له سحبها، شريطه الالتزام بالاتي:

ا- لا يعد العضو الفخري عضوا من اعضاء مجلس الاداره، ولا تنطبق عليه الالتزامات والحقوق التي يتمتع بها اعضاء مجلس الاداره.

ب- يكون للعضو الفخري حق المناقشه في اجتماعات مجلس الاداره، دون التصويت ولا يثبت بحضوره صحه الانعقاد.

ج- تزويد المركز بنسخه من قرار مجلس الاداره الخاص بمنح العضويه الفخريه في المجلس او سحبها مشتملا علي اسماء الاعضاء الفخريين، وصفاتهم، ومبررات ذلك.

2- يفقد عضو مجلس الاداره عضويته بعد البت فيها من الجمعيه العموميه غير العاديه بقرار مسبب في الحالات الاتيه:

ا- الاستقاله من مجلس الاداره، وذلك بناء علي طلب خطي يقدمه العضو الي رييس المجلس.

ب- اذا اقدم علي تصرف يلحق ضررا بالجمعيه.

ج- اذا استغل عضويته في مجلس الاداره لمصلحته الشخصيه، ولم يراع قواعد تعارض المصالح.

د- اذا تغيب عن حضور اجتماعين متتاليين، او اربعه اجتماعات متفرقه لمجلس الاداره بدون عذر يقبله مجلس الاداره.

ه- اذا تعذر عليه القيام بمهامه في مجلس الاداره لسبب صحي، او اي اسباب اخري.

تزول العضويه عن العضو في الجمعيه العموميه بتوصيه من مجلس الاداره بعد موافقه الجمعيه العموميه وذلك في اي من الحالات الاتيه:

1- الانسحاب من الجمعيه، وذلك بناء علي طلب خطي يقدمه العضو الي مجلس الاداره، ولا يحول ذلك دون حق الجمعيه في مطالبته باي مستحقات عليه او اموال تكون تحت يديه.

2- الوفاه.

3- اذا فقد شرطا من شروط العضويه.

4- اذا تاخر العضو عن اداء الاشتراك عن موعد استحقاقه وفقا لما ورد في اللايحه الاساسيه.

5- اذا صدر قرار من الجمعيه العموميه بسحب العضويه، وذلك في اي من الحالات الاتيه:

ا- اذا اقدم العضو علي تصرف من شانه ان يلحق ضررا ماديا او ادبيا بالجمعيه.

ب- اذا قام العضو باستغلال عضويته في الجمعيه لغرض شخصي.

ت- اذا ورد تبليغ للجمعيه من المركز بما يمنع استمراريه العضو، بناء علي توجيه من الجهات المختصه.

احكام الترشح والانتخابات واليات التصويت

1- يشترط في طالب الترشح لعضويه مجلس الاداره ما يشترط في عضويه الجمعيه العموميه باستثناء حكم الفقره (ا) من الماده الثالثه من القواعد، كما يجب ان يتوافر في طالب الترشح الاتي:

ا- ان يكون كامل الاهليه.

ب- تقديم برنامج انتخابي، يراعي فيه اهداف الجمعيه، والغرض الذي انشيت من اجله.

ج- يفضل ان يكون لديه المؤهلات المناسبه للوظيفه، وخبره لا تقل عن خمس سنوات بالقطاع غير الربحي.

2- يستثني من حكم هذه الماده اعضاء مجلس الاداره المنتخبون من خارج الجمعيه العموميه.

تشكل الجمعيه العموميه من غير اعضايها او من غير المرشحين لجنه مكونه من ثلاثه اعضاء علي الاقل؛ لاداره عمليه انتخاب اعضاء مجلس الاداره، وينتهي دور اللجنه باعلان اسماء اعضاء مجلس الاداره، ويجوز للمركز تولي مهمه تشكيل اللجنه.

علي لجنه الانتخابات التحقق من تطبيق احكام النظام، واللايحه، والقواعد، واللايحه الاساسيه، وعليها علي وجه الخصوص مراعاه الاحكام الاتيه:

1- التحقق من توجيه الدعوه الي جميع اعضاء الجمعيه العموميه ممن تنطبق عليهم الشروط للترشح لعضويه مجلس الاداره الجديد.

2- التحقق من اعتماد المركز لاسماء المرشحين.

3- التحقق من عرض قايمه اسماء المرشحين المعتمده من المركز في مقر الجمعيه وموقعها الالكتروني، وبرنامجهم الانتخابي، وذلك قبل نهايه مده دوره مجلس الاداره القايم بخمسه عشر يوما علي الاقل.

يجوز لكل مرشح توافرت فيه شروط العضويه المقرره نظاما الاتي:

1- تعيين ممثل له لدي لجنه الانتخابات.

2- التنازل عن الترشح خلال خمسه ايام من تاريخ اعلان قايمه المرشحين.

يراعي في عمليه التصويت الاتي:

1- يكون الانتخاب بالتصويت السري.

2- لا يجوز لاي ناخب ان يختار عددا من المرشحين يتجاوز العدد المحدد للاعضاء المراد انتخابهم.

3- يسلم كل ناخب ورقه اقتراع بعد التحقق من شخصيته، وعلي الناخب ان يتجه الي المكان المخصص للتصويت.

4- اذا كانت عمليه التصويت ورقيه، فيفتح رييس لجنه الانتخابات قبل البدء في التصويت صناديق التصويت، ويعرضها علي من في مقر التصويت للتاكد من انها خاليه، ثم يقفلها ويختمها بحضورهم، ويوقع عليها هو واعضاء اللجنه.

5- يجوز للناخب الذي لا يستطيع ان يثبت رايه بنفسه في ورقه التصويت ان يبديه شفهيا لاعضاء اللجنه وحدهم، ويثبت راي الناخب في الورقه ثم تودع الصندوق.

6- يجوز للناخب التصويت لنفسه او لغيره بما لا يتجاوز نسبه 49% من اجمالي عدد الاصوات في الجمعيه العموميه.

7- يجوز ان تكون عمليه التصويت عبر وسايل التقنيه، وفق النظام التقني الذي يعتمده المركز.

8- يجب اثبات وقت بدايه التصويت الفعلي، ووقت انتهايه، بموجب محضر يوقعه رييس اللجنه وجميع اعضايها.

9- لا يجوز للناخب التمسك بحقه في التصويت بعد انتهاء الوقت الفعلي للتصويت، او ترحيل اصواته لانتخابات المجلس القادم، او التنازل عنها لغيره.

تعد اوراق التصويت باطله اذا كانت متضمنه ما ياتي:

1- الاصوات المعلقه علي شرط.

2- التي يختار فيها اي ناخب عددا من الاعضاء يتجاوز العدد المحدد للاعضاء المراد انتخابهم.

3- التي تحمل اي علامه تشير الي شخصيه الناخب او تدل عليها.

4- اصوات العضو لنفسه او لغيره التي تجاوزت نسبتها 49% من اجمالي عدد اصوات الجمعيه العموميه.

5- الاصوات المثبته علي غير الاوراق المخصصه للتصويت.

1- تفرز لجنه الانتخابات اصوات الناخبين، ويحق للمرشحين حضور عمليه الفرز اذا كان ذلك ممكنا من الناحيه الفنيه.

2- تحرر لجنه الانتخابات محضرا لتدوين اسماء المرشحين، وعدد الاصوات، ومن فازوا بعضويه مجلس الاداره، ويوقعه رييس اللجنه واعضاؤها، وتحدد اللايحه الاساسيه كيفيه اختيار رييس مجلس الاداره ونايبه، واختصاصات كل منهما، علي ان يتم تعيينهما في اول اجتماع للمجلس.

تنشر الجمعيه اسماء المرشحين الفايزين في الموقع الرسمي للجمعيه، وتعلن في مقر ومنصات الجمعيه للعلن.

الطعون والتظلمات الانتخابيه

تشكل لجنه دايمه في المركز تسمي (لجنه الطعون والتظلمات الانتخابيه)، مكونه من ثلاثه اعضاء برياسه مستشار شرعي او قانوني، ويصدر قرار من قبل المجلس بتسميه اعضاء هذه اللجنه.

1- تختص اللجنه المشار اليها في الماده (السابعه عشره) من القواعد بالنظر في الطعون والتظلمات التي يقدمها الناخبون والمرشحون، والتحقق منها، والفصل فيها، وتصدر قراراتها بالاغلبيه، وتكون مسببه ونهاييه ويتم تزويد الجمعيه بالقرار للعمل به.

2- تبت اللجنه في جميع الطعون والتظلمات خلال ثلاثين يوما من تاريخ رفع الناخب او المرشح طعنه الوارد في (الماده التاسعه عشره) من هذه القواعد.

3- للجنه ان تلغي نتيجه الانتخابات او تستبعد اي ناخب، او مرشح، وان تقرر بطلان فوز اي مرشح، ولها ان تامر باعاده الانتخابات او التصويت عند الاقتضاء.

لكل ناخب او مرشح ان يتظلم امام لجنه الطعون والتظلمات الانتخابيه علي الاتي:

1- قرارات لجنه الانتخابات، واجراءات الترشح، والتصويت، والفرز.

2- الطعن في ادراج اي اسم من الاسماء التي وردت ضمن قايمه المرشحين، لعدم استيفاء شروط العضويه او عدم التقيد بما هو منصوص عليه نظاما.

3- يقدم الطعن او التظلم كتابه الي رييس لجنه الطعون والتظلمات متضمنا السبب الذي استند عليه.

لكل ناخب او مرشح ان يقدم طعنه كتابه الي رييس لجنه الطعون والتظلمات الانتخابيه، مشتملا علي الاسباب التي استند عليها من الناحيه النظاميه، خلال عشره ايام من تاريخ ابلاغ المركز بمحضر اجتماع الجمعيه العموميه بانتخاب المجلس.

اللجان

لجان مجلس الاداره

1- يجوز لمجلس الاداره تشكيل لجنه او اكثر من اللجان الدايمه او المؤقته، ويحدد القرار الصادر بتشكيلها اختصاصها، واسماء الاعضاء والامين لكل لجنه، وصفات عضويتهم.

2- يجوز لمجلس الاداره تفويض اي من اختصاصاته الوارده في النظام واللايحه والقواعد واللايحه الاساسيه الي لجنه منبثقه عنه او الي المسؤول التنفيذي، مع مراعاه الاختصاصات التي تستوجب موافقه الجمعيه العموميه او المركز.

3- يجب علي مجلس اداره الجمعيه التي يقدر اجمالي ايراداتها بثمانيه ملايين ريال سعودي او اكثر سنويا تشكيل لجنتين احداهما للمراجعه، والاخري للترشيحات والمكافات.

4- يجب علي مجلس الاداره ان يشعر المركز بتشكيل اللجان، واسماء اعضايها، وصفات عضويتهم، وجميع القرارات التي تصدر عن هذه اللجان، واي تغييرات تطرا علي ذلك خلال عشره ايام من تاريخ نشوء الحدث.

مع عدم الاخلال باحكام النظام واللايحه، تختص لجنه المراجعه بحد ادني بالاتي:

1- تقويم انظمه الرقابه الداخليه، بما في ذلك النظام المحاسبي؛ للتحقق من سلامتها وملاءمتها، وتحديد اوجه القصور فيها ان وجدت، واقتراح الوسايل والاجراءات اللازمه لعلاجها بما يكفل حمايه اموال الجمعيه وممتلكاتها من الاختلاس او الضياع او التلاعب ونحو ذلك.

2- التاكد من التزام الجمعيه بالانظمه واللوايح والتعليمات والاجراءات الماليه، والتحقق من كفايتها وملاءمتها.

3- التوصيه لمجلس اداره الجمعيه بتعيين المراجع الداخلي، وتحديد اتعابه ومكافاته، ودراسه تقاريره ومراجعتها، ومتابعه الخطط التصحيحيه.

4- فحص المستندات الخاصه بالمصروفات والايرادات بعد اتمامها للتاكد من صحتها ونظاميتها.

5- فحص السجلات المحاسبيه للتاكد من انتظام القيود وصحتها وسلامه التوجيه المحاسبي، والتوصيه لمجلس الاداره بشانها.

6- مراجعه العقود والاتفاقيات المبرمه التي تكون الجمعيه طرفا فيها ودراستها للتاكد من التقيد بها.

7- مراجعه التقارير الماليه والحسابات الختاميه التي يعدها مجلس اداره الجمعيه ودراستها والتاكد من دقتها ومدي موافقتها للانظمه واللوايح والتعليمات، والمعايير المحاسبيه، والسياسات التي تطبقها الجمعيه.

8- تقديم المشوره عند بحث مشروع الموازنه التقديريه للجمعيه.

9- ترشيح المراجع الخارجي، والتوصيه بعزله، وتحديد اتعابه، وتقييم ادايه بعد التحقق من استقلاله، ومراجعه نطاق عمله وشروط التعاقد معه.

10- دراسه تقرير مراجع الحسابات الخارجي للجمعيه وملاحظاته، والاجراءات التصحيحيه.

11- مراجعه نتايج تقارير الجهات الرقابيه، والتحقق من اتخاذ الجمعيه الاجراءات اللازمه عن طريق تقارير يصدرها المراجع الداخلي.

12- رفع ما تراه من مسايل تري ضروره اتخاذ اجراء بشانها من قبل المجلس، وابداء التوصيات حيال الاجراءات التي يتعين اتخاذها.

مع عدم الاخلال باحكام النظام واللايحه والقواعد، تختص لجنه الترشيحات والمكافات بحد ادني بالاتي:

1- اعداد سياسه واضحه لمكافات اعضاء مجلس الاداره واللجان المنبثقه عنه، والاداره التنفيذيه، واقتراح مقدار المكافات مع مراعاه احكام الماده (الثلاثون) من هذه القواعد، ورفعها الي مجلس الاداره للموافقه عليها، واعتمادها من الجمعيه العموميه، علي ان يراعي في تلك السياسه اتباع معايير ترتبط بالاداء، والافصاح عنها، والتحقق من تنفيذها.

2- توضيح العلاقه بين المكافات الممنوحه وسياسه المكافات المعمول بها، وبيان اي انحراف جوهري عن هذه السياسه.

3- المراجعه الدوريه لسياسه المكافات، وتقييم مدي فعاليتها في تحقيق الاهداف المرجوه منها.

4- مراجعه اسس توزيع المكافات السنويه المقره من الجمعيه العموميه ومجلس الاداره ان وجدت.

5- اعداد وصف للقدرات، والمؤهلات المطلوبه، والوظايف القياديه.

6- مراجعه السياسات والانظمه العامه للموارد البشريه.

7- مراجعه سلم الرواتب والبدلات لموظفي الجمعيه.

8- تحديد المؤهلات اللازمه لعضويه كل لجنه من اللجان وخصوصا لجنه المراجعه.

9- اعداد المعايير لتقييم اداء مجلس اداره الجمعيه، واللجان، واعضايها، والمسؤول التنفيذي، واعتمادها من قبل الجمعيه العموميه.

تشكيل اللجان وشروط العضويه فيها

1- تشكل اللجان المنبثقه عن مجلس الاداره بقرار منه، بما لا يقل عن ثلاثه اعضاء.

2- يجب عند تشكيل لجنه الترشيحات والمكافات ولجنه المراجعه ان يكون من بين اعضايها اعضاء مستقلون من خارج الجمعيه، ويجوز ان يكون الرييس احد اعضاء مجلس الاداره.

3- يجوز عند تشكيل لجان اخري منبثقه عن مجلس الاداره ان يكون من بين اعضايها اعضاء مستقلون من خارج الجمعيه، ويجوز ان يكون الرييس احد اعضاء مجلس الاداره، كما يجوز الاستعانه باعضاء الجمعيه العموميه في عضويه هذه اللجان.

4- لا يجوز لعضو مجلس الاداره الجمع بين عضويتين في اللجان المنبثقه عن مجلس الاداره او بين رياسه لجنتين او اكثر.

يجب ان تتوافر في عضو اللجنه المستقل الاشتراطات الاتيه:

1- الخبرات والمؤهلات الملايمه لاعمال اللجنه.

2- الا يكون من اعضاء مجلس الاداره، او الموظفين في الجمعيه، ولا من اعضاء جمعيتها العموميه.

3- لا يرتبط مع الجمعيه باي عقود، ما لم يفصح عن ذلك وتوافق الجمعيه العموميه علي ذلك.

4- لا تربطه قرابه باي من اعضاء مجلس الاداره، والجمعيه العموميه، والعاملين في الوظايف القياديه حتي الدرجه الرابعه.

اجتماعات اللجان وقراراتها

1- تجتمع اللجنه بدعوه من رييسها، كما يجب علي رييس اللجنه ان يدعو الي الاجتماع اذا تقدم اغلبيه اعضاء اللجنه بطلب كتابي بذلك موجها لرييس اللجنه، خلال خمسه ايام عمل من تاريخ الطلب.

2- يحق للجنه الاجتماع عند طلب رييس اللجنه، او اثنين من اعضاء اللجنه، او طلب مجلس الاداره، او الجمعيه العموميه.

3- تعقد اللجنه اجتماعاتها حضوريا، او عن طريق الاتصال المريي.

4- ترسل الدعوات الي الاجتماع لكل عضو من قبل رييس اللجنه او امينها، قبل خمسه ايام عمل علي الاقل من تاريخ الاجتماع، ويوضح في الدعوه الوقت، والتاريخ، ومكان الاجتماع، وجدول الاعمال مرافقا له الوثايق والمعلومات اللازمه.

5- في حالات الاستثناء والضروره التي يتطلب فيها عقد اجتماع طاري غير مجدول يجوز ارسال الدعوه الي الاجتماع مرافقا جدول اعمال الاجتماع، والوثايق، والمعلومات اللازمه، خلال مده لا تقل عن ثلاثه ايام عمل من تاريخ الاجتماع، ما لم توافق اللجنه بالاجماع علي اقل من ذلك.

6- اذا تعذر عقد اجتماع اي لجنه بسبب عدم اكتمال نصابها القانوني، فيكون لرييس اللجنه الدعوه الي اجتماع بديل خلال مده لا تتجاوز ثلاثه ايام عمل من تاريخ الموعد السابق.

1- يشترط لصحه انعقاد اجتماعات اللجان حضور اغلبيه الاعضاء، ولا يجوز لعضو اللجنه توكيل عضو اخر لحضور اجتماع اللجنه نيابه عنه، او التصويت عنه في الاجتماعات.

2- تصدر قرارات اللجنه وتوصياتها باصوات اغلبيه الاعضاء الحاضرين، وعند تساوي الاصوات يرجح الجانب الذي صوت معه رييس اللجنه.

3- يجوز لاي عضو التحفظ علي اي قرار او توصيه تتخذها اللجنه، علي ان يبين الاسباب التي دعته الي التحفظ، واذا خرج اي عضو من اجتماع اللجنه قبل اختتامه فيقتصر تحفظه ان وجد علي القرارات والتوصيات والبنود التي حضر مناقشتها اذا ابدي رغبته في ذلك كتابه.

مدد عمل اللجان

1- تبدا مده عمل اللجنه من تاريخ تشكيلها، وتنتهي بانتهاء مده دوره مجلس الاداره، او بانتهاء مدتها الوارده في قرار تشكيلها او باعاده تشكيلها، ويجب ان تتوافق مده عضويه اللجنه مع مده عضويه مجلس الاداره القايم وقت تشكيلها.

2- يجوز لمن اصدر قرار تشكيل اللجنه انهاء عضويه اعضايها بالكامل او احدهم بقرار مسبب.

3- يجوز لاي عضو من اعضاء اللجنه الاستقاله من عضويه اللجنه، وذلك بارسال اشعار خطي لرييس مجلس الاداره ورييس اللجنه، وتصبح الاستقاله نافذه اعتبارا من تاريخ تسليم الاشعار، الا اذا حدد الاشعار وقتا لاحقا لنفاذ الاستقاله.

4- عند غياب العضو عن اكثر من اجتماعين في السنه بدون عذر يقبله مجلس الاداره، تسقط عضويته تلقاييا، وتعين الجمعيه العموميه او مجلس الاداره عضوا بديلا عنه حسب قرار التشكيل.

5- للجمعيه العموميه او مجلس الاداره تقييم اداء اللجان دوريا، وتقديم التوجيهات لها لتطوير اعمالها.

المكافات

مكافات مجلس الاداره واعضاء اللجنه

يكون صرف المكافات مقابل العضويه في مجلس الاداره، او العضويه في اللجان المنبثقه عنه -بعد موافقه المركز- وفقا للضوابط الاتيه:

1- مراعاه المصارف الشرعيه للزكاه، والغرض المحدد لها من قبل المتبرعين.

2- الافصاح عن ذلك في التقرير السنوي والقوايم الماليه.

3- الا يؤثر صرف المكافاه علي الاستدامه الماليه للجمعيه ومشاريعها، حسب القوايم الماليه المعتمده من الجمعيه العموميه، والتقرير المالي الشامل المعتمد من مراجع الحسابات.

4- التزام الجمعيه ومجلس ادارتها بمعايير الحوكمه المعتمده من المركز، علي الا تقل نسبه الحوكمه في الجمعيه عن 85%.

5- ان تكون الجمعيه من الجمعيات التي يقدر اجمالي ايراداتها ثمانيه ملايين ريال سعودي فاكثر سنويا.

6- موافقه الجمعيه العموميه.

7- عدم وجود تحفظ من مراجع الحسابات علي قرارات وتوجيهات التي قام بها مجلس الاداره او اللجنه، وتبعات التشغيل الخاصه بالعام المالي الذي تصرف عنه المكافات.

8- يكون صرف المكافات بعد نهايه السنه الماليه للجمعيه.

1- مع مراعاه احكام الماده (التاسعه والعشرون) من هذه القواعد، ينص علي مقدار مكافاه اعضاء اللجان في القرار الصادر بتشكيلها، ويكون صرف المكافات لعضويه مجلس الاداره وعضويه اللجنه وفقا للاتي:

ا- في كل الاحوال يكون مقدار المكافاه التي يحصل عليها العضو مقابل عضويته في مجلس الاداره الف ريال سعودي لكل اجتماع، علي الا يتجاوز عدد الاجتماعات سته اجتماعات في السنه.

ب- في كل الاحوال يكون مقدار المكافاه التي يحصل عليها العضو مقابل عضويته في اللجان المنبثقه عن مجلس الاداره خمس ميه ريال سعودي لكل اجتماع، علي الا يتجاوز عدد الاجتماعات سته اجتماعات في السنه.

ج- يجب علي العضو اعاده المكافاه اذا صرفت له دون وجه حق.

2- يجوز لرييس مجلس الاداره واعضايه ورييس اللجان المنبثقه عنه واعضايه التنازل عن المكافاه المستحقه وذلك وفق الضوابط التاليه:

ا- الاقرار كتابه بالتنازل عن المكافاه بعد نهايه السنه الماليه وقبل صرفها.

ب- يكون التنازل للجمعيه نفسها.

ج- لا يعد التنازل عن المكافاه من التبرع المحسوب للحصول علي عضويه العضو الداعم.

د- لا يجوز الرجوع عن التنازل بعد الاقرار بذلك كتابه.

مكافات مجلس الاداره المؤقت

للمركز النص علي مقدار مكافاه اعضاء مجلس الاداره المؤقت من اموال الجمعيه ان وجدت في قرار التعيين الصادر منه.

يراعي عند النص علي مقدار مكافات اعضاء مجلس الاداره المؤقت الا يتجاوز مقدار المكافاه التي يحصل عليها العضو مقابل عضويته مبلغا قدره الف ريال سعودي عن كل اجتماع، علي الا يتجاوز عدد الاجتماعات سته اجتماعات في السنه.

الحوكمه

حوكمه الجمعيات والمؤسسات

يجب ان تتضمن اللوايح الداخليه للجمعيه والمؤسسه اليه توزيع المهام والاختصاصات بين جميع اجهزه الجمعيه او المؤسسه، بما يتفق مع افضل مبادي الحوكمه ومعاييرها، ويحسن كفاءه اتخاذ القرارات، ويحقق التوازن في الصلاحيات والمسؤوليات بين اجهزه الجمعيه او المؤسسه، ويتعين بصفه خاصه علي الجمعيه العموميه، ومجلس الاداره في الجمعيه، ومجلس الامناء في المؤسسه، الاخذ بالاتي:

1- تحديد الموضوعات التي يحتفظ مجلس الاداره في الجمعيه، او مجلس الامناء في المؤسسه، بصلاحيه البت فيها.

2- اعتماد اللوايح الداخليه المتعلقه بعمل الجمعيه او المؤسسه وتطويرها، والتحقق من تحديدها تحديدا واضحا فيما يتعلق بالمهام، والاختصاصات، والمسؤوليات الموكله الي المستويات التنظيميه المختلفه.

3- التاكد من وجود سياسات مكتوبه وتفصيليه تتضمن تحديد الصلاحيات المفوضه الي جميع اللجان واجهزه الجمعيه او المؤسسه.

4- بذل العنايه اللازمه وفقا لاليه توزيع المهام والاختصاصات اثناء عمليه اتخاذ القرار.

5- الامتناع عن اتخاذ القرار اذا كانت المعلومات والتقارير ذات الصله بالموضوع غير كافيه، الي حين توافر المعلومات.

6- تنظيم عمليه اتخاذ القرار، بما يضمن اسهام العاملين فيها.

7- عدم جواز انفراد اي شخص بالسلطه المطلقه لاتخاذ القرارات في الجمعيه او المؤسسه.

حوكمه الجمعيه العموميه

1- يراس اجتماعات الجمعيه العموميه رييس مجلس الاداره، او نايبه عند غيابه، او من يكلفه المركز من بين اعضاء الجمعيه العموميه.

2- يحق لكل عضو من اعضاء الجمعيه العموميه ممارسه حقوقه والتزاماته المنصوص عليها في اللايحه الاساسيه.

حوكمه مجلس الاداره ومجلس الامناء

علي كل عضو من اعضاء مجلس الاداره في الجمعيه، او مجلس الامناء في المؤسسه، القيام بالاتي:

1- تقديم المقترحات لتطوير استراتيجيه الجمعيه او المؤسسه.

2- مراقبه اداء الجهاز التنفيذي، ومدي تحقيقه اهداف الجمعيه او المؤسسه واغراضهما.

3- مراجعه التقارير الخاصه باداء الجمعيه او المؤسسه.

4- التحقق من سلامه الانظمه الماليه والمحاسبيه ونزاهتها، بما في ذلك الانظمه المتعلقه باعداد التقارير الماليه.

5- التحقق من ان الرقابه الماليه ونظم اداره المخاطر في الجمعيه او المؤسسه قويه ومسوغه.

6- ابداء الراي في تعيين المسؤول التنفيذي وشاغلي الوظايف القياديه، او عزلهم.

7- الالتزام التام باحكام النظام واللايحه والانظمه ذات الصله.

8- حضور اجتماعات مجلس الاداره في الجمعيه، او مجلس الامناء في المؤسسه.

9- تخصيص وقت كاف للاضطلاع بمسؤولياته، والتحضير للاجتماعات، والمشاركه فيها بفعاليه.

10- عدم افشاء اي اسرار عرفها بسبب عضويته الا وفقا لاحكام النظام واللايحه.

11- الاعتذار عن العضويه عند عدم تمكنه من الوفاء بمهامه علي الوجه الاكمل.

حوكمه اللجان المنبثقه عن مجلس الاداره

يتم اختيار اعضاء اللجان من اعضاء مجلس الاداره او من غيرهم، ويجوز ان يكون من بينهم اعضاء الجمعيه العموميه.

لا يجوز للمراجع الخارجي ان يكون عضوا في لجنه المراجعه.

يجب علي اللجان المنبثقه من مجلس الاداره الالتزام بالاتي:

1- مراجعه تقارير الجهاز التنفيذي للجمعيه ذات الصله بعمل اللجنه.

2- التحقق من التزام الجمعيه بالانظمه واللوايح والسياسات والتعليمات ذات الصله بعمل اللجنه.

3- الرفع الي من اصدر قرار تشكيل اللجنه بالمسايل التي تري اللجنه ضروره اتخاذ اجراء بشانها، وابداء توصياتها بالخطوات اللازم اتخاذها.

4- اعداد تقارير مفصله عن الموضوعات ذات العلاقه بعمل اللجنه.

حوكمه الجهاز التنفيذي

مع مراعاه احكام النظام واللايحه، يختص الجهاز التنفيذي في الجمعيه او المؤسسه بتنفيذ الخطط، والسياسات، والاستراتيجيات، والاهداف الرييسه لهما، ويدخل ضمن تلك الاختصاصات الاتي:

1- تنفيذ السياسات واللوايح، والانظمه الداخليه المقره من الجمعيه العموميه او مجلس الاداره في الجمعيه ومجلس الامناء في المؤسسه.

2- تنفيذ الاستراتيجيه الشامله للجمعيه، وخطط العمل الرييسه، والمرحليه، واداره العمل اليومي للجمعيه.

3- اقتراح الهياكل التنظيميه والوظيفيه، ورفعها للاعتماد.

4- تنفيذ انظمه الرقابه الداخليه وضوابطها، واداره المخاطر، والاشراف العام عليها.

5- تنفيذ لايحه حوكمه الجمعيه او المؤسسه بما لا يتعارض مع احكام هذه القواعد، واقتراح تعديلها عند الحاجه.

6- تزويد اعضاء مجلس الاداره في الجمعيه ومجلس الامناء في المؤسسه واللجان المنبثقه عنهما بجميع المعلومات والبيانات والوثايق والسجلات اللازمه، علي ان تكون وافيه ودقيقه ومتوافره في الوقت المناسب.

7- اعداد مشروعات التقارير الدوريه الماليه وغير الماليه في ضوء الخطط والاهداف الاستراتيجيه للجمعيه او المؤسسه، وعرض تلك التقارير علي الجمعيه العموميه ومجلس الاداره في الجمعيه، او مجلس الامناء في المؤسسه، حسب الاختصاص.

احكام المستفيدين واصحاب المصلحه

علي مجلس الاداره في الجمعيه ومجلس الامناء في المؤسسه وضع سياسات واجراءات واضحه ومكتوبه وتوضح معايير ومواصفات للخدمات المقدمه للمستفيدين واليه تنفيذها؛ لتنظيم العلاقه مع المستفيدين واصحاب المصلحه، بهدف حمايتهم وصيانه حقوقهم، علي ان تتضمن بصفه خاصه الاتي:

1- احترام الحقوق القانونيه لاصحاب المصلحه، واليه تعويضهم عند الاخلال بحقوقهم التي تقررها الانظمه، او تحميها العقود.

2- ابراز كيفيه تسويه الشكاوي او الخلافات التي قد تنشا بين الجمعيه او المؤسسه واصحاب المصلحه.

3- تعزيز بناء علاقات جيده مع المانحين والمستفيدين، والمحافظه علي سريه المعلومات المتعلقه بهم.

4- توضيح النسبه الاداريه التي تستقطعها الجمعيه من تبرعات المانحين لتسيير العمليه الاداريه في الجمعيه، وتزويد المانحين بالتقارير اللازمه عن نتايج تبرعاتهم.

5- اتاحه الفرصه لاصحاب المصلحه لمناقشه اعمال الجمعيه او المؤسسه، والمطالبه بتصحيح اي مخالفه تشكل انتهاكا لممارستهم لحقوقهم.

6- معامله العاملين في الجمعيه او المؤسسه وفقا لمبادي العداله والمساواه وعدم التمييز.

7- وضع سياسات واجراءات واضحه لاستقبال الشكوي ومعالجتها، وتدوينها بسجلات داخليه، واطلاع مجلس الاداره او مجلس الامناء -بحسب الاحوال- عليها، وتزويد المركز بها عند الطلب.

8- وضع سياسه للسلوك المهني.

الافصاح والشفافيه وتعارض المصالح

علي الجمعيه والمؤسسه الالتزام بالمبادي العامه التي تحقق اعلي مستوي من الافصاح والشفافيه، وتحد من تعارض المصالح، بما لا يعود بالضرر علي الجمعيه او المؤسسه.

علي اعضاء مجلس الاداره في الجمعيه، او مجلس الامناء في المؤسسه عند تعارض المصالح، مراعاه الاتي:

1- اذا كان للعضو اي تعارض في المصالح في موضوع مدرج علي جدول اعمال مجلس الاداره او مجلس الامناء، فعليه الافصاح عن ذلك قبل بدء مناقشه الموضوع، علي ان يثبت ذلك في محضر الاجتماع، ولا يجوز له في هذه الحاله حضور مناقشه الموضوع ذي العلاقه، او المشاركه في مناقشته، او التصويت عليه.

2- لا يجوز ان يكون للعضو اي مصلحه مباشره او غير مباشره في الاعمال والعقود التي تكون لحساب الجمعيه او المؤسسه الا بموافقه الجمعيه العموميه، او رييس مجلس الامناء في المؤسسه، علي ان تجدد هذه الموافقه بصوره سنويه.

3- اذا لم يفصح العضو عن اي تعارض في المصالح بشان اي من اعمال الجمعيه او المؤسسه، جاز للمركز او لكل ذي مصلحه المطالبه امام الجهات القضاييه بابطال التصرف، او الزام العضو باداء اي ربح او منفعه تحققت له نتيجه ذلك.

4- اذا شك العضو في وجود تعارض مصالح او عدمه، فله طلب الارشاد من رييس مجلس الاداره في الجمعيه، او من رييس مجلس الامناء في المؤسسه، علي ان يثبت ذلك كتابه.

يجب ان يفصح في التقرير السنوي للجمعيه او المؤسسه عما يلي:

1- الاحكام التي تعذر تطبيقها في النظام، واللايحه، والقواعد، واللايحه الاساسيه، واسباب ذلك.

2- اسماء اعضاء مجلس الاداره او مجلس الامناء، واعضاء اللجان، والوظايف القياديه، ووظايفهم الحاليه والسابقه، ومؤهلاتهم، وخبراتهم.

3- عدد اجتماعات مجلس الاداره او مجلس امناء المؤسسه التي عقدت خلال السنه الماليه الاخيره، وتواريخ انعقادها، وسجل حضور كل اجتماع موضحا فيه اسماء الحاضرين.

4- اسماء اللجان ورؤساؤها واعضاؤها، وعدد اجتماعاتها، وتواريخ انعقادها، وبيانات حضور الاعضاء لكل اجتماع.

5- الوسايل التي اعتمد عليها مجلس الاداره او مجلس الامناء في تقييم اداء المجلس واداء اللجان.

6- الافصاح عن سياسه المكافات، وعن تفاصيل مكافات اعضاء مجلس الاداره او مجلس الامناء واللجان المنبثقه عنها.

7- اي حكم قضايي، او قرار تنفيذي، او قرار اداري، او عقوبه، او جزاء، او تدبير احترازي، او قيد احتياطي مفروض علي الجمعيه او المؤسسه من قبل المركز او من اي جهه اشرافيه او تنظيميه او قضاييه، مع بيان اسباب المخالفه والجهه الموقعه لها وسبل علاجها وتفادي وقوعها في المستقبل.

8- بيان بتواريخ اجتماعات الجمعيات العموميه او مجلس الامناء المنعقده خلال السنه الماليه الاخيره وقراراتها.

9- وصف لانواع الانشطه الرييسه للجمعيه او المؤسسه وفروعها.

10- جدول او رسم بياني لنتايج اعمال الجمعيه او المؤسسه في السنوات الماليه الخمس الاخيره او منذ التاسيس -ايهما اقصر-.

11- ايضاح لاي فروقات ماليه جوهريه في نتايج اعمال الجمعيه او المؤسسه عن نتايج السنه السابقه.

12- معلومات تفصيليه عن الاعمال او العقود التي فيها مصلحه لاحد اعضاء مجلس اداره الجمعيه او مجلس امناء المؤسسه او الموظفين القياديين فيها او لاي شخص ذي علاقه باي منهم، بحيث تشمل اسماء المعنيين، والاعمال او العقود المرتبطه بهذه الاسماء، وطبيعه هذه الاعمال او العقود، وشروطها، ومدتها، ومبلغها، واذا لم توجد اعمال او عقود من هذا القبيل فعلي الجمعيه او المؤسسه الافصاح عن ذلك.

13- مدي وجود تحفظات علي القوايم والتقارير الماليه السنويه من قبل مراجع الحاسبات، واسبابها، واليات معالجتها.

14- اي متطلبات او افصاحات اخري يطلبها المركز.

احكام عامه

1- تسري احكام هذه القواعد علي الجمعيات والمؤسسات الاهليه القايمه وقت صدور القواعد او التي تنشا بعد ذلك، وتلغي جميع ما يتعارض معها من احكام.

2- تلتزم الجمعيات والمؤسسات الاهليه القايمه قبل نفاذ هذه القواعد بمواءمه اوضاعها وفقا للاحكام الوارده فيها، خلال سته اشهر من تاريخ نشرها، واذا انتهت هذه المده دون ان تلتزم الجمعيه او المؤسسه بذلك، فيطبق عليها ما ورد في الماده (الثالثه والعشرين بعد الميه) من اللايحه.

3- يجوز للمركز بقرار مسبب استثناء بعض الجمعيات او المؤسسات من تطبيق بعض احكام هذه القواعد لفتره مؤقته.

في حال مخالفه الجمعيه او المؤسسه احكام هذه القواعد فللمركز ان يطبق احكام الماده (الثالثه والعشرين بعد الميه) من اللايحه.

يتولي المركز تفسير هذه القواعد، ويكون تفسيره ملزما.

تنشر القواعد في الجريده الرسميه، وتعد نافذه من تاريخ نشرها، وتلغي ما يتعارض معها من احكام وقرارات وتعليمات.