ncar · guide · processed · 176 chunks
بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (۰۷۷) الرقم: التاريخ: المرفقات: الدليل الارشادي لكراسه شروط عقود تنظيم الوثايق ومحفوظات الجهات الحكوميه. والمحفوظات * هذا الدليل استرشادي ولا يغني عن انظمه ولوايح الوثايق والمحفوظات. ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: المملكه العربيه السعوديه المركز الوكاله الوثاثه والمخفوظات (۰۷۷) المحتوي دليل استرشادي مقدمه تهدف الكراسه الي الغرض من طرح الكراسه نظام الوثايق والمحفوظات تعریفات المتطلبات القانونيه تقسيم الوثايق والمحفوظات بالمرسوم الملكي الوثايق والمحفوظات الاداريه الوثايق والمحفوظات الماليه قوايم مدد حفظ الوثايق الماليه قوايم مدد حفظ الوثايق المحاسبيه قوايم مدد حفظ وثايق الميزانيه قوايم مدد حفظ وثايق المستودعات قوايم مدد حفظ وثايق المشاريع الوثايق والمحفوظات التخصصيه تقسيم الوثايق من حيث مدد الحفظ درجات سريه الوثايق والمحفوظات تصنيف الوثايق قواعد الحفظ العامه قواعد حفظ اصول الوثايق دايمه الحفظ قواعد الحفظ في ملفات الموضوعات قواعد الحفظ في ملفات الموظفين العينات المختاره من الوثايق المؤقته الحفظ الوثايق التي تحفظ حفظا دايما مراحل الحفظ التزويد بالوثايق والمحفوظات احكام عامه في التزويد ۷۳ / ۱ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (۰۷۷) ٢٤ الاعاره. ۲۷ الايداع . ۲۸ الترحيل . ۳۲ المتطلبات التقنيه ۳۲ الصفحه الرييسه للنظام . ۳۳ بعض المعايير العالميه. ۳۸ الاطار العام لبرنامج الارشفه . ۳۹ واجهات برنامج الارشفه . ٤٠ اجزاء نظام الارشفه الخاصه. ٤٠ متطلبات البرنامج ٤٣ عوامل تقنيه يجب مراعاتها بالنظام ٤٨ مراحل استقبال الوثايق . ٤٩ وظايف الحفظ الدايم . ٤٩ محتوي الصلاحيات للنظام الالكتروني ٥٠ تعريف المحددات علي النظام . 10 مكونات المنصه البرمجيه ٥٣ خدمات الترابط والتكامل. ٥٣ مواصفات نظام اداره المحتوي والارشفه الالكترونيه ٥٥ التخزين ٥٥ خواص نظام اداره السجلات والارشيف الورقي ٥٩ المواصفات الفنيه لنظام اداره الارشيف الورقي والسجلات ۷۳ / ۲ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS T 00 966 1 4882222 F 00 966 1 14413905 www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (۰۷۷) # المملكه العربيه السعوديه # الوطني # الوثايق # والمحفوظات (۰۷۷) الرقم: التاريخ: المرفقات: دليل استرشادي. تهدف هذه الكراسه الاسترشاديه لايجاد كافه الوسايل التي تمكن من تقنين اعمال مراكز الوثايق والمحفوظات في كافه القطاعات الحكوميه وتسعي لايضاح السبل التي تهيي للشركات التي تنفذ اعمال الارشفه امكانيه القيام بعمل ارشفه نموذجيه من خلال عده بنود رييسه يمكن من خلالها عمل نظام ارشفه متكامل ببيانات مرجعيه واضحه ومقننه. وتباعا لعمليات الارشفه التنظيميه، توضح هذه الكراسه التوجيهات التقنيه لعمل نماذج تقنيه مرجعيه تمكن المستفيد من الرجوع للوثايق وارفاقها ومتابعتها والتاكد من اهميتها وترحيلها واتلافها وفقا لانظمه ولوايح المركز الوطني للوثايق والمحفوظات. مقدمه نظام الارشفه يحتاج الي نظام الكتروني، ويقدم المركز الوطني للوثايق والمحفوظات هذا الانموذج علي ان يتوافق مع النظام الذي سيتم تطبيقه مع الشركات المنفذه، ويسعي المركز الوطني في هذا السياق الي تطوير مصدر معلومات حديث وقابل للتطوير المستمر. ولذلك فان اهم جوانب العمل هي تطوير تجهيزات وانظمه المراكز الاليه وتوفير الدعم الفني للموظفين الذين سيقومون علي الحفاظ عليه وعلي تقديم خدمات مميزه لجميع ادارات الجهاز مع توفير اي امكانيات محتمله للربط الالي بالمركز الوطني للوثايق والمحفوظات لتحقيق اهداف توثيقيه اوسع تطبيقا واكثر شمولا وافضل نفعا للهييه والقطاعات ذات العلاقه. ٤ / ٧٣ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS T 00 966 1 44882222 www.ncar.gov.sa 11111 الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 # المملكه العربيه السعوديه ## المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (۰۷۷) بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: تهدف الكراسه الي: التعاقد مع احدي الشركات المتخصصه في مجال تنظيم المعلومات Information Organizing باستخدام المنهجيات العالميه لتنظيم الارشيف الورقي والرقمي، وتحليل وتوثيق وتطوير خطه التصنيف والترميز والفهرسه، وتوريد وتركيب وتطبيق نظم اداره المحتوي الشامل والارشفه الالكترونيه والورقيه بالاعتماد علي منصه برمجيه واحده تشمل الارشفه الالكترونيه، واداره السجلات وتنظيم المحتوي، واداره الارشيف الورقي. توفر تطلعات المركز الوطني للوثايق والمحفوظات لانشاء منصه مركزيه موحده، تخدم متطلبات مراكز الحفظ بالتوافق مع انظمه ولوايح الوثايق والمحفوظات ولتحقيق الاهداف التاليه: 1. تقليل الوقت والجهد اللازم لنقل وتبادل الوثايق داخل وخارج الجهاز الحكومي. 2. وضع نواه اساسيه لحوكمه المعلومات والوثايق بداخل الجهاز الحكومي. 3. حوكمه الاجراءات المتعلقه بترحيل الوثايق من الادارات الي مركز الوثايق والمحفوظات. 4. حوكمه الاجراءات المتعلقه بطلب اصول الوثايق من مركز الوثايق والمحفوظات في الجهاز والاجراءات المتعلقه باتلاف الوثايق، بالتوافق مع لوايح المركز الوطني للوثايق والمحفوظات. 5. تحليل وتوثيق وتطوير خطه موحده للتصنيف والترميز والفهرسه، وسياسات الحفظ والاتلاف علي مستوي الجهاز ، وسهوله البحث عن الوثايق واسترجاعها وسهوله تنقل الوثايق بين الاقسام. 6. توفير التقارير التحليليه اللازمه وفي الوقت المحدد لمتخذي القرار. 7. توفير التقنيه المناسبه والفعاله والقابله للنمو والتوسع لمواكبه نمو اعمال مركز الوثايق والمحفوظات، وتوفير اليه الربط مع الانظمه في الجهاز الحكومي. 8. مراعاه متطلبات "مشروعات" في توثيق مستندات مشاريع التشغيل والصيانه. ٥ / ٧٣ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: - توفير الحيز المكاني وتقليص حجم الارشيف الورقي والتخلص من تراكم الوثايق داخل كل اداره وتفعيل مفهوم المركزيه في حفظ الوثايق والمستندات. ١٠ - اداره وحمايه الارشيف الورقي والالكتروني بشكل موثوق وامن. ۱۱- ازاله العقبات امام مشاركه المعلومات. ۱۲ - سهوله وسرعه نقل المعلومه والملفات الالكترونيه بين مستخدمي النظام. ۱۳ - سهوله الوصول للملفات الالكترونيه ايا كان موقع المستفيد او المستخدم لهذه الملفات، وفق الصلاحيات اللازمه. ١٤ - مراقبه الملفات وتحولاتها ومتابعتها وتطويرها. ١٥ - الاطلاع علي جميع الوثايق والمحفوظات بادارات الجهاز الحكومي ما عدي السريه. ١٦ - المركزيه في التعامل مع الوثايق وبالتالي عدم التضارب والتكرار. ۱۷ - سهوله استرجاع الوثايق المطلوبه وذلك باستخدام طرق متعدده للبحث، مع امكانيه وضع اكثر من صيغه للبحث، موضوع المحتوي، او رقم المحتوي، او تاريخ المحتوي). ١٨ - اعاده فرز وتصنيف وتبويب الوثايق الورقيه والالكترونيه وفق اللوايح وثايق جوهريه ومهمه - وثايق التطبيقات العمليه للوظايف المساعده - وثايق التطبيقات العمليه للوظايف الاساسيه) وكذلك تنفيذ عمليه الارشفه الالكترونيه علي الوثايق الورقيه وذلك بتحويل الوثايق والمستندات المتداوله والمؤرشفه داخل الادارات المختلفه بالجهاز الحكومي الي نسخ الكترونيه سهله التداول والاطلاع. الغرض من طرح الكراسه. الغرض من هذه الكراسه هو دعوه الشركات المؤهله لتقديم افضل العروض لتوفير المنهجيات العالميه، بالاضافه الي الحلول المناسبه لمنصه اداره المحتوي وتنظيم الارشيف الورقي والرقمي في الجهاز، في اطار تطوير مركز الوثايق والمحفوظات، ليصبح مركز مرجعيا Benchmark ومتوافقا مع معايير المركز الوطني للوثايق والمحفوظات ومتطلبات "مشروعات "، بالاضافه الي المعايير العالميه ISO standards الحوكمه الارشيف الورقي. ٧٣/٦ ncar NATIONAL CENTER FOR T 00 966 1 488 2222 www.ncar.gov.sa 11111 الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه ARCHIVES & RECORDS F 00 966 1 14413905 في info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 # بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: ## ما هو نظام الوثايق والمحفوظات؟ يهدف نظام الوثايق والمحفوظات الي المحافظه علي الوثايق والمحفوظات، وصيانتها وفهرستها، وتصنيفها بما يكفل سرعه الاهتداء الي ما تدعو اليه، وتنظيم تداولها وذلك مع مراعاه ما يتقرر بالنسبه لمدد الحفظ. ### تعريفات: 1. **الوثيقه:** الوعاء الذي يحتوي علي معلومات تتعلق باعمال ومصالح الدوله والافراد. 2. **الوثايق:** اوعيه المعلومات التي انتجها الجهاز الحكومي، او استقبلها لتحقيق غايه معينه، ولا يزال العمل الرسمي في حاجه اليها. 3. **اصل الوثيقه:** هو النسخه الاصليه التي يتم اعتمادها بالتوقيع عليها ممن يملك هذه الصلاحيه. 4. **نسخه الوثيقه:** هي وعاء المعلومات المطابق تماما لاصل الوثيقه، والذي يستخرج من جهاز الطباعه مع النسخه الاصليه او في وقت لاحق. 5. **صوره الوثيقه:** هي وعاء المعلومات الماخوذ عن الاصل او نسخته بواسطه جهاز تصوير. 6. **المحفوظات:** اوعيه المعلومات التي انتجها الجهاز الحكومي، او استقبلها لتحقيق غايه معينه، وانتهت قيمتها العمليه وثبت لها قيمه ثقافيه تستدعي حفظها حفظا دايما. 7. **الوثايق والمحفوظات:** هي الاوعيه التي تحتوي علي معلومات تتعلق باعمال ومصالح الدوله، سواء نتجت هذه الاوعيه عن عمل من اعمال اجهزتها او عن سواها، ما دام ان الامر يقتضي حفظها للحاجه اليها او لقيمتها. 8. **اساس المعامله:** هو المرفقات الاساسيه التي بنيت عليها الوثيقه المعتمده، والمطالعات والاراء المقدمه حول الموضوع من المختصين في الجهاز الذي وردت له الوثيقه، والتوجيهات المدونه عليها من المسؤولين والتي علي اساسها اتخذ الاجراء اللازم. 9. **التصنيف:** يعني فرز الاشياء الي اصنافها وترتيب كل صنف ترتيبا معينا في مكان خاص به. ٧٣ / ٧ --- **ncar** NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 الرقم: التاريخ: المرفقات: بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (VV) ۱۸- نظام الحفظ الموثوق به (Trusted Preservation System): جميع القواعد التي تتحكم في حفظ واستخدام السجلات المنشيه والتي توفر التاكيدات الظرفيه لصحه السجلات، والادوات والاليات المستخدمه لتنفيذ تلك القواعد. ۱۹- التسجيل المركزي (Central Registry): تجميع كافه المعلومات والبيانات المنتجه من الوحدات التنظيميه في مكان واحد. ۲۰- الحفظ الرقمي (Digital Preservation): يغطي الحفظ الرقمي العمليات والاعمال التي تسهم في ضمان البقاء التقني والفكري للسجلات الالكترونيه الاصيله. ۲۱- البيانات الوصفيه (Metadata): المعلومات التي تميز مصدر المعلومات الاخر، وخاصه لاغراض التوثيق والوصف والحفظ او اداره هذا المصدر. ۲۲- التقادم (obsolescence): تتغير تكنولوجيا المعلومات بشكل مستمر، مما يخلق بييه غير مستقره تهدد استمرار العمل بالاجهزه والبرامج فترات زمنيه طويله. ۲۳- المحتوي الارشيفي (Archival Repository): الوكاله او البرنامج المسؤول عن اختيار واكتساب والحفاظ علي الارشيف، مما يجعلها متاحه، والموافقه علي تدمير سجلات اخري. ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS ۷۳ / ۹ الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 www.ncar.gov.sa ه 2222 488 1 00966 T F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (۰۷۷) ١٠- التزويد: هو اعطاء الجهات الحكوميه او قطاعات الجهاز او فروعه او وحداته الاداريه نسخا او صورا من الوثايق التي تتعلق باعمالها عند صدور هذه الوثايق، او عند الحاجه اليها. ۱۱ - الاعاره: هي تسليم الوحده الاداريه المختصه اصل الوثيقه او نسختها الباقيه في الجهاز الاداري مع اساسها في الحالات التي تتطلب الاطلاع علي هذه الوثايق، علي ان تتم اعادتها لحفظها في مكانها السابق بعد انتهاء مده الاعاره. ۱۲ - التركين: هو التوقيع في الركن الايمن الاسفل ممل يلي نصوص الوثيقه من قبل الشخص المسؤول عن اعداد الوثيقه وتجهيزها لاعتمادها من قبل صاحب الصلاحيه. ويتم التركين علي النسخه الاولي للوثيقه التاليه للاصل الموقع. ۱۳ - الجهاز الحكومي: يقصد به الجهه التي ستقوم بتطبيق اعمال الكراسه فيها، مهما كانت الاجراءات والمهام التي تقوم بها، ويعرف ايضا بالجهاز. ١٤ - نظام حفظ السجلات الالكترونيه (Electronic Record Keeping System): تطبيق حاسوبي التي يمكن جمع وتنظيم وتصنيف سجلات لتسهيل ادارتها والحفاظ عليها واسترجاعها واستخدامها والتخلص منها وفق الانظمه والمعايير المهنيه. ١٥- السجلات الالكترونيه (Electronic Record): البيانات والمعلومات التي يتم انشاؤها واستلامها والاحتفاظ بها في النظام الالي كدليل من قبل الجهاز او الشخص. ١٦- التسجيلات الاستناديه (Authority Records): المدخلات التي تحدد الشكل المعتمد للاسم والموضوع والتي تحدد الكيان الموصوف وتصفه. ١٧- الضبط الاستنادي (Authority Control): عمليه تحديد الشكل المفضل لعنوان مثل الاسم او الموضوع المناسب، لاستخدامه في الفهرس ، وضمان استخدام جميع التسجيلات في الفهرس لهذه العناوين. ۷۳/۸ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 الرقم: التاريخ المرفقات بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني الوثايق والمحفوظات (۰۷۷) المتطلبات القانونيه قسم نظام الوثايق والمحفوظات الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/ ٥٤ وتاريخ ١٤٠٩/١٠/٢٣ه الوثايق الي ثلاث فيات: 1. **الوثايق والمحفوظات الاداريه**: هي الوثايق والمحفوظات الخاصه بالاعمال الاداريه، وتنظم وفقا للايحه موحده تعد بالاشتراك مع الديوان العام للخدمه المدنيه، وهي اوعيه المعلومات التي تنتجها الادارات ذات التطبيق المتماثل في اهدافها ومهماتها وانظمتها واجراءاتها وبياناتها فيما يتعلق بالوظيفه او الموظف او الاعمال الاخري التي تساند الجهاز الحكومي في اداء وظايفه الاساسيه في الجوانب الخدميه او الاجراييه او التنظيميه او التدريبيه. وتشمل الوثايق والمحفوظات الاداريه واحد وعشرين نشاطا من نشاطات الوثايق الاداريه وهي: * وثايق الموارد البشريه. * وثايق التطوير الاداري. * وثايق الاتصالات الاداريه. * وثايق العلاقات العامه والاعلام. * وثايق الخدمات. * وثايق الامن والسلامه. * وثايق اعداد الانظمه والاستشارات القانونيه. * وثايق المتابعه الاداريه. * وثايق مركز الوثايق. * وثايق التخطيط. * وثايق تقنيه المعلومات. * وثايق الترجمه. ٧٣ / ١٠ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: * وثايق الاحصاءات. * وثايق التشغيل والصيانه. * وثايق الاسكان. * وثايق الطباعه. * وثايق المكتبات. * وثايق العقارات والمباني والمرافق. * وثايق المجالس والهييات واللجان. * وثايق الندوات والمؤتمرات. * وثايق التدريب والابتعاث. ٢ - الوثايق والمحفوظات الماليه: هي الوثايق والمحفوظات الخاصه بالامور الماليه، وتنظم وفقا للايحه موحده تعد بالاشتراك مع وزاره الماليه والاقتصاد الوطني، وديوان المراقبه العامه، وهي الوثايق ذات التطبيق المتماثل في الاجهزه الحكوميه والتي تتعلق بتحصيل المال العام او صرفه. قوايم مدد حفظ الوثايق الماليه: * قوايم مدد حفظ الوثايق المحاسبيه. * قوايم مدد حفظ وثايق الميزانيه. * قوايم مدد حفظ وثايق المستودعات. * قوايم مدد حفظ وثايق المشاريع. ۷۳ / ۱۱ الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 T 00966 1 488 2222 . www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS المملكه العربيه السعوديه الزكز الوكي الوثايق والمحفوظات (۰۷۷) بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ المرفقات قوايم مدد حفظ الوثايق المحاسبيه * الوثايق الدايمه الحفظ. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بنماذج الوثايق المحاسبيه. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بالسجلات والدفاتر المحاسبيه. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بمستندات تحصيل الايرادات وتسويه الحسابات. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بمستندات المصروفات. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بالمشتريات والايجار والاعاشه والعنايه الشخصيه. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بالحسابات والمستندات المحاسبيه ومكاتباتها. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بالصحف والدوريات. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بالكهرباء. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بالمياه والصرف الصحي. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بالبرق والبريد والهاتف. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بالمحروقات. قوايم مدد حفظ وثايق الميزانيه * الوثايق الدايمه الحفظ. * الوثايق المؤقته الحفظ قوايم مدد حفظ وثايق المستودعات: * الوثايق الدايمه الحفظ. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بالنظام القديم. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بالنظام الجديد. * الوثايق المؤقته الحفظ الخاصه بمكاتبات المستودع وصورها. قوايم مدد حفظ وثايق المشاريع * الوثايق الدايمه الحفظ. * الوثايق المؤقته الحفظ. الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 ۷۳ / ۱۲ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: المملكه العربيه السعوديه المركز الوثايق والمحفوظات (VV) -۳ الوثايق والمحفوظات التخصصيه: هي الوثايق والمحفوظات المتعلقه بالنشاط الاساسي للجهاز، وتنظم وفقا للوايح متعدده تعد كل لايحه منها بالاشتراك مع الجهه، او الجهات ذات العلاقه. الوثايق التي يتم استنساخ او تصوير اعداد مكرره منها لمواجهه حاجات عمليه معينه، يتم اتلاف النسخ او الصور الزايده بعد انتهاء الحاجه اليها دون الرجوع الي لجنه الاتلاف. تقسم الوثايق من حيث مدد الحفظ الي نوعين: ۱. وثايق دايمه الحفظ لا يجوز اتلافها، وهي التي لا يستغني عنها لحاجه العمل او حاجه البحث العلمي. ۲. وثايق مؤقته الحفظ يجوز اتلافها، وهي التي تتناقص قيمتها مع مرور الزمن حتي تنعدم. تصنف درجات سريه الوثايق والمحفوظات علي النحو التالي: * وثايق ومحفوظات سريه للغايه : وهي الوثايق والمحفوظات التي تؤدي معرفه بياناتها للغير الي الاضرار بامن الدوله، وكميات الاسلحه وانواعها ومواقعها. ولا يجوز عاده الاطلاع علي هذه الوثايق خلال مده حظرها الا من قبل كبار المسؤولين المعنيين بمثل هذه الوثايق، او المحاكم المعنيه بالنظر في قضايا امن الدوله وبالقدر الضروري للفصل في هذه القضايا، ومن انواع هذه الوثايق وثايق الخطط. * وثايق ومحفوظات سريه جدا : وهي الوثايق والمحفوظات التي يؤدي افشاء بياناتها الي الاضرار بالمصالح العامه او الخاصه، وهي كالوثايق المتعلقه بالاسرار الصناعيه، والوثايق المتعلقه بالاسرار التجاريه. ولا يتم الاطلاع عاده علي هذه الوثايق خلال مده حظرها الا من قبل المختصين. ۷۳ / ۱۳ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 # المملكه العربيه السعوديه # المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (۰۷۷) بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: * وثايق ومحفوظات سريه: وهي الوثايق والمحفوظات التي تتعلق بمواضيع او قضايا فرديه يترتب علي افشايها او الاطلاع عليها تاثيرات سييه علي الحياه الاجتماعيه للجماعات والافراد. ومن انواع هذه الوثايق : وثايق التحقيقات والاحكام المتعلقه بقضايا الافراد. ولا يتم الاطلاع عاده علي هذه الوثايق الا من قبل المختصين. * تثبت درجه السريه علي الوثايق السريه عند انشايها من قبل الوحده الاداريه المنشيه لها، وفقا لانواع الوثايق الوارده في البيانات الصادره عن المركز، ويكون هذا التثبيت في النصف الاعلي من الوثيقه. تصنيف الوثايق: وتختلف درجات التصنيف من حيث البساطه او التركيب باختلاف كميه الاشياء المراد تصنيفها، فاذا كانت الاشياء قليله فان العمليه تكون بسيطه بحيث تفرز وتنظم هذه الاشياء تبعا لاقسامها الرييسيه واعطاء رمز لكل قسم، اما اذا كثرت الاشياء وصعب العثور علي المراد، فانه ينظر في موجودات كل قسم رييسي منها ليصار الي تفريعه الي فروع يسهل معها العثور علي المراد، ومن ثم اعطاء رمز للاقسام الرييسه والفرعيه يتم علي اساسها حفظ الاشياء والبحث عنها، فاذا زادت موجودات كل فرع من هذه الفروع، فان الامر يتطلب النظر في تفريع الفرع الي اصناف ادق واعطاء كل منها رمز خاص به. فطبيعه تنظيم الوثايق تتطلب ربط الوثايق بالجهاز الذي اصدرها والوظايف والانشطه التي يزاولها هذا الجهاز من خلال وحداته الرييسيه والفرعيه وانواع المعاملات التي تؤديها هذه الوحدات. اما وظايف وثايق الجهاز فانها تختلف باختلاف الغرض منها وباختلاف درجه اهميتها واهميه الجهات التي صدرت عنها، مما يتوجب معه مراعاه هذه الاختلافات عند وضع خطه التصنيف. ١٤ / ٧٣ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 T00 966 1 488 2222 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 F 00966114413905 info@ncar.gov.sa بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: قواعد الحفظ العامه تسلم جميع وثايق الاجهزه الحكوميه التي قبل ١٣٧٣/١/١ ه للمركز الوطني للوثايق والمحفوظات بعد انتهاء قيمتها العمليه وفقا للايحه الترحيل باعتبارها وثايق تاريخيه. - تحفظ الوثايق النشطه في وحده للحفظ النشط وتحفظ الوثايق غير النشطه في وحده للحفظ الوسيط. - يحتفظ كل جهاز حكومي بمسلسل خاص لكل نوع من الانواع الصادره عنه، ويتكون هذا المسلسل من صور للاصول الموقعه وفقا لما يحدده المركز. - اذا الغي استخدام اي نوع من انواع الوثايق فلا يترتب علي هذا الالغاء اتلاف ما يوجد منه في الحفظ وانما يلتزم بالمده الوارده في قوايم مدد الحفظ. - تجهز غرف وقاعات مناسبه للحفظ. - تعد جهه الحفظ وسايل البحث كالفهارس والكشافات التي ترشد الي الوثيقه المطلوبه بالمداخل المناسبه. - يحدد اماكن خاصه لوسايل البحث اليدويه المتعلقه بوثايق كل وحده اداريه او جهه او جهاز حكومي، وفي حال استخدام اجهزه الحاسب الالي تفي رموز هذه التنظيمات الاداريه بالغرض. قواعد حفظ اصول الوثايق دايمه الحفظ - تحفظ اصول الوثايق دايمه الحفظ في حوافظ خاصه تصمم لهذا الغرض، وذلك لحمايتها من الرطوبه والغبار والاشعه المباشره، ومن كل ما يعرضها للتلف. - ترمم هذه الاصول وتعقم قبل ادخالها في حوافظها. - ترتب هذه الاصول وتثبت وتودع في حوافظها دون حاجه لخرم اطرافها او ما يعرض بعض اجزايها للتلف. - تودع حوافظ الاصول في خزاين امنيه مضاده للحريق، كما توضع في اماكن امنه. - تصور هذه الاصول علي احدث وسايل الحفظ المقاومه للتلف كالتصوير الضويي علي اسطوانات الليزر. - يحفظ اصل هذه الصور ونسخ منها في اماكن مختلفه مناسبه يتحقق فيها الامن والسلامه. ٧٣ / ١٥ الديوان الملكي - الرياض المملكه العربيه السعوديه 11111 www.ncar.gov.sa ه 22222 488 1 00966 T info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS F 00 966 1 14413905 الرقم: التاريخ: المرفقات بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني الوثايق والمحفوظات (۰۷۷) قواعد الحفظ في ملفات الموضوعات * يفتح ملف لكل موضوع حسب دليل التصنيف، ويحدد تاريخ فتحه بتاريخ اول معامله تحفظ فيه. * يوضع رمز الموضوع علي كعب الملف وعلي كل معامله تحفظ بداخله. * يحصر الملف عند فتحه في سجل الملفات المفتوحه يدويا واليا. * اذا كانت الموضوعات الفرعيه للموضوع الاساسي قليله الاوراق، فانها توضع بملف واحد، ويفصل بين موضوعاتها بفواصل بلاستيكيه، لكل فاصل منها بروز يوضع عليه رمز الموضوع الفرعي، كما تثبت رموز الموضوعات الفرعيه علي كعب الملف. * تحمي الاوراق داخل الملف ببطاقات مقواه تحت المعاملات واعلاها. * يحدد مقاس موحد لخرم الاوراق المسموح بخرمها في جميع الاجهزه الحكوميه. * تخرم المعاملات بصوره تضمن المحافظه علي كل الاوراق وسلامه محتوياتها. * يتم الخرم من الناحيه اليمني من المعامله في الهامش المخصص لهذا الغرض. * ترتب المعاملات داخل الملف تصاعديا حسب تواريخ وارقام قيود الصادر والوارد حيث يكون الاقدم اسفل والاحدث اعلي. * لا يزيد عدد محتويات الملف من الوثايق عن القدر المناسب، ويحدد تاريخ قفل الملف علي كعبه بتاريخ اخر معامله حفظت فيه. * لا يحفظ بالملف الا المعاملات التي بت في موضوعها. * يعمل فهرس المحتويات كل ملف او كل جزء من اجزاء الملف اذا كان الملف يتكون من عده اجزاء. * ترقم المعاملات داخل الملف بذات الارقام التي تعطي لها في فهرس الملف، ويوضع هذا الرقم في مكان محدد لا يؤثر علي شكل المعامله ويكون واضحا. ١٦ / ٧٣ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS T 00 966 1 4882222 F 00 966 1 14413905 الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 # المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني الوثايق والمحفوظات (VV) بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: * يوضع دليل لتحديد اماكن الملفات، يتحدد من خلاله مكان حفظ كل ملف ورقم الدولاب والرف التي يحفظ فيه ورقم الملف، بحيث يمكن التعرف علي مكان كل معامله، ويكون ذلك يدويا، كما يعمل اليا بالحاسب الالي بعد اعداد البرنامج اللازم وادخال المعلومات فيه. * تتم حمايه الملفات ومحتوياتها من كل ما قد يعرضها للتلف. * تصوير الوثايق مؤقته الحفظ التي يزيد عمرها الزمني علي عشرين عاما علي احدث وسايل تصوير الوثايق كالتصوير الضويي، وتربط هذه الصور بالحاسب الالي. * يستخرج نسخه اضافيه من هذه الصور وتحفظ في اماكن مختلفه مناسبه يتحقق فيها الامن والسلامه. ## قواعد الحفظ في ملفات الموظفين * يفتح ملف لكل موظف حسب قواعد تصنيف ملفات الموظفين. * يوضع رقم ملف الموظف علي الملف وعلي المعاملات التي تحفظ بداخله. * يحصر الملف عند فتحه في سجل الملفات المفتوحه يدويا واليا. * يقسم ملف الموظف من الداخل الي عده اقسام تبعا لاختلاف الموضوعات المحفوظه بداخله، ويكون علي كل موضوع فاصل له بروز عليه اسم الموضوع. * ترتب ملفات الموظفين حسب ترتيب ارقامها ، وتوضع في جوارير خاصه بها. * يوضع علي كل جارور رقم اول واخر ملف فيه. * لا يتم حفظ المعامله بالملف الا بعد التاكد من استكمال الاجراءات الاداريه والفنيه التي تسبق الحفظ. يراعي في العينات المختاره من الوثايق المؤقته الحفظ لحفظها حفظا دايما لاغراض البحوث والدراسات والعرض ما يلي: * ان تكون كامله المعلومات. * ان تكون الكتابه واضحه. * ان تكون الوثيقه ومرفقاتها سالمه من التلف. * ان يكتفي بعينه واحده من كل نوع من انواع الوثايق. * اذا طرا تعديل علي شكل او بيانات اي نوع من انواع الوثايق فيؤخذ عينه قبل التعديل وبعده. ۷۳ / ۱۷ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 # المملكه العربيه السعوديه # المركز الوطني # الوثايق # والمحفوظات (VV) بسم الله الحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: يحفظ حفظا دايما الوثايق التاليه: * الوثايق التي تثبت املاك الدوله الخاصه. * الوثايق التي تثبت املاك الاشخاص الطبيعيين او الاعتباريين. * الوثايق التي تحفظ حقوق الدوله الطبيعيه والقانونيه الدايمه تجاه الدول والاشخاص. * الوثايق التي تثبت حقوق الاشخاص تجاه الدوله والغير. * الوثايق التي تؤرخ لوجود الاجهزه الحكوميه وترصد تطورها الوظيفي والاداري، مثل: * انظمتها ولوايحها الداخليه. * قراراتها التنظيميه. * سياساتها وخططها وبرامجها. * ميزانياتها وحساباتها الختاميه. * اجراءاتها الاداريه. * تنظيماتها الاداريه وادلتها التنظيميه. * التقارير المهمه. * الاحصاييات. * مخططاتها المعماريه وتصاميمها الهندسيه ومواصفاتها. * مخططات ومواصفات المرافق العامه. * الاحكام القضاييه. * الفتاوي الاجتهاديه ومنها قرارات الهييات العلميه الشرعيه وقرارات المجامع الفقهيه. * الوثايق الاخري التي تثبت تاريخ المملكه وتطورها السياسي والاجتماعي والاقتصادي والتعليمي والعلمي والاداري. ٧٣ / ۱۸ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS الديوان الملكي - الرياض المملكه العربيه السعوديه 11111 www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 الرقم: التاريخ: المرفقات: # الوثايق مؤقته الحفظ | العدد | نوع الوثيقه | مراحلها | درجات الاهميه | درجات السريه | الاتلاف | | ۱ | الوثيقه الاداريه | المرحله الاولي: اول ما تنشي الوثيقه الاداريه / الماليه / التخصصيه سواء بطريقه الكترونيه او ورقيه، فانها تدخل في النظام من تاريخ انشايها وان النظام يتعرف علي نوع الوثيقه من خلال ملي خاناتها لتحديد نوع الوثيقه ويتعرف علي مده حفظها في الاداره المنشيه لها حسب قوايم مدد الحفظ ويضع لها مؤقت تنازلي بمنبه من تاريخ انشايها تمهيدا للمرحله التاليه لها. | تحدد من قبل منشي الوثيقه وفقا للايحه | تحدد من قبل منشي الوثيقه وفقا للايحه | تتلف | | | | المرحله الثانيه: بعد انشاء الوثيقه في الاداره المنشيه لها (*)، يكون في مركز الوثايق منبه يدل علي وجود وثيقه تم انشايها وتكون نشطه في تلك الاداره لمده معينه، وتكون الوثيقه المدخله مشفره امام مركز الوثايق بحيث لا يمكن الاطلاع عليها لكونها ما زالت نشطه وبعد انتهاء مده حفظها ورقيا او الكترونيا في نفس الاداره يتم تفعيل المنبه التابع لهذه الوثيقه تلقاييا لدي مركز الوثايق، وبالتالي يطلب مركز الوثايق الوثيقه من الاداره المنشيه لها وفق لايحه الترحيل الصادره بالامر السامي رقم ١٣٧٩/٧/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه في حالتين: | تحدد من قبل منشي الوثيقه | تحدد من قبل منشي الوثيقه | الصادره بالامر السامي رقم ۱۳۷۹/۷/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه | | | | المرحله الثالثه (3): بعد ترحيل الوثيقه الي مركز الوثايق والمحفوظات وفق لايحه الترحيل الصادره بالامر السامي رقم ١٣٧٩/٧/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه، يبدا العد التنازلي لاتلاف الوثيقه الالكترونيه او الورقيه. يتم عمل محضر لجنه اتلاف بعد وجوب اتلافها وفق لايحه الاتلاف الصادره بالامر السامي رقم ١٣٧٩/٧/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه وحسب قوايم مدد الحفظ، ومن خلالها يتم التواصل مع المركز الوطني للوثايق والمحفوظات لاعتماد الاتلاف. | تحدد من قبل منشي الوثيقه | تحدد من قبل منشي الوثيقه | الصادره بالامر السامي رقم ۱۳۷۹/۷/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه | | ۲ | الوثيقه الماليه | تطابق المرحلتين الاولي والثانيه بخلاف انه يوضع للوثايق التخصصيه لايحه خاصه من قبل الجهه المنشيه لها وتحدد اعمار وثايقها، وتتواصل مع المركز الوطني للوثايق والمحفوظات لاعتمادها. | تحدد من قبل منشي الوثيقه | تحدد من قبل منشي الوثيقه | الصادره بالامر السامي رقم ٥٩٥/م وتاريخ ١٤٢١ه. | | ۳ | الوثيقه التخصصيه | تطابق المرحلتين الاولي والثانيه بخلاف انه يوضع للوثايق التخصصيه لايحه خاصه من قبل الجهه المنشيه لها وتحدد اعمار وثايقها، وتتواصل مع المركز الوطني للوثايق والمحفوظات لاعتمادها. | تحدد من قبل منشي الوثيقه | تحدد من قبل منشي الوثيقه | الصادره بالامر السامي رقم ٥٩٥/م وتاريخ ١٤٢١ه. | مراحل الوثايق المؤقته والدايمه الحفظ بشكليها الورقي والالكتروني : * الوثيقه الورقيه: يطلب المركز من الاداره المصدره للوثيقه الوثايق الورقيه وتسلم لهم وفقا للايحه الترحيل الصادره بالامر السامي رقم ۱۳۷۹/۷/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه ويكون للاداره خانه مخصصه بتسليم الوثيقه للمركز لكي يتم من خلالها الولوج للنسخ الالكترونيه الممسوحه لديهم، وبنفس اللحظه يتفعل لدي المركز خانه استلام الوثيقه، ولا تفعل خانه استلام الوثيقه الا بعد استلام الوثيقه الورقيه من الاداره المصدره للوثيقه بعد انتهاء مده حفظها في الاداره حسب قوايم مدد الحفظ. * الوثيقه الالكترونيه ترحل الوثيقه الالكترونيه الي مركز الوثايق مباشره بعد انتهاء مده حفظها بدون اي مرفقات ورقيه في الاداره المنشيه لها حسب قوايم مدد الحفظ ووفقا للايحه الترحيل الصادره بالامر السامي رقم ۱۳۷۹/۲/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه، ويراعي فيها هذا الامر درجات السريه، ويقوم المركز باختيار خانه استلام الوثيقه وتبدا مده الحفظ في مركز الوثايق الي ان تليها مرحله الاتلاف. * يتم عمل محضر لجنه اتلاف بعد وجوب اتلافها، ومن خلال يتم التواصل مع المركز الوطني للوثايق والمحفوظات الاعتماد الاتلاف. ۷۳ / ۱۹ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS T00 966 1 4882222 www.ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض المملكه العربيه السعوديه 11111 F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 الرقم: التاريخ: المرفقات: # الوثايق دايمه الحفظ | العدد | نوع الوثيقه | مراحلها | درجات الاهميه | درجات السريه | الترحيل | | ۱ | الوثيقه الاداريه | المرحله الاولي: اول ما تنشي الوثيقه الاداريه / الماليه / التخصصيه سواء بطريقه الكترونيه او ورقيه، فانها تدخل في النظام من تاريخ انشايها وان النظام يتعرف علي نوع الوثيقه من خلال ملي خاناتها لتحديد نوع الوثيقه ويتعرف علي مده حفظها في الاداره المنشيه لها حسب قوايم مدد الحفظ ويضع لها مؤقت تنازلي بمنبه من تاريخ انشايها تمهيدا للمرحله التاليه لها. | تحدد من قبل منشي الوثيقه وفقا للايحه | تتلف الوثيقه مؤقته الحفظ وفق لايحه الاتلاف الصادره بالامر السامي رقم ۱۳۷۹/۷/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه | | | ۲ | الوثيقه الماليه | المرحله الثانيه: بعد انشاء الوثيقه في الاداره المنشيه لها (1)، يكون في مركز الوثايق منبه يدل علي وجود وثيقه تم انشايها وتكون نشطه في تلك الاداره لمده معينه، وتكون الوثيقه المدخله مشفره امام مركز الوثايق بحيث لا يمكن الاطلاع عليها لكونها ما زالت نشطه. وبعد انتهاء مده حفظها ورقيا او الكترونيا في نفس الاداره يتم تفعيل المنبه التابع لهذه الوثيقه تلقاييا لدي مركز الوثايق وبالتالي يطلب مركز الوثايق الوثيقه من الاداره المنشيه لها وفق لايحه الترحيل الصادره بالامر السامي رقم ۱۳۷۹/۷/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه | تحدد من قبل منشي الوثيقه وتداولها الصادره بالامر السامي رقم ۱۳۷۹/۷/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه | بعد انتهاء مده حفظها في الجهاز الحكومي حسب مدد الحفظ. | | | ۳ | الوثيقه التخصصيه | المرحله الثالثه (3): بعد ترحيل الوثيقه الي مركز الوثايق والمحفوظات وفق لايحه الترحيل الصادره بالامر السامي رقم ۱۳۷۹/۷/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه، يبدا العد التنازلي لاتلاف الوثيقه الالكترونيه او الورقيه. يتم عمل محضر لجنه اتلاف بعد وجوب اتلافها وفق لايحه الاتلاف الصادره بالامر السامي رقم ۱۳۷۹/۷/م وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ه وحسب قوايم مدد الحفظ، ومن خلالها يتم التواصل مع المركز الوطني للوثايق والمحفوظات لاعتماد الاتلاف. تطابق المرحلتين الاولي والثانيه بخلاف انه يوضع للوثايق التخصصيه لايحه خاصه من قبل الجهه المنشيه لها وتحدد اعمار وثايقها وتتواصل مع المركز الوطني للوثايق والمحفوظات لاعتمادها. | | | | اذا كانت الوثيقه قابله للتداول فانها تفتح مباشره لدي مركز الوثايق، وفي حال كانت الوثيقه سريه - بمختلف درجاتها - فانه لابد من تفعيل خانه تسليم الوثيقه المركز الوثايق. اذا كانت الوثيقه سريه يقوم مركز الوثايق بتنبيه الاداره المنشيه للوثيقه وذلك عن طريق خانه التسليم، لكي يتهيا للمركز تفعيل خانه استلام الوثيقه السريه، وتكون من خلال مركز الوثايق. في حال ورود الوثيقه سواء كانت الوثيقه اداريه او ماليه او تخصصيه ورقيه - الكترونيه) فان المركز يعمل مسح ضويي للوثيقه في حال كانت ورقيه، وتحفظ وتحال الي الاداره المعنيه في حال كانت الوثيقه الكترونيه، وتحال للاداره المختصه في حال كانت الوثيقه ورقيه ويبدا الموظف في الاداره برفعها في النظام لكي تحدد مده حفظها. من امكانيات مركز الوثايق الاطلاع علي اي وثيقه تنشي حديثا، ما عدي السريه. من امكانيات مركز الوثايق معرفه وجود وثايق ستحفظ بمده معينه في اداره معينه سواء ان كانت الوثايق الكترونيه او ورقيه. ۷۳ / ۲۰ الديوان الملكي - الرياض المملكه العربيه السعوديه 11111 www.ncar.gov.sa NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS F 00966114413905 info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 الرقم: التاريخ: المرفقات: بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني الوثايق والمحفوظات (۰۷۷) التزويد بالوثايق والمحفوظات * يتم التزويد بنسخ او صور التعاميم الجديده الصادره وفقا ل: - تحدد اسماء الجهات الحكوميه وقطاعات الجهاز الرييسه وفروعه الرييسه ووحداته الرييسه التي يلزم تزويدها مباشره بنسخ او صور من التعاميم الصادره عن الجهاز الاداري. - لا توضع اسماء الجهات او القطاعات او الفروع او الوحدات علي ذات التعميم حفاظا علي شكله العام، وتلافيا لسقوط اسماء بعض الجهات او القطاعات او الوحدات او الفروع عند تدوينها علي كل تعميم جديد. - توضع اسماء الجهات والقطاعات ووحدات الجهاز الاداري الرييسه وفروعه الرييسه التي يتقرر تزويدها بنسخ او صور من التعاميم الصادره عنه في بيانات تعتمد من الجهات المعنيه لتقوم اداره الصادر بالتزويد علي ضويها. - تزود الجهات الحكوميه وقطاعات الجهاز او فروعه الرييسه بنسخ من التعميم. - تقوم كل جهه رييسه بابلاغ الوحدات او الفروع التابعه لها بهذا التعميم بالاسلوب المناسب. - توثق اداره الصادر النسخ المرسله منها للجهات والقطاعات او الفروع، وذلك بختمها بختم ( طبق الاصل والتوقيع بجانب طبعه الختم من قبل موظف مختص. - تزود اداره الصادر الوحدات الاداريه بالجهاز بصور من التعاميم الصادره عنه. - يسلم اصل التعميم واساسه الي مركز الوثايق في الجهاز لحفظه او ترحيله وفقا للمقتضيات النظاميه. ۷۳ / ۲۱ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS T 00 966 1 4882222 www.ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 الرقم: التاريخ المرفقات بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوكيز والمحفوظات (۰۷۷) * يتم التزويد بنسخ وصور المكاتبات الصادره عن الجهاز وفقا ل: * يتم التزويد بنسخ وصور المكاتبات الصادره وفقا لما دون علي نسخ الوثيقه من قبل الوحده الاداريه المختصه. - تزود الجهه او القطاع او الفرع بنسخه موثقه من الوثيقه الصادره. - تزود الوحده الاداريه المعنيه في الجهاز الاداري بصوره من المكاتبه الصادره اذا كانت ستتخذ اجراء معينا علي هذه الصوره. - تسلم النسخه المركنه للوثيقه الصادره مع اساس الوثيقه الصادره وصوره الوثيقه الموقعه التي يجب الاحتفاظ بها الي مركز الوثايق في الجهاز لحفظها. - اذا لم يكن الاجراء علي المعامله نهاييا، فيعاد اساس المعامله الي الوحده الاداريه المختصه رفق صوره الصادر لاستكمال اللازم نحو البت في الموضوع. * ينظم مركز الوثايق في الجهاز الحكومي ملفا للقراءات لكل وحده اداريه او للجهاز ككل، وفقا لما تحدده الجهه المعنيه في الجهاز. وترتب داخل ملف القراءات صور مما صدر من مكاتبات عن الجهاز خلال الاسبوع السابق، وبعد الاطلاع علي الملف من قبل المعنيين تتم اعادته لمركز الوثايق لاتلاف الصور الموجوده فيه. * اذا تمت ميكنه العمل الاداري فان التزود بالوثايق سيكون من خلال هذه الوسايل وفقا لما يرد في التزويد الالي، مما يلغي اي حاجه لتزويد من تشملهم خدمات هذه التقنيه داخل او خارج الجهاز الاداري بنسخ او صور من الوثايق الجديده الصادره عن الجهاز. * يزود مركز الوثايق الوحدات الاداريه المعنيه بصور من الوثايق القديمه التي تحتاجها لاداء اعمالها. * التزويد الكتابي: يتم طلب التزويد بالوثايق كتابيا اذا كانت الجهه الطالبه في نفس المبني واعمال الوثايق تدار بالوسايل اليدويه، وذلك وفقا للاجراءات التاليه: ۷۳ / ۲۲ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 # المملكه العربيه السعوديه # المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (۰۷۷) بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: - تتم تعبيه انموذج طلب التزويد من الوحده الاداريه ويوقع من صاحب الصلاحيه، انموذج تزويد رقم (۱). - يعتمد الطلب من المسؤول عن التزويد بمركز الوثايق. - يقوم المختص باستلام الطلب والتعرف علي موضوع الوثيقه وتحديد رقم ملفها، واخراجه، ومن ثم اخراج الوثيقه المطلوبه واخذ صوره عنها وتسليمها لمندوب الوحده الاداريه المختصه، واعاده الوثيقه الي مكانها وحفظ انموذج الطلب في ملف الوحده الاداريه. * التزويد الهاتفي: يتم طلب التزود بالوثايق هاتفيا اذا كانت الجهه الطالبه ليست في نفس المبني واعمال الوثايق تدار بالوسايل اليدويه، وذلك وفقا للاجراءات التاليه: - يتم الاتصال من قبل الموظف المختص في الوحده الاداريه المختصه بالموظف المختص في مركز الوثايق ويزوده بكافه البيانات اللازمه عن الوثيقه المطلوبه. - يقوم الموظف المختص في مركز الوثايق بتدوين كافه البيانات عن الوثيقه المطلوبه الي جانب البيانات عن الموظف الذي طلبها ، واسم متلقي الطلب وتاريخ وزمن تلقي الطلب في الانموذج الخاص بذلك، انموذج تزويد رقم (۲). - يعتمد الطلب من المسؤول عن التزويد بمركز الوثايق. - يستخرج الموظف المختص الوثايق المطلوبه، ويقوم بارسالها عن طريق الفاكس، او يصورها ويقوم بارسال الصور عن طريق البريد، ومن ثم التوقيع علي انموذج التزويد بارسال المطلوب، ويحدد تاريخ الارسال علي انموذج الطلب، ويحفظ الطلب في ملف الوحده الاداريه المختصه. ۷۳ / ۲۳ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 # بسم الله الخير الرقم: التاريخ: المرفقات: التزويد الالي: اذا استخدمت الوسايل الحديثه في حفظ الوثايق، فتزود كل وحده اداريه مختصه بطرفيه حاسب الي وطابعه، ويحدد الاشخاص الذين يحق لهم الاطلاع والاستنساخ من خلال هذه الوسايل ويكون ذلك بطلب من مدير الوحده الاداريه المركز الوثايق وفقا لانموذج التزويد رقم (۳). ## احكام عامه في التزويد: * اذا دعت متطلبات المعامله الوارده من جهاز حكومي الكتابه الي جهاز حكومي اخر فيلزم تزويد الجهاز الذي وردت منه المعامله بنسخه من الكتابه الصادره عليها للاحاطه بما تم ولاستكمال بيانات ملف الموضوع، ما لم يكن هذا الاجراء سريا. * اذا اصدرت جهه مختصه امرا تنفيذيا، فعلي الجهه التنفيذيه ان تزود الجهه الامره بنسخه من الاجراء المتخذ اذا كان كتابيا، للتحقق من انفاذ الامر واستكمال وثايق ملف الموضوع. ## الاعاره * تتم اعاره اصل الوثيقه او نسختها واساسها الذي تم بموجبه البت في موضوع معين في الحالات الضروريه ووفقا للشروط التاليه: * ان يتعذر البت في موضوع متعلق بموضوع الوثيقه ما لم يتم الاطلاع علي هذه الوثايق. * ان تتم الاعاره بناء علي طلب موقع من مدير الوحده الاداريه المختصه. * علي الوحده الاداريه المستعيره للوثيقه ان تراعي الامور التاليه: * ابقاء الوثيقه المعاره واساسها علي الترتيب الذي وردت به للوحده المستعيره، وعدم فصل الاوراق عن بعضها، واذا دعا الامر الي فصل بعض هذه الاوراق، فيجب اعادتها الي وضعها السابق قبل اعادتها للمركز. ٢٤ / ٧٣ **ncar** NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 الرقم: التاريخ: المرفقات: بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوثايق والمحفوظات (VV) اذا طلبت اساسات وثايق سابقه تتعلق بموضوع واحد فيجب ان يبقي كل اساس مستقلا ومحافظا علي الترتيب الاصلي لاوراقه، والا يتم الدمج بين هذه الاساسات لكي يعاد كل منها الي مكان حفظه. * لا تزيد مده الاعاره علي عشره ايام، ويمكن تجديدها لمده مماثله بطلب جديد من مدير الوحده الاداريه المختصه. * تتم الاعاره وفقا ل: - تتم تعبيه انموذج طلب الاعاره من قبل الموظف المختص في الوحده الاداريه ويوقع من مدير الوحده الاداريه المختصه، انموذج رقم (۱). - يعتمد طلب الاعاره من المسؤول في مركز الوثايق. - يقوم المختص بتسلم الطلب والتعرف علي موضوع الوثيقه وتحديد رقم ملفها. - يقوم الموظف المختص باخراج الملف وتحديد الوثيقه في فهرس الملف ووضع ملاحظه في الفهرس في حقل الملاحظات امام الوثيقه باعارتها للوحده الاداريه المعنيه، ومن ثم اخراج الوثيقه من الملف. - فحص سلامه الوثيقه ومرفقاتها ومعرفه عدد هذه المرفقات. - يصور الموظف المختص الوثيقه الاصليه ومرفقاتها، ويحفظ الصور مع طلب الاعاره في الملف بدلا عن الاصل المستخرج. - توضع الوثيقه المعاره واساسها في وعاء شفاف للحفاظ عليها اثناء تداولها لدي المستعير، ويوضع علي الوثيقه داخل الوعاء انموذج يميزها عن غيرها، ويوضح علي هذا الانموذج البيانات الاساسيه عن الوثيقه والجهه المستعيره، انموذج اعاره رقم (٥). - يتسلم مندوب الوحده الاداريه المختصه الوثيقه المعاره بعد التوقيع علي انموذج طلب الاعاره وتدوين اسمه وتاريخ الاستلام. - بعد اتمام الاجراءات السابقه، يقوم الموظف المختص باعاده الملف الي مكان حفظه. ٧٣ / ٢٥ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ المرفقات (VV) ينظم مركز الوثايق في الجهاز الاداري عمليه متابعه اعاده الوثايق المعاره الي اماكن حفظها في الوقت المحدد وفقا ل - يعبي الموظف المختص حقول بطاقه الاعاره، ويضعها مع بطاقات الاعاره في الترتيب التاريخي لتاريخ اعاده الوثيقه، انموذج اعاره رقم (۲). اما اذا كانت المتابعه اليه، فيقوم الموظف بادخال البيانات اللازمه في الحاسب الالي لتتم بموجبها عمليه المتابعه. - في التاريخ المحدد لاعاده الوثيقه يقوم الموظف المختص في المركز بالاتصال الهاتفي بالموظف المختص في الوحده الاداريه المختصه، ويطلب منه اعاده الوثيقه المعاره لانتهاء مده اعارتها، ويدون يوم وتاريخ وزمن الاتصال علي بطاقه الاعاره. - اذا لم تعد الوثيقه في اليوم الاول للاتصال يعاد الاتصال الهاتفي مره ثانيه في اليوم التالي ويدون ذلك علي بطاقه الاعاره. - اذا لم تعد الوثيقه في اليوم التالي لتاريخ الاتصال الهاتفي الثاني تعد مذكره باسم مدير الوحده الاداريه المختصه بتوقيع مدير مركز الوثايق يطلب فيها التوجيه باعاده الوثيقه التي انتهت مده اعارتها بتاريخ / / ١٤٠٠ه ، ويشار في المذكره الي عمليتي الاتصال الهاتفي، انموذج اعاره رقم (۳). - اذا لم تعد الوثيقه في اليوم الثاني من تاريخ المذكره الاولي، فتعد مذكره الحاقيه بنفس المعني، ويشار فيها الي رقم المذكره السابقه، انموذج اعاره رقم (٤). - اذا اعيدت الوثيقه المعاره يتم فحصها من قبل الموظف المختص وذلك بمطابقتها علي صورتها المحفوظه في ملف الموضوع، فاذا وجدت مكتمله يتم اتلاف الصوره المحفوظه بعد اعاده الوثيقه الاصليه الي مكانها، ومسح الملاحظه المدونه في فهرس الملف في حقل الملاحظات المتعلقه بالوثيقه ومن ثم اعاده الملف الي مكانه، وحفظ طلب الاعاره وبطاقه الاعاره في ملف الوحده الاداريه المختصه. ٢٦ / ٧٣ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 # بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: اذا ثبت من واقع ملف احدي الوحدات الاداريه لدي مركز الوثايق عدم تعاون المختصين فيها في اعاده الوثايق المعاره في وقتها، فيعد مذكره من المركز الرييس اللجنه الدايمه للوثايق في الجهاز الاداري، بطلب توجيه المعنيين في هذه الوحده بوجوب اعاده الوثايق المعاره الي المركز في حينها. ## ايداع الوثايق بالمركز الوطني للوثايق والمحفوظات: ١- يخصص لكل نوع من انواع الوثايق التي يتم ايداعها في المركز وفقا لما نصت عليها الماده (۲) من السياسه العامه للوثايق (*)، سجل خاص بها. ٢- يصمم انموذج سجل للايداع يتضمن المعلومات المهمه عن الوثيقه المودعه وتدون هذه المعلومات علي احدث وسايل تقنيه حفظ المعلومات. ٣- يخصص لكل سجل رمز خاص به، يميز الوثايق المقيده فيه ويحدد اماكن حفظها. ٤- الوثايق ذات المسلسل الخاص كالمراسيم الملكيه والاوامر الملكيه وقرارات مجلس الوزراء وقرارات مجلس الشوري يتم تسجيلها تبعا لتسلسل ارقام صدورها، ويترك مكان خال الرقم الوثيقه التي لم ترد ، وعلي الاداره المختصه متابعه ورود هذه الوثايق وتدوين الملاحظات عن الوثايق التي لم يتم ايداعها. ٥- يتكون رقم ايداع هذا النوع من الوثايق من رمز سجل الايداع ورقم الوثيقه والعام الذي صدرت فيه. (*) - الماده (۲) من السياسه العامه للوثايق * المراسيم والاوامر الملكيه. * التعليمات والتعاميم الساميه. * قرارات مجلس الوزراء ومرفقاتها. * قرارات مجلس الشوري ومرفقاتها. * الانظمه. * الاتفاقيات والمعاهدات وما ارتبط بها من خرايط او جداول او ملاحق. ۷۳ / ۲۷ **ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS** T 00 966 1 488 2222 www.ncar.gov.sa 11111 الديوان الملكي - الرياض المملكه العربيه السعوديه Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa الرقم: التاريخ: المرفقات: بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوثايق والمحفوظات (۰۷۷) ٦- تسجل الوثايق الاخري التي يلزم ايداعها وفقا للماده (۲) من السياسه العامه للوثايق تبعا لتاريخ ورودها للمركز، ويراعي ترتيب الوثايق القديمه من كل نوع تبعا لتاريخ صدورها عند تسجيلها في سجل الايداع. ٧- يتكون رقم ايداع هذا النوع من الوثايق من رمز سجل ايداعها ورقم تسلسل قيدها في هذا السجل. ٨- الوثايق التي صدرت قبل اعتماد هذه اللايحه تودع اصولها لدي المركز خلال عام من صدور هذه اللايحه. ٩- ترتب وتحفظ الوثايق المودعه تحت رقم الايداع. ١٠- تصدر الوحده الاداريه المختصه بالايداع احصاييه سنويه عن عدد الوثايق المودعه لديها وانواعها وجهاتها. * ترحيل الوثايق والمحفوظات - الماده الاولي: تتم عمليات ترحيل الوثايق والمحفوظات وفقا للوايح الحفظ وقوايم مددي - الماده الثانيه: تجهز الوثايق او المحفوظات لاغراض الترحيل وفقا لما يلي: ١/٢ يوضع كل نوع من انواع الوثايق والمحفوظات في حافظات مناسبه له، تحمل رمزا خاصا به وفقا لخطه تصنيف وترميز الوثايق. ٢/٢ يعد بيان بالوثايق او المحفوظات التي تحتوي عليها كل حافظه وفقا لنماذج الترحيل المرافقه. ٣/٢ توضع كل مجموعه من الحافظات ذات النوع الواحد من الوثايق في صندوق خاص بها يصمم بالتفاهم مع المركز الوطني، وبعد بيان بمحتويات كل صندوق وفقا لنماذج الترحيل المرافقه. ۷۳ / ۲۸ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: المملكه العربيه السعوديه المركز الوثايق والمحفوظات (VV) ٤/٢ يعطي مسلسل خاص لبيانات ترحيل وثايق كل وحده اداريه مختصه. ٥/٢ يبدا اول رقم في مسلسل بيانات الترحيل مع اول عمليه ترحيل لوثايق الوحده الاداريه. ٦/٢ يوضع رقم مسلسل الترحيل علي جميع نماذج الترحيل المستخدمه في العمليه الواحده. ٧/٢ يعطي مسلسل خاص لارقام صناديق كل نوع من انواع وثايق الوحده الاداريه الواحده، وفقا لنماذج الترحيل المرفقه. ٨/٢ يوضع علي كل صندوق بطاقه خاصه توضح اسم الجهاز الحكومي الذي تتعلق به هذه الوثايق، ورمزه، ومركز الوثايق المختص ورمزه، والوحده الاداريه المختصه ورمزها ورقم الصندوق ورقم بيان الترحيل وموضوع الوثايق التي يحتوي عليها الصندوق وفترتها الزمنيه، وفقا لنماذج الترحيل المرافقه. ٩/٢ ترتب الصناديق المرحله في الجهه المتسلمه وفقا لترتيب ارقام الصناديق المتسلسله. ١٠/٢ يراعي ان تكون محتويات الصناديق غير متداخله من الناحيه التاريخيه فتكون محتوياتها محدده لاعوام كامله او شهور، مما يسهل العثور علي الوثايق المطلوبه. ۱۱/۲ ترحل الوثايق او المحفوظات مع نسخه من وسايل البحث عنها. ۷۳ / ۲۹ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS T00 966 1 4882222 www.ncar.gov.sa 11111 F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض المملكه العربيه السعوديه Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: الماده الثالثه: تبدا عمليات تجهيز الوثايق او المحفوظات للترحيل قبل نهايه العام بشهرين. الماده الرابعه: تتم عمليات الترحيل بين الوحدات الاداريه بالجهاز خلال شهرين من بدايه العام الجديد. الماده الخامسه: تتم عمليات الترحيل من مركز الوثايق بالجهاز للمركز الوطني للوثايق والمحفوظات وفقا لجدول زمني يتفق عليه. الماده السادسه: تشكل لجان الترحيل من اربعه اعضاء، اثنان من الجهه المسلمه، واثنان من الجهه المتسلمه. الماده السابعه: تقوم لجنه الترحيل بتطبيق الوثايق والمحفوظات والملفات والصناديق علي بياناتها المكونه من نسختين والتوقيع عليها واحتفاظ كل جهه بنسختها. * ايضاحات ارشاديه لتعبيه نماذج الترحيل: ۱- رقم بيان الترحيل: يقصد به الرقم المخصص للدفعه المرحله. ۲- الوحده الاداريه المختصه: يقصد به اسم الوحده الاداريه التي انتجت هذا النوع من الوثايق او عهد به اليها. ۳- انواع وثايق الوحده الاداريه: يحدد به انواع الوثايق وفقا للنشاطات التي تمارسها الوحده الاداريه مثل مسيرات الرواتب، بطاقات التاديه، سجلات الوارد، مسلسلات الصادر، مذكرات الادخال او الاخراج. ٤- العنوان الايضاحي للجدول: يدون في هذا العنوان رقم الملف او الصندوق المرحل واسم الجهه المرحله واسم الجهه المرحل اليها وتاريخ الترحيل. ٥- موضوع المعامله: يدون فيه اسم الوثيقه واسم صاحبها (فردا او شركه او تنظيم) والموضوع الذي تتعلق به. ٧٣ / ٣٠ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات ٦- رقم المعامله: يقصد به رقم الصادر او القيد الذي حفظت علي اساسه المعامله. ٧- نوع الوعاء: يقصد به الماده والشكل الذي يكون عليه وعاء الوثيقه مثل كونه اوراق او بطاقه او مجلد او خارطه او ميكروفيلم وغير ذلك. ٨- حاله الوثيقه: يقصد به بيان حاله وعاء الوثيقه، من حيث كونه بحاله ممتازه او جيده او ردييه او ممزقه وكونه كاملا او ناقصا. ٩- الفتره الزمنيه للملف : يدون فيه تاريخ فتح الملف وتاريخ اقفاله. ١٠- محتويات الصندوق: يوضح بها نوع الوثايق التي يشتمل عليها الصندوق. ١١- رقم الصندوق: يتكون رقم الصندوق من رقم نوع وثايق الوحده ومسلسل الصناديق التي تحتوي علي ذلك النوع من الوثايق. المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (۰۷۷) ٧٣ / ٣١ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني الوثايق والمحفوظات (۰۷۷) الرقم: التاريخ: المرفقات: المتطلبات التقنيه * تنقسم الصفحه الرييسه للنظام لعده اقسام تنبثق منها خدمات وخيارات تمكن من الوصول للوثيقه او ايداعها بالنظام، وذلك عن طريق: - خدمات اداره التعريفات المركزيه. - خدمات القوايم الاستناديه. - بناء شجره الهيكل التنظيمي. - اداره التصنيفات. - بناء شجره المحتوي الرقمي. - خدمات الصلاحيات والامان. - ادوات متقدمه للمسح الضويي الكمي. - ادوات متقدمه للفهرسه الاليه للنماذج الثابته. - ادوات تحسين الصوره والتوقيع الالكتروني. - خدمات استيعاب المستندات الالكترونيه. - خدمات عمليات الفهرسه والتوزيع والتدقيق. - ادوات لاداره سير العمل الالكتروني والمشاركه بين مراكز المحفوظات في القطاعات الحكوميه والمركز الوطني للوثايق والمحفوظات. - عمليات المراجعه وضبط الجوده. - اداره خدمات الرسايل والتنبيهات. - اداره طلبات الاطلاع والاعاره. - اداره عمليات التقييم والتخلص. ۷۳ / ۳۲ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS T 00 966 1 4882222 www.ncar.gov.sa 11111 الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 الرقم: التاريخ: المرفقات بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (VV) بعض المعايير العالميه ١- النموذج المرجعي. نظام المعلومات الارشيفيه Open Archival Information System ISO (OAIS) يمثل نموذجا مرجعيا OAIS - Reference Model رفيع المستوي واطارا يحدد بموجبه المشاركين في عمليات الحفظ الرقمي وادوارهم ومسؤولياتهم وانواع المعلومات التي يتعين تبادلها اثناء عمليه الايداع والاستيعاب والنشر من المستودع الرقمي. ان تطبيق معيار (OAIS) يمكن الجهه من خلاله الحد من التاثيرات التي تحصل بسبب التكنولوجيا المتغيره باستمرار من حيث اشكال وانواع الملفات ووسايط المعلومات، ولضمان ان المعلومات الارشيفيه سيتم حفظها بشكل دايم، يتناول النموذج المرجعي مجموعه كامله من وظايف حفظ الوثايق الارشيفيه وذلك بتطبيق جميع الخصايص الوظيفيه لهذا المعيار وهي: - الاستيعاب (Ingest) - التخزين الارشيفي (Archival Storage) - اداره البيانات (Data Management) - التخطيط للحفظ (Preservation Planning) - الوصول (Access) ۷۳ / ۳۳ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 # المملكه العربيه السعوديه # المركز الوطني للوثايق والمحفوظات الرقم: التاريخ: المرفقات: (۰۷۷) - PAIMAS المنتج. * ملخص اسلوب واجهه المحفوظات القياسي. Producer - Archives Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS) معيار (PAIMAS) يحدد ويوفر الهيكل الخاص بالتفاعلات التي تحدث بين منتجي المعلومات في المؤسسات وعمليات ايداع المحفوظات في الارشيف المركزي، من خلال تعريف وتحديد اتفاق مكون من اجراءات محدده يتم تنفيذها في اربع مراحل في التفاعلات بين المنتج (القطاعات الحكوميه) وبين الارشيف المركزي (المركز الوطني للوثايق والمحفوظات)، والتي ينبغي ان تدرج عند اعداد العمل علي الاتفاق. معيار (PAIMAS) يوفر عمليات الحصول علي المجموعات الارشيفيه، وتوثيق نقلها الي مركز المحفوظات بحيث يهتم بالتفصيل في عمليه الاستيعاب والايداع في المقام الاول للمواد الرقميه، والاجراءات التي ينبغي ان تدرج في سير العمل ليتم الاضطلاع بها علي نحو كاف وناجح. وينظر ل (PAIMAS) علي انها المراحل الاولي من وظيفه ايداع واستقبال واداره المحفوظات للنموذج المرجعي (OAIS)، ونقل المواد الرقميه من المنتج الي الارشيف المتوافقه معها للتحضير وللاداره والتخزين. ٧٣ / ٣٤ **ncar** NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS T 00 966 1 488 2222 ه F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa www.ncar.gov.sa 11111 الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (۰۷۷) الرقم: التاريخ: المرفقات: ISO (16363:2012) - ٣ Audit and certification of Trustworthy Digital Repositories. شهاده الايزو المعياريه رقم (16363) (ISO) المراجعه والتدقيق للمستودعات الرقميه الجديره بالثقه. ايزو (16363) من مؤسسه (The Consultative Committee for Space Data Systems) (public.CCSDS.org) العالميه مراجعه وتدقيق لمراكز المحفوظات الرقميه، للحصول علي شهاده (Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories) والتي تؤكد مدي الامتثال للمتطلبات اللازمه للاعتراف بالمركز كمستودع رقمي في الجهه الحكوميه. حيث تركز علي الجمع بين اليات النظم الحاسوبيه وامن تكنولوجيا المعلومات لاعتماده كمستودع رقمي ذو موثوقيه عاليه في رعايه المعلومات الرقميه طويله الاجل. تم تصميم المعيار بطريقه هرميه لمساعده المدققين الي ثلاثه جوانب منفصله للمستودعات الرقميه: - البنيه التحتيه المؤسسيه: التي تتناول المستودعات الرقميه للمؤسسه، والتزامها بالحفظ والحوكمه، والتوظيف والاستدامه الماليه والمسؤوليات القانونيه. - اداره الكاين الرقمي: الذي يتناول اساسيات الحفظ الرقمي، في اعقاب مفاهيم (OAIS). - البنيه التحتيه واداره المخاطر الامنيه: معاجله الجواب الامنيه، والتي يمكن ان تاخذ الرعايه من قبل شهاده ISO ۲۷۰۰۰ ٣٥ / ٧٣ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS T 00 966 1 4882222 www.ncar.gov.sa 11111 الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: ٤- معيار ايزو (1:2016-15489 ISO) في اداره السجلات (الارشيف الوسيط). معيار ايزو (15489 (ISO) يشمل السجلات الرقميه، البيانات الوصفيه) Information and Documentation ويعني بتطبيق الجزء الاول (ISO) (15489-1:2016 المفاهيم والمبادي، وتعريف المفاهيم والمبادي التي تتضمن انشاء واستقبال واداره السجلات (السجلات الرقميه والبيانات الوصفيه) هذا الجزء يصف المفاهيم والمبادي المتعلقه بما يلي: * السجلات والبيانات الوصفيه للسجلات وانظمه الارشيف. * السياسات والمسؤوليات المسنده، والمراقبه والتدريب ودعم الاداره الفعاله للسجلات. * تحديد متطلبات الوثايق الحاليه بتحليل سياق العمل المرتبط بها. * تحديد الضوابط وسياسات اتاحه الوثايق والبيانات الوصفيه. * عمليات انشاء واستقبال السجلات وادارتها. ٥- معيار (ISO 16175-2) Guidelines & Functional Requirements for Digital Records Management Systems المبادي التوجيهيه والمتطلبات الوظيفيه لانظمه اداره السجلات الرقميه. وتنطبق هذه المتطلبات علي السجلات بصرف النظر عن الوسايط التي انشيت فيها وتهدف المتطلبات الي: * تحديد العمليات والمتطلبات لتحديد واداره السجلات في انظمه اداره السجلات الرقميه. * تحديد وظيفه اداره السجلات التي يجب تضمينها في مواصفات التصميم عند انشاء او تطوير او شراء برمجيات انظمه اداره السجلات الرقميه. * المتطلبات الوظيفيه لاداره السجلات في اختيار انظمه اداره السجلات الرقميه المتاحه تجاريا. * مراجعه وظيفه اداره السجلات، او تقييم مدي امتثال نظام اداره السجلات الرقميه الحاليه. ٣٦ / ٧٣ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 T 00 966 1 4882222 www.ncar.gov.sa F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله العز الحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوكا الوثايق والمحفوظات (۰۷۷) الرقم: التاريخ: المرفقات: Describing Archives: A Content Standard (DACS) -٦ وصف المحفوظات: معيار المحتوي (DACS) والترابط مع الوصف (MARK21) وصف المحفوظات: معيار المحتوي (DACS) الطبعه الثانيه توفر الوف والشرح الثابت والمناسب للمواد الارشيفيه لكافه انواعها وتعكس هذه الطبعه الجديده التقارب المتزايد بين المحفوظات والمتاحف، والمعايير المكتبيه. تدعم (DACS) المعايير الوصفيه المتقدمه والمعتمده من قبل المجلس الدولي للارشيف. ويقدم )The Society of American Archivists - SAA( الجمعيه الامريكيه للارشيفين )ISA( ارشادات بشان انشاء سجلات الاستناد. يمكن تطبيق DACS لجميع انواع المواد علي جميع المستويات من الوصف، وصممت للاستخدام من قبل اي نوع من الانتاج الوصفي، بما في ذلك MARK21. الجزء الاول من DACS ويتضمن قواعد لضمان انشاء الواصفات الثابته والمناسبه، ويتم استخدام القواعد لوصف جميع انواع المواد الارشيفيه وعلي جميع المستويات من الوصف بغض النظر عن الشكل او الوسيله. ويمكن ايضا ان تطبق علي وصف مجموعات يتم تجميعها. الجزء الثاني من DACS هو استخدام سجلات الاستناد Authority Records) والتي تعتمد علي المعيار الدولي لسجلات استناد المحفوظات التي تمثل الهييات الاعتباريه والاشخاص والاسر ISAAR CPF. -٧ معيار قاموس البيانات الوصفيه للمحفوظات (PREMIS). قاموس البيانات PREMIS للبيانات الوصفيه للمحفوظات هو المعيار الدولي للبيانات الوصفيه لدعم الحفاظ علي المواد الرقميه وضمان الاستخدام علي المدي الطويل. وضعت من قبل فريق دولي من الخبراء، يتم تنفيذ PREMIS في مشاريع الحفاظ علي التراث الرقمي في جميع انحاء العالم، ويحدد قاموس البيانات "بيانات الحفظ الوصفيه " بصيغه مخطط XML علي انها معلومات يستخدمها المستودع لدعم عمليه الحفظ الرقمي. ۷۳ /۳۷ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 www.ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 info@ncar.gov.sa بسم الله الحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (VV) الرقم: التاريخ: المرفقات: الاطار العام لبرنامج الارشفه برامج اداره المحتوي واجهات برنامج الارشفه قواعد البيانات ۷۳ /۳۸ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa 11111 الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله العز الخيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني الوثايق والمحفوظات (VV) الرقم: التاريخ: المرفقات * واجهات برنامج الارشفه: يتم تصميم واجهات برنامج الارشفه من خلال البرامج العالميه والمتعارف عليها مثل: Share Point - VB.Net - JAVA - ويقصد بواجهات البرنامج: - شاشه الفهرسه. - شاشه التصنيف. - شاشه التدقيق والمراجعه. - شاشه البحث. * برامج اداره المحتوي وهي البرامج التي يتم من خلالها تخزين الصور وادارتها والتحكم بها من حيث الاطلاع والسريه والبحث والاسترجاع ويرمز لها ب Enterprise Content Management - ECM * قواعد البيانات المكان الذي سيتم تخزين سجلات الادخال فيه مثل: - رقم القيد للمعامله. - الموضوع. - وجميع حقول برنامج الارشفه. ومن امثلتها: Oracle - SQL - ۷۳ /۳۹ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS T 00 966 1 4882222 www.ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله العز الحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (۰۷۷) الرقم: التاريخ: المرفقات: اجزاء نظام الارشفه الخاصه ١- شاشه الفهرسه العامه + التصنيف. ۲- شاشه التدقيق. شاشه البحث. - شاشه التقارير. ه - شاشه صلاحيات المستخدمين. ٦- شاشه الكلمات المفتاحيه. شاشه الحفظ. متطلبات البرنامج بعض الخصايص الواجب توفرها في نظام الارشفه فنيا ۱- شاشه الفهرسه: بعض العناصر الرييسيه في شاشه الفهرسه: * رقم القيد * رمز الجهه الحكوميه. * رقم القيد / السنه. * الموضوع. * نوع المعامله. * (سريه - سري جدا - سريه للغايه). * التاريخ. ٤٠ / ٧٣ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS T 00 966 1 488 2222 ه www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الحمن الرحيم الرقم: التاريخ: المرفقات: المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني الوثايق والمحفوظات (VV) * اسم مسجل المعامله والتاريخ والوقت. * اسم مصنف المعامله والتاريخ والوقت. * اسم المدقق والتاريخ والوقت. * حاله المعامله جيده - ممزقه - تالفه). * حقل خاص بالتاريخ يوضح فيه مده حفظ الوثيقه. * طباعه باركود. * اضافه + تعديل + حذف. * تصنيف المعامله من الناحيه (وثايق جوهريه ومهمه - وثايق التطبيقات العمليه للوظايف المساعده - وثايق التطبيقات العمليه للوظايف الاساسيه حسب لوايح المركز في ذلك. ٢ - شاشه التصنيف: * الدخول علي المعامله عن طريق قاري الباركود. * اظهار رقم القيد ومسجل المعلومه. * اضافه + تعديل + حذف + ارسال للتدقيق. * حقل ارسال المعامله للتدقيق والمراجعه. ٤١ / ٧٣ ncar NATIONAL CENTER FOR ARCHIVES & RECORDS www.ncar.gov.sa info@ncar.gov.sa الديوان الملكي - الرياض المملكه العربيه السعوديه 11111 Royal Court - Riyadh, Kingdom of Saudi Arabia 11111 بسم الله الرحمن الرحيم المملكه العربيه السعوديه المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (۰۷۷) الرقم: التاريخ: المرفقات: ٣- شاشه التدقيق والمراجعه علي المدخلات: * الدخول عن طريق قاري باركود. * الدخول علي شاشه كصندوق يحوي المعاملات المحاله الي التدقيق مع امكانيه ارجاعها الي المصنف. او المفهرس للتعديل عليها مع وجود حقل خاص بالملاحظات. * زر لاتمام التدقيق - الغاء. ٤- شاشه البحث: * البحث بجميع حقول البرنامج + البحث في محتوي الوثيقه باستخدام نظام OCR ٥- شاشه التقارير. عامه عن كل شيء في البرنامج مثل (التقارير السنويه – بالتاريخ - تقارير الاطلاع – تقارير الطباعه – تقارير اداء الموظفين ..... وغيرها). ٦- شاشه الكلمات المفتاحيه: وهي عمليه ربط كلمات مفتاحيه بالوثيقه المدخله للرجوع اليها من خلال هذه الكلمه كدلاله في عمليه البحث، ويمكن من خلال شاشه الكلمات المفتاحيه ربط عده معاملات بكلمه واحده. ٧٣ / ٤٢ ncar NATIONAL CENTER FOR T 00 966 1 488 2222 www.ncar.gov.sa 11111 الديوان الملكي - الرياض، المملكه العربيه السعوديه ARCHIVES & RECORDS F 00 966 1 14413905 info@ncar.gov.sa Ro …(42,247 more chars)