ncar · rules · processed · 132 chunks
# الديوان العام للمحاسبه General Court of Audit ## قواعد و اجراءات ## المستودعات الحكوميه بسم الله الرحمن الرحيم المركز الوكيل للوثايق والمحفوظات المركز الوطني للوثايق والمحفوظات # المحتويات * **٥ | المقدمه** * **٧ | تعريفات** * **٨ | الهيكل التنظيمي لجهاز المستودعات** * **٨ | مسؤوليات اداره المستودعات** * **٨ | الوظايف المستودعيه** * **٩ | حالات تعيين امناء مستودعات وماموري العهد و اجازاتهم وانكككهم عن الوظيفه** * **١٠ | تقسيم المستودعات** * **١١ | اصناف المخزون** * **١٢ | نماذج استلام الاصناف المؤمنه بالشراء** * **١٣ | اجراءات استلام الاصناف المشتراه** * **١٦ | صرف الاصناف من المستودعات** * **١٩ | الهبات والتبرعات والمنح** * **٢٠ | العهد العينيه** * **٢٠ | اقسام العهد العينيه** * **٢٠ | قيد العهد العينيه** * **٢١ | نقل العهد العينيه** * **٢٢ | ارجاع الاصناف الي المستودعات** * **٢٤ | اصلاح الاصناف** * **٢٥ | بيع الاصناف المرجعه** * **٢٦ | اتلاف الاصناف المرجعه** * **٢٧ | الرقابه المستودعيه** * **٢٧ | الرقابه علي المخزون** * **٢٧ | اختصاصات اداره ، او قسم ، او وحده مراقبه المخزون** * **٢٩ | وظايف اداره ، او قسم ، او وحده مراقبه المخزون** * **٣٠ | جرد الاصناف** * **٣١ | استماره الجرد** * **٣٢ | رقابه الديوان العام للمحاسبه علي المستودعات** * **٣٣ | فقد او تلف الاصناف** * **٣٤ | الاصناف الراكده والمكدسه** * **٣٥ | حصر الاصناف او المكدسه وصرفها** * **٣٥ | احكام عامه** * **٣٧ | الاشتراطات الواجب توافرها في المستودعات الحكوميه** * **٣٩ | انشاء او استيجار مباني المستودعات** * **٤٠ | النماذج** المركز الوطني للوثايق والمحفوظات # المقدمه الحمد لله رب العالمين والصلاه والسلام علي اشرف الانبياء والمرسلين، وبعد: تنفيذا لقرار مجلس الوزراء رقم (٥١) وتاريخ ١٤٤١/١/١٨ ه، المتضمن بان يتولي الديوان العام للمحاسبه مهمات الرقابه الميدانيه، واعمال التفتيش علي المستودعات الحكوميه، وتطوير قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه وتحديثها. ونظرا لمضي ما يزيد عن خمسه وثلاثين عاما علي صدور قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه، وما طرا خلال هذه الاعوام من تطورات في اساليب استلام وصرف الاصناف ومسك السجلات المستودعيه، وحرصا من الديوان العام للمحاسبه علي تحديث الاساليب الرقابيه علي المستودعات والعهد العينيه لمواكبه الاتجاهات الحديثه في مجال الرقابه الحكوميه. وبناء علي الامر السامي الكريم رقم (٩٢١) وتاريخ ٥ / ١ / ١٤٣٨ه، القاضي ب«التاكيد علي الجهات الحكوميه بالاسراع في تبني استخدام انظمه الحاسب الالي في جميع العمليات الماليه والمحاسبيه، واعداد الحسابات والبيانات الماليه الكترونيا، تمشيا مع مقتضي الفقره (۳) من قرار مجلس الوزراء رقم (٢٣٥) وتاريخ ٢٠ / ٨ / ١٤٢٥ه، خلال مده لا تتجاوز(سنتين)». يطيب لي ان اقدم « قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه » بعد ان جري تطويرها وتحديثها بما يتواكب والتطورات الحاصله في كيفيه اداره وتنظيم المستودعات منذ صدور القواعد السابقه، واستخدام النظم الاليه في اجراء القيود، وما نصت عليه الماده الرابعه) من نظام وظايف مباشره الاموال العامه الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/ ۱۸) و تاريخ ١٤٣٦/٢/٢٣ه، من ان «علي الجهه استخدام الوسايل الالكترونيه التي تضبط مدخلات الصناديق والمستودعات ومخرجاتها»، والبند (اولا) من الامر السامي التعميمي رقم (٥٧٢٣١) و تاريخ . ١٤٣٩/١١/١ه، القاضي بان « علي كل جهه حكوميه ارشفه وثايقها ومستنداتها وعقودها وقراراتها وخطاباتها وبياناتها الكترونيا، وربطها بانظمتها الماليه والاداريه في نظام الي يساعدها علي سرعه الوصول اليها، تمهيدا للارتباط اليا مع الديوان العام للمحاسبه». هذا ونامل تعميم هذه القواعد علي جميع المسؤولين عن تنفيذ احكامها، والتاكيد عليهم بالتقيد بها، راجيا ان تسهم في تعزيز اساليب الرقابه علي المستودعات، والارتقاء باداء العاملين فيها. والله ولي التوفيق ... رييس الديوان العام للمحاسبه د. حسام بن عبدالمحسن العنقري المركز الوطني للوثايق والمحفوظات # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ## تعريفات ### الماده الاولي يقصد بالكلمات والعبارات الاتيه - اينما وردت في هذه القواعد - المعاني المبينه امام كل منها ما لم يقتض السياق خلاف ذلك: 1. **الجهه**: الوزاره، او المصلحه، او الهييه، او المؤسسه العامه، او الدايره الحكوميه ذات الميزانيه المستقله. 2. **القواعد**: قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه. 3. **النظام الالي**: النظام الالكتروني لاداره المستودعات الحكوميه. 4. **النماذج المستودعيه**: النماذج المعتمده التي بموجبها يتم تنفيذ اجراءات استلام، وقيد، وصرف، وجرد الاصناف، وفقا لاحكام قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه، وهي علي النحو الاتي: | اشعار استلام مؤقت لاصناف تحت الفحص (نموذج رقم (1) | مذكره استلام (نموذج رقم (2) | محضر استلام (نموذج رقم (3) | | بطاقه صنف (نموذج رقم (4) | بطاقه مراقبه الصنف (نموذج رقم (5) | محضر فحص و معاينه (نموذج رقم (6) | | طلب صرف مواد (نموذج رقم (7) | بطاقه عهده (نموذج رقم (8) | مستند ارجاع (نموذج رقم (9) | | مستند صرف اصناف رجيع (نموذج رقم . 1) | | استماره الجرد (نموذج رقم 11) | 5. **النماذج المستودعيه ذات القيمه**: وهي مذكره استلام (نموذج رقم (2)، ومحضر استلام (نموذج رقم (3)، وطلب صرف مواد (نموذج رقم (7)، حيث تعد هذه النماذج من الاوراق ذات القيمه التي تختص وزاره الماليه بطباعتها، وعهدا علي مستلميها. 6. **منصه المنقولات**: صفحه الكترونيه يتم انشاؤها علي موقع الجهه الالكتروني، ومن خلالها تعرض اصناف رجيع مستودعات الجهه لتمكين الجهات الحكوميه الاخري من الاستفاده منها، او بيعها، وتحتوي المنصه علي كافه التفاصيل المتعلقه بالاصناف المعروضه. 7. **محضر فحص و معاينه (نموذج رقم (6)**: نموذج ضمن النظام الالكتروني لاداره المستودعات الحكوميه يحتوي علي تفاصيل الاصناف، ونتيجه فحصها ومعاينتها، و مدي مطابقتها للمواصفات، والكميات المطلوبه، وتقرير قبولها او رفضها، وذلك قبل استلامها نهاييا و ادخالها المستودعات. امر اضافه: اجراء يتم من خلال النظام الالكتروني لاداره المستودعات الحكوميه لقيد كميات الاصناف الوارده في حقل الوارد من بطاقه الصنف ( نموذج رقم (٤)، وحقل الوارد من بطاقه مراقبه الصنف (نموذج رقم ٥). 9. امر خصم اجراء يتم من خلال النظام الالكتروني لاداره المستودعات الحكوميه لقيد كميات الاصناف المصروفه في حقل المنصرف من بطاقه الصنف (نموذج رقم (٤) ، وحقل المنصرف من بطاقه مراقبه الصنف (نموذج رقم (٥). ١٠. رمز الاستجابه السريعه (QR Code كود يوضع علي عبوات الاصناف من اجل عرض بيانات تفصيليه عنها عند تمريره علي جهاز قاري الاكواد. الهيكل التنظيمي لجهاز المستودعات الماده الثانيه يكون جهاز المستودعات، او التموين في الجهه علي شكل اداره، او شعبه، او قسم، وفقا لحجم العمل ومتطلباته، ويتم تحديد التبعيه الاداريه لاداره المستودعات، او التموين في الجهات المدنيه والعسكريه، بحسب طبيعه المهام، والتخصص، والتنظيم الاداري لكل جهه علي حده. مسؤوليات اداره المستودعات الماده الثالثه تعتبر اداره المستودعات، او التموين مسؤوله عن تنفيذ احكام هذه القواعد، والاشراف علي اعمال المستودعات، والتنسيق مع الوحدات الاداريه في الجهه لتقدير الاحتياجات السنويه لها من الاصناف المختلفه في وقت مبكر، وترتيب، وحفظ، وصيانه الاصناف، وفقا لاحكام الماده التاسعه والثلاثين من هذه القواعد. الوظايف المستودعيه الماده الرابعه مع مراعاه ما ورد بدليل تصنيف الوظايف بوزاره الموارد البشريه والتنميه الاجتماعيه، وما تضمنه نظام وظايف مباشره الاموال العامه ولايحته التنفيذيه، يكون من بين الوظايف المستودعيه وفقا لمقتضيات العمل ما يلي: # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ## ١. مدير اداره المستودعات: ويقصد به مدير اداره، او شعبه، او رييس قسم، ويتولي الاداره والاشراف علي كل ما يتعلق باعمال المستودعات، وموظفيها، ومن مسؤولياته تنظيم وتطوير العمل في المستودعات، ومراقبه تموينها والتفتيش عليها، وتنفيذ احكام هذه القواعد، وما يصدره الديوان العام للمحاسبه في شؤون المستودعات، و ذلك مع عدم الاخلال باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه ولايحه الجرد والمحاسبه الصادره عن الديوان العام للمحاسبه. ## ٢. مامور عهده ساحه استلام: ويتولي عمليه الاستلام المؤقت للاصناف الوارده في ساحه الاستلام الي ان يتم فحصها وقبولها، كما يقوم بقطع مذكرات استلام بتلك الاصناف وتسليمها نهاييا لامين المستودع او مامور العهده، ويساعد مامور عهده ساحه الاستلام فنيون متخصصون) حسب حاجه العمل ومقتضياته وطبيعه الاصناف المستلمه. ## ٣. امين المستودع او مامور العهده: يعين لكل مستودع مركزي، او مستودع فرعي، امين مستودع، او مامور عهده، يساعده اخرون حسب حاجه العمل ومقتضياته، ويجب ان يكون حاصلا علي التاهيل المناسب، وملما بكافه احكام هذه القواعد، ونظام وظايف مباشره الاموال العامه، والنماذج المستخدمه، وطرق الحفظ وتصنيف وترتيب المواد وفق اسس سليمه، وهو المسؤول المباشر عن كافه محتويات المستودع، ولا يجوز لغيره فتح او اغلاق المستودع، ويجوز تعيين امين مستودع، او مامور عهده في غرفه الامداد، او الطواري عند الاقتضاء. ومن مهامه استلام، و صرف الاصناف نظاما، والمحافظه عليها في المستودع، و تطبيق ضوابط الامن و السلامه في المستودع المكلف به، و استكمال الاجراءات النظاميه في القسم الخاص به في النظام الالي عند الاستلام، او الصرف، او الارجاع)، وله الاشتراك في لجان فحص الاصناف. ## ٤. المؤسسات والهييات العامه و ما في حكمها التي لا يخضع منسوبوها لنظام الخدمه المدنيه): تحدد اسماء الوظايف المستودعيه، و تدرج بعد ان تعتمدها مجالس اداراتها او ما في حكمها في لوايحها ذات الصله. # حالات تعيين امناء المستودعات وماموري العهد واجازاتهم وانتدابهم وانفكاكهم عن الوظيفه ## الماده الخامسه ### ١. عند تعيين، او نقل، او انتهاء خدمه امين المستودع، او مامور العهده بالاستقاله، او بلوغ السن النظامي، او الوفاه؛ يتعين اجراء جرد ومحاسبه المستودع - (في حاله الوفاه ينضم الي لجنه الجرد وكيل المتوفي). ٢. عند تمتع امين المستودع، او مامور العهده باجازه، او انتدابه، او مرضه، ولمده اقل من ثلاثه شهور؛ يجوز للجهه ان تعهد بتسليم موجودات المستودع الي احد موظفيها بموجب محضر تسليم واستلام وتطبيق ذات الاجراء عند عودته، وفي حال كانت المده ثلاثه شهور فاكثر يتعين اجراء جرد و محاسبه، مع مراعاه ادراج محاضر التسليم والاستلام، والجرد و المحاسبه في النظام الالي فور اعدادها. في المستودعات التي تعمل علي مدار (٢٤) ساعه، يتعين علي الجهه ان تقوم بعمل جداول اوقات العمل مناوبه، او ورديه بين امناء المستودعات، وماموري العهد، وادراج تلك الجداول في النظام الالي فور اعتماد العمل بها. ٤. في حال غياب امين المستودع او مامور العهده، تشكل لجنه من السلطه المختصه في الجهه لفتح المستودع لتصريف الاعمال به ثم يعاد غلقه بمعرفه تلك اللجنه واعداد المحضر اللازم لهذا الاجراء لحين عوده المسؤول عن المستودع، وتدرج كافه الاجراءات والمحاضر في النظام الالي. * في جميع الاحوال يتعين مراعاه ما ورد بنظام وظايف مباشره الاموال العامه، ولايحه الجرد والمحاسبه الصادره عن الديوان العام للمحاسبه. تقسيم المستودعات الماده السادسه تنقسم المستودعات الحكوميه الي اربع مجموعات وفقا لمقتضي الهيكل التنظيمي المعتمد للجهه : ا. المستودعات المركزيه: وتقوم بخدمه المركز الرييس للجهه، واستلام الاصناف الوارده اليها، كما تتولي تموين المستودعات الفرعيه، وغرف الامداد، والطواري في حدود النسب المعتمده. ٢. المستودعات الفرعيه: وتقوم بخدمه الفرع الاداري الرييسي ووحداته، ويجوز لها تموين غرف الامداد، والطواري واستلام الاصناف الوارده اليها. ۳. غرف الامداد : وتنشا لخدمه الوحدات الاداريه الصغيره، مثل الملحق منها بوحدات الارصاد الجويه، 1. # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه او المستوصفات والمراكز الصحيه، او محطات التليفزيون، او ادارات الدفاع المدني، والشرطه في المدن والمحافظات، وما يماثلها، ولها ان تستلم الاصناف الوارده اليها. ٤. غرف الطواري: وتنشا لاداء خدمه كلما اقتضت الضروره ذلك، كتلك التي تلحق بوحدات الاسعاف المتنقله وما يماثلها، ولها ان تستلم الاصناف الوارده اليها. ## اصناف المخزون ### الماده السابعه تنقسم اصناف المخزون من حيث خصايصها وطبيعه استعمالها الي ثلاثه انواع: ا. اصناف مستديمه: وهي التي لا تستهلك ولكن لها عمر استعمالي وتعاد او بقاياها الي المستودع بعد انتهاء صلاحيتها، او الاستغناء عنها. وتقسم الاصناف المستديمه الي مجموعات منها: ا. مجموعه الاثاث المكتبي المعدني والخشبي والسجاد، مثل (المكاتب، و الكراسي بانواعها المختلفه، ودواليب الحفظ والفهرسه، والابسطه، والستاير ... الخ). ب. مجموعه اجهزه التبريد والتسخين، والتدفيه، والتهويه، والتكييف، ومعدات تركيبها. ج. مجموعه الخزن الحديديه المتنقله. د. مجموعه المعدات، والاجهزه الاليه، واليدويه، والبخاريه، والكهرباييه، والسيارات.. الخ. ه. مجموعه المطبوعات، والاوراق ذات الصفه المستديمه والقيمه كالكتب الثقافيه في شتي مجالات المعرفه بالمكتبات المدرسيه، والدفاتر، والاستمارات. و. مجموعه التركيبات في المباني والمنشات الحكوميه التي يتم صرفها من المستودعات والتي يمكن نزعها دون حدوث اي تلف او تخريب مثل الادوات الصحيه، والكهرباييه. ز. مجموعه الادوات والمعدات والاجهزه الثابته، او المتنقله في المختبرات، والمعامل، وما يماثلها، والاشرطه التلفزيونيه، والاذاعيه عدا الاعلاميه منها، علي ان يتم اثبات استهلاك ما يتقرر عدم صلاحيته منها للاستعمال بمضي الوقت بمعرفه لجنه فنيه تشكل لهذا الغرض من رييس الجهه. ح. مجموعه الالات المكتبيه ذات الصفه المستديمه مثل اجهزه الحاسب الالي وما يماثلها، والحاسبه، والات الطباعه، والتصوير بانواعها المختلفه. ط. مجموعه الاجهزه الزجاجيه، والبلوريه عدا التي تتعرض للتاكل، او الكسر. ## ٢. اصناف معده للاستهلاك: وهي الاصناف التي تستهلك بالاستعمال المباشر و لا يتخلف عنها بقايا من نوعها. وتقسم الاصناف المعده للاستهلاك الي مجموعات منها: ا. الادوات الكتابيه. ب. اللوازم التعليميه الاستهلاكيه. ج. الادويه الطبيه، والعقاقير، والامصال، واللقاحات. د. المواد الكيماويه، والمبيدات، والادوات الطبيه الاستهلاكيه. ه. الادوات الزجاجيه التي تستخدم في الاختبارات، وما يماثلها. و. المواد الخام اللازمه للتصنيع التي تدخل في التشغيل ولا يتخلف عنها بقايا من نوعها. ز. الوقود ومشتقاته. ح. مواد النظافه. ط. المواد، والمنتجات الغذاييه. ي. بعض انواع قطع الغيار التي لا يستفاد منها بعد استعمالها ولا يجدي فيها اي اصلاح. ## ٣. اصناف تجمع بين الصنف المستديم و الصنف الاستهلاكي. يتم الحاقها بايهما بالاتفاق مع الديوان العام للمحاسبه ، ومن امثلتها ما يلي: ا. بعض قطع الغيار، واللمبات الفلورسنت، او ( LED ) الكهرباييه والتي يتخلف عنها بقايا من نوعها، مما يتعين معه ارجاعها الي المستودع، او الجهه المختصه عند صرف بدلا منها. ب. الاصناف التي لها مده استعمال معينه كالملابس والتي يتعين الا يصرف بدلا منها الا بعد انقضاء المده المقرره لاستعمالها. ج. الاصناف التي تتلف، او تنفذ اثناء التجارب، او نتيجه استخدامها في الاغراض المخصصه لها كانابيب الاختبار، ولا يصرف بدلا منها الا بمحاضر معتمده من جهه الاختصاص. ## نماذج استلام الاصناف المؤمنه بالشراء ### الماده الثامنه يتم استلام الاصناف المؤمنه بالشراء بموجب النماذج الاتيه: ا. اشعار استلام مؤقت لاصناف تحت الفحص (نموذج رقم ١): ويستخدم هذا النموذج من خلال النظام الالي لاثبات ورود الاصناف واستلامها بصفه مؤقته، الي ان يتم فحصها، او تحليلها مخبريا، ولا تجري ايه قيود بموجب هذا النموذج. # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ## ب. مذكره استلام (نموذج رقم (٢) ويستخدم هذا النموذج لاثبات استلام الاصناف بعد فحصها وقبولها وتسليمها بصفه نهاييه لامين المستودع، او مامور العهده، ويعد هذا النموذج من الاوراق ذات القيمه حيث تختص وزاره الماليه بطبعها من اصل و اربع صور في مجلدات يحتوي كل مجلد منها علي مايه ورقه بارقام مسلسله علي ان يثبت الرقم المتسلسل لاول و اخر ورقه لكل مجلد علي غلافه ويختم بختم وزاره الماليه و الجهه الطالبه، ويتم طبعها بموجب امر كتابي يصدر من الاداره المختصه في الجهه الي مطابع الحكومه مرفقا به طلب صرف مواد (نموذج رقم (٧) يبين به العدد التقديري الذي يتوقع قيام الحاجه اليه خلال سنه ماليه واحده، ويتم حفظها بمكان امن في المستودع المختص، ويجب استعمالها دون غيرها في ادخال الاصناف التي ترد الي المستودعات ايا كانت صوره توريدها سواء بالشراء، او كهدايا، او تبرعات، وخلافها وذلك في غير الحالات المنصوص عليها في هذه القواعد. كما انه لا يجوز استعمال مجلد ما من مذكرات الاستلام قبل انتهاء اوراق المجلد الذي قبله ووفق التسلسل الرقمي لها، ولا يجوز باي حال قطع اكثر من مذكره استلام واحده بذات الاصناف، وانما يجوز استخراج صوره مصدقه منها في حال فقدانها، ويسري في شان فقدها او تلفها الاحكام الوارد في هذه القواعد. ## ج. محضر استلام (نموذج رقم (۳): ويستخدم هذا النموذج لاثبات استلام الاصناف التي تدعو الضروره لاستخدامها مباشره كمواد الاعاشه اليوميه، والمحروقات، او لتركيبها بصفه مباشره في مواقع العمل للاغراض المخصصه لها، ويعد هذا النموذج من الاوراق ذات القيمه. # اجراءات استلام الاصناف المشتراه ## الماده التاسعه ### اولا : في المستودعات المركزيه والفرعيه الرييسيه: يتعين علي المستودعات المركزيه والفرعيه الرييسيه للجهه تخصيص ساحه لاستلام الاصناف التي ترد اليها، يراعي فيها الاشتراطات الاتيه: * مناسبه الارضيات لترتيب الاصناف، وعمليات الفحص. * قربها من المستودعات المركزيه، والفرعيه الرييسيه. * توفر الاغطيه، والمظلات، والعبوات، للحفاظ علي الاصناف من الظروف الجويه. * توفر احتياطات الامن والحراسه، لضمان الرقابه عليها، والحفاظ علي الاصناف. ويقوم مامور عهده ساحه الاستلام من خلال النظام الالي باعداد اشعار استلام مؤقت لاصناف تحت الفحص (نموذج رقم (١) تبين به الاصناف المستلمه بحضور المسلم حيث تسلم له نسخه، وترسل نسخه تلقاييا من خلال النظام الالي الي الاداره المعنيه في الجهه. لابلاغ لجنه الفحص بمباشره اعمالها خلال مده لا تزيد عن خمسه ايام من تاريخ ابلاغها، وكذلك ترسل نسخه تلقاييا من خلال النظام الالي الي اداره المشتريات، والاداره الماليه، ويحتفظ مامور عهده ساحه الاستلام بنسخه في الجزء الخاص بساحه الاستلام في النظام الالي. كما يتم اشعار المورد بموعد اجتماع لجنه الفحص، وبعد اتمام فحص الاصناف وقبولها نهاييا يقوم مامور عهده ساحه الاستلام من خلال النظام الالي باعداد محضر فحص ومعاينه (نموذج رقم (٦) بذلك ترسل نسخه منه تلقاييا الي اداره المستودعات، والاداره الماليه، ونسخه تحفظ في القسم الخاص بساحه الاستلام في النظام الالي، ومن ثم يقوم بقطع مذكره استلام (نموذج رقم (۲) من واقع المستندات النظاميه من اصل واربع صور بالاصناف التي تم قبولها نهاييا بحضور امين المستودع، او مامور (العهده المختص، وبعد ذلك يتم اتخاذ الاجراءات الاتيه: ١. يقوم (امين المستودع، او مامور العهده المختص بالاستلام النهايي للاصناف مباشره ونقلها الي المستودع خلال مده لا تزيد عن ثلاثه ايام، واجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الاصناف المستلمه في حقل الوارد من بطاقات الصنف (نموذج رقم (٤)، وارشفه الصوره الاولي من مذكره الاستلام الكترونيا في القسم الخاص بالمستودع في النظام الالي. ٢. يرسل اصل مذكره الاستلام، ومستندات الصرف النظاميه مثل (اصل الفاتوره، واصل خطاب التعميد بالتوريد) الي الاداره الماليه لاتخاذ اجراءات الصرف بعد اجراء المطابقه مع نسخه محضر الفحص والمعاينه الوارده اليها من خلال النظام الالي والمدون به رقم وتاريخ اشعار الاستلام المؤقت و الامر المستند عليه، وبيانات الاصناف، ومن ثم ارشفه المستندات الكترونيا ضمن ملف العمليه في القسم الخاص بالاداره في النظام الالي. ٣. ترسل الصوره الثانيه لاداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون لاجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الاصناف في حقل الوارد من بطاقات مراقبه الصنف (نموذج رقم (٥)، وارشفه الصوره الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف للمستودع في النظام الالي. ٤. ترسل الصوره الثالثه الي اداره المشتريات لارشفتها الكترونيا ضمن ملف العمليه. ٥. ترسل الصوره الرابعه لاداره المستودعات لارشفتها الكترونيا ضمن ملف العمليه الذي يضم محضر الفحص والمعاينه (نموذج رقم (٦) في القسم الخاص بالمستودع لدي الاداره في النظام الالي. ثانيا : استلام الاصناف المخصصه للاستخدام المباشر: ١. مع عدم الاخلال باحكام نظام المنافسات والمشتريات الحكوميه، ولايحته التنفيذيه والتعاميم الصادره بهذا الشان يجوز للجهه في بعض حالات اعمال المقاولات، وعقود الانشاءات التي تتضمن عمليات تاثيث كالمستشفيات، والمدارس، والمكتبات ونحوها، # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ان يكتفي في استلام الاصناف باعداد محضر استلام (نموذج رقم (٣) من اصل واربع صور من واقع محضر الاستلام الابتدايي، علي ان يوضح في النموذج تفاصيل مواصفات، واقيام جميع الاصناف المستلمه افراديا، وتاريخ الاستلام الابتدايي، ويتم توزيع النموذج المشار اليه بعد توقيعه من المدير المسؤول علي النحو الاتي: ا. يرسل اصل محضر الاستلام والمستندات النظاميه الي الاداره الماليه لاجراء اللازم. ب. يقوم امين المستودع، او مامور (العهده المختص باجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الاصناف المستلمه في حقل الوارد من بطاقات الصنف (نموذج رقم (٤) ، وارشفه الصوره الاولي من محضر الاستلام الكترونيا في القسم الخاص بالمستودع في النظام الالي. ج. ترسل الصوره الثانيه لاداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الاصناف المستلمه في حقل الوارد من بطاقات مراقبه الصنف (نموذج رقم (٥) ، وارشفه الصوره الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف للمستودع في النظام الالي. د. ترسل الصوره الثالثه الي اداره المشاريع في الجهه. ه. ترسل الصوره الرابعه لاداره المستودعات في الجهه لارشفتها الكترونيا في القسم الخاص بالمستودع لدي الاداره في النظام الالي. ٢ . عند تسليم تلك الاصناف للادارات، او الاقسام، او المواقع، او الموظفين، يتم ذلك بموجب طلب صرف مواد (نموذج رقم (۷)، ووفقا لاحكام الماده (العاشره) من هذه القواعد. ## ثالثا: في غرف الامداد، او الطواري، او المواقع: ا. يقوم المسؤول المختص باعداد محضر استلام (نموذج رقم (۳) من اصل واربع صور بالاصناف التي تم فحصها، وقبولها، واستلامها، وبعد ارشفه المستندات الكترونيا في القسم الخاص بالغرفه، او الموقع في النظام الالي يتم توزيع محضر الاستلام وصوره علي النحو الاتي: ا. يرسل اصل محضر الاستلام ومستندات الصرف النظاميه الي الاداره الماليه لاتخاذ اجراءات الصرف، وارشفه المستندات الكترونيا ضمن ملف العمليه في القسم الخاص بالاداره في النظام الالي. ب. يقوم امين المستودع، او مامور (العهده المختص باجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الاصناف المستلمه في حقل الوارد من بطاقات الصنف (نموذج رقم (٤) ، وارشفه الصوره الاولي من محضر الاستلام الكترونيا في القسم الخاص بالغرفه، او الموقع في النظام الالي. ج. ترسل الصوره الثانيه لاداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الاصناف المستلمه في حقل الوارد من بطاقات مراقبه الصنف (نموذج رقم (٥) ، وارشفه الصوره الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف للغرفه، او الموقع في النظام الالي. lo د. ترسل الصوره الثالثه الي اداره المشتريات في الجهه. ه. ترسل الصوره الرابعه الي اداره المستودعات في الجهه لارشفتها الكترونيا في القسم الخاص بالغرفه، او الموقع لدي الاداره في النظام الالي. ٢. تتبع ذات الاجراءات بالنسبه لوحدات الصيانه، والاصلاح، والورش واللجان التي تشكل لاداء خدمه معينه في المواقع (مثل لجان الامتحانات، ولجان التعاقد، وفي سفارات المملكه في الخارج التي لا يوجد بها امين مستودع او مامور عهده، وما يماثلها عند قيامها بتامين بعض الاصناف في الحالات الاضطراريه التي تستدعي الاستعمال المباشر لتلك الاصناف وذلك مع عدم الاخلال باحكام نظام المنافسات والمشتريات الحكوميه، ولايحته التنفيذيه، والتعاميم الصادره بهذا الشان. رابعا: يتعين علي الجهه في جميع حالات الاستلام اثبات اسعار الاصناف بما فيها الرسوم الجمركيه، والضرايب في النماذج المستودعيه الخاصه بذلك. صرف الاصناف من المستودعات الماده العاشره يتم صرف الاصناف من المستودعات بموجب طلب صرف مواد (نموذج رقم (٧) سواء للادارات، او الاقسام، او المواقع التي تخدمها، او لتموين المستودعات الفرعيه، او غرف الامداد، او غرف الطواري، ويعد هذا النموذج من الاوراق ذات القيمه، ويتم طبعه بحيث يحمل رقما متسلسلا عاما لمطابع الحكومه بوزاره الماليه، وعند استعماله يعطي رقما متسلسلا خاصا بالجهه الطالبه، كما يتعين ان يختم بختم كل من وزاره الماليه والجهه المستعمله له. اولا : صرف الاصناف الي الادارات، او الاقسام، او الموظفين: 1. الصرف من مستودع مركزي، او فرعي: يعد طلب صرف مواد (نموذج رقم (٧) من اصل وخمس صور، تحتفظ الاداره الطالبه بالصوره الخامسه، ويحال بعد توقيعه من الاداره الطالبه واعتماده من صاحب الصلاحيه الي اداره المستودعات لاتخاذ اجراءات الصرف، وفقا للاتي: ا. يقوم امين المستودع، او مامور العهده المختص باجراء امر خصم من خلال النظام الالي يتم بموجبه استنزال كميات الاصناف المصروفه في حقل المنصرف من بطاقات الصنف ( نموذج رقم (٤) ، وارشفه اصل طلب صرف المواد، والصوره الاولي منه ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات الصنف للمستودع في النظام الالي. ب. ترسل الصوره الثانيه الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاجراء امر خصم من خلال النظام الالي يتم بموجبه استنزال كميات الاصناف المصروفه في حقل المنصرف من بطاقات مراقبه الصنف ( نموذج رقم (٥) ، وارشفه الصوره الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف للمستودع في النظام الالي. # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ج. ترسل الصوره الثالثه الي مراقب العهد في اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، للقيد من واقعها في بطاقات العهد (نموذج رقم ۸)، وذلك للاصناف المستديمه، ومن ثم ارشفه الصوره الكترونيا ضمن ملف حركه العهد التابع لبطاقات العهد للمستودع في النظام الالي، اما اذا كانت الاصناف المصروفه معده للاستهلاك فتقوم اداره المستودعات بارشفه الصوره الكترونيا في القسم الخاص بالمستودع لدي الاداره في النظام الالي. د. تسلم الصوره الرابعه مع الاصناف للاداره الطالبه. ٢. الصرف من غرف الامداد، او الطواري: يعد طلب صرف مواد (نموذج رقم ۷) من اصل وخمس صور، تحتفظ الاداره الطالبه بالصوره الخامسه، وبعد اعتماده من صاحب الصلاحيه، يتم اتخاذ الاجراءات الاتيه: ا. يقوم امين المستودع، او مامور العهده المختص باجراء امر خصم من خلال النظام الالي يتم بموجبه استنزال الكميات المصروفه في حقل المنصرف من بطاقات الصنف (نموذج رقم ٤)، وارشفه اصل طلب صرف المواد، والصوره الاولي منه الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات الصنف للغرفه في النظام الالي. ب. ترسل الصوره الثانيه الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاجراء امر خصم من خلال النظام الالي يتم بموجبه استنزال الكميات المصروفه في حقل المنصرف من بطاقات مراقبه الصنف (نموذج رقم ٥)، وارشفه الصوره الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف للغرفه في النظام الالي. ج. ترسل الصوره الثالثه الي مراقب العهد لقيد الاصناف المصروفه اذا كانت من الاصناف المستديمه في بطاقات العهد (نموذج رقم ۸) الخاصه بالموقع، او الموظف، ومن ثم ارشفه الصوره الكترونيا ضمن ملف حركه العهد التابع لبطاقات العهد للغرفه في النظام الالي، اما اذا كانت الاصناف المصروفه معده للاستهلاك فترسل الصوره الثالثه لاداره المستودعات لارشفتها الكترونيا في القسم الخاص بالغرفه لدي الاداره في النظام الالي. د. تسلم الصوره الرابعه مع الاصناف للاداره الطالبه. ثانيا: صرف الاصناف للتموين من مستودع الي مستودع اخر: ا. الصرف من مستودع مركزي الي فرعي، او من مستودع فرعي الي فرعي اخر: تقوم اداره المستودعات التابعه للاداره الطالبه باعداد طلب صرف مواد (نموذج رقم ) من اصل وخمس صور تحتفظ بالصوره الخامسه بعد ارشفتها في القسم الخاص بالمستودع في النظام الالي، ومن ثم ارسال الاصل والاربع صور الي اداره مستودع الصرف لاتخاذ الاجراءات الاتيه: IV # المواد من صاحب الصلاحيه، وتحديد الكميات ا. اعتماد اصل طلب صرف المواد من صاحب الصلاحيه، وتحديد الكميات المعتمد صرفها، ومن ثم يقوم (امين المستودع، او مامور العهده) في مستودع الصرف باجراء امر خصم من خلال النظام الالي يتم بموجبه استنزال الكميات المصروفه في حقل المنصرف من بطاقات الصنف (نموذج رقم (٤)، وارشفه الصورتين الاولي، والرابعه من طلب صرف المواد الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات الصنف للمستودع في النظام الالي. ب. ترسل الصوره الثانيه من طلب صرف المواد الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاجراء امر خصم من خلال النظام الالي يتم بموجبه استنزال الكميات المصروفه في حقل المنصرف من بطاقات مراقبه الصنف (نموذج رقم ٥)، وارشفه الصوره الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف المستودع الصرف في النظام الالي. ج. يعاد اصل طلب صرف المواد، وصورته الثالثه مع الاصناف المصروفه الي اداره المستودعات التابعه للاداره الطالبه، حيث يقوم امين المستودع، او مامور العهده) في المستودع المستلم بفحص الاصناف، والتوقيع بما يفيد استلامها، واجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الكميات المستلمه في حقل الوارد من بطاقات الصنف (نموذج رقم ٤)، وارشفه الصوره الثالثه من طلب صرف المواد الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات الصنف للمستودع في النظام الالي. د. يرسل اصل طلب صرف المواد الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الاصناف المستلمه في حقل الوارد من بطاقات مراقبه الصنف (نموذج رقم (٥) ، ومن ثم ارشفه اصل طلب صرف المواد الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف للمستودع المستلم في النظام الالي. ٢. الصرف من مستودع مركزي او فرعي الي غرف الامداد، او غرف الطواري، او وحدات الصيانه، او الورش، او ما يماثلها. يقوم المسؤول عن الغرفه، او وحده الصيانه، او الورشه المعنيه، باعداد طلب صرف مواد (نموذج رقم ٧) من اصل وخمس صور، تحتفظ الغرفه، او وحده الصيانه، او الورشه، بالصوره الخامسه بعد ارشفتها في القسم الخاص بها في النظام الالي، ومن ثم ارسال الاصل والاربع صور الي اداره مستودع الصرف لاتخاذ الاجراءات الاتيه: ا. اعتماد اصل طلب صرف المواد من صاحب الصلاحيه، وتحديد الكميات المعتمد صرفها، ومن ثم يقوم امين المستودع، او مامور (العهده) في مستودع الصرف باجراء امر خصم من خلال النظام الالي يتم بموجبه استنزال الكميات المصروفه في حقل المنصرف من بطاقات الصنف (نموذج رقم (٤) ، وارشفه الصورتين الاولي، والرابعه من طلب صرف المواد الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات الصنف للمستودع في النظام الالي. # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ب. ترسل الصوره الثانيه من طلب صرف المواد الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاجراء امر خصم من خلال النظام الالي يتم بموجبه استنزال الكميات المصروفه في حقل المنصرف من بطاقات مراقبه الصنف (نموذج رقم ٥)، وارشفه الصوره الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف المستودع الصرف في النظام الالي. ج. يعاد اصل طلب صرف المواد، وصورته الثالثه مع الاصناف المصروفه الي غرفه الامداد، او غرفه الطواري، او وحده الصيانه، او الورشه الطالبه، حيث يتم فحص الاصناف، والتوقيع بما يفيد استلامها، واجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الكميات المستلمه في حقل الوارد من بطاقات الصنف (نموذج رقم ٤). وارشفه الصوره الثالثه من طلب صرف المواد الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات الصنف للغرفه، او وحده الصيانه، او الورشه في النظام الالي. د. يعاد اصل طلب صرف المواد الي مستودع الصرف لحفظه، وارشفته الكترونيا في القسم الخاص بالمستودع في النظام الالي. ه. ترسل الصوره الثالثه الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الاصناف المستلمه في حقل الوارد من بطاقه مراقبه الصنف ( نموذج رقم ٥) الخاصه بغرفه الامداد، او غرفه الطواري، او وحده الصيانه، او الورشه، وارشفه الصوره الثالثه ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف للغرفه، او وحده الصيانه، او الورشه في النظام الالي. # الهبات والتبرعات والمنح ## الماده الحاديه عشره مع عدم الاخلال باحكام هذه القواعد، وما ورد في القواعد التي تنظم وتحكم الرقابه علي تلقي الجهات الحكوميه هبات وتبرعات الصادره بقرار مجلس الوزراء رقم (٣٦٥) وتاريخ ١٤ / ٨ / ١٤٣٦ه، وما يصدر لاحقا من تعليمات بهذا الخصوص؛ يتبع في شان استلام وصرف اصناف كمنح، وهبات، وتبرعات، ما يلي: ### اولا : في حاله الاستلام عند ورود اصناف (التبرعات، او الهبات، او المنح) تفحص من قبل لجنه، وتبين حالتها، وتسلم للمستودع المختص، ويقطع بها مذكرات استلام، او محاضر استلام حسب الحال مع اثبات اسم المتبرع، ونوع التبرع، وشروط المتبرع، وايضاح عباره (منح، هبات، تبرعات) في حقل الملاحظات، علي ان يرسل اصل مذكره الاستلام، او اصل محضر الاستلام بعد ارشفته الكترونيا في القسم الخاص بالمستودع في النظام الالي الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، وتوزع باقي الصور وفقا لاحكام الماده (التاسعه) من هذه القواعد. ثانيا: في حاله الصرف: بعد الحصول علي موافقه الديوان العام للمحاسبه، يتم صرف الاصناف كتبرعات بناء علي تعميد من صاحب الصلاحيه في جهه الصرف بموجب طلب صرف مواد (نموذج رقم (٧)، يتم توزيعه وفقا لاحكام الماده (العاشره) من هذه القواعد باستثناء ما يتعلق بالقيد في بطاقات العهد (نموذج رقم (۸) حيث لا وجوب لاثباته في هذه الحاله، وتحفظ صورتين من طلب صرف المواد، والمستندات المؤيده لدي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، بعد ارشفتها الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف لمستودع الصرف في النظام الالي. العهد العينيه الماده الثانيه عشره هي كل صنف مستديم يصرف لتحقيق، او تاديه خدمه معينه، او تسهيلها، ويتعين ارجاع تلك العهده، او بقاياها الي المستودع بعد الانتهاء من الغرض الذي صرفت من اجله، او نقلها لمتعهد اخر في حال النقل، او انتهاء الخدمه بالاستقاله، او التقاعد، او الوفاه. اقسام العهد العينيه الماده الثالثه عشره اولا : عهد الادارات، او الاقسام، او المواقع وهي الاصناف التي تركب في الجهات الحكوميه كالمكيفات، او مولدات الطاقه، وطفايات الحريق، واجهزه مقسمات الهاتف، والمصاعد، او تلك التي تستخدم بها كالاثاث، والالات المكتبيه، وما يماثلها. ثانيا: العهد الشخصيه: وهي الاصناف التي تسلم لموظف بذاته وفقا لطبيعه العمل الذي يؤديه مثل سماعه الطبيب، وحقيبه اليد، وجهاز الحاسوب، والطابعه، وما يماثلها. قيد العهد العينيه الماده الرابعه عشره يتعين علي مراقب العهد باداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، قيد الاصناف المصروفه عهدا علي الاداره، او القسم، او الموقع، او الموظف، او لمتعهد، او مقاول سواء له، او لاحد موظفيه في بطاقات العهد (نموذج رقم (۸) من خلال النظام الالي، وذلك من واقع مستند الصرف، علي ان يدون في البطاقات بيانات الصنف الاتيه: Γ. # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه * رقم الصنف، ورمز الاستجابه السريعه (QR Code). * اسم الصنف، ونوعه، ووصفه. * سعر شراء الصنف (التكلفه التاريخيه). * العمر الافتراضي له (من واقع مواصفاته، او الضوابط المحدده لذلك) * تاريخ استلامه، ومعدل استهلاكه (يتم احتساب ذلك وفق الطريقه المستخدمه، قسط ثابت، او قسط متناقص، او خلاف ذلك). * الكميه المستلمه. * اسم المستلم، وصفته، او وظيفته، وموقعه. في حال كانت الاصناف (سيارات) فيتعين تدوين الاتي: * اسم السياره. * نوعها (دفع رباعي - سيدان - حافله - نقل). * العلامه التجاريه، وسنه الصنع، والسعه، ورقم التسلسل المسجل في المرور من واقع الاستماره). * رقم الهيكل. * رقم اللوحه (ان وجد). * اسم المستلم، ورقم هويته. * اسم المفوض بالاستخدام، ورقم هويته. * التامين من حيث (نوعه، وتاريخ بدايته، ونهايته، وصلاحيته، والشركه المؤمنه، ومبلغ التامين المدفوع). * قراءه العداد وقت التسليم. ## نقل العهد العينيه ### الماده الخامسه عشره عند اقتضاء نقل عهده من اداره، او قسم، او موقع، او من موظف الي اخر يجب اجراء معاينه او موقع العهده من قبل المسلم والمستلم، او بمعرفه لجنه تشكل لهذا الغرض ان اقتضي الامر، واعداد محضر نقل عهده من خلال النظام الالي ترسل نسخه منه اليا الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاجراء قيود نقل العهده، وتسلم نسخه لكل من المسلم، والمستلم، يتم استخراجهما من النظام الالي. ## المسؤوليه عن العهد العينيه ### الماده السادسه عشره اولا: تعتبر الادارات، والاقسام، والمواقع مسؤوله عما بحوزتها من اصناف العهد المصروفه لاستعمالها، وعلي مسؤوليها وضع الضوابط اللازمه لحسن استخدامها، والمحافظه عليها وصيانتها حتي تسقط من عهدتها، وفقا للحالات المنصوص عليها في الماده (السابعه عشره) من هذه القواعد. ثانيا : يعتبر من بحوزته صنفا، او اكثر من اصناف العهده الشخصيه مسؤولا عنها مسؤوليه كامله، من حيث حسن استعمالها، والمحافظه عليها، حتي تسقط من عهدته، وفقا للحالات المنصوص عليها في الماده (السابعه عشره) من هذه القواعد. # ارجاع الاصناف الي المستودعات ## الماده السابعه عشره اولا : ترجع الاصناف الي المستودعات في الحالات الاتيه: * انتهاء الغرض الذي صرفت من اجله. * الاستغناء عنها. * زيادتها عن الحاجه الفعليه. * عدم صلاحيتها. * تلفها. ثانيا: يتم ارجاع الاصناف بموجب مستند ارجاع نموذج رقم (۹) تعده الاداره المرجعه للاصناف من خلال النظام الالي، وترسل الاصناف الي اداره المستودعات لايداعها في مستودع الرجيع. ثالثا: يجب تخصيص مستودع للرجيع من الاصناف، وعدم ادخال الاصناف المرجعه للمستودعات، او غرف الامداد، او غرف الطواري، قبل اتخاذ الاجراءات الوارده في هذه الماده. رابعا: يكون البت في امر الاصناف المرجعه، في المستودعات المركزيه، والفرعيه، من اختصاص لجنه تشكلها السلطه المختصه في الجهه، من ثلاثه اعضاء علي الاقل، يكون احد اعضايها امين المستودع، او مامور (العهده الخاص باصناف الرجيع، وعضو فني ان اقتضي الامر، اما في غرف الامداد، او غرف الطواري، او المواقع التي توجد في مناطق ناييه، فيكون تشكيل اللجنه من عضوين علي الاقل، ويكون المسؤول عن الغرفه، او الموقع احد الاعضاء، وعضو فني في حال الضروره. ومن اختصاص تلك اللجان ابداء توصياتها بشان الاصناف المرجعه من حيث اضافتها الي مخزون المستودع، فيما اذا كانت جديده، او صالحه للاستعمال، او اصلاحها اذا كانت الفايده من اعاده استعمالها تربو علي تكاليف الاصلاح ( مع بيان نوع الاصلاح المطلوب مبدييا)، او التخلص منها اما عن طريق البيع، او الاتلاف، مع مراعاه المصلحه العامه في جميع الاحوال) خامسا: في الحالات التي تكون فيها الاصناف المراد ارجاعها الي المستودعات من نوع المعدات الثقيله التي يصعب نقلها، او ارجاعها، فيتم فحصها في اماكن استخدامها، وتقرير ما يتخذ حيالها وفقا لما تظهره نتايج الفحص. سادسا: تنظيم القيود الخاصه بالاصناف المرجعه: # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه بعد معاينه وفحص الاصناف المرجعه بمعرفه اللجنه المشكله لهذا الغرض، يتم تدوين تفاصيل الاصناف، وتوصيات اللجنه بشان المعالجه لكل حاله علي حده في مستند الارجاع من خلال النظام الالي. 1. عند اعتماد صاحب الصلاحيه في الحقل المخصص له في مستند الارجاع، تتم الاجراءات الاتيه تلقاييا من خلال النظام الالي: * ا. ترسل نسخه من مستند الارجاع الي القسم الخاص بالمستودع في النظام الالي، حيث يقوم امين المستودع، او مامور العهده المختص بادخال الاصناف (الجديده، او الصالحه للاستعمال للمستودع)، واجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد تلك الاصناف في حقل الوارد من بطاقات الصنف (نموذج رقم ٤) الخاصه بالمستودع في النظام الالي. * ب. ترسل نسخه من مستند الارجاع الي اداره او قسم، او وحده مراقبه المخزون لاجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الاصناف المرجعه الجديده، والصالحه للاستعمال في حقل الوارد من بطاقه مراقبه الصنف (نموذج رقم ٥) الخاصه بالمستودع (تسعر الاصناف الجديده حسب متوسط اسعار توريدها في السنه الاخيره، والصالحه للاستعمال حسب متوسط اسعار توريدها في السنه الاخيره مع حسم مبلغ يتناسب ومده استخدامها). * ج. ترسل نسخه من مستند الارجاع الي مراقب العهد في اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاسقاط العهده من خلال النظام الالي عن الاداره، او القسم، او الموقع، او عن الموظف المعني، وذلك بالنسبه للاصناف الوارده بمستند الارجاع عدا الاصناف التي عليها ملاحظات من قبل اللجنه فيرجي اسقاطها من العهده الي ان يتم استيفاء ما لوحظ عليها. * د. ترسل نسخه من مستند الارجاع للاداره المختصه بالصيانه في الجهه للبت في اعمال صيانه الاصناف (التي تحتاج الي صيانه)، وفقا لاحكام الماده الثامنه عشره من هذه القواعد. * ه. ترسل نسخه من مستند الارجاع للاداره المختصه بالبيع في الجهه (للاصناف التي تقرر بيعها)، لاتخاذ اجراءات البيع نظاما، وفقا لاحكام الماده التاسعه عشره من هذه القواعد. * و. ترسل نسخه من مستند الارجاع للاداره المختصه بالاتلاف في الجهه (للاصناف التي تقرر اتلافها)، لاتخاذ الاجراءات النظاميه، وفقا لاحكام الماده العشرين من هذه القواعد. * ز. ترسل نسخه من مستند الارجاع للاداره المرجعه للاصناف بما يفيد استلامها. # اصلاح الاصناف ## الماده الثامنه عشره ا. تقوم الاداره المختصه بالصيانه في الجهه فور ورود مستند الارجاع اليها باعداد مستند صرف اصناف رجيع (نموذج رقم (10) من خلال النظام الالي بالاصناف التي تقرر اصلاحها، يبين فيه (نوع الاصلاح المطلوب)، ويحفظ نسخه منه في القسم الخاص بالاداره في النظام الالي، وبعد اعتماده من صاحب الصلاحيه تتم الاجراءات الاتيه تلقاييا من خلال النظام الالي: ا. ترسل نسخه من مستند صرف اصناف الرجيع الي اداره المستودعات. ب. ترسل نسخه من مستند صرف اصناف الرجيع الي مستودع الرجيع المستلم للاصناف المرجعه لحفظها في القسم الخاص بمستودع الرجيع في النظام الالي، ومن ثم يتم تسليم الاصناف للاداره المختصه بالصيانه. ج. ترسل نسخه من مستند صرف اصناف الرجيع الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون لحفظها في النظام الالي مع نسخه مستند ارجاع الاصناف المرتبطه بها. د. ترسل نسخه من مستند صرف اصناف الرجيع للاداره الماليه. . بعد ورود اشعار لاداره المستودعات من خلال النظام الالي باتمام اصلاح تلك الاصناف تقوم بفحص الاصناف، واعداد محضر استلام (نموذج رقم (۳) من اصل واربع صور لادخالها الي المستودع المختص، ويتم توزيع محضر الاستلام بعد توقيعه من المدير المسؤول كالاتي: ا. يرسل الاصل الي الاداره الماليه. ب. يقوم امين المستودع، او مامور العهده المختص باجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الاصناف المستلمه في حقل الوارد من بطاقات الصنف (نموذج رقم (٤) وارشفه الصوره الاولي من محضر الاستلام الكترونيا في القسم الخاص بالمستودع في النظام الالي. ج. ترسل الصوره الثانيه الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاجراء امر اضافه من خلال النظام الالي يتم بموجبه قيد الاصناف المستلمه في حقل الوارد من بطاقات مراقبه الصنف (نموذج رقم ٥)، وتسعر الاصناف حسب السعر التقديري للصنف قبل اصلاحه مضافا اليه تكاليف الاصلاح، ومن ثم ارشفه الصوره الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف للمستودع في النظام الالي. د. ترسل الصوره الثالثه الي الاداره المختصه بالصيانه في الجهه اشعارا لها بالاستلام، وارشفه الصوره الكترونيا في القسم الخاص بالاداره في النظام الالي ضمن ملف العمليه. # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ه. تقوم اداره المستودعات بارشفه الصوره الرابعه الكترونيا في القسم الخاص بالمستودع لدي الاداره في النظام الالي. ## بيع الاصناف المرجعه ### الماده التاسعه عشره ا. في حال تقرر بيع الاصناف المرجعه، سواء ما امكن نقله وارجاعه، او تلك التي يصعب نقلها و ارجاعها من مواقع استخدامها، يتعين علي الجهه اولا عرض بيانات تلك الاصناف علي موقعها الالكتروني (منصه المنقولات)، لتمكين الجهات الحكوميه الاخري من الاستفاده منها، مع تحديد مده زمنيه للجهات الحكوميه للافصاح عن رغبتها في تلك الاصناف، ويتم صرف الاصناف لتلك الجهات بعد الحصول علي موافقه الديوان العام للمحاسبه بموجب طلب صرف مواد (نموذج رقم (٧) يتم اعداده من قبل الجهه المصروفه لها الاصناف، ويجري توزيعه وفقا لاحكام الماده (العاشره من هذه القواعد باستثناء ما يتعلق بالقيد في بطاقات العهد (نموذج رقم (۸) حيث لا وجوب لاثباته في هذه الحاله، وتحفظ صورتين من طلب صرف المواد والمستندات المؤيده لدي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون بعد ارشفتها الكترونيا ضمن ملف حركه الاصناف التابع لبطاقات مراقبه الصنف لمستودع الرجيع في النظام الالي. ٢. في حال عدم ورود طلب من الجهات الحكوميه الاخري عن حاجتها لتلك الاصناف او بعضها خلال المده المحدده، جاز للجهه بيعها عن طريق المزايده العامه، وفقا لنظام المنافسات والمشتريات الحكوميه، ولايحته التنفيذيه بعد الحصول علي موافقه الديوان العام للمحاسبه. وعند اتمام عمليه البيع يتم اشعار كل من الديوان العام للمحاسبه، ووزاره الماليه، ومن ثم تعد الاداره المختصه بالبيع في الجهه باشراف اداره المستودعات، او التموين مستند صرف اصناف رجيع (نموذج رقم . (١) ترسل نسخه منه من خلال النظام الالي بالتزامن مع ارسال اصول مستندات البيع الي الاداره الماليه لاشعارها باتمام اجراءات البيع وتوريد القيمه، وتستكمل الاجراءات الاتيه من خلال النظام الالي: ا. تحفظ نسخه من مستند صرف اصناف الرجيع في القسم الخاص بمستودع الرجيع في النظام الالي. ب. ترسل نسخه من مستند صرف اصناف الرجيع تلقاييا لاداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون لتسويه القيود اللازمه في بطاقات مراقبه الصنف (نموذج رقم (٥) من خلال النظام الالي، وحفظها مع نسخه مستند الارجاع المرتبطه بها ضمن ملف بطاقات مراقبه الصنف الخاصه بمستودع الرجيع في النظام الالي. ج. تسلم نسخه من مستند صرف اصناف الرجيع تستخرج من النظام الالي للمشتري لاخراج الاصناف من الجهه بعد التاكد من توريد قيمتها. .د تحفظ نسخه من مستند صرف اصناف الرجيع في الاداره المختصه بالبيع في الجهه اشعارا لها بتسليم الاصناف للمشتري. . في حال لم يتقدم احد للمزايده بعد الاعلان عنها، جاز للجهه بيع، او منح، اصناف الرجيع وفقا لاحكام الماده (الثالثه والثمانين) من نظام المنافسات والمشتريات الحكوميه، علي ان يتم اشعار الديوان العام للمحاسبه بذلك. # اتلاف الاصناف المرجعه # الماده العشرون يتم اتلاف الاصناف المرجعه التي لم يتيسر استعمالها، او اصلاحها، او بيعها، او الاستفاده منها، سواء ما امكن نقله وارجاعه، او ما يصعب نقله من موقع استخدامه، وذلك بعد اخذ موافقه السلطه الماليه المختصه، وموافقه الديوان العام للمحاسبه وفقا لتعميمه رقم (١٢١٣٠) وتاريخ ١٤٤١/٢/٢٤ ه. وتجري عمليه الاتلاف بمعرفه لجنه تشكل في الجهه لهذا الغرض من ثلاثه اعضاء يكون من بينهم عضو فني ان اقتضي الحال، وتعد محضرا بذلك من خلال النظام الالي تحتفظ بنسخه منه، ونسخه من مستند صرف اصناف الرجيع. ولاتلاف الاصناف التي تقرر اتلافها تعد الاداره المختصه مستند صرف اصناف رجيع (نموذج رقم ١٠) من خلال النظام الالي يرسل الي اداره المستودعات، وتستكمل الاجراءات وفقا للاتي: ا. تحفظ نسخه من مستند صرف اصناف الرجيع في القسم الخاص بمستودع الرجيع في النظام الالي بعد صرف الاصناف للاتلاف. ٢. بعد اتلاف الاصناف ، وورود نسخه من محضر الاتلاف لاداره المستودعات من خلال النظام الالي يتم استكمال الاتي: ا. ترسل نسخه من مستند صرف اصناف الرجيع، ونسخه من محضر الاتلاف من خلال النظام الالي الي الاداره الماليه لاشعارها باتلاف الاصناف. ب. ترسل نسخه من مستند صرف اصناف الرجيع، ونسخه من محضر الاتلاف من خلال النظام الالي الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لاجراء التسويات القيديه اللازمه في بطاقات مراقبه الصنف ( نموذج رقم (٥) ، وحفظ نسخه مستند صرف اصناف الرجيع، ونسخه محضر الاتلاف ضمن ملف بطاقات مراقبه الصنف الخاصه بمستودع الرجيع في النظام الالي. ج. تحتفظ اداره المستودعات في القسم الخاص بها في النظام الالي بنسخه من مستند صرف اصناف الرجيع، ونسخه من محضر الاتلاف. # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ## الرقابه المستودعيه ### الماده الحاديه والعشرون تنقسم الرقابه علي المستودعات الي رقابه داخليه ورقابه خارجيه: **ا. الرقابه الداخليه:** وتتمثل فيما تضمنته هذه القواعد من احكام تتعلق بالنواحي الفنيه والتنظيميه والاجراييه والرقابيه، وتعتبر اداره المستودعات، وادارات، او اقسام، او وحدات مراقبه المخزون، واداره، او وحده المراجعه الداخليه في الجهه، هي القايمه باعمال هذه الرقابه. **٢. الرقابه الخارجيه:** يقوم الديوان العام للمحاسبه بمراقبه، ومتابعه اعمال المستودعات الحكوميه، وتنظيمها وفقا لاحكام الماده (السابعه والعشرين من هذه القواعد. ## الرقابه علي المخزون ### الماده الثانيه والعشرون يتعين علي السلطه المختصه في الجهه انشاء اداره، او قسم، او وحده مستقله لمراقبه المخزون ترتبط بالمسؤول الاول في الجهه، ويجوز للجهات الحكوميه ذات الفروع المتعدده انشاء اقسام او وحدات مراقبه المخزون بها، وفقا لحجم العمل، ومتطلباته، بالاتفاق مع الديوان العام للمحاسبه. ## اختصاصات اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون ### الماده الثالثه والعشرون 1. الرقابه علي حركه الاصناف في المستودعات، وغرف الامداد، وغرف الطواري، ووحدات الصيانه، والورش، من خلال بطاقات مراقبه الصنف المناظره لبطاقات الصنف وتتم التسويات في تلك البطاقات اليا من واقع المستندات المؤيده، ووفقا للنماذج المستودعيه المعتمده في هذه القواعد. 2. القيد من خلال النظام الالي في بطاقات العهد (نموذج رقم ٨) للاصناف المستديمه المصروفه، كعهده شخصيه للموظفين، والادارات، والاقسام، والمواقع التابعه للجهه. 3. ارشفه المستندات المؤيده للقيود الكترونيا ضمن ملفات العمليات التابعه لها في النظام الالي. 4. القيام بكل ما يتعلق باجراءات التسويات القيديه الاليه في بطاقات مراقبه الصنف، وبطاقات العهد، ومتابعه ما يطرا عليها في النظام الالي. 5. اجراء مطابقه علي فترات دوريه للقيود الوارده في بطاقات مراقبه الصنف علي تلك الوارده في بطاقات الصنف، مع حفظ المطابقات في القسم الخاص بها في النظام الالي للرجوع اليها عند الحاجه. ٦. حصر ومتابعه الاصناف التي يتقرر اصلاحها، او منحها، او بيعها، او اتلافها، بموجب تقارير دوريه تستخرج من النظام الالي وترسل للادارات المعنيه في الجهه. ٧. تزويد الجهات ذات العلاقه بالبيانات، والمعلومات المستودعيه اللازمه في حال حدوث عجز، او فقد، او تلف او غير ذلك كتقدير الاحتياجات السنويه. ٨. الاشتراك مع لجان تحديد المعدلات الخاصه بتموين غرف الامداد، والطواري، والمواقع، ومع لجان اخري حسب الحال. ٩. فحص البيانات الخاصه بالراكد، والمكدس من المخزون، وابداء التوصيات بشانها. ١٠. تقرير ما يلزم بشان تخزين الاصناف، او صرفها مباشره. ١١. اجراء مطابقه شهريه للارصده الفعليه لبعض الاصناف في المستودعات مع ما يقابلها من ارصده مسجله في بطاقات مراقبه الصنف، للتحقق من انتظام القيود. ١٢. الحد من عدد الاصناف المتشابهه وفقا للمقاييس التي تضعها الهييه السعوديه للمواصفات والمقاييس والجوده. ١٣. اعداد بيانات عن قيمه العجز، والزياده في ارصده الاصناف من واقع استمارات، وتقارير لجان الجرد، او تقارير الديوان العام للمحاسبه. ١٤. دراسه تقارير الجرد، واستخراج ارصده المخزون من خلال النظام الالي، ووضع قيمه لها في نهايه كل سنه ماليه. ١٥. اجراء الدراسات اللازمه لتحديد مستويات التخزين المناسبه، وتحديد الكميه الاقتصاديه للتخزين، لتجنب النقص، او الزياده في الاصناف. مستويات التخزين: ١. الحد الادني: وهو المستوي الذي يجب ان يبقي عنده المخزون من الصنف ثابتا في المستودع، ويتوقف تحديد الحد الادني لرصيد الصنف في المستودع علي عده عوامل منها : * اهميه الصنف. * طبيعه الصنف من حيث سرعه تلفه، او انتهاء صلاحيته. * تكلفه الصنف، وتكاليف النقل، والتخزين. * معدلات استهلاك الصنف. * الفتره الزمنيه اللازمه للشراء. ويتم احتساب الحد الادني للمخزون وفقا للمعادله الاتيه: الحد الادني للمخزون = معدل الاستهلاك اليومي للصنف × عدد الايام اللازمه للاحتفاظ بالصنف. قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ٢. حد الطلب: وهو مستوي المخزون من الصنف الذي يجب عنده اعاده طلب ذلك الصنف لتموين المستودع قبل هبوط المخزون منه الي مستوي الحد الادني، ويتوقف تحديد نقطه اعاده الطلب علي عده عوامل منها: * معدل الاستخدام اليومي. * طول فتره التوريد. * درجه الاستقرار في معدل الاستخدام، وفتره التوريد. * المخاطره. ويتم احتساب نقطه اعاده الطلب وفقا للمعادله الاتيه: نقطه اعاده الطلب = الحد الادني للمخزون + معدل الاستهلاك اليومي للصنف × فتره الانتظار ). ٣. الحد الاعلي: وهو مستوي المخزون من الصنف الذي يعتبر تجاوزه اسرافا في التخزين. ويتم احتساب الحد الاعلي للمخزون وفقا للمعادله الاتيه: الحد الاعلي للمخزون = الحد الادني للمخزون + حد اعاده الطلب. وظايف اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون الماده الرابعه والعشرون يتعين ان يكون الموظفين باداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون من العناصر المؤهله تاهيلا مناسبا يتفق وما يناط بهم من مسؤوليات ومهام وفقا لاحكام الماده (الثالثه والعشرين) من هذه القواعد، مع مراعاه ما ورد بدليل تصنيف الوظايف الصادر عن وزاره الموارد البشريه والتنميه الاجتماعيه، ومن بين هذه الوظايف ما يلي: ١. مدير اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون: يتولي الاداره والاشراف ومباشره ساير المسؤوليات والمهام المنوطه باداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون. ٢. اخصايي مراقبه مخزون: ومن مهامه اعداد الدراسات الخاصه بتحديد الكميات الاقتصاديه للتخزين، ومستويات التخزين، وتطوير اساليبه، واعداد التقارير المتعلقه بحركه المخزون؛ الي غير ذلك مما يناط به من اعمال في نطاق مراقبه المخزون. **مراقب مخزون** ومن مهامه اثبات قيود استلام الاصناف، وصرفها، وارجاعها، الوارده في النظام الالي بعد التاكد من مسارها، ومراجعه القيود في بطاقات مراقبه الصنف، وارشفه المستندات اللازمه في ملفات العمليات التابعه لها في النظام الالي. **مراقب عهد** ويقوم من خلال النظام الالي باثبات، ومراجعه قيود العهد في بطاقات العهد (نموذج رقم (۸)، لكل اداره، او قسم، او موقع، او موظف في الجهه بالنسبه للاصناف المستديمه التي تصرف عهدا علي مستلميها، وتتبع كل ما يطرا عليها من نقل، او تلف، او خلافه، ومراجعه الملفات المنشاه من خلال النظام الالي لكل اداره، او قسم، او موقع، او موظف وما طرا عليها من تغيير في هذا الشان. **جرد الاصناف - انواع الجرد واجراءاته** **الماده الخامسه والعشرون** اولا : انواع الجرد: مع عدم الاخلال باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه ولايحه الجرد والمحاسبه الصادره عن الديوان العام للمحاسبه، والتعاميم و التعليمات الصادره في هذا الشان؛ يتم جرد المستودعات والعهد العينيه علي النحو الاتي: **ا. الجرد الكلي:** ويتم بجرد جميع اصناف المخزون دفعه واحده، مره كل سنه علي الاقل، بواسطه لجنه او لجان تشكل من غير المسؤولين عن عهد المستودعات بقرار من السلطه المختصه في الجهه يحدد به المستودعات المراد جردها، ومده الجرد، ويكون من بين اعضايها احد المختصين باداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، وعضو فني ان اقتضي الحال، مع مراعاه ان تنتهي عمليات الجرد والتسويات الخاصه به في جميع المستودعات المركزيه والفرعيه، وغرف الامداد، والطواري، والمواقع، ووحدات الصيانه، والورش في موعد لا يتجاوز نهايه السنه الماليه. **٢. الجرد الكلي المستمر:** ويتم بجرد اصناف المخزون في المستودعات المركزيه والفرعيه بصفه مستمره علي مدار السنه، بواسطه لجان الجرد بالتنسيق مع اداره المستودعات في الجهه. **. الجرد الجزيي:** ويتم بجرد بعض اصناف المخزون، والعهد، بطريقه مفاجيه، ويجوز الاكتفاء بالجرد الكلي، او الجرد الكلي المستمر عن جرد التسليم والاستلام بين المسؤولين عن المستودعات، اذا حدث ذلك عند الانتهاء مباشره من اي منهما، بشرط موافقه كل # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه من المسلم والمستلم وتصديق مدير اداره المستودعات، او مدير الفرع، او الغرفه، او الموقع علي ذلك. ٤. في عمليات الجرد الكلي التي تمتد لعده ايام، يجب ان يتم غلق ابواب المستودعات وفتحها باشراف لجنه الجرد فقط، ويجوز في الحالات الضروريه اثناء الجرد استلام وصرف اصناف من المستودع باشراف لجنه الجرد التي عليها اثبات ذلك في تقريرها، مع مراعاه اجراء القيود المستودعيه في النظام الالي فور الانتهاء من عمليه الجرد. ثانيا: اجراءات الجرد: ١. بعد الاعداد لعمليه الجرد والحصول علي اخر مستند استلام، واخر مستند صرف، وقفل ارصده الاصناف في بطاقات الصنف من خلال النظام الالي، تقوم لجنه الجرد بجرد اصناف المخزون صنفا صنفا دفعه واحده ايا كان موقعه حسب ترتيب الصنف في المجموعه التصنيفيه الوارده في النماذج المستودعيه، ومن ثم اثبات الموجود الفعلي لكل صنف في الحقل المخصص لذلك علي نموذج استماره الجرد. ٢. بعد اتمام عمليه الجرد تقوم اللجنه من خلال النظام الالي باثبات الارصده القيديه للاصناف التي تم جردها من واقع بطاقات الصنف والمستندات المؤيده في الحقول المخصصه لذلك علي استمارات الجرد. ٣. اذا اسفرت عمليه الجرد الفعلي عن وجود زياده او نقص في بعض الاصناف يعاد جردها مره ثانيه، وفي حال التاكد من ذلك يتم اثبات الفروق في الحقلين المخصصين (بالنقص، او الزياده) علي نموذج استماره الجرد، ثم تبحث لجنه الجرد في اسباب الفروق مع المسؤولين عن المستودعات، او اي موظف اخر له علاقه بالامر. ٤. تقوم لجنه الجرد وكل من المسؤول عن اداره المستودع، وغرفه الامداد، او الطواري، او الموقع، وامين المستودع، او مامور العهده بالمصادقه علي صحه الجرد واجراءاته في استمارات الجرد. ٥. علي لجنه الجرد الرجوع الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، لمطابقه ارصده الاصناف الثابته في استمارات الجرد علي ما هو ثابت منها في بطاقات مراقبه الصنف في تاريخ الجرد، للتحقق من سلامه القيود، ثم تعد تقريرا نهاييا من خلال النظام الالي بنتايج الجرد متضمنا توصياتها، ثم ترسل كافه البيانات الي الديوان العام للمحاسبه من خلال النظام الالي، وفقا لاحكام الماده (السادسه والعشرين) من هذه القواعد. # استماره الجرد ## الماده السادسه والعشرون تعد لجنه الجرد استماره الجرد (نموذج رقم (١١) ، والمحاضر، والتقارير النهاييه الخاصه بجرد المستودعات من خلال النظام الالي، وبعد استيفاء الاجراءات النظاميه اللازمه يتم اتخاذ الاتي: 1. ترسل من خلال النظام الالي نسخه من استمارات الجرد، والمحاضر، والتقارير النهاييه الي الديوان العام للمحاسبه. 2. ترسل من خلال النظام الالي نسخه من استمارات الجرد، والمحاضر، والتقارير النهاييه الي الاداره الماليه. 3. ترسل من خلال النظام الالي نسخه من استمارات الجرد، والمحاضر، والتقارير النهاييه الي اداره، او وحده المراجعه الداخليه. 4. ترسل تلقاييا من خلال النظام الالي نسخه من استمارات الجرد، والمحاضر، والتقارير النهاييه الي اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون. 5. يحتفظ امين المستودع، او مامور (العهده) في القسم الخاص بالمستودع في النظام الالي بنسخه من استمارات الجرد، والمحاضر، والتقارير النهاييه ضمن ملف الجرد (بحسب نوعه). 6. تحتفظ لجنه الجرد بنسخه من استمارات الجرد والتقارير الخاصه بها المستخرجه من النظام الالي. # رقابه الديوان العام للمحاسبه علي المستودعات ## الماده السابعه والعشرون مع عدم الاخلال بالاختصاصات المخوله لاجهزه الرقابه الماليه والاداريه في هذا المجال، يختص الديوان العام للمحاسبه بالاتي: 1. اجراء الدراسات والبحوث في مجال تطوير المستودعات واصدار ارشادات عامه لتنظيم المخزون. 2. اعداد دليل بالاصناف الشايعه الاستعمال علي مستوي كافه الجهات الحكوميه. 3. التنسيق والتعاون مع الجهات ذات الاختصاص في وضع برامج التدريب في مجال المستودعات. 4. مباشره ساير المسؤوليات والاختصاصات الاخري المنوطه به وفقا لاحكام هذه القواعد. 5. اعداد تقارير شامله بكافه النتايج التي تسفر عنها اعمال الرقابه علي المستودعات، ومتابعه ما تم اتخاذه من اجراءات في الجهات المشموله بالرقابه لمعالجتها وفقا للانظمه، والتعليمات الصادره بهذا الخصوص. # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ## ٦. التحقق من الاتي: * **ا.** مدي مناسبه مواقع المستودعات. * **ب.** مدي التزام الجهه بالتطبيق الكامل لاتمته مستودعاتها وفقا للتعليمات الصادره في هذا الشان، وما تضمنته هذه القواعد. * **ج.** مدي ملاءمه المستودعات (الارضيه – المساحه – التهويه – الاضاءه – النظافه) لنوعيه المخزون، ومدي كفاءه طرق التخزين، ووسايل الحفظ، والصيانه. * **د.** مدي الالتزام بوسايل السلامه، والوقايه في المستودعات، وفقا لتعليمات الدفاع المدني، والمواصفات القياسيه للتركيبات الكهرباييه. * **ه.** مدي كفاءه تجهيزات التخزين، ومعدات المناوله. * **و.** مدي وجود اصناف مكدسه، او راكده، وبحث اسبابها مع الجهه، والاجراءات المتخذه للاستفاده، او التخلص منها، وعدم تكرارها. * **ز.** مدي كفاءه العنصر البشري في المستودعات. ## فقد او تلف الاصناف ### الماده الثامنه والعشرون عند حدوث تلف، او فقد في بعض، او كل اصناف المخزون في المستودع، او الاصناف المصروفه عهدا علي الادارات، او الاقسام، او المواقع، او الاشخاص، ومع عدم الاخلال باحكام نظام وظايف مباشره الاموال العامه يتبع الاتي: #### اولا : بالنسبه للمستودعات: يتعين علي (امين المستودع، او مامور العهده المسؤول عن المستودع ابلاغ مدير اداره المستودعات، او من ينيبه ليعد تقريرا بحادث الفقد، او التلف، يرفعه الي السلطه المختصه لاتخاذ ما يلزم. وتشكيل لجنه معاينه، وتحقيق من ثلاثه اعضاء علي الاقل يكون من بين اعضايها عضو من اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون، واخر فني ان اقتضي الحال، لتقوم بالاتي: 1. جرد الاصناف بالمكان الذي وقع فيه الحادث لحصر المفقود، او التالف منها، وكمياتها، واثبات قيمتها من واقع الاسعار المدونه في بطاقات مراقبه الصنف، او مستندات استلام الاصناف الرسميه. 2. تقصي اسباب التلف، او الفقد الحاصل، وعما اذا كان ذلك نتيجه اهمال، او تقصير، او ايه عوارض اخري طاريه، مع تحديد مسؤوليه المقصر، او المتسبب. 3. تعد اللجنه تقريرا بنتايج المعاينه، والتحقيق، والتوصيات اللازمه بشانها، ثم ترفع التقرير مع كافه الاوراق المتعلقه بالموضوع الي السلطه المختصه لابداء رايها. ٤. تحال جميع الاوراق الخاصه بالموضوع بعد ذلك الي وزاره الماليه، لاتخاذ القرار النهايي في هذا الشان، مع مراعاه احاطه الديوان العام للمحاسبه بالموضوع. ه. في حال وجود تبعه ماليه علي المتسبب، يتعين عليه تسديد قيمه الاصناف المفقوده، او التالفه علي ان تسقط تلك الاصناف من عهده امين المستودع، او مامور العهده في كل من بطاقات الصنف، وبطاقات مراقبه الصنف، بموجب الاوراق الخاصه بموضوع الفقد او التلف المؤيده وحفظها اوراقا مثبته. ثانيا: بالنسبه لعهد الادارات او الاقسام او المواقع او العهد الشخصيه: يقوم المدير المسؤول باعداد تقرير عن الحادث يرفعه الي السلطه المختصه لاتخاذ ما يلزم، وتشكيل لجنه معاينه، وتحقيق لتقصي اسباب التلف، او الفقد الحاصل، وعما اذا كان ذلك نتيجه سوء استخدام، او تقصير في امر الصيانه، والمحافظه علي العهده، او لايه اسباب اخري، وذلك وفقا للاجراءات الوارده في البند (اولا) من هذه الماده فيما عدا الفقره (٥) حيث يتم اسقاط العهده من بطاقات العهد بمقتضي اوراق التحقيق، والتقارير، وموافقه وزاره الماليه علي ذلك، وفي جميع الاحوال يتعين التقيد بما ورد بتعاميم وزاره الماليه رقم (٥٥٥٢١) وتاريخ ١٤٣٥/٥/١٦ ه ، ورقم (٨٠٤٩٣) وتاريخ ٥/٢٥/ ١٤٣٥ه، ورقم (٤٢١.٩) وتاريخ ١٤٣٦/٣/٢٣ه، الصادره بهذا الشان. ## الماده التاسعه والعشرون ### معادله قيمه الاصناف المفقوده، او التالفه، واثباتها: ا. تحتسب قيمه الاصناف المفقوده، او التالفه علي اساس متوسط اسعار توريدها في السنه الاخيره، مع مراعاه حسم مبلغ مناسب من قيمه الصنف مقابل استهلاكه اذا كان من الاصناف المستديمه المقرر لها مده استعمال، وذلك خلال الفتره التي استعمل فيها الصنف قبل فقده، او تلفه. . اذا كان الصنف من الاصناف التي تتاثر بالعوامل الجويه، والظروف الطبيعيه فتحتسب نسب الفقد طبقا للنسب الفنيه المتعارف عليها. ## الاصناف الراكده والمكدسه ### الماده الثلاثون تعتبر الاصناف راكده، او مكدسه، وفقا للحالات الاتيه: ا. الاصناف التي تقادمت او بطل استعمالها نظرا للتطور التقني. . الاصناف التي تم شراؤها لاغراض خاصه لم تعد قايمه. . الاصناف المتبقيه من تنفيذ احد المشروعات ولا حاجه لاستبقايها. # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ٤. الاصناف المتخلفه عن عمليات الاصلاح، او التشغيل، او الترميم، او الانتاج، او غيرها. ٥. الاصناف غير الصالحه للاستعمال. ٦. الاصناف الاخري خلاف ما سبق ذكره التي استمر رصيدها دون حركه مده ثلاث سنوات، او اكثر. ولا يدخل في تلك الحالات احتياطي الطواري، وقطع الغيار، وادوات ومواد الصيانه الخاصه بالاصول المستديمه، كالعدد والمعدات والالات التي مازالت مستخدمه. ## حصر الاصناف الراكده، او المكدسه، وصرفها ### الماده الحاديه والثلاثون تقوم اداره، او قسم، او وحده مراقبه المخزون بالتعاون مع المختصين باداره المستودعات بحصر الاصناف الراكده، او المكدسه من واقع بطاقات مراقبه الصنف، او بطاقات الصنف واعداد بيانات بها، مع ابداء التوصيات اللازمه حيالها، وتلافي تكرارها في ظل استخدام الانظمه الاليه في المستودعات، وعرض الامر علي السلطه الماليه المختصه للبت في شانها بحسب الاجراءات الوارده في المادتين (التاسعه عشره)، و(العشرين) من هذه القواعد. ## احكام عامه ### الماده الثانيه والثلاثون مع عدم الاخلال بما ورد في التعليمات الماليه المقرره تقوم الجهه المختصه بوزاره الماليه بطبع النماذج المستودعيه ذات القيمه الملحقه بهذه القواعد بمطابعها، ولا يجوز طبعها في غيرها، او اجراء تعديل، او تغيير فيها الا بموافقه وزاره الماليه، كما انه يحظر استعمالها في غير المخصص لكل منها. ### الماده الثالثه والثلاثون يتعين استخدام النظام الالي والنماذج المستودعيه من خلاله في كافه المستودعات الحكوميه وبالكيفيه الوارده باحكام هذه القواعد. ### الماده الرابعه والثلاثون تتولي كل جهه اعداد دليل خاص بالاصناف التي تختص بها دون غيرها، وذلك بالتنسيق مع الديوان العام للمحاسبه. ### الماده الخامسه والثلاثون لا يجوز اجراء اي تغيير، او تعديل في احكام هذه القواعد الا بناء علي قرار يصدره الديوان العام للمحاسبه، وهو المرجع في تفسير نصوصها، وكيفيه تطبيقها، وكل استثناء او خروج علي احكامها في الحالات الفرديه وبما لا يتعارض مع احكام الانظمه ذات العلاقه لا يكون الا بموافقه الديوان العام للمحاسبه. # الماده السادسه والثلاثون يجب علي المختصين في الجهه التعاون مع مفتشي الديوان العام للمحاسبه، والجهات الرقابيه الاخري، وتسهيل مهامهم، وتزويدهم بالوثايق او نسخ منها، وبالمعلومات اللازمه لاداء المهام الموكله لهم بحريه واستقلال تام. # الماده السابعه والثلاثون يجب علي الجهه اتخاذ الاجراءات اللازمه بشان الملاحظات، والمخالفات الوارده في التقارير الرقابيه عن المستودعات، والتموين، الصادره عن الديوان العام للمحاسبه، والجهات الرقابيه الاخري فور ورودها، والوقوف علي اسبابها بما يضمن معالجتها، وعدم تكرارها، ومسك سجلات وبيانات تفصيليه في النظام الالي بتلك التقارير والفتره الخاصه بها، وما تم اتخاذه من اجراءات حيالها. # الماده الثامنه والثلاثون يجب ان يتضمن النظام الالي للمستودعات ما يلي: 1. التعامل مع جميع انواع المستودعات وتصنيفها بحسب النوع والموقع. 2. صلاحيات محدده لمستخدميه وفقا لاحكام هذه القواعد. 3. عدم قبول تكرار الاسم للاصناف عند الادخال. 4. استخدام رقم الصنف، ورمز الاستجابه السريعه (QR Code) في القيود، والجرد. 5. الترصيد والتسويه لعمليات الاستلام، والصرف بشكل فوري ومباشر، وطباعتها اليا علي النماذج المستودعيه الوارده في هذه القواعد. 6. التعامل مع عده وحدات لنفس الصنف (صندوق، كيس، حبه ... الخ) وامكانيه اضافه وحدات جديده، مع التحويل الالي التلقايي بين تلك الوحدات عند الاستلام، وعند الصرف. 7. السماح باضافه الرجيع بحسب الصلاحيات الوارده في هذه القواعد. 8. اصدار تقارير باصناف الرجيع والاجراءات التي تمت بشانها. 9. استخدام نظام التسلسل في الاستلام، والصرف. 10. وجود سجل تفصيلي (بطاقه صنف) خاصه بكل صنف موجود، ولكل مستودع علي حده حسب التصنيف الاساسي. 11. الربط مع نظام المشتريات والاداره المختصه في الجهه. 12. الربط مع الاداره الماليه في الجهه. 13. واجهه تعريف لمستخدم النظام. 14. خاصيه البحث والاستعلام. 15. تقرير بالاصناف حسب مكان التخزين. 16. تقرير بمجموعات الاصناف. 17. تقرير بحركات الصرف، والاستلام. # قواعد واجراءات المستودعات الحكوميه ۱۸. تقرير بارصده الاصناف في تاريخ معين لجميع المستودعات، او لمستودع واحد في الجهه. ۱۹. تقرير بطاقه الصنف. ۲۰. تقرير بطاقه مراقبه الصنف. ۲۱. تقرير حاله النظام والصيانه الدوريه وكافه ما يطرا عليه من تعديلات. ۲۲. امكانيه التحديث والتطوير. ۲۳. نظام امني للمعلومات، وفقا للضوابط والارشادات الصادره عن الهييه الوطنيه للامن السيبراني. ۲٤. الربط الالي والتسجيل للعهد من واقع طلبات الصرف، او محاضر الاستلام التي تحتوي علي صناف مستديمه بعد مراجعتها، واقرارها من قبل مراقبه المخزون، والادارات ذات العلاقه في الجهه. ۲۵. مراقبه، وطباعه بطاقات العهد، وقيودها، ونقل العهد، وحركات الارجاع، وتحديد وضع العهده في تاريخ معين. ۲۶. نظام التنبيه الالي للعهد. ۲۷ الربط مع اداره الموارد البشريه في الجهه، لتسجيل العهد علي الموظفين، وطباعه تقرير بالم موظفين الذين ستنتهي خدماتهم وعليهم عهد مسجله. ۲۸. طباعه التقارير، والاستعلام عن العهد حسب الصنف، او الموظف، او الموقع، او الاداره. ۲۹. تحديد طلبات الصرف، ومحاضر الاستلام، التي تتضمن اصناف مستديمه لم يتم قيدها عهده علي مستلميها. # الاشتراطات الواجب توافرها في المستودعات الحكوميه ## الماده التاسعه والثلاثون ۱. سهوله استقبال الاصناف الوارده وصرفها، وجرد محتويات المستودعات. ۲. الاستخدام الامثل للارضيات والمساحه، وان تكون الارضيات مناسبه لطبيعه المعدات المستخدمه في نقل وتخزين الاصناف داخل المستودع. ۳. توفر معدات المناوله الداخليه وسهوله مرورها في ممرات المستودعات، بالاضافه الي السلالم المامونه لاستخدامها في تناول الاصناف من علي الارفف، وتوفر ادوات الوقايه الشخصيه للعامل …(7,065 more chars)