ncar · rules · processed · 25 chunks
# المملكه العربيه السعوديه # الديوان الملكي (٠٦١) بسم الله الرحمن الرحيم برقيه ٤٤٠٠ الديوان الملكي رقم الصادر : ٦٦٩٥٢ تاريخ الصادر : ١٥ / ٠٩ / ١٤٤٦ المرفقات : ٦ - تعمیم - سيدي صاحب السمو الملكي ولي العهد رييس مجلس الوزراء حفظه الله نسخه لكل وزاره ومصلحه حكوميه وعلي كل جهه ابلاغ الجهات التابعه لها او المرتبطه بها السلام عليكم ورحمه الله وبركاته اشير الي كتاب معالي الامين العام لمجلس الوزراء رقم ١٠٧٤٩ في ١٤٤٦/٨/٢١ه المرفقه به المعامله المشتمله علي برقيه المركز الوطني للفعاليات رقم ٦٦٢ في ١٤٤٤/٦/٦ه ومشفوعها مشروع قواعد حوكمه اقامه الفعاليات، وما تضمنته برقيه المركز بهذا الخصوص. وما اوضحه معالي الامين العام من ان هييه الخبراء بمجلس الوزراء اعدت بشان الموضوع مذكرتها رقم (۲۸۸۱) في ١٤٤٦/٨/٢٠ه المتضمنه توصيه الهييه بالاتي: اولا : الموافقه علي قواعد حوكمه اقامه الفعاليات بالصيغه المرافقه لكتاب امانه لجنه الفعاليات بمجلس الشؤون الاقتصاديه والتنميه رقم ٥٢٥ في ١٤٤٦/٨/١٣ه . ثانيا: قيام كل جهه مالكه لفعاليه بتطبيق القواعد - الوارده في البند (اولا) من التوصيه - والرفع الي لجنه الفعاليات بمجلس الشؤون الاقتصاديه والتنميه خلال مده لا تتجاوز (۳۰) يوما من تاريخ انتهاء الفعاليه بتقرير عن تطبيق ما تضمنته تلك القواعد علي الفعاليه وما واجهته من صعوبات وما تراه من مقترحات في هذا الشان. ثالثا: تفويض امانه لجنه الفعاليات بمجلس الشؤون الاقتصاديه والتنميه بتحديث القواعد الوارده في البند (اولا) من التوصيات - عند الحاجه - بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقه. مبينا معاليه ما راته اللجنه العامه لمجلس الوزراء بهذا الصدد. وحسب التوجيه الكريم بالموافقه علي ذلك؛ ارجو تفضل سموكم بالامر باكمال اللازم، وتقبلوا سموكم اطيب تحياتي وتقديري. رييس الديوان الملكي فهد بن محمد العيسي العوده لقواعد حوكمه اقامه الفعاليات # قواعد واجراءات تنفيذ الفعاليات (1/6) ## جانب برنامج ومحتوي الفعاليه ### قبل تنفيذ الفعاليه * اعداد ميثاق يوضح التزامات المشاركين والضيوف المحليين والدوليين يوضح بالالتزامات مثل الالتزام القيم والمبادي السعوديه * عدم استضافه مشاركين دوليين او ضيوف او وفود رسميه يعرف ان لديهم توجهات تخالف توجهات ومصالح المملكه العربيه السعوديه بالتنسيق مع وزارتي الداخليه ورياسه امن الدوله والجهات ذات العلاقه * التحقق من ان جميع المشاركين والضيوف المحليين والدوليين لديهم سجل خال من المخالفات الاخلاقيه او القانونيه بالتعاون مع وزارتي الاعلام والداخليه * مراعاه اوقات الصلاه في تنظيم برنامج الفعاليه * التزام المشاركين والمؤديين بعدم رفع اي لافتات او شعارات، او كتابات ورسوم خادشه للحياء او لا تتماشي مع القيم والمبادي للمملكه العربيه السعوديه * وضع اليات للتعامل والتدخل السريع مع المخالفات المفاجاه للمحتوي والضوابط * التاكد من الالتزام بالانظمه واللوايح والقرارات ذات الصله * مراعاه تقويم السفر الخاص بالزوار الدوليين المستهدف حضورهم للفعاليه في تحديد موعد اقامتها بالتنسيق مع الهييه السعوديه للسياحه ### اثناء تنفيذ الفعاليه * تعيين فريق مختص لمتابعه العروض والفعاليات ورصد فوري لاي تجاوزات او مخالفات * تطبيق اليه للتعامل مع اي محتوي مخالف يظهر بشكل مفاجي * تقديم تحذيرات واضحه قبل اظهار اي محتوي قد يكون حساسا للفيات العمريه المختلفه ### بعد تنفيذ الفعاليه * اعداد تقرير ختامي عن ابرز الدروس المستفاده من مخرجات برنامج ومحتوي الفعاليه * اتخاذ الاجراء المطلوب تجاه اي مخالفه تمت خلال الفعاليه تشمل الموردين والمشاركين بالتنسيق مع الجهات ذات الاختصاص * اعداد تقرير يوثق اي محتوي مخالف والشكاوي المتعلقه بمحتوي الفعاليه مع تحديد اسباب الخلل وكيفيه معالجته وخطه لمعالجه هذا النوع من المخالفات في المستقبل National Center for Archives & Records # قواعد واجراءات تنفيذ الفعاليات (2/6) ## الجانب الامني ### قبل تنفيذ الفعاليه * اعداد خطه امنيه لتوفير الدعم الامني المطلوب يراعي بها حجم وطبيعه وموقع اقامه الفعاليه وفيات زوارها بالتنسيق مع وزاره الداخليه والجهات الامنيه ذات العلاقه، علي ان تتضمن تحديد ادوار ومسؤوليات الجهه المالكه للفعاليه والجهات الامنيه ذات العلاقه. * اجراء مسح امني للضيوف والوفود الرسميه والمشاركين بالتنسيق مع وزاره الداخليه ورياسه امن الدوله، وتطوير اجراءات امنيه خاصه للمشاركين الدوليين او الضيوف والوفود الرسميه ومرافقيهم وعوايلهم خلال فتره تواجدهم بالمملكه بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقه. * التغطيه الامنيه لموقع الفعاليه كاملا تشمل تسهيل اجراءات الدخول لجميع مشاركي الفعاليه. * تقييم السعه الاستيعابيه للموقع وتحديد مخارج الطواري والحصول علي التصاريح اللازمه للفعاليه والتنسيق معهم مسبقا. * التاكد من فهم اجراءات التفتيش والتعامل مع الحالات المشتبه بها. * التاكد من التزام جميع الجهات المعنيه المشاركه في هذه الفعاليه كل بما يخصه، مع ضروره تمرير اي معلومه للجهات المختصه او لغرفه العمليات العمليات الامنيه - في حال تم تشكيلها - للفعاليه. * التاكيد علي الشركه المشغله بتفتيش المشاركين عند الدخول لمنع اظهار شعارات سياسيه او شعارات تخالف قيم ومبادي المجتمع السعودي. * التاكد من الالتزام بالانظمه واللوايح والقرارات ذات الصله. ### اثناء تنفيذ الفعاليه * متابعه تطبيق الخطه الامنيه ومراعات ادوار ومسؤوليات الجهه المالكه للفعاليه والجهات الامنيه ذات العلاقه. * التعامل مع الطواري وتطبيق خطه اخلاء عند الضروره. * متابعه التزام الزوار بالانظمه واللوايح ذات الصله والتعامل مع المخالفين بالطرق الوديه، وفي حال التكرار يتم اتخاذ الاجراءات اللازمه بالتنسيق مع الجهات الامنيه المختصه. * اتخاذ الاجراءات اللازمه لتسهيل اجراءات المغادره وفحص الموقع للتاكد من عدم حدوث اي اصابات. * متابعه التزام الشركه المشغله في عمليات تفتيش الزوار. * التنسيق مع وزارتي الداخليه والخارجيه والجهات ذات العلاقه في حال وقوع حدث امني لاحد المشاركين الدوليين او الضيوف والوفود الرسميه ومرافقيهم وعوايلهم خلال فتره تواجدهم بالمملكه. ### بعد تنفيذ الفعاليه * اعداد تقرير ختامي امني يوثق فيه كل ما يحدث اثناء الفعاليه للحفاظ علي الامن والسلامه. * تحديث الخطه الامنيه باستمرار لتجنب الاخطاء في الفعاليات المستقبليه. # قواعد واجراءات تنفيذ الفعاليات (3/6) ## الجانب اللوجستي ### قبل تنفيذ الفعاليه * اعداد الخطه اللوجستيه شامله لاداره الضيوف والوفود الرسميه وعوايلهم ومرافقيهم والمشاركين * ترتيب واعداد برنامج الضيافه واماكن الزياره والاستضافه بالتعاون مع الجهات ذات العلاقه مثل الهييه السعوديه للسياحه * التواصل مع الضيوف والوفود الرسميه ومرافقيهم والمشاركين وتاكيد جدولهم الزمني ومتطلباتهم * تحديد مناطق مخصصه لدخول الضيوف والوفود الرسميه ومرافقيهم والمشاركين، ومواقف السيارات، ومناطق كبار الشخصيات (VIP) ومخارج الطواري * توفير وسايل نقل خاصه من والي الفعاليه لكل من الضيوف والوفود الرسميه وعوايلهم ومرافقيهم والمشاركين * التعاقد مع الموردين لتوفير المعدات والخدمات (مثل منصات العرض، الصوت، الاضاءه) * توفير نقاط اتصال مباشره لمساعده الضيوف في اي استفسارات * تقييم المخاطر اللوجستيه المحتمله واعداد خطه طواري لتجنب الازمات اللوجستيه * التاكد من الالتزام بالانظمه واللوايح والقرارات ذات الصله ### اثناء تنفيذ الفعاليه * تنفيذ ومتابعه خطه اداره الزوار والمشاركين وعوايلهم للوصول الي المناطق المخصصه * تجهيز لوحات ارشاديه بلغات مختلفه لضمان انسيابيه تدفق الزوار والمشاركين * اداره الحشود وتامين وجود فريق عمل مخصص للاشراف علي جميع جوانب الحركه والانسيابيه في الفعاليه * متابعه تنفيذ الجدول الزمني والتدخل السريع حسب الخطه اللوجستيه * تجهيز فريق لدعم الوفود الرسميه ومرافقيهم والمشاركين في حاله حدوث اي طواري، سواء صحيه او لوجستيه * توفير فرق دعم فني وخطه طواري للتعامل مع اي مشكلات تقنيه او حالات غير متوقعه (مثل الصوت، الاضاءه، حالات جويه، انقطاع الكهرباء) * تسجيل عدد الحضور والزوار والمشاركين في الفعاليه، مع تحديد انواع الزوار والحضور والمشاركين (مثل زوار محليين، زوار دوليين) ### بعد تنفيذ الفعاليه * اعداد تقرير ختامي عن مدي رضي الزوار والوفود والمشاركين عن الخدمات اللوجستيه المقدمه في الفعاليه * حصر الدروس المستفاده والخروج باجراءات تحسينيه --- العوده لقواعد حوكمه اقامه الفعاليات # قواعد واجراءات تنفيذ الفعاليات (4/6) ## جانب الحركه المروريه ### قبل تنفيذ الفعاليه * اعداد خطه اداره حركه مروريه تشمل ادوار ومسؤوليات الجهه المالكه بالتنسيق مع وزاره الداخليه والجهات ذات العلاقه * تامين مسارات للمشاه ومواقف السيارات لضمان انسيابيه الازدحام المروري * اجراء دراسه لحجم الحركه المروريه المتوقعه بناء علي عدد الحضور المتوقع * تخصيص مواقف مخصصه ومسارات خاصه للنقل العام ووسايل النقل العام ووضع لافتات ارشاديه للمداخل والمخارج للفعاليه لضمان انسيابيه الحركه المروريه * دراسه اوقات الذروه واليه التعامل معها مع اوقات الفعاليه * التاكد من الالتزام بالانظمه واللوايح والمواصفات الفنيه ذات الصله ### اثناء تنفيذ الفعاليه * متابعه تنفيذا الخطه المروريه وتطبيق الادوار والمسؤوليات مع الجهات ذات العلاقه * ضمان سلامه المشاه ووضع ممرات مشاه امنه وواضحه * وضع مشرفين لتوجيه انسيابيه حركه المرور ### بعد تنفيذ الفعاليه * اعداد تقرير ختامي عن اداء الخطه المروريه * حصر الدروس المستفاده والخروج باجراءات تحسينيه # قواعد واجراءات تنفيذ الفعاليات (5/6) ## جانب الصحه والسلامه ### قبل تنفيذ الفعاليه * اتباع الدليل الاسترشادي المقدم من وزاره الصحه لتقديم الخدمات الصحيه للفعاليات والذي يشمل علي: * تقييم المخاطر الصحيه في الفعاليات * اعداد خطه صحيه بالتنسيق مع وزاره الصحه والجهات ذات العلاقه * توفير نقاط طبيه وكوادر صحيه مؤهله في موقع الفعاليه مجهزه بالتجهيزات الطبيه اللازمه بحيث تتناسب اعداد هذه النقاط مع حجم الفعاليه. * التعاقد مع طرف ثالث لتقديم الخدمات الصحيه بناء علي نوع الفعاليه * التنسيق مع المستشفيات المحيطه المستقبله للحالات والاتفاق علي اليه قبول الحالات بحسب اهليه العلاج ورفع الجاهزيه مسبقا * تحديد اماكن النقاط الطبيه وتمركز سيارات الاسعاف بالاتفاق مع مقدم الخدمه الصحيه * احاطه جميع العاملين في الفعاليه بمسارات الاستجابه الصحيه للحالات الطاريه ومواقع النقاط الطبيه والموارد الصحيه في الموقع وخطط الطواري * تقييم المخاطر واعداد خطط سلامه لزوار الفعاليه بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقه * التاكد من توفير ووضع معدات السلامه في موقع الفعاليه * التاكد من الالتزام بالانظمه واللوايح والقرارات ذات الصله ### اثناء تنفيذ الفعاليه * تقديم الخدمات الطبيه الطاريه والعاجله قبل نقلها الي اقرب مستشفي (الاسعافات الاوليه، الانعاش القلبي الريوي) * توفير سيارات الاسعاف والجولف للحالات الطاريه حسب الحاجه * الاستجابه للكوارث وتنسيق الاخلاء الطبي مع وزاره الصحه والجهات ذات العلاقه * تنسيق وسايل التواصل بين ضباط الاتصال والمشاركه في غرفه العمليات * تسهيل دخول وخروج اعضاء الفرق الصحيه للموقع (مواقف، مدخل للموظفين، تحديد المناطق المسموح بدخولها بحسب الصلاحيه، الخ) ### بعد تنفيذ الفعاليه * اعداد تقرير ختامي عن اداء الخطه الصحيه * حصر الدروس المستفاده والخروج باجراءات تحسينيه * عدم ترك الموقع بدون مراقبه --- العوده لقواعد حوكمه اقامه الفعاليات --- # قواعد واجراءات تنفيذ الفعاليات (6/6) ## الجانب الاعلامي والترويجي ### قبل تنفيذ الفعاليه * اعداد وتصميم خطه اعلاميه وترويجيه للفعاليه قبل تنفيذ الفعاليه بالتنسيق مع وزاره الاعلام، تضمن تحقيق الفايده الاعلاميه القصوي والذي تشمل علي: * اختيار قنوات الاعلام المناسبه (مثل: التلفزيون، الصحف، وسايل التواصل الاجتماعي) * التعاون مع الشركاء الاعلامين للفعاليه حسب الجمهور المستهدف للفعاليه مثل المؤثرين المحليين والعالميين والسفراء الاعلاميين للفعاليه * اطلاق الحملات الترويجيه للفعاليه عبر المنصات المحدده (مساحات اعلانيه، شاشات العرض، وسايل التواصل الاجتماعي .... الخ) * دعوه الصحفيين المحليين او العالميين وتحديد المستهدفات الاعلاميه والترويجيه للفعاليه * اعداد خطه اداره الازمات الاعلاميه وتحديد اليه التعامل مع الانتقادات وردود الفعل السلبيه، واي مخاطر اعلاميه محتمله ووضع اليه لتجنبها * التعاون مع هييه السعوديه لسياحه علي العمل بحزم سياحيه مخصصه بالفعاليات للزوار الدوليين * تجهيز مناطق اعلاميه للصحفيين والمؤثرين مخصصه في موقع الفعاليه * تزويد الهييه السعوديه للسياحه بمواد تسويقيه وتذاكر للفعاليات التي تستهدف زوار دوليين بمده لا تقل عن 90 يوم من تاريخ تنفيذ الفعاليه * المواءمه مع الجهات ذات العلاقه والتاكد من الالتزام بالانظمه واللوايح والقرارات ذات الصله ### اثناء تنفيذ الفعاليه * متابعه تنفيذ الخطه الاعلاميه مع الجهات ذات العلاقه * الاستفاده من المشاركين (متحدثين، لاعبين، وغيرهم) في الترويج والتسويق للسياحه في المملكه بالتنسيق مع الهييه السعوديه للسياحه * تفعيل الانشطه والمناطق المخصصه للزوار لخلق تفاعل اعلامي (مثل: المسابقات، الانشطه، النشر في مواقع التواصل الاجتماعي) للترويج للفعاليه * نشر تحديثات فوريه بخصوص الفعاليه بشكل متواصل مع الاعلام والجمهور (مثل: الصور، الفيديوهات) * معالجه اي عوايق او اضطرابات اعلاميه خلال اقامه الفعاليه بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقه ### بعد تنفيذ الفعاليه * اعداد تقرير عن اداء الخطه الاعلاميه * حصر الدروس المستفاده والخروج باجراءات تحسينيه * تحليل التغطيه الاعلاميه وتوثيقها (مقالات، تقارير، فيديوهات). * استخدام محتوي الفعاليه والمنتجات الاعلاميه علي وسايل التواصل الاجتماعي لتعزيز التفاعل --- العوده لقواعد حوكمه اقامه الفعاليات --- National Center for Archives & Records