الارشادات الاولية لجمع وترتيب الوثائق القديمة

uhb · · processed · 10 chunks

بنتياليه الجلم
الرقم : ٢١٩
التراريح: ١/٤/٩
المرفقات: ٩
الملف: الملف

المملكه العربيه السعوديه
ديوان رناس……مجلس الوزراء
المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
(٠٧٧) رمزه
تعميم
السلام عليكم ورحمه الله وبركاته، وبعد : -
نظرا لاهميه الوثايق القديمه وضروره تجميعها والمحافظه عليها وترتيها ترتيبا اوليا
يسهل الرجوع اليها، ويساعد علي تطبيق لوايح وخط ظواثق بعد صدورها.
لذا فانه يسر المركز ان يرفق لم طيبه الارشادات الاوليه لجمع وترتيب الوثايق
القديمه، والنماذج اللازمه لذلك، املين ان تكون خير عون للمختصين لديكم في جمع
وترتيب وحفظ وثايق جهازكم في هذه المرحله من مراحل تطبيق نظام الوثايق والمحفوظات.
والله يحظكم .....
مدير عام
المركز الوطني للوثايق والمحفوظات المكلف
عبدالله بن سعود الخضير

بتيلد الجله

المملكه العربيه السعوديه
ديوان رياسه مجلس الوزراء
المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
(1/3/26) رمزه
١٥ - ارشادات اوليه لجمع وترتيب وثايق الجهاز الحكومي القديمه والتي
قلت الحاجه اليها.
1 - يخصص لهذه الوثايق صاله او صالات او غرفه او غرف حسب الحاجه.
٢ - تكون هذه الاماكن في الدور الارضي.
٢ - تخلي هذه الاماكن و تنظف وتظهر توفر لها وسايل التهويه الجيده والاداره
المناسبه ، ويمنع عنها وصول الغبار والربابه ، وترصف ارضياتها ببلاط
بلاستيكي لامع ان امكن.
٢ - ترقم هذه الاماكن بارقام مسلسله.
٥ - يركب في هذه الاماكن خزان حديديه ذات ارفف.
٢ - ترص الخزان في صفوف افقيه متراصه، ويكون بين صفوفها ممرات مناسبه
توفر مرونه الحركه فيما بينها.
٧ - ترقم صفوف الخزان بارقام مسلسله (اذا كانت كثيره).
٨ - ترقم خزان الصف بالصاله او خزاين الغرفه بارقام مسلسله.
٩ - تفرز وثايق الجهاز الحكومي تبعا للوحدات الاداريه التي انتجتها.
10 - يخصص لكل وحده اداريه مكان خاص لواثقها.
11 - يعمل بيان باسماء انواع الوثايق التي تنتجها الوحده الاداريه ، ويعطي رمز لكل
نوع منها هو عباره عن رقم مسلسلها في البيان نموذج رقم (٧/٤٦).
12 - يخصص لكل نوع من انواع وثايق الوحده الاداريه مكان خاص به.

(1)

بتجلالجال

المملكه العربيه السعوديه
ديوان رناسه جنس الوزراء
المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
(1/3/22) رمزه
13 - يرتب كل نوع من انواع وثايق الوحده الاداريه تبعا للسنوات التي انتج فيها.
واذا كان النوع محفوظ بملفات ، فترتب هذه الملفات تبعا لارقامها وتواريها.
14 - يجز صناديق من الورق المقوي ذات حجم مود يسهل التعامل معه (كراتين).
15 - يخصص لوثايق كل وحده اداريه صناديق خاصه بها ، ويوضع عليها لاصق
ملون يميزها عن غيرها.
16 - يوضع كل نوع من انواع وثايق الوحده الاداريه في صندوق او صناديق خاصه
. به
17 - يعطي لكل صندوق من صناديق الوحده الاداريه رقم خاص به هو عباره عن
رمز نوع الوثايق ورقم الصندوق في مسلسل صناديق هذا النوع، فاذا اخذ
نوع من الوثايق رمز (1) ، وکان هذا النوع من الوثايق يحتاج الي (10) ،
صناديق فان رقم الصندوق الخاصه منها يكون (٥/١).
18 - يلصق علي الجانب المريي للصندوق بطاقه كبيره تحوي المعلومات الارشاديه
التاليه : -
1 - اسم الجهاز الحكومي ورمزه.
2 - اسم الوحده الاداريه المنتجه ورمزها.
3 - نوع الوثايق التي بداخل الصندوق ورمزها.
4 - رقم الصندوق.
5 - رقم الجزانه.
6 - رقم صف الجزاين ان وجد.

(2)

بتيلان الغزار

المملكه العربيه السعوديه
ديوان رناسه مجلس الوزراء
المركز الوطني للوثايق والمحفوظات
(1/3/26) رمزه
. رقم الصاله او الغرفه
8 - تاريخ الفتره الزمنيه للوثايق التي بداخل الصندوق.
9 - ارögام حاويات الوثايق بالسندوق حيث يذكر رقم اول ملف ورقم اخري ملف
بالصندوق او رقم اول سجل ورقم اخري سجل ، نموذج رقم (٩/٤٦).
19 - يعمل جرد لصناديق كل وحده اداريه.
٢٠ - يتضمن بيان الجرد الحقول التسعه الموضحه اعلاه في بطاقه الصندوق ، نموذج
. (٨/٤١ رقم
٢١ - تطبع بيانات الجرد الخاصه بكل وحده اداريه.
٢٢ - توضع بيانات جرد وثايق الوحدات الاداريه في الجهاز في ملف افرنجي.
٢٣ - يفصل بين بيانات الوحدات الاداريه بفواصل لكل منها بروز.
٢٤ - يثبت علي بروز الفاصل رمز الوحده الاداريه بالجهاز.
٢٥ - يعمل بيان بالوحدات الاداريه بالجهاز، ويوضح امام كل وحده اداريه رمزها.
٢٦ - يوضع هذا البيان في مقدمه الملف الافرنجي ليعرف منه علي اسماء الوحدات
(٦/٤٦) الاداريه التي ثبت رموزها علي بروزات الفواصل ، نموذج رقم
٢٧ - يكون هذا الملف الافرنجي ومحتوياته دليل اولي للارشاد عن اماكن انواع الوثايق
المطلوب البحث فيها.

(Γ)

مركز الوثايق بالجهاز
( م — زه )
(٢٠١٦) نموذج رقم
المملكه العربيه السعوديه
الجهاز الحكوي
(٦٦) مر
بيان بالوحدات الاداريه بالجهاز ورموزها.
<table><tr><td>مزها</td><td>اسم الوحده الاداريه</td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td>مزها</td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr></table>
الاستعمالات الميويه

اسم الوحده الاداريه
( مزاما )
(٢٦) نموذج رقم
المملكه العربيه السعوديه
الجهاز الحكوسي
(٧٦) مر
انواع الوثايق المنتجه في الوحده الاداريه.
<table><tr><td>. رمزها</td><td>. اسماء انواع الوثايق</td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td>.</td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td></tr></table>
العربيه للعربيه

اسم الوحده الاداريه
( )
(٨-٦) نموذج رقم
المملكه العربيه السعوديه
الجهاز الحكوي
( / ) ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م ر م
بيان بصنديق وثايق الوحدات الاداريه المنتجه والموعده لدي مركز الوثايق بالجهايز.
<table><tr><td colspan="2">ارتق الملفاتاو الحاويات.</td><td colspan="2">الفتره الزمنيه.</td><td rowspan="2">رقم الصالهاو الغرفه</td><td rowspan="2">رقمالصف</td><td rowspan="2">رقمالخزانات</td><td rowspan="2">رقمالصندوق</td><td rowspan="2">رمزالوثيقه</td></tr><tr><td>الي</td><td>من</td><td>الي</td><td>من</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td><img></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td><img></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></table>

اسم الوحده الاداريه
( رمزا )
(٩-٦٦) نموذج رقم
المملكه العربيه السعوديه
الجباز الحكوسي
( / / ) ر م
بطاقه صندوق
نوع الوثايق : ....
. ( رمزا )
. ( / ) رقم الصندوق : رق
. ( رقم الخزايه )
. ( رقم الصف )
. ( رقم الصاله او الغرفه )
الفتره الزمنيه من .... الي
ارقام الملفات او الحاويات من .... الي
الاستعمالات المينيه

العام ٤٠٥٠٥٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠

\( \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \\ \end{array} \right. \\ \end{array} \right. \\ \end{array} \right. \\ \end{array} \right. \\ \end{array} \right. \\ \end{array} \\ \end{array} \\ \end{array} \\ \end{array} \\ \end{array} \\ \end{array}
\]

\( \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \\ \end{array}\right\} \\ \end{array}\right\} \\ \end{array}\right\} \\ \end{array}\right\} \\ \end{array}\left. \right\} \\ \end{array}
\]

\[
\left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \left\{ \begin{array}{l} \end{array} \right\} \\ \end{array} \right\} \\ \end{array} \right\} \\ \end{array} \right\} \\ \end{array}
\]