ncar · guide · processed · 135 chunks
جلبس لجتطرالطلبني الانات الما بن ارشادات خطط التواصل لاداره المخاطر والطواري واستمراريه الفعمال وسلاسل اليمداد GSNRC-03-25 2025 جدول المحتويات المقدمه 1 تمهيد 1.1 1.2 اهداف الورشادات 1.3 التنفيذ والالتزام 1.4 المراجعه والTCDHCT 1.5 التعريف والمصلحات 1.6 اليه تطوير خط تطوالس وتنفيذها وقياس اثرها 2 المرحله الاولي: التحليل المرحله الثانيه: التصميم والطوير المرحله الثالثه: التنفيذ المرحله الرابعه: التقييم الملحقات 3 المقدمه 1 1-1 1-1 يقل الواصل احد المركزات الاساسيه لرغم مستوي التنسيق والتعاون والمواهمه والكامل علي المستوي الموقسي والقطاعي والوطني؛ فالتواصل، بمفهومه الشامل، هو عمليه التفاعل وتبادل المعلومات و مشاركه الافكار بين الاطراف بما يحقق الفهم المشرتك، ويعز بناء العلاقه، والتاثير المتبادل. وانطلقا من الدور المسند لمجنس المخاطر الوطنيه في تحديد التوجهات والرؤي والاهداف ذات الصله بشؤون المخاطر والطواري والزمات والكوارات واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد علي المستوي الوطني، وتعزيز قدره الجهات ذات العلاقه للوقايه منها والتخطيط والاستعداد لها، والتنسيق فيما ينها بما يتصل تلك الشؤون، قامت الامانه العامه مثلله بمركز التميز اعداد ارشادات لتطوير خط التواصل وتنفيذها وقياس اثرها لتمكين الجهات من رفع كفاءه وفعليه التواصل، والتنسيق والتعاون والمواءمه والتكامل بشان اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد علي المستوي المؤسي والقطاعي والوطني. 1-2 نطاق الارشادات تستهدف هذه الارشادات الجهات الحكوميه والقطاع الخاص والقطاع الثالث وتعتبر اداه استرشاديه لغرض تطوير خط التواصل ذات العلاقه بمجلات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد وتنفيذها وقياس اثرها، مع باقيليه تكييف محتوياته حسب احتياجات كل جهه علي حده. 1-3 اهداف الارشادات تهدف ارشادات خطط التواصل الي تعزيز القدره علي الصمود علي المستوي الوطني والمؤسسي وذلك من خلال توفير ارشادات تمكن الجهات من رفع مستوي التواصل والتنسيق والتعاون والمواعه والتكامل بشان اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد. 1-4 التنفيذ واللتزام تعتبر هذه الارشادات مرجعا استرشاديا، مع قابله تكييف محتوياتها حسب احتياجات كل جهه علي حده. ولمجلس المخطر الوطنيه صلاحيه تحديد مستوي الالتزام به والاعلان عن ذلك. 1-5 المراجعه والتحديث تتولي الامانه العامه لمجلس المخاطر الوطنيه مسؤوليه تحديث هذه الارشادات، ومراجعتها دوريا وعند الحاجه، ونتولي ايضا الاعلان عن الاصدار المحدث من الارشادات، وذلك بعد استكمال الاجراءات النظاميه. ارشادات خطط التواصل لاداره المخاطر والطواري واستمراريه العمال وسلسل الامداد التعاريف والمصطلحات 1-6 <table><tr><td>التعريف</td><td>المصطلح</td></tr><tr><td>ارشادات خطط التواصل لاداره المخاطر والطواري واستمراريه</td><td>الارشادات</td></tr><tr><td>عمليه نقل الرسايل والمعلومات من مرسل الي مستقبل عبر فنوات وادوات محدده بما يضمن وصول الرساله والمعلومه بدقه ووصوح.</td><td>الاتصال</td></tr><tr><td>عمليه تفاعل وتبادل للمعلومات والفكار بين الطراف بما يحقق المشاركه والفهم المشترك، ويعزز بناء العلاقه، والتاثير المتبادل.</td><td>التواصل</td></tr><tr><td>الكيانات بمختلف انواعها وقطاعاتها واجامها بما يشمل الوزارات والهييات والمراكز والشركات الوطنيه والقطع الخاص والقطاع الثالث.</td><td>الجهه</td></tr><tr><td>الجهات او الفرد الذين يتاثرون او يمكنهم التاثير بشكل مباشر او غير مباشر علي اعمال وانشطه اداره المظطار والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد.</td><td>اصحاب المملكه</td></tr><tr><td>اجراء تواصلي وتفاعلي يتم تنفيذه عبر مختلف القنوات والوسايل لتلبيه متطلبات اصحاب المصلحه.</td><td>النشاط التواصلي</td></tr><tr><td>النتايج المرجوه والقيمه التفاعليه المراد تحقيقها من خلال تنفيذ انشطه التواصل، علي سبيل المثال لا الحصر: التنسيق، التعاون، التفاعل، او المواعمه.</td><td>غايات التواصل</td></tr></table> ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه التعمال وسلاس الامداد اليه تطوير خط التواصل وتنفيذها وقياس اثرها 2 تتكون اليه تطوير خط التواصل وتنفيذها وقياس اثرها من اربع مراحل (موضحه في الشكل رقم 1) تتضمن تفصيل لكافيه الانشطه الرييسيه لكل مرحله، مع توفير نماذج ارشاديه لتمكين الجهات من التطبيق العملي لهذه اليه وتعزيز جوده وكفاءه عمليات التواصل. الشكل رقم 1: اليه تطوير خط التواصل وتنفيذها وقياس اثرها ارشادات خط تطاصل لاداره المخاطر والطواري واستمراريه العمل وسلاس الامداد المرحله الاولي - التحليل تهدف ه-ذه المرحله (موضحه في الشكل رقم 2) الي تكوين فهم دقيق وشامل متطلبات اصحاب المصلحه التي تشكل الاساس لاعداد خطه تواصل فعاله تسهم في ضمان ان تكون انشطه التواصل موجهه نحو المWOUEات وال-Qضايا التي تتطلب التفاعل والTNSيق والتعاون والMOAEES والشكل الشكل رقم (2): المرحله الاولي - التحليل 1.1 تحليل اصحاب المصلحه يهدف هذه النشاط الي التعرف علي جميع الاطراف التي لها تاثير علي ممارسات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد، وذلك من اجل فهم متطلبات التواصل ما يضمن توجيه الجهود والموارد بشكل افضل لتحقيق الاهداف المرجوه من خطه التواصل، اضافه الي تحديد فوات ووسايل التواصل الانسب والرسايل الاكثر فاعليه لكل مجموعه من اصحاب المصلحه 1.1.1 تحديد اصحاب المصلحه: تحديد قايمه شامله باصحاب المصلحه داخل الجهه وخارجها بهدف بناء فهم دقيق لجميع الاطراف ذات العلاقه ما يمكن تحديد متطلبات التواصل بشان اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلسل الامداد (موضحه في الخطوه القادمه). ارشادات خطط التواصل اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلسل الامداد تشمل مجموعات اصحاب المصلحه الداخليين علي سبيل المثال لا الحصر: ا. الاداره العليا: المسؤول الاول في الجهه او من ينيه، المسؤول عن اتخاذ القرارات الاستراتيجيه ودعم انشطه التواصل بشكل عام. ب. اعضاء اللجنه التوجيهيه لاداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد: مجموعه من القاده والخبراء الذين يقدمون المشوره والدعم اللازم. ت. ملك المظاهر: الوكاله/ رؤساء القطاعات في الجهه ومن في حكمهم الذين يتحملون مسؤليه اداره المخاطر ضمن اختصاصاتهم ومهماتهم، وذلك من خلال التوقع وتقييم مخاطر ومراقبتها ومراجعتها، والوقايه والتخفيف من اثارها والاستعداد والاستجابه لها والتعافي منها بالتنسيق مع الطرف المعنيه. ث. مديرو الجهه: مدراء العمو/ مدراء الادارات/ رؤساء القسام داخل الجهه المسؤولين عن مختلف وحدات العمل ذات العلاقه في الجهه. ج. الادارات الداعه: الادارات الداخليه لدي الجهه التي لها دور في تنفيذ انشطه اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد. ج. كافه موظفي الجهه: الافراد العاملين في الجهه. تشمل مجموعات اصحاب المصلحه الخارجيين علي سبيل المثال لا الحصر: ا. الجهات الحكوميه داخل القطاع: الجهات التي تمارس اختصاصاتها النظاميه او التنظيميه او التنفيذيه او الرقابه ضمن مجال ونطاق محد. ب. الجهات الحكوميه خارج القطاع: الجهات الحكوميه التي Teamل في نطاق مختلف وتدخل في اطار عمل خطه التواصل. ت. القطاع الخاص: الشركات الخاصه التي تربطها علاقه مباشره بالجهه، سواء من خلال التاثر بالسياسات والقرارات الصادره عنها او التفاعل معها في مجالات ذات الاهتمام المشرتك، ويشمل ذلك الجهات الاعلاميه التي تسهم في ايصال الرسايل وتعزيز التفاعل مع المجتمع. ث. القطاع الثالث: المنظمات غير الربحيه التي تربطها علاقه مباشره بالجهه من حيث التفاعل مع سياساتها ومبادراتها او البرامج التي تقدمها. ارشادات خطط التواصل اداره المظطر والطواري واستمراريه العمل وسلسل الامداد ٥ ما هي الانشطه التي تتطلب التنسيق بشانها، او التعاون، او المواعمه، او التكامل مع اصحاب المصلحه في مجالات اداره المظار والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد؟ ٥ ما هي التقارير التي تتطلب مشاركتها مع اصحاب المصلحه في مجالات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد؟ ٥ ما هي المصادقات والاعتمادات التي تتطلب الحصول عليها في مجالات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد؟ ٥ ما هي الاشييه التي تتطلب المتابعه déوریه في مجالات اداره المخاطر والطواري واستمراريه العمال وسلسال الامداد؟ • تحليل اهميه اصحاب المصلحه: تحديد مدي اهميه اصحاب المصلحه لضمان نجاح تنفيذ ممارسات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد، ومن الممكن تحديد درجه الهميه من خلال طرح بعض الاسيله مثل: ٥ ما مدي اهميه التواصل والتفاعل مع اصحاب المصلحه في تنفيذ انشطه اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد؟ ٥ ما مدي اعتماد نجاح ممارسات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد علي التنسيق او التعاون او المواعمه او التكامل مع اصحاب المصلحه؟ ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد <table><tr><td>فيه اصحاب المصلحه احمد قد اهميه قصوي، حيث عدم التفاعل والتنسیق ولانوامه والتكال مع</td><td>5</td></tr><tr><td>فيه اصحاب المصلحه احمد قد اهميه مرفعه، حيث عدم التفاعل والتسيق والتسيق ولانوامه والتكال مع</td><td>4</td></tr><tr><td>فيه اصحاب المصلحه احمد قد اهميه مرفعه، حيث تقدمات التفاعل والتسيق والتكال مع</td><td>3</td></tr><tr><td>فيه اصحاب المصلحه احمد قد اهميه مرفعه، حيث تقدمات التفاعل والتسيق ولانوامه والتكال مع</td><td>2</td></tr><tr><td>فيه اصحاب المصلحه احمد قد اهميه مرفعه، حيث تقدمات التفاعل والتسيق والتكال مع</td><td>1</td></tr></table> الشكل رقم 3: درجات اهميه اصداب المصلحه • تحليل تاثير اصحاب المصلحه: تحديد مي تاثير اصحاب المصلحه (موضحه في الشكل رقم 4) علي ممارسات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد، ومن الممكن تحديد درجه التاثير من خلال طرح بعض الاسيله مثل: ٥ ما مي تاثير قرارات واعمال اصحاب المصلحه علي ممارسات اداره المخاطر والطواري واستمراريه العمال وسلاسل الامداد؟ ٥ ما مي التمكين والدعم المطلوب من اصحاب المصلحه للقيام بالادوار والمسوليات المسنده الي اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد؟ <table><tr><td>فيه اصول الحساب المصلحه لديها جدا، حيث تمتلك القدره علي اتخاذ قرارات استراتيجيه تؤثر بشكل مباشر علي اعمال اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد.</td></tr><tr><td>فيه اصول الحساب المصلحه لديها تاثير مال، حيث تمتلك القدره علي اتخاذ قرارات تشغيليه تؤثر بشكل مباشر علي اعمال اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال ووسلاس الامداد.</td></tr><tr><td>فيه اصول الحساب المصلحه لديها تاثير متوسط، حيث تمتلك القدره علي اتخاذ قرارات تشغيليه تؤثر بشكل غير مباشر علي اعمال اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال ووسلاس الامداد.</td></tr><tr><td>فيه اصول المصلحه لديها تاثير منخفض، حيث يقصر دورها علي الامتثال للسياسات والاجراءات وقد يتم اشاركنا عند الحاجه بشان اعمال اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد.</td></tr><tr><td>فيه اصول المصلحه لديها تاثير مشيل علي ممارسات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال ووسلاس الامداد وقد يتم اشاركها عند الحاجه.</td></tr></table> الشكل رقم 4: درجات تاثير اصحاب المصلحه ارشادات خطط التواصل ايداره الممخاطر والطواري واستمراريه العالم وسلاس الامداد مثال töضیحی: توفر اقامه انداه فهما لمجموعات اصحاب المصلحه الرييسین وتوقعاتهم من ممارسات اداره المخاطر وتاثيرهم علي الاداره واهميتهم في تنفيذ ممارسات اداره المخاطر. <table><tr><td> اهميه اصحاب المصلحه علي ممارسات اداره المخاطر</td><td>تاثير اصحاب المصلحه علي ممارسات اداره المخاطر</td><td>التوقعات الرييسيه</td><td>مجموعه اصحاب المصلحه</td></tr><tr><td> اهميه عاليه: من خلال المتابعه النشطه، وعدم القرارات الاستراتيجيه، وال مشاركه المباشره في صيانه السياسات.</td><td> تاثير عالي: من خلال تمكين ودعم اداره المخاطر واعتماد المخرجات الرييسيه من الاداره.</td><td>- اداره المخاطر في الجهه بكفاءه. - تعزيز ثقافه اداره المخاطر في الجهه. - دعم اتخاذ القرارات من خلال توقع وتقييم المخاطر.</td><td>الاداره العليا</td></tr><tr><td> اهميه عاليه: من خلال حضر والاجتماعات书 العربيه، والمساهمه في توجيه الجهود، وطلب تقرير الاداء.</td><td> تاثير عالي: من خلال التوجيه وحل المعوقات المرتبطه بتنفيذ استراتيجيه اداره المخاطر.</td><td>- الالطلاع علي التقدم في تنفيذ استراتيجيه اداره المخاطر - الالطلاع علي التقرير الادويه لقياس مستوي المتمثال.</td><td>اعضاء اللجنه التوجيهيه</td></tr><tr><td> اهميه متوسط: من خلال الاشراف العام والمراقبه المرحله علي خط مطاع معالجه المخاطر.</td><td> تاثير متوسط: من خلال الاشراف والمناعه علي تنفيذ ممارسات اداره المخاطر.</td><td>- التاكد من جاهزيه القطاع في حال وموقع المخاطر.</td><td>مالك المخاطر</td></tr><tr><td> اهميه متوسط: من خلال رغبتهم في دمج ثقبه المخاطر في تنفيذ اعمال ادارتهم وقرارات العمل.</td><td> تاير متوسط: من خلال دعم تحديد المخاطر المرتبطه باعمال ادارتهم وتطوير خط مطاععاله المخاطر وتنفيذها.</td><td>- تطبيق سياسات اداره المخاطر في اداراتهم لضمن المتثمالات والاستجابه السريه للازمهات.</td><td>مديرو الادارات</td></tr><tr><td> اهميه منخفضه: من خلال التفاعل المحدود، والامتثال للتعليمات دون مشاركه في التخطيط او اتخاذ القرارات.</td><td> تاير منخفض: من خلال المتثمال للسياسات والاجراءات الخاصه اداره المخاطر.</td><td>- المتثال للاجراءات والسياسات المعتمده في اداره المخاطر.</td><td>كافه موظفي الجهه</td></tr></table> ارشادات خطط التواصل اداره المXUT والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد 1.1.3 تطوير مصفوفه تحليل اصحاب المساحه: تطوير مصفوفه تحليل اصحاب المساحه خطوه تحويليه في عمليه تحليل اصحاب المساحه حيث تنقلنا من "من هم؟" الي "كيف نتعامل معهم؟", يتم تطوير مصفوفه تحليل اصحاب المساحه استثناء الي الشكل رقم 5 الموصض ادناه، ومن ثم تحديد مواقع اصحاب المساحه بناء علي درجه اهميتهم وتاثيرهم، ما يتيح تصنيفهم الي اربع فيات رييسيه وهي: (1) مؤثرين (2) مساهمين (3) متاثرين (4) مشاركين مصفوفه تحليل اصحاب المصلحه الشكل رقم 5: مصفوفه تحليل اصحاب المصلحه اهميتهم وتاثيرهم، ما يتبح تصنيفهم الي اربع فيات رييسيه وهي: (1) مؤثرين (2) مساهمين (3) متاثرين (4) مشاركين مصفوفه تحليل اصحاب المصلحه الشكل رقم 5: مصفوفه تحليل اصحاب المصلحه يوضح الجدول ادناه اولويات التواصل لكل فيه من اصحاب المصلحه: <table><tr><td>وصف فيه اصحاب المصلحه</td><td>اولويات التواصل</td><td>فتنه اصحاب المصلحه</td></tr><tr><td>اصحاب مصلحه استراتيجيين وعد التواصل معهم امرا جوهريا لتنفيذ ممارسات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل السداد بكفاعه وفاعليه, كما يعتبر التنسيق والتعاون والمواعمه والتكامل معهم ضروره لتعزيز القدره علي الصمود وتحقيق الاهداف المرجوه.</td><td>اولويه اولي</td><td>مثرين</td></tr><tr><td>اصحاب مصلحه الذين يعد التواصل معهم امرا اساسي لتنفيذ ممارسات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد بكفاعه وفاعليه، ويتطلب التنسيق والتعاون والمواعمه والتكامل معهم بشكل مستمر لتعزيز القدره علي الصمود وتحقيق الاهداف المرجوه.</td><td>اولويه ثانيه</td><td>مساهمين</td></tr><tr><td>اصحاب المصلحه الذين يتاثرون بشكل مباشر بالقرارات او الاجراءات المتحده في سياق اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد، ويتطلب التواصل والتفاعل معهم بشكل دوري.</td><td>اولويه ثالثه</td><td>متاثرين</td></tr><tr><td>اصحاب المصلحه الذين رغم عدم انخراطهم بشكل مباشر قد يكون لمم تاثير علي ممارسات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد، ويمكن التواصل والتفاعل معهم عند الحاجه.</td><td>اولويه رابعه</td><td>مشاركين</td></tr></table> ارشادات خطط التواصل اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد 1.2 تحديد متطلبات التواصل يهدف هذا النشاط الي تحديد متطلبات التواصل الفعليه لاصحاب المصلحه، وذلك من اجل فهم الاحتياجات والموضوعات التي يجب التواصل بشانها في مجالات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسس الامداد، ما يتي吁 تحديد انشطه التواصل في مرحله التصميم والتطوير. 1.2.1 مراجعه مدخلت متطلبات التواصل: يتم تحديد متطلبات التواصل من خلال مراجعه مجموعه من المدخلات لضمان شمoulيه تحديد متطلبات التواصل، ومنها: 1. توقعات اصحاب المصلحه: مراجعه توقعات اصحاب المصلحه بشان اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد التي تم تحديدها في الخطوه السابقه لمعرفه متطلبات التواصل الاساسيه الخاصه بهم. 2. متطلبات الاعمال: مراجعه وتحليل ادوار مسؤوليات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد لمعرفه متطلبات التواصل الاساسيه، حيث قد تشمل متطلبات الاعمال - علي سبيل المثال لا الحصر- الحصول علي المساعده والتعتماد، تنفيذ الانشطه المتعلقه بهذه المجالات، او غيرها. 3. الاهداف الاستراتيجيه للجهه: مراجعه الاهداف الاستراتيجيه للجهه المتعلقه اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد، لمعرفه متطلبات تواصل اضافه تنماشي مع التوجهات والاولويات الاستراتيجيه، وتدعم تكامل الجهود. 4. مراجعه خط واشطه التواصل السابقه (ان وجدت): مراجعه خط التواصل السابقه لمعرفه متطلبات التواصل المستمره للصحاب المصلحه، ونتايج عمليه التقيم والدروس المستفاده لمعرفه اي متطلبات تواصل اضافيه قد تعزز من كفاعه وفاعليه عمليات التواصل مع اصحاب المصلحه. 5. المبادرات والخط ذات العلاقه: مراجعه المبادرات والمشاريع والخط التي قد تؤثر علي انشطه التواصل بشان مجالات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلسل الامداد، او تربط بها من حيث الاهداف والمحتوي واصحاب المصلحه المستهدفين. 6. التغذيه الرابعه: مراجعه وتحليل الملاحظات الوارده من اصحاب المصلحه لمعرفه اي متطلبات تواصل اضافيه قد تعزز من كفاعه وفاعليه عمليات التواصل مع اصحاب المصلحه. ارشادات خطط التواصل ايداره المخاطر والطواري واستمراريه العمال وسلسل الامداد 1.2.2 صياغه متطلبات التواصل: يتم صياغه متطلبات التواصل من خلال ترجمه ما الذي يجب ان تتواصل الاداره بشانه مع كل فيه من فيات اصحاب المصلحه، وذلك بعد الانتهاء من مراجعه مدخلات متطلبات التواصل. مخرجات المرحله الاولي - التحليل نختيم هذه المرحله بفهم شامل لاصحاب المصلحه واولوبيات التواصل، ما يوقر قاعده تحيليه دقيقه لتصميم وتطوير خطه التواصل في المرحله اللاحقه، وتتمثل مخرجات هذه المرحله في التالي: النموذج الاول - قايمه اصحاب المصلحه: يتضمن هذا النموذج قايمه تفصيليه لاصحاب المصلحه المستهدفين بالخطه، ويشمل معلومات اساسيه عنهم بهدف توفير قاعده بيانات منظمه تسهل عمليه التواصل والتنسيق مع جميع الجهات ذات العلاقه. النموذج الثاني - تحليل اصحاب المصلحه: يستخدم هذا النموذج لتحليل درجه تاثير واهميه اصحاب المصلحه، واتصنيهم بحسب فيات محدده، مع تحديد اولويات التواصل لكل فيه، ويساعد علي بناء تصور واضح لاستراتيجيه التواصل مع اصحاب المصلحه لصمنا فاعليه الخطه. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه التعمال وسلاس الامداد المرحله الثانيه - التصميم وال تطوير تعد مرحله التصميم وال تطوير (موضحه في الشكل رقم 6) حجر الاساس وتهدف الي اعداد خطه تواصل مستنده الي نتايج مرحله التحليل تسهم في ضمان ان تكون الخطه شامله واقابه للتنفيذ والتقييم، ويتم في هذه المرحله تحديد اهداف خطه التواصل وتحديد الاشطه والغايات وتحديد اصحاب المصلحه المستهدفين وتحديد الوسايل والقنوات وتحديد الاطار الزمني والمسؤليات واليات التقييم. الشارك رقم 6: المرحله الثانيه - التصميم والتطوير ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه العمال وسلسل الامداد 2-1 تحديد اهداف خطه التواصل يعد تحديد اهداف التواصل من اهم الانشطه في مرحله التصميم والتطوير، حيث تساعد الاهداف المحدده في توجيه الجهود نحو تحقيق الاهداف الاستراتيجيه والتشغيليه المتعلقه بمجالات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد وتلبيبه متطلبات اصحاب المصلحه، وتمكن عمليه قياس اثر خطه التواصل. 2.1.1 مراجعه متطلبات التواصل: يتم في هذه الخطوه مراجعه متطلبات التواصل المحدده في المرحله السابقه واستيبا اهداف لخطه التواصل. 2.1.2 صياغه اهداف الخطه: اعداد اهداف واضحه ومحدده واقابه للقياس تعكس النتايج المباشره المتوقعه من تفعيل تلك المتطلبات، وذلك من خلال اتباع منهجيه SMART (موضحه في الشكل رقم 7) وهي معاイير تساعد علي ضمان صياغه الاهداف بطريقه قابله للتنفيذ والقياس: <table><tr><td>S</td><td>M</td><td>A</td><td>R</td><td>T</td></tr><tr><td>محده</td><td>قابل للقياس</td><td>قابل للتحقيق</td><td>ذات صلاه</td><td>محدد زمييا</td></tr><tr><td>Specific</td><td>Measurable</td><td>Achievable</td><td>Relevant</td><td>Time-Bound</td></tr></table> SMART 1: م وجهه • محده (Specific): يجب ان يكون الهدف دقيق وموجز وشامل، ويقدم وصفا واضحا لما ينوي قياسه، مثل: توحيد قنوات التواصل الداخليه بين الادارات التشغيليه والاداره العليا ضمن منصه رقميه واحده. • قابله للقياس (Measurable): يجب ان يتضمن الهدف علي معيار او مؤشر قابل للقياس الكمي. ويمكن التحقق من صحته بشكل موضوعي، مثل: خفض متوسط زمن الاستجابه للاستفسارات الخارجيه بنسبه 40% خلال سنه اشهر. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد • قابل للتحقيق (Achievable) : يجب ان يكون الهدف واقعيا واقبل للتنفيذ بناء علي الموارد المتاحه والاطار الزمني المحدد، مثلا: اعداد وتطبيق بروتوکول تواصل للازمات خلال الربع القادم من العام. • ذات صله (Relevant) : يجب ان يكون الهدف متوافقا مع الاولويات الاستراتيجيه للجهه وموجها لتحقيق الفايده المرجوه، مثلا: اعاده تنظيم اليات الموافقات علي الرسايل الخارجيه لضمان الالتساق المؤسسي. • محمد زمينيا (Time-Bound) : يجب ان يكون لدهف اطار زمني واضح لقياس الانجاز، مثلا. التواصل بشكل شهري مع اصحاب المصلحه المستهدفين. 2-2 تحديد انشطه وغايات التواصل يهدف هذا النشاط الي تحديد انشطه تواصل لها غايات محدده ومرتبطه باهداف الخطه، ما يضمن تحقيق تاثير مقال لدي اصحاب المصلحه المستهدفين، وتساهم في تحديد الرسايل والقنوات واوقات التنفيذ المناسبه بدقه وفاعليه. 2.2.1 تحديد انشطه التواصل: يتم تحديد انشطه التواصل استنادا الي متطلبات التواصل المحدده في المرحله السابقه، وتشمل انشطه التواصل - علي سبيل المثال لا الحصر- ما يلي: - ارسال تقرير ربعي الي اللجنه التوجيهيه عن اداء الاداره المختصه في اداره الطواري. • تنسيق اجتماعات دورهه مع مختلف ادارات الجهه للتعاون بشان عمليه تحديد المخاطر. • تنسيق اجتمع مع مالك الخطر لمواهمه استراتيجيات وحلول استمراريه الاعمال. 2.2.2 2.2.2 تحديد غايات التواصل: تتمثل هذه الخطوه في ربط كل نشاط تواصلي بغايه محدده تعبر عما يتوقع تحقيقه وتعكس القيمه التفاعليه او النتيجه المرجوه من خلال التواصل، وصف غايات التواصل الي الانواع التاليه: ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه العمل وسلسل الامداد • الالبلغ: تقديم معلومات او مستجدات لفرض الاحاطه فقط، دون الحاجه الي استجابه او تفاعل من الطرف المتلقي. • التنسيق والتعاون: تبادل المعلومات او الترتيبات بشكل متبادل بين الاداره المعنيه واطراف اخري ودمج فيه معينه من اصحاب المصلحه في مناقشات او قرارات بهدف مهاممه الجهود وضمان التكامل. • اتخاذ القرار: طلب مصدقه او موافقه او اعتماد مخرجات من قبل صاحب الصلاحيه. • التغذيه الراجعه: جمع الملاحظات او الاراء او البيانات من الفيات المستهدفه لتحسين الاداء او دعم اتخاذ القرار. • تقدم البيانات او التقارير: توفير معلومات مؤقه او رسميه بشكل دوري او حسب الحاجه، وفق متطلبات داخليه و خارجيه. • المتابعه: يستخدم التواصل لتنبع الاجراءات المتفق عليها او التاكد من تنفيذ مهام معينه ضمن نطاق زمني محدد. • بناء العلاقه: يهدف التواصل الي دعم استمراريه العلاقه وتعزيز الثقه والحفاظ علي مستوي معين من التفاعل اليجابي دون غرض تنفيذي مباشر. • نقل المعرفه: مشاركه معلومات او خبرات متخصصه لتمكين الفيه المستهدفه من تطوير معارفها وقدراتها. • تقدم المشوره: عرض توصيات او اراء فنيه لدعم الفيه المستهدفه في اتخاذ القرارات. • التصعيد: اجاله مساله او قضيه الي مستوي اعلي من الصلاحيات بسبب تعذر حلها في المستويات الادني، وذلك بهدف اتخاذ قرار حاسم او توفير تدخل اداري. ارشادات خطط التواصل اداره المخاطر والطواري واستمراريه العمال وسلاس الامداد يهدف هذا النشاط الي تحديد اصحاب المصلحه المستهدفين من انشطه التواصل وبيانات التواصل الخاصه بهم. تحديد اصحاب المصلحه المستهدفين لكل نشاط تواصلي من خلال مراجعه متطلبات واشطه وغايات التواصل التي تم تحديدها في الاشطه السابقه، ومن ثم يتم ربط كل نشاط بالفيه المستهدفه بناء علي تصنيفها. تركز هذه الخطوه علي تحديد وتوثيق بيانات التواصل الاساسيه والبديله لكل من اصحاب المصلحه المستهدفين، لضمان استمراريه التواصل وعدم انقطاء في مختلف الظروف التشغيليه، ويشمل ذلك البيانات الرسميه المستخدمه للتواصل الاساسي (مثل البريد الالكتروني او رقم هاتف العمل)، بالEضافه الي بيانات بديله (مثل رقم الهاتف الشخصي، او اشخاص بداله يمكن التواصل معهم) التي يمكن الرجوع اليها في حال تعذر الوصول عبر القنوات الاساسيه لاي سبب كان، وتعد هذه الخطوه عنصرا اثناء تنفيذ انشطه تواصل ذات طابع زمني حساس او ذات محتوي حساس، كما تساهم في تقليل احتماليه فقدان التواصل نتيجه تغيير في البيانات او القنوات. يهدف هذه النشاط الي تحديد قنوات التواصل الاكثر ملاعمه لانشطه التواصل واصاحب المصلحه المستهدفين لتحقيق اقصي درجات الكفاعه والفاعليه في ايصال الرسايل وضمان التفاعل المطلوب. 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.4.7 2.4.8 2.4.9 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.5.7 2.5.8 2.5.9 2.6 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4 2.6.5 2.6.6 2.6.7 2.6.8 2.6.9 2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3 2.7.4 2.7.5 2.7.6 2.7.7 2.7.8 2.7.9 3.0 3.0.1 3.0.2 3.0.3 3.0.4 3.0.5 3.0.6 3.0.7 3.0.8 3.0.9 4.0 4.0.1 4.0.2 4.0.3 4.0.4 4.0.5 4.0.6 4.0.7 4.0.8 4.0.9 5.0 5.0.1 5.0.2 5.0.3 5.0.4 5.0.5 5.0.6 5.0.7 5.0.8 5.0.9 6.0 6.0.1 6.0.2 6.0.3 6.0.4 6.0.5 6.0.6 6.0.7 6.0.8 6.0.9 7.0 7.0.1 7.0.2 7.0.3 7.0.4 7.0.5 7.0.6 7.0.7 7.0.8 7.0.9 8.0 8.0.1 8.0.2 8.0.3 8.0.4 8.0.5 8.0.6 8.0.7 8.0.8 8.0.9 9.0 9.0.1 9.0.2 9.0.3 9.0.4 9.0.5 9.0.6 9.0.7 9.0.8 9.0.9 9.0.1 9.0.2 9.0.3 9.0.4 9.0.5 9.0. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه الاعمال ولسلس الامدار 1. طبيعه التواصل (داخلي/خارجي): تختلف وسايل وقنوات التواصل بناء علي ما اذا كان النشاط يستهدف اصحاب مصلحه داخليين ضمن الجهه نفسها او اصحاب مصلحه من خارج الجهه، فالتواصل الداخلي يتطلب غالبا وسايل وقنوات داخليه معتمده وسريعه بينما التواصل الخارجي يتطلب وسايل وقنوات رسميه مويفه ومتوافقه مع السياسات العامه والانظمه الوطنيه. 2. فيه اصحاب المصلحه المستهدفين: تختلف الوسايل والقنوات المناسبه باختلاف فيه اصحاب المصلحه، فالتواصل مع افراد او جهات قياديه او رسميه يتطلب غالبا وسايل مويفه وسميه، بينما يمكن استخدام وسايل اكثر مرونه وتفاعليه عند التواصل مع فرق عمل تنفيذيه. 3. محتوي الرساله: نقر درجه حساسيه المحتوي، ومدي تعقيده، ومستوي تفصيله، علي اختيار الوسيله المnasيه، فالمحتوي الفني او الذي يتميز بالحساسيه يتطلب استخدام قنوات محكومه وواضحه اما الرسايل العامه او الاعلاميه فقد تناسبها القنوات المفتوحه او الجماهيريه. 4. الغايه من التواصل: الرسايل التي تهدف الي خلق تفاعل او تلقي ملاحظات تطلب قنوات تبيح التفاعل مثل الاجتماعات او النماذج اليكترونيه في حين ان رسايل الالبلغ او التنبييه قد تناسبها قنوات ذات اتجاه واحد. 5. الاطار الزمني: يفضل استخدام القنوات المباشره كالاجتماعات او التواصل الفوري في الحالات التي تطلاب استجابه سريعه او تدخل فوريا اما في الحالات الروتينيه او الدوريه يتم استخدام القنوات المجدوله مثل النشرات او التحديثات الدوريه. 6. حجم الجمهور المستهدف: اذا كان عدد الجهور المستهدف كبيرا فقد تكون القنوات الجماعيه هي النسب اما اذا كان الجمهور محدودا او متخصا فيفضل استخدام قنوات اكثر تخصيصا وënصيلا. 7. الاجراءات والبوتوكولات: استخدام وسايل وقنوات التواصل حسب الاجراءات والبوتوكولات المتبعه داخل الجنه. ارشادات خطط التواصل اداره المخاطر والطواري واستمراريه التعمال وسلاس الامداد يقصمن الجدول التالي وصفا لبعض قنوات التواصل والغايات ومستوي حجم المجهور المستهدف: <table><tr><td>حجم الجمهور</td><td>الوصف</td><td>قنوات التواصل</td></tr><tr><td>صغير</td><td>تواصل رسمي مع اهداف محدده بوضوح بين مجموعات صغيره.</td><td>اجتماعات</td></tr><tr><td>صغير - متوسط</td><td>جلسه تهدف الي اشراك التخرين في Cordوعات محدده.</td><td>ورش عمل</td></tr><tr><td>لا يوجد حجم محدد</td><td>تواصل الكتروني يحتوي علي رسايل موجزه للاتحديثات المنطقه.</td><td>البريد الالكتروني</td></tr><tr><td>صغير</td><td>قنوات اتصال مشفره تتيح تبادل المعلومات الحساسه بشكل امن.</td><td>وسايل التواصل المشفره</td></tr><tr><td>صغير - متوسط</td><td>رسايل قصيره يتم ارسالها عبر الهاتف المحمول لنقل المعلومات العاجله.</td><td>الرسايل النصيه</td></tr><tr><td>لا يوجد حجم محدد</td><td>مراسلات رسميه موثقه تستخدم للتواصل بين الجهات المختلفه داخل المنظمه او خارجها.</td><td>المخاطبات الرسميه</td></tr><tr><td>كبير</td><td>منصه الكترونيه داخليه تحوي علي معلومات وخدمات تقدمها الجهه لموظفيها.</td><td>الموقع الالكترونيه للجهه</td></tr><tr><td>كبير</td><td>منصه رقميه داخليه تتبح للموظفين الوصول الي معلومات وموارد تتعلق بالعمل بسوهله.</td><td>البوابه الالكترونيه الداخليه</td></tr><tr><td>لا يوجد حجم متعدد</td><td>مستندات دوريه تضمين تحيلات واداء الاعمال لتقدم صوره واضحه عن الوضع الحالي.</td><td>التفارير</td></tr><tr><td>صغير - متوسط</td><td>تطبيقات مخصصه للتواصل الفوري عبر الهواتف الذكيه والاجهزه المحوله.</td><td>تطبيقات التواصل علي</td></tr><tr><td>صغير</td><td>وسيله اتصال صوتي مباشر تتيح التفاعل الفوري بين الاطراف.</td><td>الهاتف</td></tr><tr><td>كبير</td><td>انظمه الكترونيه تتيح جمع اراء الموظفين واصحاب المصلحه حول موضوعات محدده.</td><td>منصات الاستعلام</td></tr></table> ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه العمل وسلسل الامداد 2.4.2 : تحديد انظمه الاتصال: بعد تحديد قنوات ووسايل التواصلainepsب لكل نشاط، تايي هذه الخطوه لتحديد انظمه الاتصال التي سيتم من خلالها استخدام تلك القنوات، وترتب انظمه الاتصال بالمنصات الرقميه الوطنيه المعتمده التي مكن الاداره من تطبيق انشطه التواصل بكفاعه، مع ضمان التوثيق الحمايه والامتثال للسياسات المعتمده ويجب ان يتم اختيار نظام المناسب بناء علي عده عوامل وتشمل: 1 ملاعمه نظام الاتصال لطبيعه الفيه المستخده: يجب ان يكون النظام قادار علي دعم الفيه المختاره سواء كانت بريدا رسميا، تقارير داخليه، او اجتماعات مرييه. 2 امتثال نظام الاتصال للسياسات الداخليه: يجب ان يكون نظام معتمدا داخل الجهه ولا يتعارض مع انظمتها الامنيه. 3 سهوله الاستخدام والوصول: يفضل استخدام انظمه اتصال مالوفه للموظفين واصحاب المصلحه المستهدفين لتقليل التحديات التشغيله. 4 تكامل نظام الاتصال مع الانظمه الاخري: لضمان نقل البيانات وتوثيق الرسايل بسلاسه بين الوحدات والجهات المعنيه. 2-5 تحديد الاطار الزمني يهدف هذا النشاط الي اعداد جدول زمني لخطه التواصل يشمل علي تواريخ التنفيذ للانشطه التواصل ومدي تكاراها، ما يمكن متابعه تنفيذ خطه واداره وقياس اثرها. 2.5.1 اعداد جدول الزمني: يتم تفصيل انشطه الخطه حسب التسلسل المنقطي، ويفصل اعداد جدول باستخدام ادوات مرييه مثل Gantt Chart ال نشاط، كما يراعي في جدول الزمني تداخل المهام والفترات الحجه (مثل العياد او مواسم الحج)، ومتطلبات بعض الانشطه مثل الانتاج الاعلامي او التضير اللوجستي، ويتم اعداد جدول الزمني من خلال اتابع الخطوات التاليه: • تحديد مدي تكرار انشطه التواصل: تحديد عدد مرات تكرار كل نشاط تواصلي بناء علي الاولويه ومدي الحاجه لتعزيزه مع مراعاه التكرار لضمان تحقيق الاثر المطلوب دون الافراط في الموارد المستخدمه. • تحديد تواريخ تنفيذ انشطه التواصل: توزيع انشطه التواصل علي الجدول الزمني المحدد مع مراعاه اختيار الوقت المثل لكل نشاط بناء علي الاعتمادات والالوبيات والانشطه الاخري ذات الصله، وضمان التنسيق بين مختلف الانشطه لتداخل وتحقيق التكامل فيما بينها. ارشادات خطط التواصل اداره المظطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد 2.6.2 2.6.2 تحديد الاجراءات التفصيليه اللازمه لتنفيذ كل نشاط علي نحو منظم ومتسق لضمان كفاءه وفعاليه الTNFID، حيث تشمل هذه الاجراءات سلسله الخطوات التي يجب اتباعها قبل واثناء وبعد تنفيذ النشاط، بالاضافه الي توضيح الاعتمادات اي المهام او الاجراءات او القرارات التي يعتمد عليها تنفيذ النشاط التواصل، وقد تشمل هذه الاعتمادات اتمام انشطه سابقه، او جاهزيه محتوي وقنوات التواصل المحدده ويشمل تحديد اجراءات التواصل - علي سبيل المثال لا الحصر- ما يلي: • تسلسل خطوات تنفيذ النشاط وفقا لنوعه و松اسيته، مثل: اعداد محتوي التواصل، مراجعتها، اعتمادها، ارسالها، وتوثيقهها. البروتوكولات المعتمده في التواصل الرسمي والطاري. • الوسايل والقنوات او النماذج المعتمده التي يجب استخدامها في التنفيذ. ٢-7 تطوير اليات التقييم يهدف هذا الشاط الي تحديد اليه تقييم خطه التواصل بشكل استباقي، وذلك من خلال تطوير مؤشرات الاداء وتحديد الادوات المnasبه لجمع بيانات التقييم، ما يمكن من تقييم خطه التواصل بصفه وفعليه. 2.7.1 تحديد مؤشرات الاداء لتقييم فاعليه خطط التواصل: تحديد مؤشرات الاداء الرييسيه بناء علي اهداف خطه التواصل المحدده، مع التاكيد علي استخدام معاイير SMART في صياغتها (محدده، قابله للقياس، قابله للتحقيق، ذات صله، ومحدده زمنيا، ويجب ان ترتبط مؤشرات الاداء مع الاهداف المحدده ويمكن ان تقيس - علي سبيل المثال لا الحصر- المحاور التاليه: الالتزام: تقييم مدي الالتزام بتنفيذ الانشطه ضمن الجدول الزمني المحدد في الخطه. التفاعل: تحليل استجابه وتفاعل الفيات المستهدفه مع الرسايل. الثر: تقييم مدي تاثير انشطه التواصل علي سرعه اتخاذ القرارات التشغيليه. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه التعمال وسلاس الامداد تحديد Tاليات والدوات لجمع البيانات عند قياس مؤشرات الاداء المحدده وتقييم مدي تحقيق خلطه التواصل، حسب طبيعه انشطه التواصل المحدده قد يتم استخدام مجموعه من اللبات والدوات، ومنها - علي سبيل المثال لا الحصر - التالي: • الاستبانات: تستخدم لقياس مدي فاعليه او الاثر من انشطه التواصل. • الملاحظه المباشره: ملاحظه مدي تحقيق الغايه من التواصل والتي تعكس نتايج تنفيذ انشطه التواصل. • مجموعات التركيز او المقابلات: تستخدم للحصول علي تغذيه راجعه نوعيه من فيات اصحاب المصلحه المستوفه. • تحليل بيانات التفاعل: تستخدم لمعرفه بعض المؤشرات كنسب الفتح للرسايل الالكترونيه، عدد الحضور في الاجتماعات، او عدد مرات تحميل المستندات. • مراجعه التقارير المرطيله: تستخدم لقياس مدي التلزام بالتنفيذ، وتحليل الانجاز مقابل الجدول الزمني. مخرجات المرحله الثانيه - التصميم والتطوير نختتم هذه المرحله ابعاد خطه التواصل، ما يهي عمليه التنفيذ بقه ووصوح منهجي، وتمثل مخرجات هذه المرحله في: النموذج الثالث - خطه التواصل: يستخدم هذا النموذج لتوثيق الخطه المعتمده للتواصل بما يشمل الاهداف والانشطه وسايل وقنوات التواصل، ويهدف الي توفير مرجعه تنفيذيه تسهل تنسيق الجهود وتحقيق اهداف التواصل بكفاءه وفاعليه. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه العمل وسلسل الامداد المرحله الثالثه - التنفيذ تهدف هذه المرحله (موضحه في الشكل رقم 8) الي تنفيذ خطه التواصل وتوجيه الجهود والموارد لتحقيق اهداف الخطه المحدده في مرحله التصميم والطوير، ولا تقصر هذه المرحله علي تطوير الرسايل والمحتوي المطلوب لانشطه التواصل ونشرها او عقد الجامعات، بل شمل متابعه التقدم قابل جدول الزمني ومعالجه التحديات المتعلقه بالتنفيذ. الشكل رقم 8: المرحله الثالثه - التنفيذ تنفيف انشطه التواصل 3.1 يهدف هذا النشاط الي تطوير رسايل ومحتوي انشطه التواصل وتنفيذها بما يتناسب مع نوع الفيه المستهدفه، والغايه من التواصل، والجراءات والبورتوكولات المعمول بها في الجهه، ما يسهم في اداره تنفيذ خطه التواصل بكفاءه ووضوح. : 3.1.1 تطوير الرسايل والمحتوي تتم كتابه الرسايل والمحتوي للانشطه التواصل وفقا لربع معاイير رييسيه، وهي: 1. الوضوح والالختصار: ان تكون الرساله مباشره وواضحه في هدفها خاليه من العبارات الفضضافه وتحمل رساله واحده اساسيه فقط. 2. اللغه الرسميه: استخدام لغه عربيه / انجليزيه رسميه سليمه نحويا خاليه من التعابير اليوميه او العاميه او الغموض دون ان تكون ثقيله او متكلفه. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه التعمال وسلاس الامداد 3. التسلسل المنقطي: ان تبدا الرساله بسياق موجز يليها عرض الهدف او الطلب الرييسي ثم معلومات الدعم او التوضيح وتنتهي بدعوه للاجراء المطلوب او التحيه الختاميه. 4. ملاءمه خصايص الرسايل والمحتوي: ان تكون خصايص الرسايل والمحتوي واسلوب الكتابه تلايم طبيعه اصحاب المصلحه المستهقدين. يحتوي الجدول ادناه بعض الامثله التوصيحيه لخصايص الرسايل ومحتوي التواصل الملاءمه، بناء علي اصحاب المصلحه المستهدفين: <table><tr><td>خصاص رسايل ومحتوي التواصل</td><td>اصحاب المصلحه</td></tr><tr><td>موجزه، مباشره، استراتيجيه، تركز علي النتايج والقرارات.</td><td>القياده العليا</td></tr><tr><td>تنفيذيه، تفصيليه، عمليه.</td><td>مديرو الادارات في الجهه</td></tr><tr><td>رسميه، تشاركيه، تراعي استقلاليه الطرف الاخر.</td><td>الجهات الحكوميه</td></tr><tr><td>مبسطه، واضحه، غير فنيه.</td><td>موظفي الجهه</td></tr></table> الصيغ لرسايل التواصل الرسميه: فيما يلي انواع الرسايل الاساسيه وكيفيه اعداد كل منها <table><tr><td>مثال</td><td>مكوناتها</td><td>انواع الرسايل</td></tr><tr><td rowspan="2">... سعاده مدير اداره...السلام عليكم ورحمه الله وبركاته، بالاشاره الي الموضوع اعلاه، نود احاطتكم... بانه سيتم... وعليه، تامل من سعادتم التكرم ب...وتفضلوا بقبول فايق الاحترام والتقدير،</td><td>التاريخ.1. اسم الجهه/المرسل اليه.الموضوع.3.التحيه الرسميه.5.مضمون الرساله (الغرض + التاصيل + التوقعات).7.الجراء المطلوب (موافقه، مراجعه، تحقيق، توجيه).8. تحيه ختاميه.9. التوقيع والبيانات المصفقه.</td><td>الرسايل الرسميه (خطابات موجبه)</td></tr><tr><td></td><td></td></tr></table> ارشادات خطط التواصل لاداره المخاطر والطواري واستمراريه العمل وسلسل الامجاد <table><tr><td>مثال</td><td>مكوناتها</td><td>انواع الرسايل</td></tr><tr><td>السلام عليكم ورحمه الله وبركاته, بالاشاره الي خطه التمارين الفرضيه المجدوله للربع الثاني من العام, نود احاطتكم بانه سيتم تنفيذ تمرين فرضيه حريق, وذلك يوم الحد الموافق 25 شوال 1446 ه، في المواقع التاليه: A موقع • B موقع •</td><td>العلون (Subject) يجب ان يكون دقيقا ويعكس محتوي الرساله. المقدمه: تشير الي السياق باختصار. الفقره الرييسيه: توضح الرساله او الطلب او المعلومات. الفقره الختاميه: تبين ما هو الاجراء المتوقع. توقيع الكتروني يحتوي الاسم الكامل، الجهه، وسيله التواصل. ملاحظات اضافه: لا تبدا الرساله ب "مرحبا" او "اهلا", استخدم "السلام عليكم" او "تحيه طيبه وبعد". تجنب ادراج اكثر من طلب في رساله واحده. استخدام القوايم النقطيه اذا كانت الرساله تحتوي اكثر من بند او توجيه.</td><td>البيعد الالكتروني.الرسمي</td></tr><tr><td>شاكرين تعاونكم الدايم مع خالص التحيه. [الاسم الكامل]</td><td></td><td></td></tr><tr><td>name@domain.sa:</td><td></td><td></td></tr><tr><td>000000000: الهاتف.</td><td></td><td></td></tr></table> ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه التعمال وسلاس الامداد <table><tr><td>مثال</td><td>مكوناتها</td><td>انواع الرسايل</td></tr><tr><td>عزيزي الموظف،</td><td></td><td></td></tr><tr><td>في اطار جهودنا المستمره لتعزيز الامن داخل الجهه، نذكركم باهميه عدم مشاركه كلمات المثرو او بيانات الدخول لاي نظام داخلي مع اي طرف كان، بما في ذلك الزملاء او فرق الدعم التقنيه.</td><td></td><td></td></tr><tr><td>حفاظك علي بياناتك هو مسؤوليتك المباشره، وتشهم ممارستات اليوميه في حمايه انظمتنا من الاختراقات والمخاطر الالكترونيه.</td><td>عنوان جذاب وواضح. جمله افتتاحيه توضح الغرض. 2. 3. 4.</td><td>الرسايل الاعلاميه</td></tr><tr><td>اييك بعض الممارسات المينه:</td><td>محتوي مركز وموجز (يفصل علي شكل نقط). دعوه للاجراء او التفاعل. 5.</td><td></td></tr><tr><td>استخدم كلمات مرور قويه ومتنوعه غير كلمه المرور كل 90 يوما • لا تكتب كلمه المرور في اماكن مكشوفه في حال الشتاه باي محاوله تصيد او طلب غير معتاد، يرجي الابلاغ فورا عبر name@domain.sa: البريد الالكتروني:</td><td></td><td></td></tr><tr><td>شكرا لتعاونك اداره ....</td><td></td><td></td></tr></table> ارشادات خطط التواصل اداره المخاطر والطواري واستمراريه العمل وسلسل الامداد 3.1.2 تنفيذ انشطه التواصل: يتم تنفيذ انشطه التواصل في التواریخ المحدده حسب الاجراءات والبروتوكولات المتبعه، بما يحقق النتايج المرجوه من كل نشاط ويسهم في تحقيق اهداف خطه التواصل. 3.2 متابعه حاله تنفيذ انشطه التواصل يهدف هذا النشاط الي اداره تنفيذ خطه التواصل من خلال متابعه تقدم تنفيذ انشطه التواصل وحصر التحديات واتخاذ الاجراءات اللازمه لضمان تنفيذ الخطه حسب الجدول الزمني المحدد. 3.2.1 متابعه التنفيذ مقال بالجدول الزمني: مراجعه خطه انشطه التواصل وفق الجدول الزمني المحدد سلفا، و رصد مدي تنفيذ كل نشاط في الموعد المحدد، ونسبه تنفيذ الفعلي للانشطه مقارنه بالمخطط له. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه التعمال وسلاس الامداد 3.2.2 حصر التحديات ومعالجتها: رصد جميع التحديات التي ظهرت اثناء او بعد تنفيذ الانشطه، سواء تم الالبلغ عنها من قبل فرق العمل او تم رصدها من خلال المتابعه او تقارير الاداء، وتقيم طبيعه كل تحد ودرجه تاثيره علي سير التنفيذ وتوثيق الفرارات او الاجراءات التصحييه او التحسينيه التي يتم اتخاهها لمعالجتها، وعند توثيق التحدي يتم ايضا توثيق ما يلي في سجل التحديات: - طبيعه التحدي: تحديد طبيعه التحدي تكتد تشغيلي (مثل تاخير في التنفيذ), او تحد فيي (مثل خلل في القنوات والادوات الرقميه), او تحد تنسيقي (مثل ضعف في التواصل بين الفرق), او تحد تصميمي (مثل عدم وضوح الرساله للاصحاب المصلحه), او تحد خارجي (مرتبط باطراف او جهات خارج نطاق الجهه المنفذ). • تكرار التحدي: تحديد اذا كان التحدي عارض؟ متكر؟ متوقع مسبقا؟ ام غير متوقع؟ • درجه تاثير التحدي: تصنيف تاثير التحدي (مرتفع، متوسط، منخفض) حسب الفيات التاليه: تاثير مرتفع: ادي الي الغاء النشاط او فشله الكامل. تسبب في انحراف كبير عن الاهداف المحدده. اثر علي سمعه الجهه او رضا الفيات المستهدفه. احل بالامتثال لمتطلبات تنظيميه. تاثير متوسط: tسبب في تاخير او اعاده جدوله النشاط. قلل من فاعله النشاط او نطاق انتشاره. تطلب تدخلا من اداره عليا او اعاده تخطيط جزييه. تاثير منخفض: لم يؤثر علي تنفيذ النشاط او اهدافه الاساسيه. تمت معالجته بسرعه دون تاثير جوهري. ارشادات خطط التواصل ايداره المخاطر والطواري واستمراريه العمل وسلسل الامداد 3.2.3 : توثيق انشطه التواصل: توثيق كل نشاط تواصلي تم تنفيذه، شامله البيانات التاليه: اسم النشاط. تاريخ التنفيذ الفعلي. تاريخ التنفيذ المخطط له. الفرقه المستهدفه. الوسيله او القناه المستخدمه. محتوي الرساله او الماده. تحديات تنفيذ النشاط (ان وجدت). مؤشرات التفاعل (عند توفرها). مخرجات المرحله الثالثه - التنفيذ تختتم هذه المرحله اعداد تقرير تنفيذ خطه التواصل وتوثيق التحديات، وتمثل مخرجات هذه المرحله في التالي: النموذج الرابع - تقرير تنفيذ خطه التواصل: يستخدم هذا النموذج لتوثيق حاله تنفيذ انشطه التواصل مقارنه بما تم التخطيط له، ويشهم في متابعه الاداء وتحديد الفجوات بين التنفيذ الفعالي والمستهدف بما يعزز دقه التقييم وجوده التنفيذ. النموذج الخامس - سجل التحديات: يستخدم هذا النموذج لرصد التحديات والمعوقات التي واجهت فرق العمل اثناء تنفيذ انشطه التواصل، ويسم في تحليل اسبابها وتوثيق الاجراءات التصحيحيه والتوصيات لضمان تحسين الاداء المستقبلي. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه التعمال وسلاس الامداد المرحله الرابعه - التقييم تهدف هذه المرحله (موضحه في الشكل رقم 9) الي تقييم فاعليه خطه التواصل من خلال جمع وتحليل البيانات وقياس مؤشرات الاداء وتوثيق الدروس المستفاده وتحديد الاجراءات التحسينيه لضمان التحسين المستمر لعمليات التواصل. الشكل رقم 9: المرحله الرابعه - التقييم 4-1 حصر بيانات تناثج التنفيذ وجمع التغذيه الرابعه يهدف هذا النشاط الي جمع بيانات نتايج انشطه التواصل المنفه والتفذيه الرابعه، ما يتيح عمليه تقييم مدي تحقيق اهداف خطه التواصل. 4.1.1 حصر البيانات وجمع التغذيه الرابعه: حصر البيانات اللازمه ل عمليه التقييم وقياس الاثر باستخدام اليات التقييم المحدده في مرحله التصميم والتطوير، ومن ثم مراجعتها بهدف التاكد من اكتمالها وخلوها من الاخطاء والتكرار. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه العمل وسلسل الامداد 4.1.2: تحليل التغذيه الراجعه: بعد النتهاء من حصر وTPSNIF البيانات يتم تحليل الاراء والملاحظات الوارده من اصحاب المصلحه والجهات ذات العلاقه وTPSNIF الملاحظات الي فيات وهي ايجابيات وتحديات واقتراحات. • الایجایيات: هی العناصر الناجحه التي يجب الحفاظ عليها وتطويرها. • التحديات: هي المشارك او الصعوبات التي واجهت تنفيذ الخطه من اجل وضع الحلول المناسبه حيالها او تفاديها. • الاقتراحات: هي الافكار والتوصيات التي يمكن ان تحسن جوده وفعليه انشطه التواصل في المستقبل. 4-2 تقييم مدي تحقيق اهداف خطه التواصل يهدف هذا النشاط الي تحليل البيانات ونتايج التنفيذ لتقييم مدي تحقيق اهداف خطه التواصل وقياس اثرها علي ممارسات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد وتحديد وتحليل الفجوات، وذلك لتمكين التссين المستمر لعمليات التواصل. مراجعه الاهداف 4.2.1 مراجعه الاهداف التي تم تحديدها لخطه التواصل. 4.2.2 4.2.1 قياس مؤشرات الاداء لتقيم فاعليه خطط التواصل وتحليل البيانات النوعيه. 4.2.3 4.2.4 مقارنه النتايج الفعليه المحققه بناء علي البيانات التي تم تحليلها مقال بالاهداف المحدده مسبقا في الخطه. ارشادات خطط التواصل اداره المخاطر والطواري واستمراريه التعمال وسلاس الامداد 4.2.4 4.2.4 تحديد الفجوات في تحقيق اهداف خطه التوعيه واجراء تحليل اسباب تلك الفجوات من خلال مراجعه بعض الجوانب التاليه: • قصور في مرحله التخطيط: مثل ضعف في تحديد اصحاب المصلحه، او عدم الدقه في تحديد المؤشرات. • ضعف في قنوات التواصل: مثل عدم ملامعه القنوات المستخدمه او ضعف في صياغه رسايل التواصل. • تحديات لوجستيه: مثل تاخير في اطلاق athنشطه، او نقص في الموارد البشريه او التقنيه المستخدمه. 4-3 قياس الاثر من خطه التواصل 4.3.1 قياس اثر انشطه التواصل: قياس النتايج الملموسه التي حدثت بشان انشطه اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال، وسلاسل الامداد، يتم قياس هذا الاثر من خلال نتايج ادوات القياس المحدده في مرحله التصميم، مثل: • مراجعه نقط النقاش والمهام من محاصر الاجتماعات الخاصه بانشطه التواصل. • تحليل مدي تفاعل اصحاب المصلحه المستهدفين خلال تنفيذ انشطه التواصل. • تحليل التغذيه المراجعه من اصحاب المصلحه بشان انشطه التواصل. • تحليل مدي سرعه اتخاذ القرارات التشغيليه بشان انشطه اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسالس الامداد. ارشادات خطط التواصل اداره المخاطر والطواري واستمراريه العمل وسالس الامداد 4.3.2 وصف الاثر وصف الاثر الناتج عن تنفيذ خطه التواصل من خلال التالي: • تحديد الجوانب التي حققت الاثر المرجو: مثل اتفاع مستوي الموامعه والتكامل بين الخطر والسياسات والاعمال الخاصه اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلسل الامداد، او دعم اتخاذ القرار او المساهمه في تحقيق اهداف استراتيجيه او تشغيليه في هذه المجالات. • تحديد الجوانب التي لم تحقق الاثر المرجو: مثل عدم تغيير مستوي الموامعه او التكامل في الخط والسياسات والاعمال الخاصه اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد، او عدم السرعه في اتخاذ القرار، او المساهمه في تحقيق اهداف استراتيجيه او تشغيليه في هذه المجالات. 4-4 توثيق الدروس المستفاده وتحديد الاجراءات التحسينيه يهدف هذا النشاط الي حصر وتحليل الدروس المستفاده من خطه التواصل وتحديد الاجراءات التحسينيه، ما يسهم في التحسين المستمر لعمليات التواصل. يتم تحديد الدروس المستفاده من خطه التواصل من خلال تحليل مختلف المراحل (التحليل، التصميم والتطوير، التنفيذ، والتقييم)، وتحليل بعض الجوانب - علي سبيل المثال لا الحصر- التالي: • تحليل مدي تحقيق اهداف خطه التواصل. • تحليل مدي نجاح تنفيذ خطه التواصل. • تحليل التحديات في تنفيذ خطه التواصل. • تحليل اليات التقييم والاثر من التواصل. ارشادات خطط التواصل اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاس الامداد 4.4.2 50.5 6.6 7.7 8.8 9.9 10.0 11.1 12.2 13.3 14.4 15.5 16.6 17.7 18.8 19.9 20.0 21.1 22.2 23.3 24.4 25.5 26.6 27.7 28.8 29.9 30.0 31.1 32.2 33.3 34.4 35.5 36.6 37.7 38.8 39.9 40.0 41.1 42.2 43.3 44.4 45.5 46.6 47.7 48.8 49.9 50.0 51.1 52.2 53.3 54.4 55.5 56.6 57.7 58.8 59.9 60.0 61.1 62.2 63.3 64.4 65.5 66.6 67.7 68.8 69.9 70.0 71.1 72.2 73.3 74.4 75.5 76.6 77.7 78.8 79.9 80.0 81.1 82.2 83.3 84.4 85.5 86.6 87.7 88.8 89.9 90.0 91.1 92.2 93.3 94.4 95.5 96.6 97.7 98.8 99.9 100.0 اعداد تقرير نهاي يتضمن جميع مخرجات المراحل السابقه، موثقا النجاحات والتحيات والاقتراحات لتحسين الاداء، ويشمل التقرير ايضا تقييما لمدي تحقيق الاهداف المحدده مقارنه المؤشرات المستهدفه بالنتاج الفعليه وتحديد الاجراءات التحيحيه اللازمه، من اجل تحسين خطط التواصل المستقبليه وتعزيز فاعليتها. مخرجات المرحله الرابعه - التقييم تحتيم هذه المرحله بتقيم خطه التواصل وقياس ارهها، وتوثيق الدروس المستفاده، وتتمل مخرجات هذه المرحله في: النموذج السادس - تقرير قياس اثر خطه التواصل: يستخدم هذا النموذج لتقيم مدي تحقق اهداف خطه التواصل من خلال رصد الناتج الفعليه ومقارنتها بالتاثير المتوقع، بما يسمهم في معرفه فاعليه الانشطه المنفذه وتحسين جوده الاداء المستقبلي. النموذج السابع - سجل الدروس المستفاده: يستخدم هذا النموذج لتوثيق الدروس الرييسيه التي تم استخلاصها خلال مراحل تنفيذ خطه التواصل ويسهم في تحليل اسبابها وتحديد سبل الاستفاده منها بما يضمن تفادي تكرار التحديات مستقبله. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه العمل وسلسل الامداد الملاقات 3 ارشادات تطوير اليه التصعيد 3-1 تعد اليه التصعيد احد الممكنات الاساسيه للاستجابه الفوريه والفقاله للمخاطر او الحوادث التي تتجاز الملاحيات الاعتياديه او تتطلب تدخلا من مختلف الاطراف المعنيه، وتهدف هذه التاليه الي تقليل زمن الاستجابه وتعزيز كفاعه اتخاذ القرارات والحفاظ علي استمراريه الاعمال في الجهه، وختلاف اليات التصعيد حسب طبيعه عمل احتياجات الجهه وتشمل المكونات الاساسيه التاليه: 1. مصفوفه تصنيف المخاطر/الحداث: يتم تطوير مصفوفه لتصنيف المخاطر/الحداث حسب درجه ظطورتها واثيرها والمده الزمنيه المطلوبه لمعالجهتها، ويتوجب التميز هنا بين المخاطر والحوادث حيث ان المخاطر ذات طابع استباقي (Proactive) بينما الحوادث ذات طابع تفاعلي (Reactive) (تحدد فعليا، وعاده ما تصنف المخاطر/الحداث من ثالث الي خمس فيات رييسه (كاريي، مرتفع، منفسط، منخفض، ومنخفض جدا) تحتسب بناء علي درجه اثرها، الا ان عدد الفيات قد يختلف حسب طبيعه عمل احتياجات الجهه، عند تطوير مصفوفه تصنيف المخاطر/الحداث يمكن الالطلاع علي الاطار الوطني لاداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال الصادر عن مجلس المخاطر الوطنيه. 2. مستويات التصعيد: يتم الربط بين مصفوفه تصنيف المخاطر/الحداث الوارده ومستويات التصعيد داخل الجهه، بحيث يسند لكل تصنيف من المخاطر/الحداث مستوي اداري محدود، يكون مسؤوله عن متابعه واتخاذ الاجراءات اللازمه بشانه، ويجدد في هذا السياق اصحاب المصلحه في كل مستوي والحد الاقصي للوقت المسموح به للاستجابه، لضمان سرعه التعامل مع الخطر/الحدث بما يتناسب مع درجه خطورته، ويستند هذا الربط الي مجموعه من معايير التصعيد من بينها: درجه الخطوره علي الاعمال او السالمه او السAMEه او السAMEه او النظمه او العمليه، والوقت المطلوب للسيطره علي الخطر/الحدث، اوتكار الخطر/الحدث; ويراعي في تصميم مستويات التصعيد هيكل الجهه التنظيمي وتوزيع الصلاحيات الاداريه حيث يت糙وح عدد المستويات عاده ما بين ثلاثه الي خصه مستويات، حسب طبعه عمل احتياجات الجهه ويعبر الجدول الثاني مثل توصيحي يمكن تعديله او تخصيصه بحسب طبعه كل جهه: ارشادات خطط التواصل لاداره المخاطر والطواري واستمراريه التعمال وسلاس الامداد <table><tr><td>اصحاب المصلحه</td><td>الحد القصي للاستجابه</td><td>تصنيف الحدث</td><td>مستوي التصعيد</td></tr><tr><td>المسؤول الاول في الجهه</td><td>دقيقه 30</td><td>كارثي</td><td>المستوي الخامس</td></tr><tr><td>اللجه التوجيهيه</td><td>ساعه</td><td>مرتفع</td><td>المستوي الرابع</td></tr><tr><td>فريق اداره الازمات</td><td>ساعتين</td><td>متوسط</td><td>المستوي الثالث</td></tr><tr><td>مدير مركز عمليه الطواري والزمات والكواثرث</td><td>يوم عمل</td><td>منخفض</td><td>المستوي الثاني</td></tr><tr><td>فريق مركز عمليه الطواري والزمات والكواثرث</td><td>يوم عمل</td><td>منخفض جدا</td><td>المستوي الاول</td></tr></table> 3. اجراءات التصعيد: تختلف طبيعه الاجراءات باختلاف مستوي التصعيد وتشمل علي سبيل المثال لا الحصر اجراءات التصعيد التاليه: اعداد التقارير: توثيق الخطر/ الحدث بكل تفاصيله بما يشمل وقت حدوثه ونوعه والثر المترتب عليه والاجراءات المتخذه، مع رفع التقرير الي مستوي الاداري المناسب لاتخاذ القرار. • تقدمي الدعم والمساعده: توفير دعم فني او تشغيلي عاجل من الفرق المتخصصه لمعالجه الخل او التخفيف من اثر الخطر/ الحدث. • المراقبه والتحليل المستمر: متابعه تطورات الخطر/ الحدث بشكل مستمر او دوري من خلال ادوات المراقبه والتحليل بهدف التاكد من فاعليه الاستجابه وتحديد ما اذا كان هناك حاجه لتصعيد اضافي. • التنسيق والمنابعه: متابعه تنفيذ خطه المعالجه/الستجابه وضمان التواصل الفقال بين جميع الاطراف ذات العلاقه بما يضمن التزام بالايطار الزمني المحدد والتصرف وفق التعليمات المعتمده. • احاطه ونتييه: ارسال اشعارات او تنبيات ل'صاحب المصلحه المتاثريين بالخطر/ الحد. • استداع اصحاب المصلحه المعنيين: استداع اصحاب المصلحه ذوي الصله داخل الجهه او خارجها لتوفير دعم اضافي في الاستجابه. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه العمال وسلسل الامداد • رفع مستوي التاهب: تفعيل اجراءات اضافيه لزياده جاهزيه الجهه، بما يشمل تفعيل خطط الطواري/ استمراريه الاعمال/ التواصل اثناء الزمات. • اصدار انذار: تفعيل اليه انذار داخلي او خارجي في حال تطلب الخطر/ الحدث اشعازا علي مستوي اوسع سواء داخل الجهه او مع الجهات الخارجيه. • اغلق الخطر/الحدث وتوثيقه: بعد معالجه الخطر/ احتواء الحدث يتم اغلاقه رسميا مع اعداد تقرير نهاي يتضمن ملخصا لما حدث والاجراءات التي تم تنفيذها والدروس المستفاده. 4. قنوات ووسايل التصعيد: يجب اخذ هذه المسايل في عين الاعتبار عند تحديد قنوات ووسايل التصعيد للاحداث وهي: السرعه والاستجابه الفوريه: يجب ان تبيح قنه التواصل ايصال المعلومات في الوقت المناسب دون تاخير. • التوثيق والرجوع عند الحاجه: يفضل استخدام قنواتiformis من حفظ السجلات لاغراض التوثيق والمساءله. • درجه حساسيه الحدث: تتطلب بعض الحداث استخدام قنوات مشرفه او رسميه ذات صلاحيات محدده. • سهوله الوصول والاستخدام: يجب ان تكون القنوات متاحه لجميع المعنيين بالتعامل مع الحداث في اي وقت. 3-2 ارشادات اختبار خطه التواصل يعد اختبار خطه التواصل اجراء ينفذ عند الحاجه لضمان فاعليه الخطه وجاهزيه تنفيذها في سيناريوهات واقعيه، ويستخدم للتحقق من تكامل الادوار والمسؤوليات وسرعه وملاعمه وسايل وقنوات التواصل وذلك من خلال فرضيات تتطلب مستوي عالي من التنسيق والTFAعلي، ويتم تنفيذ هذا الاختبار خارج نطاق مراحل تطوير الخطه الاریعه، باتباع الخطوات التاليه: 1. تحديد اهداف الاختبار: تحديد الاهداف والغايات المرجوه من الاختبار. 2. تحديد سيناريو الاختبار: اختبار سيناريو واقعي او محتمل يتطلب تفعيل خطه التواصل. 3. تنفيذ انشطه تواصل تجريبيه: اجراء تمارين فرضيه لطبيق انشطه التواصل بشكل تجريبي كما ورد في الخطه باستخدام الادوات والقنوات والخدمه. ارشادات خطط التواصل اداره المطار والطواري واستمراريه العمال وسلاس الامداد ٤. توييق رود الفعال واوقات الستجابه: رصد فتره الاتصال والمساعده الزمنيه للاستجابه ومستوي التفاعل ومطابقه الرسايل مع الغايات المستهدف. ٥. رصد التحديات: تحديد الثالث في وضوح الرسايل وتاثيرها علي اداء الخطه ومستوي توافق القنوات المستخدمه وفعاليه التنسيق والوقت المستغرق للاستجابه من الجهات المعنيه. ٦. اعداد تقرير اختبار الخطه: توييق ما تم تنفيذه خلال انشطه التواصل التجريبيه والملاحظات الناتجه عنه وتقدم الاجراءات التصحيحيه والتوصيات لتحسين وتحديث مكونات خطه التواصل. 3-3 متطلبات تفعيل خطط التواصل تعد خطه التواصل وثيقه مرجعه يتم تفعيلها عند توفر ظروف تشغيليه واداريه محدده ولا يتم تفعيل الخطه الا بعد تحقق عدد من المتطلبات الاساسيه التي تضمن جاهزيه تنفيذ خطه التواصل المعتده، وتشمل هذه الشروط علي سبيل المثال لا الحصر التالي: 1. توفر الموارد والدوات اللازمه: تشكيل فرق العمل المكلفه بالتنفيذ وتوفر الاردات التي سيتم استخدامها في انشطه التواصل. 2. مراجعه الرسايل والمحتوي: مراجعه واعتماد الرسايل والمحتوي حسب الفيات المستهدفه. 3. اعتماد الخطه من صاحب الصلحيه: اعتماد الخطه رسميا من الاداره العليا او من صاحب الصلحيه في الجهه. ارشادات خطط التواصل اداره المXاظر والطواري واستمراريه العمل وسلسل الامجاد يعد تحديد خط التواصل عنصرا جوهريا في ضمان فاعليتها ومواعمتها للتغيرات المختلفه، ولا ينظر الي الخطه بوصفها وثيقه ثابته، بل كطار استرشادي قابل للتطوير ويخضع للمراجعه والتحديث بشكل دوري، وذلك لضمان توافق Khطه مع ممارسات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد. اضافه الي المراجعه déوریه يلزم تحديث Khطه عند وجود دوافع تشغيليه او تنظيميه تؤثر علي مكوناتها او انشطتها وتشمل هذه الدوافع - علي سبيل المثال لا الحصر- ما يلي: 1. اجراء تحديث علي خط طي ذات علاقه ب Khطه التواصل: مثل تغيير في خط الطواري او خط استمراريه الاعمال، بما ينعكس علي اولويات التواصل او رسايله او اصحاب المصلحه المستهدفين. 2. رصد فجوات في الخطه من خلال نتايج اختبار الخطه/ التمارين الفرضيه: مثل اكتشاف فجوات في قنوات التواصل وانظمه الاتصال او ضعف في التنسيق والتكامل بين الجهات المعنيه. 3. رصد التحديات خلال تنفيذ الخطه: رصد التحديات - علي سبيل المثال لا الحصر- عدم فاعليه قنوات التواصل المستخدمه او ورود ملاحظات او شكاوي من اصحاب المصلحه. 4. حدوث تغير جوهري في بييه العمل: حدوث تغير/ تحديد جوهري علي المستوي المؤسسي او علي مستوي الاداره العامه مثل وجود تحديث علي الترتيبات التنظيميه للجهه او تغيير علي الاداره العامده للمخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد ما ادي الي توشع في نطاق صلاحيتها او هيكليتها او استراتيجيتها. 5. اطلاق مبادرات مؤسسيه او طفاعيه او وطنيه تستوجب مواعمه التواصل: مثل حملات وطنيه او مبادرات مشتركه في مجالات اداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامداد تستدعي تحديث او اضافه انشطه تواصل بما يتماشي مع المتغيرات الجديده. ارشادات خطط التواصل لاداره المخاطر والطواري واستمراريه الاعمال وسلاسل الامدار 43 | سطط للشريع ال Estimates اسم التقرير <table><tr><td></td><td colspan="3">تاريخ الاعتماد</td><td colspan="3"></td><td colspan="3">تاريخ الاعداد</td><td colspan="3"></td></tr><tr><td>الملاحظات</td><td>تغصيلات التواصل</td><td>يابان التواصل البريدله</td><td>رقم الجوال</td><td>رقم الهاتف</td><td>عنوان البريد اليكتروني</td><td>ال尔多ار/القسم</td><td>جهه داخليه او خارجيه</td><td>اسم الجهه</td><td>الدوار و المسؤوليات</td><td>المعصب</td><td>اسم صاحب المسلحه</td><td>#</td></tr><tr><td></td><td>تحديد بروتوكولات التواصل الخاصه بsubahب المملكه</td><td>تجديد فنوات بديله للتواصل</td><td>تجديد رقم الحوال الرسمي</td><td>تجديد رقم الهاتف الرسمي</td><td>تجديد عنوان البريد الالكتروني الرسمي</td><td>تجديد المواقع التعليم لصاحب المملكه ضمن الجهه</td><td>تجديد اذا كانت الجهه داخليه ام خارجيه</td><td>تجديد الجهه التي تابع لها صاحب المملكه</td><td>تجديد المواقع لصاحب المملكه في تنفيذ الخطه</td><td>تجديد المنسب الرسمي المصلحه في</td><td>تجديد اسم الشخص او الجهه المعنيه</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>1</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>2</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>3</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>4</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>5</td></tr></table> C9J National Journal of the Persian Language 3-5 National Center for Archives & Records [44] National Center for Archives & Records [44] 45 | سجل الشراينون في محلي اسم skطه <table><tr><td rowspan="2">المحافظات</td><td rowspan="2">اليه تقييم التواصل</td><td rowspan="2">متحوي التواصل</td><td rowspan="2">اجراءات التواصل</td><td rowspan="2">التعاميات</td><td rowspan="2">الكتار</td><td rowspan="2">تاريخ التواصل</td><td rowspan="2">المسؤول عن التواصل</td><td rowspan="2">قنوات ووسايل التواصل</td><td rowspan="2">اولويه التواصل</td><td rowspan="2">اصحاب المساحه المستهدفين</td><td rowspan="2">غايات التواصل</td><td rowspan="2">انشطه التواصل</td><td rowspan="2">اهداف خطه التواصل</td><td rowspan="2">#</td></tr><tr></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td>تحديد خطوات تنفيذ الشناظ، مقل اعداد الرساله بموضوعاتها تم ارسالها</td><td>تحديد هوات تنفيذ الشناظ، مقل اعداد الرساله بموضوعاتها تم ارسالها</td><td>تحديد موي او الاجراءات التي يعتمد عليها تنفيذ الشناظ التواصلي</td><td>تحديد موي تكرار النشاط التواصلي</td><td>تحديد التاریخ المخط تطفيف النشاط التواصلي</td><td>تحديد هوه او الفرد المکلب تنفيذ الشناظ التواصلي</td><td>تحديد قنوات ووسايل التواصلي المنس ب عن اقصي مصلحه المصلحه</td><td>تحديد اولويه التواصلي علي فيه المصرفيه لKL نشاط</td><td>تحديد فيه اصحاب المصلحه المستهدين لKL نشاط</td><td>تحديد اظفه من انشطه التواصل</td><td>تحديد اظفه التواصلي</td><td>تحديد الهدف من وضع خطه التواصل</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></table> E9y الموزع الحرفيه - سورق 3 National Center for Archival Research Journal: Journal of the American Library Association 146 C9J • National Library Journal • Journal of the American Library Association 146 47 | سجل الشراينون ومركز الحلبي في ميانج في سانداريه الحلبي في سانداريه الحلبي في سانداريه الحلبي في سانداريه الحلبي في سانداريه الحلبي في س اسم التقرير <table><tr><td colspan="2"></td><td colspan="2">اعتماد</td><td colspan="3">تاريخ الاعداد</td><td colspan="3">اعداد</td></tr><tr><td>الملاHات</td><td>حاله تنفيذ الاجراءات التصحييه والتدسينه</td><td>المسؤول عن تنفيذ الاجراءات التصحيه والتدسينه</td><td>الاجراءات التصحيه والتدسينه</td><td>تکرار التحدي</td><td>التاريخ</td><td>درجه تاثير التحدي</td><td>طبيعه التحدي</td><td>وصف التحدي</td></tr><tr><td></td><td>تحديد حاله تنفيذ الاجراءات (قايم، مكتمل، متوفق)</td><td>توزيع الادوار المتعلقه بتنفيذ الاجراءات التصحيه والتدسينه</td><td>تحديد الاجراءات التي تم اتخاذها لمعالجه التحدي او لمنع حدوث الخطر</td><td>ذكر مدي تکرار التحدي وهل هو تدعي عارض متكرر متوقع مسبقا ام غير متوقع</td><td>تاريخ حدوث التحدي</td><td>تحديد درجه تاثير التحدي: مرتفع متوسط اومنخفاض</td><td>تحديد طبعه التحدي: تحدي تشغيل فني تنسيقي تصميمي او خارجي</td><td>وصف التحدي والنشاط الذي تم من خلاله تحديد التحدي</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>3</td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td>3</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></table> C9J 5. 2017年1月1日 National Center for Archology Research [48] 49 [ سط اط طلارون و حاصل اط طلارون و حاصل اط طلارون و حاصل اط طلارون و حاصل اط طلارون و <table><tr><td colspan="9">اسم التقرير</td></tr><tr><td></td><td></td><td>اعتماد</td><td></td><td></td><td>تاريخ الاعداد</td><td></td><td>اعداد</td><td></td></tr><tr><td>المحافظات</td><td>تاثير الدروس المستفاده</td><td>التحليل الجندري للدروس المستفاده</td><td>التوصيات والتحصيات المرتبطه بالدرس</td><td>اليه حسر الدينس المستفاده</td><td>نوع الدروس المستفاده</td><td>وصف الدروس المستفاده</td><td>تاريخ تحديد الدروس المستفاده</td><td>#</td></tr><tr><td></td><td>تحديد معي التاثير المتوقع او الفعلي للدرس علي العمل او المحركات المستقبليه</td><td>تحليل ميديي بالدرس باللاسبا او العوام المرتفه فيه</td><td>تحديد الاجراءات المفتحه او التغييرات التي يجب تنفيذها بناء علي الدين المستفاد</td><td>تحديد اليه حصر الدروس المستفاده علي سيريل المثال (من خلال اجتمعات، او تغذيه راجع، وغيرها...)</td><td>تحديد نوع الدروس المستفاده: الابيابيات السابيات او اقتراحات</td><td>ذكر شرح تفصيلي لما تم تعلمه والنشاط الذي تم من خلاله تحديد الدين المستفاد</td><td>تحديد تابع تحييد تادريس المستفاده</td><td>تحديد موجز للدرس لمستفاد</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>1</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>2</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>3</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>4</td></tr><tr><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>5</td></tr></table> C99 7. Topo: Jirikur - Isem - Imer - Imer جلين اليغا لطنا الطلين الايالني الجا قي