mu · guide · processed · 18 chunks
VISION 23:30 دومه والطرفيات الحرفيه KINGDOM OF SAUDI ARABIA العربيه [Non-Text] جامعه المربيه Majmaah University الدليل الاجراثي لمركز الاتصالات الاداريه المحتوي <table><tr><td>3</td><td>منسوب مركز الاتصالات الاداريه</td></tr><tr><td>4</td><td>مقدمه</td></tr><tr><td>4</td><td>نشاه الاداره</td></tr><tr><td>5</td><td>الرؤيه</td></tr><tr><td>5</td><td>الرساله</td></tr><tr><td>5</td><td>القيم المؤسسه</td></tr><tr><td>5</td><td>الاهداف</td></tr><tr><td>6</td><td>الهيكل التطيمي</td></tr><tr><td>7</td><td>مدير مركز الاتصالات الاداريه</td></tr><tr><td>7</td><td>مساعد مدير مركز الاتصالات الاداريه</td></tr><tr><td>8</td><td>مكتب مدير مركز الاتصالات الاداريه</td></tr><tr><td>9</td><td>اداره الصادر العام</td></tr><tr><td>10</td><td>اداره الوارد العام</td></tr><tr><td>11-12</td><td>مهام الوارد الالكتروني</td></tr><tr><td>13-14</td><td>مهام الوارد السري</td></tr><tr><td>15</td><td>اداره خدمه العمليه</td></tr><tr><td>15</td><td>اداره البريد</td></tr><tr><td>15</td><td>اداره فروع الاتصالات الاداريه بالزفي والغاط وحيطه سدير ومراح</td></tr><tr><td>15</td><td>اداره الخدمات المساعده</td></tr></table> 2 منسوبو مركز الاتصالات الاداريه <table><tr><td>الوظيفه</td><td>الاسم</td><td>م</td></tr><tr><td>مدير مركز الاتصالات الاداريه</td><td>خالد محمد العتيبي</td><td>1</td></tr><tr><td>مساعد مدير مركز الاتصالات الاداريه</td><td>ناصر عباداه المناع</td><td>2</td></tr><tr><td>مدير مكتب مركز الاتصالات الاداريه</td><td>عباداه خالد الشنيفي</td><td>3</td></tr><tr><td>مدير اداره الصادر العام</td><td>زيد حمد الفيصل</td><td>4</td></tr><tr><td>مدير اداره الوارد العام</td><td>عثمان عبدالرحمن الشنيفي</td><td>5</td></tr><tr><td>مدير اداره خدمه العملاء</td><td>نادر زويد الويب</td><td>6</td></tr><tr><td>مدير اداره المراسيلين والربيد</td><td>محمد احمد السليود</td><td>7</td></tr><tr><td>مدير مركز الاتصالات الاداريه بالزلفي والمشرف علي مركز الاتصالات الاداريه بالغاط</td><td>صالح احمد الثنابع</td><td>8</td></tr><tr><td>مدير مركز الاتصالات الاداريه بريابجم</td><td>احمد محمد العيسي</td><td>9</td></tr><tr><td>اداره الصادر العام</td><td>ماهر عبدالعزيز المناع</td><td>10</td></tr><tr><td>اداره الصادر العام</td><td>ناصر دغيم المحلسي</td><td>11</td></tr><tr><td>اداره الوارد العام</td><td>حمد محمد الموسي</td><td>12</td></tr><tr><td>اداره البريد</td><td>محمد عبدالرحمن الشنقي</td><td>13</td></tr><tr><td>اداره البريد</td><td>عبدالола سلمان الدويسي</td><td>14</td></tr><tr><td>اداره خدمه العملاء</td><td>ناصر عبداللطيف الدايل</td><td>15</td></tr><tr><td>مركز الاتصالات الاداريه بالزلفي</td><td>عبدالكريم عبدالحميد العامر</td><td>16</td></tr><tr><td>مركز الاتصالات الاداريه بالزلفي</td><td>طارق سعود الفنيسان</td><td>17</td></tr><tr><td>مركز الاتصالات الاداريه بالزلفي</td><td>عبدالحكيم احمد الدويش</td><td>18</td></tr><tr><td>مركز الاتصالات الاداريه بالغاط</td><td>سعود دغم العززي</td><td>19</td></tr><tr><td>مركز الاتصالات الاداريه بالغاط</td><td>عبدالعزيز عبدالرحمن الجاسر</td><td>20</td></tr><tr><td>مركز الاتصالات الاداريه بالغاط</td><td>زياد يحبي البحثي</td><td>21</td></tr><tr><td>مركز الاتصالات الاداريه بحوطه سدير</td><td>عبد الله محمد المناع</td><td>22</td></tr><tr><td>مركز الاتصالات الاداريه بحوطه سدير</td><td>ثامر محمد الحماد</td><td>23</td></tr><tr><td>مركز الاتصالات الاداريه بحوطه سدير</td><td>ثامر خليل الكديان</td><td>24</td></tr></table> مقدمه في اطار سعي اداره الجامعه لانشاء نظام متكامله الاتصال و التواصل مع الجهات الحكوميه والمؤسسات، فاننا نسعي لتطوير العمل الاداري، ونقله من الاجراء التقليدي الي العمل المطوير، وذلك باستخدم وسايل التقنيه الحديثه في ضوء النهج التكاملي الذي بداثه الجامعه في ضبط وربط جميع نظم الاتصال والتعاون مع بعضها البعض التي تسهل العمل التنظيمي والاجرايتي، وتختصر الزمن والوقت والجهد، وسنبذل قصاري جهدنا في سبيل الرقي بالاداره واشعين هدفنا ارضاء جميع ادارات الجامعه بايصل ما يخصص من مراسلات، وكما يسعدنا التواصل مع الجميع لتقدم خدماتنا لهم علي الوجه الاكمل. نشاه الاداره نشا مركز الاتصالات الاداريه منذ اشاء اداره الجامعه ويعتبر حلقه الوصل بين وحدات الجامعه المختلفه والجهات الاخري خارج الجامعه. وقد كان العمل يدويا عن طريق السجلات والبيانات، الي ان تم اعتماد وتنفید نظام الاتصالات الاداريه الكترونيا الذي كان يعمل تحت مظله اداره الشؤون الماليه والاداريه. وفي تاريخ 8/41/5/81 ه صدر قرار معالي رييس الجامعه رقم (7881) (باشاء مركز الاتصالات الاداريه ويكون ارباطه تنظيميا بمكتب معالي رييس الجامعه، ليحل محل النظام السابق. وTNBE امهبه المركز بالوحدات التي تتبط بالعمل معها مباشره كون الارتباط وثيق بالاداره العليا في الجامعه، بالاضافه الي مختلف وحدات الجامعه، وباتالي فان المركز يعتبر الشريان الذي يخدم المعاملات داخل الجامعه وخارجها. 4 الرؤيه رفع الوعي باهميه الفهرسه، وتوفير احصاييات حول عدد المعاملات الموثقه. الرساله تقنين وترتيب منظومه المعاملات والوثايق الصادره والوارده. القيم المؤسسيه تقنين وترتيب منظومه المعاملات والوثايق الصادره والوارده. القيم المؤسسيه بناء شراكات متميزه للعمل بروح الفريق الاهداف توفير نسخ رقميه وبناء قاعده بيانات للعمال الجامعه . تطبيق معايير الجوده علي انظمه الاتصالات والوثايق تمكين الجميع للاستفاده من خدمات الجامعه بطريقه رسميه وامنه ومتكامله ويسهل الرجوع اليها حفظ جميع المعاملات الصادره والوارده الكترونيه، وسهوله الرجوع اليها 5 الهيكل التنظيمي مدير مركز الانتطالات الاداريه 6 مدير مركز الاتصالات الاداريه يقوم بالاشراف علي ادارات المركز ويتبع ذلك التخطيط والتنظيم والتنسيق للوصول الي خدمات بريجه افضل، والاشراف علي الموظفين وتوجيههم وتوزيع الاعمال بينهم والقيام بالاعمال الاخري ذات العلاقه بها المجال. - الاشراف علي تخطيط وتنظيم الاعمال البريحيه. - الاشراف علي استلام وفرز وتوزيع الطروود والرسايل البريحيه. - الاشراك والاشراف علي تدريب الموظفين المستجندين علي الاعمال البريحيه. اعداد التقارير والتوصيات والمقترحات التي تؤدي الي تبسيط العمل والوصول الي نتايج افضل. - الاشراف علي حفظ السجلات والملفات. خواصه مساعد مدير مركز الاتصالات الاداريه يقوم بالاشراف علي المكاتب داخل المناطق والمحافظات التابعه للمركز بما في ذلك استقبال الابريد من الجمهور وارسال الابرساليات البريه. والاشراف علي توزيعها والاشراف علي الموظفين وتوجيههم وتوزيع العمل بينهم والقيام الاخري ذات العلاقه بهذا المجال. - الاشراف علي تنظيم العمل وتنسبه بين اقصام المكتب. - الاشراف علي الموظفين وتوزيع العمل بينهم وتوجيههم وتقييم ادايهم. - مراقبه الاعمال. - حصر الاختياكات من الاجهزه والالمعدات والقوي العامله والمواد. - تحديد وسايل رفع مستوي كفاء العاملين وافراح البرامج التدريبيه المnasيه لم - مباشره الاعمال الخاصه بشؤون المطفيض (اجازات- التدابيات- جزاعات) - اعداد التقارير عن سير العمل في المكتب واقتراح الحلول الكفيله رفع مستوي الاداره ورفعها الي مدير المركز 7 مكتب مدير مركز الاتصالات الاداريه •التنسيق وعمل جداول مواعيد الاداره. • استقبال وارسال الفاكسات. استقبال وتحويل البريد الالكتروني الخاص بالاداره وعرضها علي الاقسام المتخصصه. الارد علي الاستفسارات البسيطه عبر الواتف. التواصل مع الجهات الداخليه داخل الجامعه. - الاشراف علي ترتيب ونظافه المكتب الاداريه. - استرجاع وفرز المقالات الخاصه بالاداره. •التنسيق مع الاقصام الاداريه عند الطلب. • استقبال الزوار والاشراف علي الحيافه. • متابعه الاعمال الاداريه. خواصه 8 اداره الصادر العام الاداره الخاصه بتصدر المعاملات الي الجهات الخارجيه داخل المحافظه وخاصها، وهي الجهه المشرفه علي حركه المعاملات الصادره داخل المركز. <table><tr><td>الارجيه السعوديه.موظفي الجامعه بالجهات الداخليه للتصدير الخارجيه.</td><td>استلام المعاملات الخارجيه من</td></tr></table> <table><tr><td>الارجيه السعوديه.الارجيه الممتاز.الارجيه الابكتروني.</td><td>تصدير المعاملات الاداريه خارجيا بواسطه</td></tr></table> طباعه واشعه الكشوفات التاليه <table><tr><td>السبعوي لتسليم المعاملات الحادره خارجيا الي البريد السعودي</td></tr><tr><td>السبعوي وارشفتع من خلال موعي البريد بالمركز.</td></tr><tr><td>السبعوي واشرعتع من خلال موعي البريد بالمركز.</td></tr><tr><td>السبعوي وارشفتع من خلال موعي البريد بالمركز.</td></tr><tr><td>السبعوي وارشفتع من خلال موعي البريد بالمرکز.</td></tr><tr><td>السبعوي وارشفتع من خلال موعي البريد بالمرکز.</td></tr><tr><td>السبعوي واورشفتع من خلال موعي البريد بالمرکز.</td></tr><tr><td>السبعوي واورشفتع من خلال موعي البريد بالمركز.</td></tr><tr><td>السبعوي واورشفتع من خلال موعي البريد بالممركز.</td></tr><tr><td>السبعوي واورشفتع من خلال موعي البريد بالممركز.</td></tr><tr><td>السبعوي v.</td></tr></table> 9 • تجويز الصحف اليوميه او المجلات وتوزيعها من خلال موعي البريد بالمركز حسب البيانات الخاصه بذلك. • التدقيق علي ارقام المعاملات الموجوده في كشف البريد السعودي بالبحث عنها في نظام الاتصالات الاداريه برقم الوارد. الكتب والرسايل الشخصيه المسجله يتم تسليمها الي Spenصه للرجال او النساء في المركز الرييسي وتسليم نموذج الاستلام لوحده الوارد العام. • الالتزام بخوابط الصادر وعمل تسليم جدول الاحصايات الي وحده الشؤون الاداريه بمركز الوثايق والاتصالات الاداريه. اداره الوارد العام الجهه المسؤوله عن استلام جميع المعاملات الوارده للجامعه من مختلف الجهات الخارجيه وتسجيلها علي نظام الاتصالات الاداريه وعرضها علي صاحب الصلاحيه ثم ترسل للجهات ذات العلاقه. تسجيل الوارد من • المعاملات المستلمه من البريد السعودي او البريد الممتاز. * مندوب الجهات الحكوميه. * مندوب القطاع الخاص. • نظام رسل (التابع لنظام الاتصالات الاداريه بوزاره التعليم). • نموذج استلام المعاملات الشخصيه المسجله الصادر من وحده الصادر العام يالمركز. • الالتزام بخوابط التسجيل الاتيه: • تضع جميع المعاملات الي اجراءات التجهيز. - اضافه موضوع المعامله بشكل مفهوم وبدون اخطاء املاييه. • اضافه ربط للمعامله ان وجد. • اضافه صاحب المعامله ان وجد. • اختيار التصنيف المناسب للمعامله. • التاكد من سلامه عرض المصفقات وترتيبها حسب سياق المعامله. • عند استلام معامله متاخره او بها موعد قريب يتم ارسالها مباشره للجهه المعنيه في الخطاب دون المور الي اجراءات التجهيز. • اعداد قايمه بموضوعات المعامله بشكل اسبوعي. • اعداد قايمه بالتصنيفات الجديده المناسبه. 10 مهام الوارد الالكتروني استلام المعاملات الالكترونيه الوارده من نظام رسل للاتصالات الاداريه بوزاره التعليم او من خلال المعاملات الاداريه المرفقه بالبريد الالكتروني. تحميل المعامله الوارده وحظها في المجلد الخاص بنظام ارسل في نظام الارشيف، وفق الاليه التاليه • حفظ المجلد باسم رقم المعامله الخاصه بنظام الاتصالات الاداريه ونظام الاتصالات الاداريه (راسل) في المجلد الخاص يحفظ معاملات. • تسجيل المعاملات المحوطه في المجلد الخاص بنظام راسل في نظام الاتصالات الاداريه وتورد. • تصدير المعاملات الاداريه الخاصه بكافه قطاعات وزاره التعليم من خلال نظام الاتصالات الاداريه (راسل). • تحميل المرفقات من نظام الاتصالات الاداريه الي المجلد الخاص بالصادر لنظام راسل. • تصدير المعاملات الاداريه بنظام راسل وفق الاليه التاليه: • رفع المرفقات بحيث كل صفحه بمرفق مستقل حتي لا يزيد حجم الملف عن (005) كيلو بايت. • رفع المرفقات ملوثه في حال ان المرفق به توقع صاحب الصلاحيه. • اختيار نوع الصادر (الارلكتروني) للمعاملات الصادره الكترونيا فقط، ولا تحتاج الي ارسالها ورقيا بالبريد السعودي. • اختيار نوع الصادر (مرسله بالبريد) للمعاملات الصادره ورقيا وتكون عاده بها مرفقات مثل: قرص ليزر او كتب... الخ. • اختيار الجوه الوارده والحقه الصادره بعنايه. • طباعه كشف استلام المعامله من نظام الاتصالات الاداريه رسل، واضافتها ضمن المجلد المخصص (رسال الصادر) في نظام الارشيف. • حفظ المعامله في المجلد المخصي بنظام الارشيف برقم الصادر من الاتصالات الاداريه) والوارد من (رسال). • حفظ المعاملات الورقيه في المستودع الخاص بمعاملات رسل بالمركز. 11 •الالتزام بضوابط التسجيل الاتيه: •البحث برقم المعامله الصادره قبل عمليه التسجيل. • تënض جميع المعاملات الي اجراءات التجهيز. - اضافه موضوع المعامله بشكل مفهوم وبدون اخطاء املاييه. - اضافه ربط للمعامله ان وجود. - اضافه صاحب المعامله ان وجود. - اختيار التحفيف المناسب للمعامله. • التاكد من سلامه عرض المرقفات وترتيبها حسب سياق المعامله. • عند استلام معامله متاخره، او بها موعد قريب، يتم رسالها مباشره للجهه المعنيه في الخطاب دون المور الي اجراءات التجهيز، مع التنبيه بانها معامله متاخره، وكتابه وقت وتاريخ استلام المعامله في شرح الاجراءات بنظام الاتصالات الاداريه. • في حال وجود اي ملاحظه، يتم ارسالها الي الوزاره عبر نظام (رسال) مباشره مثل: • عند وجود نقص في المرفقات. • عدم وجود خطاب موجه الي جامعه المجمعه. • مراجعه توجيهات نسخ الخطاب الموجود بصور المعاملات الاداريه. • عدم استلام اي معامله الكترونيه بنظام (رسال) نوعها (مرسله بالبريد), الا بعد التاكد من استلام المشفوعات. • طباعه كشف تسليم المعامله الورقيه. • اعداد قايمه بموضوعات المعامله بشكل اسبوعي. • اعداد قايمه بالاتصيفات الجديده المناسبه. • اعداد تقارير احصاييه من نظام (رسال) كل نهايه شهر مبلادي، وارسالها الي وحده الشؤون الاداريه بالمركز. • اعداد ادله وتعريفات باستخدم نظام (رسال)، وترسل الي وحده الخدمات الالكترونيه للنشر. 12 مهام الوارد السري البريد السعودي. * متدوب الجهاد الحكوميه. * متدوب القطاع الخاص. * نظام راسل (التابع لنظام الاتصالات الاداريه بوزاره التعليم). تسجيل المعاملات السريه الوارده من *البريد السعودي. * متدوب الجهات الحكوميه. * متدوب القطاع الخاص. تسجيل التقارير الطبيه الوارده من *البريد السعودي. تسجيل المعاملات (الماليه (القواتير) الوارده من تسجيل وتعميم قارات نقل الموظفين / الموظفات تسجيل واجاله معاملات الاستدعاء والشكاوي حفظ المعاملات الورقيه في الاريشيف الورقي للصادر والوارد حفظ معاملات الاستدعاء والشكاوي 13 الالتزام بضوابط التسجيل الاتيه * عند استلام معامله متاحه او بها موعد قريب يتم ارسالها مباشره للجهه المعنيه في الخطاب دون المزور الي اجراءات التجهيز. • تخصيص ملفات افرنجه للمعاملات. • تخصيص ملفات افرنجيه للمعاملات للاستداء او الشكاوي. • ايجاد قايمه بموضوعات المعامله بشكل اسيوعي. • اعداد قايمه بالاتنيفات الجيده المناسبه للمعامله للفواتير والتقارير. • تثخج جميع المعاملات الي اجراءات التجهيز ما عدا المعامله السريه. - اضافه موضوع المعامله بشكل مفهوم وبدون اخطاء املاييه. - اضافه رقم للمعامله ان وجد. - اضافه صاحب المعامله ان وجد. - اختبار التصنيف المناسب للمعامله للفواتير والتقارير الطبيه. • التاكد من سلامه عرض المرققات وترتيها حسب سياق المعامله. 14 اداره خدمه العملاء خدمه جميع المراجعين من اولي الاهتمامات حيث تتولي الرد علي جميع الاسيله والاستفسارات المتعلقه بالمعاملات وذلك من خلال المركز. اداره البرید تعتبر اداره البرید حلفه الوصل بين المركز والجهات الخارجيه حيث انها الاداره المسؤوله عن استلام المعاملات الوارده للجامعه عن طريق البرید السعودي وتحويلها للاداره المختصه داخل المركز، ويقع تحت مسؤوليتها استلام المعاملات الصادره من المركز وتسليمها للبرید السعودي، والجهات الخارجيه ذات العلاقه بكشوفات استلام. 1- تصدير المعاملات الخارجيه الصادره من فروع الجامعه. 2- توريد المعاملات الخارجيه الوارده لفروع الجامعه. 3- تسليم المعاملات الصادره او الوارده للبريد. -الرد علي استفسارات المراجعين. اداره فروع الاتصالات الاداريه بالزلفي والغاط وحوطه سدير وبرامج اداره الخدمات المساعده 1-الخدمات الاداريه والفنيه: تقدم الخدمات الخاصه لموظفي المركز من حيث الحضور والانحراف والمعاملات الخاصه بموظفي المركز وكذلك احتياجات المركز من اجهزه. 2- العلاقات والتوثيق: متابعه موقع المركز الالكتروني وتحديث الاخيار وتوثيق المناسبات والزيارات وخلافه. 15 [Non-Text] 16 جامعه المصفه Majmaah University