ncar · regulation · processed · 25 chunks
(9 من 1 صحه 1 صاحب المعالي رييس ديوان رياسه مجلس الوزراء ورييس هييه اداره المركز الوطني للوثايق والمحفوظات بعد التحيه : اطلعنا علي خطابكم رقم ١/١٩ وتاريخ ١٠١٥/٢١ ه المزار فيه الي ماتقضي به الماده الرابعه من نظام المركز الوطني للوثايق والمحفوظات الصادر بالمرسوم الملكي رقم (٢٥) وتاريخ ٢٢٠٦١ ه من ان تختص هييه اداره المركز برسم السياسه العامه للمركز، واصدار اللوايح التنفيذيه لنظام الوثايق والمحفوظات... والي ان هييه اداره المركز قد اخذات محاضرها رقم (٢١) ورقم (٢٢) ورقم (٢٣) ورقم (٢٤) ورقم (٢٥) ورقم (٢٦) الموزخه في ٢٠١٥/٥/٢٠ ه والمتضمنه الموافقه علي مايلي : 1 - السياحه العامه للوقايق. ٢ - لانحه الحظ. ٢٠٠ - لانحه تقويم الوثايق. ٤ - لانحه ترحيل الوثايق. ٥ - لانحه التلاف. ٦ - لانحه الاوعيه. وطلبكم الموافقه علي ماتخذته هييه اداره المركز بهذا الصدد لمرض تحقيق الاهداف التي سعي اليها نظام الوثايق والمحفوظات ونظام المركز الوطني للوثايق والمحفوظات لحمايه وثايق الدوله الهممه والاستخاء عن الاوراق التي قمت قيمتها. وënخبركم بمواقعتنا علي ذلك... فاكملوا مايلزم بموجبها. سلطان بن عبد العزيز النايب الثاني لرييس مجلس الوزاره (9 من 2 المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه ٢ - لانحه تقويم الوثايق الماده (1) يشكل في كل جهاز حكومي لجان تقويم للوثايق تتكون من : - ا - مدير الوحده الاداريه المختصه بالجهاز ب - مدير مركز الوثايق بالجهاز. ج - مختص بالتظيم الاداري بالجهاز. د - مختص بالانظمه بالجهاز. وللجنه الاستعانه بمن تراه من المختصين. الماده (٢) تعمل اللجان تحت اشراف اللجنه الدايمه للوثايق التي يراسها وكيل الجهاز. الماده (٣) تحدد كل لجنه اسماء انواع الوثايق التي تختص بتقويهها والعمر الزمني الذي تثدره لكل منها، والمدده التي تكون فيها الوثيقه نشطه او غير نشطه. الماده (٤) توضع هذه الاصلاء في قوايم تكتكون من الحقول التاليه : - . عدد ب - اسم الوثيقه. ج - وصفها. د - شكل وعاء الوثيقه. ه - فيه الحفظ. (1) (9 من 3 المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه و - مكان حفظها بصفه عامه. ز - بدايه الحفظ. ح - مده الحفظ ومكانه في الجهاز. وذلك وفقا لنموذج التقويم رقم (1) وتعليماته. الماده (٥) تقوم كل لجنه بالتقويم اللازم للوثايق التي تدخل في نطاق عملها مع مراعات ما ورد بالمعاد (٤) من لانحه الحفظ، والاظمه والتعليمات والعقود التي تحدد الالترامات الماليه والنظاميه والاداريه الاجهزه الدوله. الماده (٦) تعتمد بيانات التقويم من اللجنه الدايمه للوثايق بالجهاز ممثله في الوكيل ، بعد اعداد محضر من اللجنه الدايمه بالموافقه علي التقويم. الماده (٧) ترسل البيانات والمحضر الي المركز الوطني للوثايق والمحفوظات. الماده (٨) يشكل المركز الوطني للوثايق والمحفوظات لجانا مختصه لدراسه هذه البيانات وفقا لنظام الوثايق والمحفوظات ولوايحه، واعداد قوايم ممد الحفظ ومكانه وبدايته. الماده (٩) تصدر هييه اداره المركز الوطني للوثايق والمحفوظات بعد التشاور مع الجهه او الجهات المعنيه قوايم نوعيه بمدد الحفظ ومكانه وبدايته. (2) (9 من 4 صفحه) المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٧٧٧) رمزه الماده (١٠) الوثايق التي لم يرد لها ذكر في قوايم ممد الحفظ يكتب عنها للمركز الوطني للوثايق والمحفوظات لاتخاذ ما يلزم لاضافتها الي هذه القوايم. الماده (١١) تقدم اعمار الوثايق بالسنين ، ويدا حساب السنه من بدايه السنه التاليه للواقعه التي تحدد بدايه عمر الوثيقه. الماده (١٢) يحتسب عمر الوثيقه بالسنه الهجريه التي تبعد ما بدايه شهر محرم وتنتهي بنهايه شهر ذي الحجه. الماده (١٣) الوثيقه التي يتقرر الغاء استخدامها من العمل وتزال من الملفات لانتهاء مده حفظها، يتم حذفها من الطبعات الجديده لقوانم مدد الحفظ. الماده (١٤) يقع علي الجهاز الحكومي مسؤوليه تحديد القيمه العمليه للوثيقه ، وللجهاز بعد تحديدها ان يطلب اطاله مده حفظ الوثيقه او تقصيرها، وعلي المركز اتخاذ ما يلزم واشعار من يعنيه الامر بالنتيجه. الماده (١٥) يقع علي المركز الوطني للوثايق والمحفوظات مسؤليه تقويم القيمه التاريخيه للوثيقه، وله في سبيل ذلك ان يستعين بالمختصين في ذلك. (3) (9 من 5 صفحه) المملكه العربيه السعوديه ديوان رناس ه ملس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٧٧٧) رمزه تعليمات تعينه استماره حصر انواع الوثايق. اولا : ايضاحات عامه :. 1 - يقصد بالسوييقه في هذه الاستماره اي وعاء للمعلومات انتجته الوحده الاداريه المختصه او استقبلته تحقيق متطلبات العمل بها، مهما كانت قيمتها او اهميتها او نوعها. ٢ - تحفظ الوثايق مؤقته الحفظ في الجهاز الحكومي. ٣ - تحدد مده الحفظ بالسبه. 4 - يبدا احتماسب سريان مده الحفظ من بدايه السنه الهجريه التاليه للواقعه الي تحدد بدايه عمر الوثيقه. 5 - يصد بمده الحفظ المده التي يبدا سريانها بعد البت النهايي في موضوع الوثيقه، فانا كان الموضوع لازال في اخذ ورد، فان اساس المعامله يجاد دايما للوحده المختصه حتي يتم البت النهايي فيها. ٦ - المعني بالتقويم هي اصول الوثايق او النسخ التي تحل محلها عند ما تبعث الاصول خارج الجهاز. ٧ - النسخ التي تزود بها الوحدات الاداريه المختصه للعلم، يتم التخلص منها بعد فتره محدده تقدرها الاداره حتي لا تتراكم هذه النسخ لديها ويكون هناك ازدواج في الحفظ ويقوم بالحفظ من ليس معناها به. ٨ - السنجح التي تزود بها الوحده الاداريه للعمل بها تعتبر من ادوات العمل وليست للحفظ، وتستطيع الوحده الاداريه الحصول علي نسخه بديله اذا تلفت النسخه الاولي. (1) (9 من 6 من 3) المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه ثانيا : ارشادات تعينه الحقول : الحقل رقم (1) بدون فيه اسم الجهاز الحكومي الذي انتج الوثايق او احتفظ بها ورمز ه. الحقل رقم (2) بدون فيه نوع النشاط الذي ننتج عنه هذه الانواع من الوثايق كنشاط شيون الموظفين ونشاط العلاقات العامه. الحقل رقم (3) بدون فيه اسم الوحده الاداريه التي تزاول هذا النشاط مثل قسم كذا او شعبه كذا او اداره كذا. الحقل رقم (٤) بدون فيه رقم متسلسل يحدد عند انواع الوثايق التي تنتجها او تستقبها - لمتطلبات العمل - الوحده الاداريه المختصه لمزاوله نشاط معين. الحقل رقم (٥) بدون فيه اسم الوثيقه الذي تعرف به، فاذا لم يكن لها اسم محمد فيوضع لها اسم يعبر عن حقيقتها كما تري ذلك اللجنه المختصه ، مما يساعد علي توحيد مسميات وشايق الاعمال المتمايله ذات السامات المشتركه. ومن امثله الوثايق ذات الاسماء المحدده : 1 - قرا التعبين. ٢ - اشعار المباشره. ٣ - سجل الوارد. ٤ - امر اعتماد الصرف. (2) (9 من 7 صفحه) المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٧٧٧) رمزه الحقل رقم (٢) بدون فيه وصف للوثيقه يمكن من خلاله التعرف عليها وعلي الغرض الذي انشات من اجله والالترامات النظاميه والماليه والقيمه التاريخيه التي يمكن ان تمثلها هذه الوثيقه، مما يساعد في التعرف علي قيمه الوثيقه وتحديد مده حفظها مثل ذلك : 1 - قرار تعيين : يوصف بانه انموذج يضمن تعيين موظف علي وظيفه محدده بالجهاز وفقا للانظمه. ٢ - سجل وارد : يوصف بانه سجل لحصر وتوثيق المعاملات الوارده للجهاز او الوحده المختصه خلال مده زمنيه محدده. ٣ - تقرير طبي : يوصف بانه نتايج فحوصات وتحاليل طبييه مدونه بشكل معين وصادره عن جهه مختصه تثبت الحاله الصحيه لشخص ما الحقل رقم (٢) يحدد فيه ماده وعاء الوثيقه كان تكون معاملات ورقيه، خرايط، رسومات، بطاقات، استمارات، مجلدات، كتب، اشرطه صوتيه او مرثيه او مسموعه، اشرطه ميكرو فيلم، ميكرو فيش، اخري (تحدد) الحقل رقم (٨) تحدد فيه فيه الحفظ المقترح للوثيقه اما ان يكون حفظها دايما او مؤقتا. الحقل رقم (٩) تختار اللجنه المختصه المكان الذي تري مناسبته لحفظ كل نوع من انواع الوثايق وهو اما ان يكون في الجهاز الحكومي او في المركز الوطني للوثايق والمحفوظات او فيهما معا. (3) (9 من 8 من) المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٧٧) رمزه الحقل رقم (١) بدون فيه بدايه مرحله الحفظ التي تراها اللجنه المختصه. الحقل رقم (١) ويختص بتحديد امكنه ومدد الحفظ في الجهاز، وقد وضع لذلك ثلايه - اختيارات : الاول : مده الحفظ النشط في الوحده الاداريه المختصه : اذا كانت اللجنه تري ضروره حفظ الوثيقه لدي الوحده الاداريه فتره زمنيه معينه، فتحدد هذه المده في الحقل المخصص. الثاني : مده الحفظ النشط بمركز الوثايق بالجهاز : اذا كانت اللجنه تري حفظ الوثيقه خارج الوحده التي انتجها في الوقت الذي يكون فيه الطلب عليهها محتملا بين وقت واخر فتحدد هذه المده في الحقل المخصص. الثالث : مده الحفظ غير النشط بمركز الوثايق بالجهاز : ويكون ذلك حين يصبح الطلب علي الوثيقه قليلا او نادرا، وتحدد اللجه المده التي تراها في الحقل المخصص لذلك. (ξ) (9 من 9 (1) نموج تقيم رقم لمركز الوطني للوثايق والمحفوقات (٠٧٧) رمزه استماره حصر لانوع الوثايق النتايج عن النشاطات الاداريه ، او المتطلب لها والمعلومات اللازمه عنها. <table><tr><td rowspan="2"></td><td rowspan="2"></td><td rowspan="2"></td><td rowspan="2"></td><td rowspan="2"></td><td rowspan="2">رمنه</td><td rowspan="2">النشاط الاداري.</td><td rowspan="2"></td><td rowspan="2">رمنه</td><td rowspan="2">اسم الجهاز الحكومي.</td><td rowspan="2"></td><td rowspan="2"></td></tr><tr></tr></table> : الموكيل الضور: لص: الضور: : اتمن الرجله لمتا لمتا لمتا لمتا لمتا لمتا لمته