mu · guide · processed · 38 chunks
جامعه المحومعه Majmaah University الاداره العامه للعلاقات والمقترات الدليل التنظيمي والوصف الوظيفي لاداره العامه للعلاقات والمقترات 1446 النشاه والتاسيس: تم انشاء الاداره العامه للعلاقات والاعلام الجامعي مع نشاه الجامعه بتوجيه ومتابعه قيادات الجامعه لايمانها بدور العلاقات العامه والاعلام، واهميتها في المنظومه الاداريه للجامعه، حيث حددت اداره العلاقات العامه والاعلام الجامعي رؤيتها، ورسالها، ورقيه، وقعها، ووضعت عددا من الاهداف الخاصه بها، ورسم ت الهيكل التظيمي ليشمل توزيع المهام، وتحديد الاختصاصات داخل الاداره بما يتوافق مع اهداف الجامعه، وخططها، وبرامجها، وهيكلها التنظيمي و ليتو اكب خطوات التطوير في الجامعه، وثرضي تطلعات و plusموحات المسيولين عنها، والعمل علي تحقيق ذلك من خلال برامج ونشاطات مشاركات مختلفه. وترتبط الاداره العامه للعلاقات والاعلام الجامعي من خلال خريطه الهيكل التظيمي للجامعه بمكتب سعاده رييس الجامعه مباشره، واستطاعت الاداره ان تحقق نجاحات ملفتق في خدماتها؛ لتواكب انجازات وحدات الجامعه المختلفه، وتحاكي التطور الكبير الذي تشهده، وخطوات الرقي المستمره، وثرضي تطلعات وطموحات المسيولين عنها، وعملت خلال اربعه عشر سنه الاولي علي تحقيق ذلك من خلال برامج ومشاركات مختلفه. وقد نالت الاداره العامه للعلاقات والاعلام الجامعي علي نسبه رضي ممتازه من خلال ما صنعته من صورج ذهني رانعق عن الجامعه لدي جميع شرايح المجتمع، وما تبديه من تعاون كير مع الجميع، وعلي القدره الكبيره في تحقيق النجاح في تنظيم الفعاليات والمناسبات، واستقبال ضيوف الجامعه، والانتجاع الاعلامي، والتواصل الفعال مع المحيط الداخلي والخارجي للجامعه. مرحله التحول: وفي خطوه تطويريه ضمن الخطوات التي تنتهجها الجامعه للرفع من كفاعه اداء الادارات وانتاجيتها صدر خلال عام 1444ه. قرار سعاده رييس الجامعه بفصل اداره العلاقات العامه والاعلام الجامعي الي ادارتين مستقلتين ل-tusبح اداره العامه للعلاقات والمؤتمرات، والمركز الاعلامي حيث تبع ذلك اعاده بناء الهيكل التنظيمي لكل جهه واعاده صياغه الرؤيه والرساله وتوزيع الصلاحيات والمهام الوظيفيه والعمل علي خطط جديده تتناسب مع استقلاليه كل جهه ذلك اختلفت الاهداف الاستراتيجيه، ومن ذلك اعاده صياغه وبناء الخطه التشغيليه لاداره العامه للعلاقات والمؤتمرات لتواكب المرحله دون اخلال بالابرث التاریخيه والامتداد الاداري لقصم العلاقات العامه والذي كان منذ بدايه الجامعه يقوم بدوره علي اكمل وجهه هنا عرض الهيكل التنظيمي والرساله والرؤيه والقيم والاهداف والصلاحيات والالخصاصات والوصف الوظيفي. الديال التنظيمي والوصف الوظيفي نبده عن الاداره العامه للعلاقات والمؤتمرات الهيكل التنظيمي الاداره العامه للعلاقات والمقترات 2024 الديل التنظيمي والوصف الوظيفي الهيكل التنظيمي لاداره العامه لاداره الجامعه العلاقه والمؤتمرات (ترتبط الاداره بمكتب رييس الجامعه مباشره) 2 ال اختصاص العام العلاقات العامه والمؤتمرات: جهاز يربط الجامعه بمحيطها الخارجي من خلال اتصال وتواصل مستمر، ويقوم باقتراح وتنظيم جميع الفعاليات والمناسبات الداخليه والمشاركات الخارجيه من خلال التخطيط والTNSSE والاتجهيز والتظيم بجوده تامه واحترافيه عاليه. الرؤيه تتطع الاداره العامه للعلاقات والمؤتمرات لبناء سمعح صني، وخلق صوره ذهنيه اجابي عن الجامعه عند جميع شرايح المجتمع افرادا ومؤسسات، من خلال عدد من الخطط والبرامج والنشاطات وكشبب مصداقيتهم وثقتهم، والسعي للوصول لاعلي مستويات الانتماء للجامعه لدي جميع منسوبها وتحمل مسيوله تنظيم جميع المناسبات والفعاليات. القيم تتطلق قيم اداره العلاقات والمؤتمرات من ثوابت الدين الاسلام الحنيف، والواجبات الوطنيه، والمشاركه المجتمعيه، وروح الانتثماء للجامعه، وهي: - الانتماء المتوازن للجامعه - الالتزام الاخلاقي. العمل بروح الفريق الواحد - البدل والضحيه. - العدل والمساواه والنزاهه - حسن التعامل مع المستفيدين. - الشفافيه والصدقيه - روح المباده والتجديد. - التميز والابتكار والابداع - تطوير اعضاء الفريق. - التفاعل مع المتغيرات. 3 التكامل مع المنظومه الاداريه داخل الجامعه للرجع من مستوي الاداء والكفاءه لدي العاملين بها. • ترسيخ مبادي التعامل المثالي بين الجمع والانضباط، ومراعاه القيم والمعايير المهنيه والقوانين والانظمه والاخلاق العامه والمسيوي الوظيفي. - خلق جو اسري وبيه عمل مثاليه، وبث روح الموده والاضاء بين العاملين داخل الجامعه. تعزيز روج الانتماء الوظيفي والاكاديمي لجميع منسوبي الجامعه والعمل بروح الفريق. • تقويه روابط التواصل والاتصال، وتعزيز الشراكه والتعاون بين الجامعه والجهات الحكوميه والاهليه الاخري. • تحقيق اعلي معابير الجوده والاحترافيه في التخطيط والاعداد والجهيز والتظيم للمناسبات والفعاليات المختلفه التي تقام داخل الجامعه. • تمثيل الجامعه في المشاركات الخارجيه والمناسبات والفعاليات المشركه مع جهات اخري بما يليق وقيمه ومكانه وسمعه الجامعه. • التعريف بالجامعه، وكلياتها، ونشاطاتها، ومراقفها، ومشاريعها وانجازاتها والخدمات التي تقدمها، لدي جميع شرايح وفيات المجتمع المختلفه، وجعل اسم الجامعه متداولا لدي الجميع من خلال اقامه عدد من الفعاليات والنشاطات وتنظيم مجموعه من البرامج. المساهمه مع جهات الXTصاص بالجامعه في تقدم خدمات متوعه للمجتمع (تثقيفيه، وتوعويه، اجتماعيه، وخيريه، وثقافيه، وصديه) وذلك من خلال برامج متطوره ومستمره. • تنفيذ اليه تسل علي المراجعين والازيرين والمستفيدين من خدمات الجامعه للوصول لاغيانهم، وانجاز اعمالهم من خلال برامج التواصل عن بعد او داخل الجامعه، ليعملوا الënطباع الجيد عن الجامعه وادارتها. • Dالطلاع علي راي المجتمع وتصوراته وملاحظاته، عن الجامعه وكلياتها، ونقله للمسيولين في الجامعه حسب ال-acصاص. الحديل التظيمي والوصف الوظيفي الاهداف 4 الاشراف الاداري علي اعمال الاداره ومنسوبيها، وتوزيع العمل بينهم، واقتراح الوسايل والسبل التي تسهم في تطوير عمل الاداره. العمل علي اصدار خطه سنويه تشمل برنامج للمناسبات والفعاليات والمعارض والمؤتمرات التي تقام والتنسيق بين جميع الجهات المنظمه والمشاركه فيها. اصدار دليل ارشادي لجميع المناسبات والفعاليات والمؤتمرات يشمل اليه التخطيب والمشاركه. الرفع بمقترحات لتنظيم مؤتمرات او ملتقيات ذات مواضيع تناسب المرحله الزمنيه وتواكب الاحدات. اعداد مرجع متكامل عن الجامعه بوجه عام، مشتمل علي المعلومات الاكاديميه والاداريه والفنيه في جميع مقرات الجامعه المختلفه. اصدار دليل يشمل الهيكل التنظيمي والهمام والصلاحيات لجميع اقسام ووحدات اداره العلاقات العامه والمقيمرات. بناء الادله الارشاديه والخطه التشغيليه لاداره. الاهتمام بخدمه موظفي الجامعه ومسوبها عن طريق اقتراح برامج ترفيه خاصه بهم تزيد من تEOAFM وتبادل خبراتهم. تزويد المصالح الحكوميه والمؤسسات التعليميه بما تطلبه من معلومات عن الجامعه، والتنسيق مع الجهه ذات العلاقه في الجامعه. الاشراف علي المناسبات والفعاليات التي تقام في الجامعه وتهييه مقراتها، وايلزم لها، وايصل деوات لم نتم دعوتهم لهذه المناسبات. الاعداد والجهيز والتنظيم للعاصر والمؤتمرات والندوات العلميه التي تعقدها الجامعه او تشارك فيها. ] 5 الديل التنظيمي والوصف الوظيفي صلاحي و-acتصاطات الاداره العامه للعلاقات اتخاذ الترتيبات اللازمه لاستقبال ضيوف الجامعه ومراجعها من الافراد والمجموعات، واعداد برامج الزياره بالتنسيق مع الجهات المعنيه في الجامعه لتنفيذ برامج الزيارات كل فيما يخص. اداره المسارح الجامعيه، والتنسيق مع وحدات الجامعه في الحجز، وتنظيم المناسبات فيها. الانتصل المباشر بالادارات والصلاح الحكوميه وغيرها من الجهات فيها يدخل في اختصاص الاداره، مع مراعاه المستوي الوظيفي. اداره البوابه الالكترونيه الخاصه بالادارات والعربيه والضرا في عجيم ما تشير فيها من اتحار ومعلومات. تعزيز الشراكه المجتمعيه والتعاون بين الجامعه والقطاع الخاص والشركات والمؤسسات والمنشات الاخري لتقدم خدمات نوعيه لمنسوبي الجامعه. الاذن بالصرف من السلفه المخصصه للاداره وفق الاغراض وقواعد الصرف المحدده لها. الموافقه علي منح الاجازات النظاميه لموظفي الاداره، وابلاغ عماده الموارد البشريه ابصدار القرارات اللازمه. والابلاغ عن مباشره منسوبي الاداره للعمل، وعن حالات التاخر والغياب، وترك العمل لاتخاذ ما يلزم نظاما. اعداد تقاويم الاداء الوظيفي لمنسوبي الاداره، ورفعها لرييس الجامعه لاعتمادها. تقدم تقرير سنوي عن نشاطات ومبادرات الاداره واحتياجاتها. رفع التقارير الفنيه لاداره العليا حول مختلف القضايا وال المستجدات في العمل. المشاركه في اعداد التقرير السنوي لمعاليات وانشطه الجامعه. 6 الديل التنظيمي والوصف الوظيفي صلاحي- و-acتصات الاداره العامه للعلاقات واللمقترات قيم العاقب العامه • التقيد باللوايح والانظمه والتعليمات، ومعرفه الواجبات والمواهب والمسؤوليات داخل الاداره وفي منظومه عمل الجامعه. • المشاركه في كل عمل جماعي يقام داخل الجامعه والتعاون مع جميع وحدات الجامعه لما فيه المصلحه العامه. • المشاركه في الدورات والملقايات لتنميه القدرات وتطوير المهارات، والرفع من الكفاعات في مجال المراسم والتشريفات وتنظيم الفعاليات. - صناعه ثقافه الجوده والتميز في مجال تنظيم الفعاليات والدفقه في الاعداد والجهيز وحسن التعامل مع الجميع. • اعداد وتطوير وتحديث الادله الخاصه بترتيبات المراسم والتشريفات لمختلف انواع المناسبات والفعاليات والانشطه وضمان المام الموظفين المرفوسين بهذه الادله والترامهم بها. • المسيoulيه عن تنظيم اليه استقبال كبار الزوار والشخصيات المهمه التي تزور الجامعه، من خلال تفعيل المراسم والاستقبال المتعارف عليه. - صناعه ثقافه الجوده والتميز في مجال الم理性 والشرايات و تنظيم الفعاليات والدفقه في التجهازات، وخلق صوره دهميه ايجابيه من خلال حسن التعامل والتواصل. التنسيق مع مكتب رييس الجامعه لاستقبال واستضافه ضيوف سعاده الرييس، والتميز في كسن الاستقبال. التنسيق لزيارات سعاده رييس الجامعه لبعض الوزارات والجامعات والجهات الخارجيه وزياره المسيولين والمحافظين، والترتيب لمراقته واستقباله. التنسيق لزيارات سعاده رييس الجامعه للكليات ومشاريع الجامعه، والترتيب لمراقته واستقباله. اعداد برامج الزيارات وتوزيعها علي الجهات المختصه. 8 الديل التنظيمي والوصف الوظيفي و د المراسم والتشريفات • مراقفه الوفود واللجان وفق العمل في جولاتهم وزياراتهم للكليات ومرافق واقسام الجامعه المختلفه. • استقبال زوار وضيف الجامعه، وتسكيهم، ومرافقهم داخل وحدات الجامعه وتعريفهم بالكليات والعمدات. و تزويدهم بال المعلومات والبيانات والنشرات التي توضع انشطه الجامعه المختلفه. • حسن الاستقبال، والرقي في التعامل مع جميع الضيوف والزوار ليخرج الزاير والمراجع بالانضباع الجيد والصوره الحسنه عن الجامعه. • اقتراح وطلب الاحتياجات من ادوات وتجهيزات ومستلزمات وتكاليف ماليه الخاصه بالمراسم والاشريفات. • التواصل مع الجهات الخارجيه والداخليه التي تقدم خدمات في مجال المراسم والاشريفات. • التواصل مع الجهات ذات العاده بتنظيم الاستقبال وتنقل الضيوف مثل: والامن والسلمه، واداره المشاريع والتشغيل والصيانه، واداره الخدمات. • المشاركه في استقبال الطلاب المستجين بالتنسيق مع عماره شؤون الطلاب والكليات. • المشاركه في اعداد التقرير السنوي لمعاليات وانشطه الاداره. • المشاركه في اعداد التقرير السنوي لمعاليات وانشطه الجامعه. 9 الديل التنظيم والوصف الوظيفي وحده المراسم والتشريفات التقيد باللواح والانظمه والتعليمات، ومعرفه الواجبات والمواهب والمسؤوليات داخل الاداره وفي منظومه عمل الجامعه. المشاركه في كل عمل جماعي يقام داخل الجامعه والتعاون مع جميع وحدات الجامعه لما فيه المصلحه العامه. المشاركه في الدورات والملقايات لتنميه القدرات وتطوير المهارات، والارفع من الكفاعات في مجال الضيافه. صناعه ثقافه الجوده والتميز في مجال الاضافه والاسكان والاعداد والتجهيز وحسن التعامل مع الضيوف. اعداد وتطوير وتحديث الادله الخاصه بتنظيم حفلدت الضيافه وتصنيفها حسب المستوي والنوع والضيوف والمناسبات والاعداد. وضمان المام الموظفين المرفوسين بهذه الادله والذزام بها. المسيوليه عن تنظيم حفلدت الضيافه لكبار الضيوف والفود والشخصيات المهمه التي تزور الجامعه. المسيوليه عن برنامج سكن ضيوف الجامعه والفود والشخصيات المهمه التي تزور الجامعه. الترتيب لاستقبال و tsيكن اعضاء هييه التدريس الجدد المتعاقدين مع الجامعه، والمساعده في انها اجراءاتهم. صناعه ثقافه الجوده والتميز في مجال الضيافه. التنسيق مع مكتب رييس الجامعه في تقدمي الضيافه لضيوف مكتب سعاده رييس الجامعه والتميز في ذلك. اعداد دليل باسماء الجهات والفنادق والطعام التي تتعامل معهم الجامعه في مجال السكن والضيافه والمواصلات والحصول علي نسبه خصم خاص. اعداد قوايم بانواع الطعام تتناسب ونوع كل مناسبه مثل حفلات الشاي الكيري والكفي بريك والوجبات الخفيفه وحملات الكوكتيل وحملات البوفيه والمادبه الرسميه. 10 الديال التظيمي والوصف الوظيفي - اقتراح وطلب الاحتياجات من ادوات وتجهيرات ومستلزمات وتكاليف ماليه لجمع مناسبات الضيافه. - استقبال وتسكين وانهاء معاملات المناقشين الخارجين للرسايل العالميه بالجامعه. المشاركه في اعداد التقرير السنوي لمعاليات وانشطه الاداره. المشاركه في اعداد التقرير السنوي لمعاليات وانشطه الجامعه. 11 الديل التنظيمي والوصف الوظيفي وحده الضيافه والسكن التقيد باللواح والانظمه والتعليمات، ومعرفه الواجبات والمواهب المسؤوليات داخل الاداره وفي منظومه عمل الجامعه. المشاركه في كل عمل جماعي يقام داخل الجامعه والتعاون مع جميع وحدات الجامعه لما فيه المصلحه العامه. المشاركه في الدورات والملقايات لتنميه القدرات وتطوير المهارات، والرغم من الكفاعات في مجال الاتصال والتواصل. صناعه ثقافه الجوده والتميز في مجال الاتصال المؤسسي وحسن التعامل مع الجميع. اعداد وتطوير وتحديث الاذله الخاصه بالاتصال المؤسسي وضمان المام الموظفين المرفوسين بهذه الاذله والالتزام بها. • دعم اليه الترابط بين منسوبي الجامعه، وبث روح المشاركه، وحب العمل الجماعي. • تنظيم برامج ومناسبات لموظفي الجامعه لخلق روح الاسره الواحده وتعزيز الانتماء للجامعه. المسيوليه عن الاتصال والتواصل وتبادل المعلومات مع جميع الجهات الداخليه والخاريه وخلق صوره ذهنيه ايجابيه من خلال حسن التعامل والتواصل. • انشاء قاعده بيانات متكامله لجميع العاملين في الجامعه بختلف مسمياتهم للتواصل معهم بشكل مستمر. • انشاء خدمه رسايل الجوال القصيره والواتساب والامييلات لجميع منسوبي الجامعه لارسال الاخبار والقرارات والتوجيهات والتهاني والدعوات ومواعيد الاجتماعات، وتعطيه الاحدث داخل الجامعه. • توفير معلومات واحصاعات متكامله من الجامعه بالتنسيق مع وحدات الاحصاء والمعلمات والجهات ذات الختصاص 12 الديل التظيمي والوصف الوظيفي ده الاتصال المؤسسي المساهمه في توفير المعلومات والاحصاييات ومواعيد المناسبات عن الجامعه للبوابه الالكترونيه وتحديثها. تنميه العلاقات وتقويه روابط التواصل والاتصال، وتعزيز الشراكه والتعاون بين الجامعه والجهات الحكوميه والاهليه والمنظمات والشركات والمنشات التعليميه الاخري من خلال تبادل الزيارات والخدمات. اشاء قاعده بيانات متكامله وقوايم عناوين وارقام المسؤولين في الوزارات والجامعات والمحافظه والدواير الحكوميه بمختلف مسمياتهم للتواصل معهم. ابطال جميع مطبوعات الجامعه للجهات الرسميه وكبار المسؤولين. رصد المناسبات العامه والخاصه بالافراد والجهات الحكوميه والاهليه، واعداد بطاقات وبرقيات النهاني والدعوات والتعازي، والرد علي ما يرد بهذا الخصوص. استقبال الاستفسارات، وتقبل الاقتراحات والملاحظات، وتقديمها للجهات المسيوله بالجامعه بالتنسيق مع مركز رعايه المستفيدين. الرد علي جميع خطابات النهاي في مختلف المناسبات والاهدافات الخاصه بالمطبوعات والاصدارات الوارده لسعاه رييس الجامعه. التواصل مع منسقي العلاقات العامه في الكليات والعمدات والادارات فيما يخص تنظيم جميع المناسبات والفعاليات. تمثيل الجامعه في الاجتماعات الخاصه بالتنسيق والاعداد لتنظيم المؤتمرات والاسابع الثقافيه والاجتماعيه والمناسبات العامه والاحتفالات الوطنيه واللقاعات، وذلك مع مثلي الوزارات والجامعات والجهات الحكوميه والاهليه. 13 الديل التنظيمي والوصف الوظيفي و ده الاتصال المؤسسي • متابعه المظهر العام لمرافق الجامعه بشكل دوري، وتسجيل الملاحظات اذا وجحت، وتبيه المسيولين عليها. • تنفيذ برامج استقبال المراجعين بالتنسيق مع مركز رعايه المستفيدين. • رصد ابرز القضايا واعداد الدراسات والاحصاييات، والارفع بها علي شكل تقارير دوريه لمعالي رييس الجامعه وقيادات الجامعه. • تقدم خدمات خاصه للمراجعين من كبار السن واصحاب الاحتياجات الخاصه، ومرافقتم اذا قضت الحاجه في اقصام وعمادات الجامعه، والمساهمه في انجاز معاملاتهم باسر الطرق واسهها. • التواصل مع منسقي العلاقات العامه في كل وكاله وكليه وعماده فيما يخص نشاطات كل جهه اشاء قadeه بيانات متكامله لجميع منسقي العلاقات العامه في جميع وحدات الجامعه بمختلف مسمياتهم • للتواصل معهم بشكل مستمر. • المشاركه في اعداد التقرير السنوي لفعاليات وانشطه الاداره. • المشاركه في اعداد التقرير السنوي لفعاليات وانشطه الجامعه. 14 الديل التظيمي والوصف الوظيف و ده الاتصال المؤسسي قسم المؤتمرات والفعاليات التقيد باللواح والانظمه والتعليمات، ومعرفه الواجبات والمواهب المسؤليات داخل الاداره وفي منظومه عمل الجامعه. المشاركه في كل عمل جماعي يقام داخل الجامعه والتعاون مع جميع وحدات الجامعه لما فيه المصلحه العامه. المشاركه في الدورات والملنقات لتنميه القدرات وتطوير المهارات، والرفع من الكفاعات في مجال تنظيم الفعاليات. صناعه ثقافه الجوده والتميز في مجال تنظيم الفعاليات والدفقه في الاعداد والجهيز وحسن التعامل مع الحضور. اعداد وتطوير وتحديث الادله الايرشاديه الخاصه بتنظيم مختلف انواع المناسبات والفعاليات والانشطه وضمان المام الموظفين المرفوسين به هذه الادله والالتزام بها. العمل علي اصدار خطه سنويه تشمل برنامج للمناسبات والفعاليات والمعارض والمؤتمرات التي تقام والتنسيق بين جميع الجهات المنظمه والمساركه فيها. الرفع بمقترحات لتنظيم مؤتمرات او ملتقيات ذات مواضيع تناسب المرحله الزمنيه وتواكب الاحداث. الخطيط والاعداد والجهيز وتكوين فريق عمل ولجان التنظيم وتوزيع المهام والاشراف علي جميع الفعاليات والمناسبات والاحتفالات التي تقام في الجامعه من احتفالات التخرج، وحلفدات المعايده، والمناسبات الوطنيه، وورش العمل، وختم الانشطه، والملقيات، وتوقيع الاتفاقيات، والمقترات والمحاضرات، وحلقات النقاش، وعمل التصورات اللازمه لكل مناسبه. التنسيق والجهيز والتنظيم لمشاركات الجامعه الخارجيه في المعارض والمناسبات الوطنيه والعلميه والثقافيه المحليه والخارجيه من معارض ومقترات وغيرها، في الايام العالميه والاسباع الاجتماعيه. • توحيد المشاركات الخارجيه للكليات والعامدات باسم الجامعه، وياشراف ومتابعه الاداره العامه للعلاقات والمقترات. 16 الديل التظيمي والوصف الوظيفي ده تظهر الفعاليات المبادره بمشاركه الكليات والعمدات المساعده في تنظيم المناسبات والانشطه الداخليه الخاصه بكل كليه وعماده. الاعداد والجهيز لاجتماعات مجلس الجامعه والاجتماعات الدوليه التي يراسها رييس الجامعه مع القيادات الاداريه والاكاديميه بالجامعه. اقتراح وطلب الاحتياجات من ادوات وتجهيزات ومستلزمات وتكاليف ماليه لجمع المناسبات. التواصل والتنسيق مع الجهات ذات العلاقه بالتنظيم مثل: الامن والسلامه، واداره المشاريع والتشغيل والصيانه. واداره الخدمات، واداره المرافق. حسن الاستقبال والرقي في التعامل مع جميع المدعوين والضيوف والحضور للمناسبات اخرجون بالانطباع الجيد والصوره الحسنه عن الجامعه. • متابعه المخاطبات والدعوات الرسميه الموجحه للجهات المعنيه في المناسبات. المساهمه في تقدم خدمات متوعه للمجتمع والمشاركه في نشاطات المسيليه الاجتماعيه بالتعاون مع الجهات ذات الالختصاص. التواصل مع الجهات الخارجيه والداخليه التي تقدم خدمات في مجال تنظيم الفعاليات واعداد قadeده بيانات لهذه الجهات المشاركه في اعداد التقرير السنوي لمعاليات وانشطه الاداره. المشاركه في اعداد التقرير السنوي لمعاليات وانشطه الجامعه. 17 الديل التظيمي والوصف الوظيفي و ده تظهر الفعاليات التقيد باللوايح والانظمه والتعليمات، ومعرفه الواجبات والموصوفيات داخل الاداره وفي منظومه عمل الجامعه. المشاركه في كل عمل جماعي يقام داخل الجامعه والتعاون مع جميع وحدات الجامعه لما فيه المصلحه العامه. المشاركه في الدورات والملقايات لتنميه القدرات وتطوير المهارات، والرفع من الكفاعات في مجال اداره المسرح والنقل. صناعه ثقافه الجوده والتميز في مجال اداره المسرح والاعداد والجهيز للمناسبات. اداره وتوجيه عمليات اعداد وتطوير وتحديث الادله الارشاديه الخاصه ينتظيم مختلف انواع المناسبات والفعاليات والانشطه واداره المسرح وضمان المام الموظفين المرفوسين بهده الادله والالتزام بها. استلام قاعه المسرح بجميع مراقفها وتجهيزاتها. تحديد احتياجات المسرح من نظام صوتي ومريي وتوفيره. • تنظيم ومتابعته برنامج حجز المسرح واستقبال طلبات وجدولتها. الاشراف علي تشغيل المسرح في جميع المناسبات. التنسيق مع وحدات الجامعه التي ترغب اقامه مناسبات في المسرح، وصر طابتها، وتلبيه احتياجاتها. تحديد اماكن البارات والاستعدادات واللوحات داخل المسرح، والاشراف علي تركيبها في كل مناسبه. الاشراف علي اداره مرافق المسرح من مستودعات وغرف وابواب. التنسيق مع اداره المشاريع والتشغيل والصيانه لعمل الصيانه déوريه للمسرح ومرافقه. توفير الاحتياجات التقنيه لوسايل الاعلام المختلفه ل非线性 المناسبات التي تقام في المسرح. التنسيق مع تقنيه المعلومات للنقل المباشر للفعاليات التي تقام في المسرح. المشاركه في اعداد التقرير السنوي لفعاليات وانشطه الاداره. المشاركه في اعداد التقرير السنوي لفعاليات وانشطه الجامعه. الديل التظيمي والوصف الوظيفي ده اداره المسرح والنه الل 18 التقيد باللوايح والانظمه والتعليمات، ومعرفه الواجبات والمهام والمسؤوليات داخل الاداره وفي منظومه عمل الجامعه. المشاركه في كل عمل جماعي يقام داخل الجامعه والتعاون مع جميع وحدات الجامعه لما فيه المصلحه العامه. المشاركه في الدورات والملقايات لتنميه القدرات وتطوير المهارات، والارفع من الكفاعات في مجال التصميم والطباعه. صناعه ثقافه الجوده والتميز في مجال التصاميم والطباعه واختيار الهدايا. اعداد وتطوير وتحديث الادله الارشاديه الخاصه ببرامج التصميم وانوع المطبوعات وضمان المام الموظفين المرؤوسين بهذه الادله والالتزام بها. اشاء وتصميم وطباعه التقارير الخاصه بالمناسبات والفعاليات. اصدار مطبوعات تعريفيه بالجامعه بعده لغات للمشاركه بها في المعارض الخريه. المسيوليه عن تصاميم الدعوات وبرامج المناسبات والتقارير الدوريه وال毕رات اللوحات. وضع مواصفات وهويه واعتمادها الجميع الهدايا والمطبوعات. توفير وتجهيز هدايا تذكاريه ومجسمات، لتقدمها للضيوف والزوار. توفير احتياجات مشاركات الجامعه الخارجيه من الهدايا والمطبوعات. - اختيار انواع الهدايا وتصنيفاتها حسب الحاجه ونوع المشاركه. تصميم ومتابعه طباعه التقرير السنوي لفعاليات وانشطه الاداره. المشاركه في اعداد التقرير السنوي لفعاليات وانشطه الجامعه. 19 قسم الخدمات المسانده القييد باللوايح والانظمه والتعليمات، ومعرفه الواجبات والمواهب المسؤолиات داخل الاداره وفي منظومه عمل الجامعه المشاركه في كل عمل جماعي يقام داخل الجامعه والتعاون مع جميع وحدات الجامعه لما فيه المصلحه العامه. المشاركه في الدورات والملتقيات لتنميه القدرات وتطوير المهارات، والفرع من الكفاعات في مجال التعاملات الاداريه صناعه ثقافه الجوده والتميز في مجال الخدمات الاداريه والماليه. اعداد وتطوير وتحديث الادله الايرشاديه الخاصه بالتعاملات الاداريه والماليه وضمان المام الموظفين المرؤوسين بەخە الادله والالتزام بها. • متابعه ايميل الاداره وكل ما يرد فيه وتحويله للوحده المختصه. المسؤوليه عن المخاطبات ومتابعه المراسلات بين الاداره ووحدات الجامعه المختلفه. • متابعه برنامج الاتصالات الاداريه واشاع وتتبع مسار المعاملات والتعميدات الخاصه باعمال الاداره. جمع وتصنيف وประเทศไทย المعاملات والعلامات والمخاطبات والتعليم والاجراءات. • متابعه سلفه الاداره الدايمه وستديدها حسب المصروفات وبنه السلف. • متابعه استخراج السلف الخاصه بمناسبات الجامعه المختلفه ومتابعه التسديد. • اعداد وكتابه الخطابات والتقارير وتحويلها للتصميم وطباعتها بمنتهي الدقه. - كتابه الاجراءات الاداريه والفنيه المتبعه في الاداره وتحويلها للتصميم وطباعتها. - كتابه المذكرات الاداريه الخاصه بالموظفين. الديل التظيمي والوصف الوظيفي و ده الخدمات الاداري □ □ □ • تسيق الاجتماعات الداخليه في الاداره، ووضع جدول الاعمال، وكتابه المحضر وطباعته. التنسيق للاعضاء من منسوبي الاداره المشاركين في اللجان الدايمه والمؤقعه علي مستوي الجامعه. اعداد نماذج الاجازات لمنسوبي الاداره ومتابعتها. • متابعه تفويض استخدام السيارات التابعه للاداره. • متابعه نماذج الحضور والانصراف. • متابعه ساعات العمل الاضافي لموظفين وموظفات الاداره. • المشاركه في اعداد التقرير السنوي لمعاليات وانشطه الاداره. • المشاركه في اعداد التقرير السنوي لمعاليات وانشطه الجامعه. 22 الديل التنظيمي والوصف الوظيفي و د الخدمات ادداري القديد باللوايح والانظمه والتعليمات، ومعرفه الواجبات والمهام والمسؤايات داخل الاداره وفي منظومه الجامعه. المشاركه في كل عمل جماعي يقام داخل الجامعه والتعاون مع جميع وحدات الجامعه لما فيه المصلحه العامه. المشاركه في الدورات والملقايات لتنميه القدرات وتطوير المهارات، والفرع من الكفاعات في مجال التعاملات الفنيه. صناعه ثقافه الجوده والتميز في مجال الخدمات الفنيه واللوجستيه. اعداد وتطوير وتحديث الادله الارشاديه الخاصه بالتعاملات الفنيه بالتعاملات الاداريه والماليه وضمان المام الموظفين المرفوسين بهذه الاذله والالتزام بها. استلام العهد والتصرف بها حسب الانظمه واللوايح والتوجيهات والنماذج المعتمده. التسيق في وضع المواصفات الخاصه باحتياجات الاداره من تجهيزات ومستلزمات ومكاتب وادوات بالتنسيق مع اداره المشتريات ومتابعه توفيرها. • متابعه صيانه التجهيزات في المرافق التابعه للاداره. الاشراف علي توزيع المطبوعات داخل الجامعه وخراجها. • توفير الكروت الشخصيه لجميع منسوبي الجامعه. • توفير الاختام الرسميه لجميع وحدات الجامعه. المسيوليه عن متابعه تركيب الوجات في مختلف المناسبات وازالتها بعد نهايه الغرض من وضعها. • الاشراف علي المستودعات وتنظيمها والمحافظه علي محتوياتها. • استلام اعلام المملكه العربيه السعوديه واعلام الجامعه من المتعهد، والمحافظه عليها، و صرفها لجهات • حسب الحاجه والنموذج المعتمد. • استلام صور القياده الرشيده من المتعهد، و صرفها للجهات حسب الحاجه والنموذج المعتمد. 23 الديل التظيمي والوصف الوظيفي ده الخدمات الفني الذين • استلام الاستنادات والابرات واللوحات المناسبات الجامعه المختلفه وباحجام متعدده، والمحافظه عليها، والاشراف علي توفيرها لمكان المناسبه. • استلام الكراسي والطالودت والفرشات وادوات تجهيز المعارض والمؤتمرات والاحتفالات، والمحافظه عليها. وصرفها للمناسبات. • استلام الاجهزه التقنيه والكمبيوترات والاخبار والاوراق، والمحافظه عليها، وصفها حسب الحاجه. • استلام الهدايا الخاصه بضيوغ رييس الجامعه والمحدده لمشاركات الجامعه في المعارض والمؤتمرات والاجتماعات، وال محافظه عليها، وصفها حسب العد المطلوب. • متابعه المظهر العام لمباني الجامعه والاهتمام باللوحات الاعلانيه وتنظيمها وعدم تعليق الاعلانات والملصقات والتعاميم علي الجدران وفي المداخل والاقتصار علي اللوحات الخاصه بالاعلانات وازالاء الاعلانات والدعوات والتعاميم للمناسبات المنتهيه والغير مناسبه. • استلام المطبوعات لمناسبات الجامعه المختلفه، وتحزينها، وتوفرها لمكان المناسبه. • المشاركه في اعداد التقرير السنوي لمعاليات وانشطه الاداره. • المشاركه في اعداد التقرير السنوي لمعاليات وانشطه الجامعه. الديل التنظيمي والوصف الوظيفي و ده الخدمات اداريه 24 - التقيد باللوايح والانظمه والتعليمات، ومعرفه الواجبات والمهام والمسؤليات داخل (الوكاله - الكليه - العامه - الاداره)})(في منظومه العمل في الجامعه. المشاركه في كل عمل جماعي يقام داخل (الوكاله - الكليه - العامه - الاداره) والتعاون مع جميع وحدات الجامعه لما فيه المصلحه العامه. المشاركه في الدورات والملقايات لتنميه القدرات وتطوير المهارات، والرفع من الكفاعات في مجال العلاقات العامه في مجال تنظيم الفعاليات. صناعه ثقافه الجوده والتميز خلال (الوكاله - الكليه - العامه - الاداره) في مجال العلاقات العامه. الاشراف علي تنظيم الاحتفالات والمناسبات المختلفه داخل الوكاله او الكليه او العامه وتبليغ اداره العلاقات العامه والمقترات بالمناسبات للمشاركه في تنظيمها. • متابعه المظهر العام لمقر (الوكاله - الكليه - الاداره) والاهتمام باللوحات الاعلاميه وتنظيمها وعدم تعليق الاعلامات والملصقات والتعليم علي الجدران وفي المدخل والاقتصار علي الوحات الخاصه بالاعلانات وازالت الاعلامات والدعوات والتعاون للمناسبات المنتهيه والغير مناسبه. • استقبال الزايرين والضيوف والrafوفود، وتعريفهم ب— (الوكاله - الكليه - العامه - الاداره) والامكانيات المتوفره فيها والنشاطات والانجازات. • تسهيل انجاز معاملات المراجعين من كبار السن والعاجزين ونشر ثقافه حسن التعامل مع المراجعين والضيوف والطلاب والمساهمه في تكوين صوره ذهنيه جيده عن الجامعه لدي المراجعين واولياء امور الطلاب. • التنسيق مع الاداره العامه للعقاات والمؤتمرات في كل ما يخص اصدار المطبوعات الاعلاميه والاشراف علي توزيع المطبوعات التي ترد للكليه. 25 الديل التظيمي والوصف الوظيفي مهم منسقي العلاقات العامه في وحدات الجامعه المختلفه التنسيق مع الاداره العامه للعلاقات والمؤتمرات في كل ما يخص مشاركات (الوكاله - الكليه - العامه - الاداره) في المناسبات او الاحتفالات او اي نشاطات تقيمه خارج الجامعه مع جهات اخري. المشاركه في لجان تنظيم الاحتفالات والمؤتمرات والمناسبات التي تقام علي مستوي الجامعه. الرفع بالمقترحات والملاحظات التي تخص تطوير العمل والافكار التي تساهم في الرفع من مستوي تنظيم الاحتفالات والمناسبات العامه داخل الجامعه. الاهتمام بحدمه موضي (الوكاله - الكليه - العباده - الاداره) ومنسوبها عن طريق اقتراح برامج ترفيحيه خاصه بهم لخلق جو اسري وبييه عمل مثاليه، وبث روح الموده والاضاء بين العاملين داخل الكليه او العباده وتزيد من تعارفهم، وتبادل خبراتهم. اعداد تقرير عن الكليه مشتملا علي المعلومات العلميه والاداره والفنيه وتحديثه بشكل مستمر. الاشراف علي رفع الطبات عن طريق النماذج الالكترونيه الخاصه بالاداره العامه للعلاقات والمقترات. • متابعه اصدار البطاقات التعرييه الشخصيه لمنسوبي (الوكاله - الكليه - العباده) من اضاء هييه التدريس وموظفين من خلال الرفع عبر النموذج الالكتروني بالتنسيق مع الاداره العامه للعلاقات والمقترات. • متابعه اجراءات استقبال اعضاء هييه الدريس الجدد من خلال الرفع عبر النموذج الالكتروني بالتنسيق مع الاداره العامه للعلاقات والمقترات. • متابعه اجراءات طلب تنظيم مناسبه من خلال الرفع عبر النموذج الالكتروني بالتنسيق مع الاداره العامه للعلاقات والمقترات. • متابعه طلب ارسال رساله جماعيه عبر خدمه (sms) من خلال الرفع عبر النموذج الالكتروني بالتنسيق مع الاداره العامه للعلاقات والمقترات. • التواصل بشكل دايم ومستمر مع اداره العلاقات والمقترات بما يعود بالفايده علي المصلحه العامه. الديال التنظيم والوصف الوظيفي مهام منسقي العلاقات العامه في وحدات الجامعه المختلفه 26