تنظيم مشاركة الوفود الرسمية المشتركة في الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات الخارجية لعام 1428هـ

ncar · law · processed · 22 chunks

بسم الله الرحمن الرحيم
قرار مجلس الوزراء رقم (248) وتاريخ 3/ 7 /1428ه
ان مجلس الوزراء
بعد الاطلاع علي المعامله الوارده من ديوان رياسه مجلس الوزراء برقم (16680/ب) وتاريخ 13/ 4 /1428ه، المشتمله علي برقيه صاحب السمو الملكي ولي العهد نايب رييس مجلس الوزراء وزير الدفاع والطيران والمفتش العام ورييس اللجنه الوزاريه للتنظيم الاداري رقم (18/80/16/4/31) وتاريخ 6/ 3 /1428ه، في شان "تنظيم مشاركه الوفود الرسميه المشتركه في الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات الخارجيه" الموافق عليه بموجب محضر اللجنه الوزاريه للتنظيم الاداري (الثالث والسبعين).
وبعد الاطلاع علي المحضرين رقم (145) وتاريخ 22/ 4 /1424ه، ورقم (254) وتاريخ 4/ 8 /1424ه، المعدين في هييه الخبراء.
وبعد الاطلاع علي محضر اللجنه الوزاريه للتنظيم الاداري (الثالث والسبعين).
وبعد الاطلاع علي "تنظيم مشاركه الوفود الرسميه المشتركه في الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات الخارجيه" المرافق للمعامله.
وبعد الاطلاع علي توصيتي اللجنه العامه لمجلس الوزراء رقم (299) وتاريخ 4/ 5 /1428ه، ورقم (377) وتاريخ 3/ 6 /1428ه.
يقرر ما يلي :
اولا: 
الموافقه علي "تنظيم

مشاركه الوفود الرسميه المشتركه في الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات الخارجيه" بالصيغه المرافقه.
ثانيا: 
يلغي هذا التنظيم كل ما يتعارض معه من احكام.
رييس مجلس الوزراء
تنظيم مشاركه الوفود الرسميه المشتركه في الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات الخارجيه
الماده الاولي
تعريفات: 
يقصد بالكلمات والالفاظ التاليه - اينما وردت في هذا التنظيم - المعاني المبينه امام كل منها ما لم يقتض السياق خلاف ذلك.
الوفد الرسمي (او الوفد): 
هو الوفد المشترك الذي يضم في عضويته ممثلين من جهتين حكوميتين او اكثر، و يمثل المملكه بمقتضي اذن رسمي في اجتماع او مؤتمر او منتدي خارجي.
الجهه المختصه:
 هي الجهاز الحكومي الذي يغلب اختصاصه الاساسي علي موضوع (او مواضيع) الاجتماع او المؤتمر او المنتدي محل المشاركه.
الجهه المشاركه:

هي الجهه الحكوميه التي يطلب منها المشاركه في الوفد الرسمي دون ان يكون لها الاختصاص الاصيل او الاساسي في موضوع الدعوه. 
الماده الثانيه
التعامل مع الدعوات: 
تكون الاتصالات الرسميه مع الدول او الجهات المنظمه للاجتماعات او المؤتمرات 
او المنتديات الخارجيه فيما يخص المشاركه في تلك الملتقيات عن طريق وزاره الخارجيه 
وان كانت الدعوه موجهه الي الجهه الحكوميه المختصه بصفه مباشره، وتستثني من ذلك الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات المتخصصه التي تشارك فيها المملكه بصفه دوريه، علي ان تزود وزاره الخارجيه بنسخه من المكاتبات المتعلقه بمواعيد حضور الاجتماعات.
وبناء علي ذلك يتم التعامل مع دعوات المشاركه في الاجتماعات او المؤتمرات او المنتديات الخارجيه من الدوله او الجهه المضيفه 
وفقا للقواعد التاليه:
ا -

تتلقي وزاره الخارجيه الدعوات وتتولي احالتها الي الجهه المختصه وفقا لموضوعها قبل الموعد المحدد للمشاركه بمده كافيه. واذا كان لوزاره الخارجيه وجهه نظر - ذات طبيعه سياسيه - حيال الدعوه فانها تقدم مريياتها مع الدعوه عند احالتها الي الجهه المختصه، واذا تلقت الجهه المختصه الدعوه بصفه مباشره فانها تبلغ وزاره الخارجيه بها وتزودها بصوره منها.
ب -

بعد دراسه الجهه المختصه للدعوه والتثبت من مدي ملاءمه مشاركه المملكه بوفد رسمي وفقا لموضوع الدعوه واهميه المشاركه، ترفع الدعوه الي المقام السامي مقرونه بمريياتها - وما قد تبديه وزاره الخارجيه من مرييات - في شان مشاركه المملكه والجهات الرسميه التي تري مشاركتها، لاخذ الموافقه والتوجيه حيالها.
ج -

استثناء من القاعده الوارده في الفقره (ب) من هذه الماده، اذا كانت الدعوه خاصه باجتماعات او مؤتمرات او منتديات متخصصه تشارك فيها المملكه بصفه دوريه، فيكتفي بالحصول علي موافقه المقام السامي عند المشاركه الاولي، علي ان توضح الطبيعه الدوريه للمشاركه عند عرض الموضوع عليه. 
الماده الثالثه
تشكيل الوفد:
بعد صدور موافقه المقام السامي، في الحالات التي تتطلب الموافقه، تقوم الجهه المختصه بدعوه الجهات المشاركه لتسميه ممثليها في الوفد الرسمي، علي ان تراعي الجوانب التاليه عند تشكيل الوفد.
ا -

يجب ان يكون الوفد متوافقا مع الوفود الاخري المشاركه، من حيث مستوي التمثيل وعدد الاعضاء.
ب -

ان يكون مستوي تمثيل الجهات المشاركه في مستوي اداري متوافقا مع تمثيل الجهه المختصه ورياسه الوفد.
ج -

ان يضم الوفد اعضاء مختصين في الموضوعات المزمع بحثها.
د -

ان يضم الوفد مستشارين وخبراء وفنيين طبقا لما تقتضيه مهمه الوفد وطبيعه موضوع الدعوه.
ه -

ان يضم الوفد كل او معظم المشاركين السابقين في اللجان الداخليه المختصه او في اجتماعات خارجيه سابقه في حاله استمرار موضوعات الاجتماعات نفسها.
و -

ان يكون لوزاره الخارجيه - وفقا لسلطتها التقديريه - المشاركه في الوفد، علي ان يكون العضو المشارك منها في مستوي الوفد الرسمي.
ز -

ان يكون رييس الوفد واعضاؤه من ذوي الاختصاص والكفايه والمعرفه التامه بجميع جوانب الموضوع الذي يخص الجهه التي يمثلها وان يكون مجيدا لاحدي لغات الاجتماع او المؤتمر او المنتدي.
ح -

ان يكون للوفد (سكرتاريه) من الجهه المختصه، لتسهيل مهمه الوفد والتنسيق بين الوفد والجهه المنظمه. 
الماده الرابعه
وثيقه التفويض وابلاغ الجهه الداعيه بمشاركه الوفد: 
ا -

بعد تشكيل الوفد وفقا لاحكام الماده (الثالثه)، تقوم الجهه المختصه بارسال اسماء المشاركين في الوفد الرسمي الي وزاره الخارجيه، وتتولي وزاره الخارجيه اعداد وثيقه التفويض - اذا لزم الامر ذلك - اخذه في الاعتبار رياسه الوفد والتسلسل الوظيفي للاعضاء من مختلف الجهات المشاركه.
ب -

تتولي وزاره الخارجيه ارسال وثيقه التفويض الي ممثليه المملكه في دوله المقر او مكتب المملكه او وفد المملكه الدايم لدي المنظمه او الجهه المنظمه لاستكمال الاجراءات اللازمه. واذا لم يكن للمملكه ممثليه او مكتب او وفد دايم لدي دوله الجهه المعنيه، فتحمل وثيقه التفويض مع الوفد وتسلم للجهه المعنيه بصفه مباشره. ويمكن تسريعا للاجراء ان ترسل نسخه من وثيقه التفويض بوسايل الاتصال السريع الي الجهه الداعيه عن طريق وزاره الخارجيه. 
الماده الخامسه
رياسه الوفد: 
تكون رياسه الوفد الرسمي للجهه المختصه، ويراس الوفد الوزير او رييس الجهه المختصه او من يفوضه. كما يجب ان يكون لرييس الوفد نايب يعينه الوزير او رييس الجهه المختصه ويحل محل رييس الوفد عند غيابه. 
الماده السادسه
واجبات رييس الوفد واعضايه:
يتقيد رييس الوفد وعضوه بالواجبات التاليه:
ا -

الالتزام بالموقف الرسمي للمملكه، وانه لا يمثل شخصه او الجهه الرسميه التي انتدبته وانما يمثل المملكه.
ب -

المحافظه علي المعلومات والمواقف السريه وعدم افشايها.
ج -

التحفظ علي اي موقف - قد يواجه به - يرتب (او قد يرتب) اي التزام مادي او معنوي علي الدوله او اي من مؤسساتها، و الرفع عن ذلك وابداء الراي في شانه ليتم بحثه وتحديد موقف بشانه.
د -

عدم الادلاء بتصريح خارج عن اطار الموقف الرسمي للمملكه او طبيعه اختصاص الوفد عند الحديث لوسايل الاعلام.
ه -

التعاون مع اعضاء الوفد، والتنسيق معهم حول دور كل منهم، وحضور الاجتماعات الرسميه والتنسيقيه.
و -

الالتزام بالمبادي والاخلاق الاسلاميه في جميع تصرفاته وعلاقاته الرسميه والشخصيه.
ز -

الاقامه في سكن لايق، والظهور بمظهر حسن يليق بمكانه المملكه. 

الماده السابعه
اختصاصات رييس الوفد: 
يتولي رييس الوفد الاشراف علي جهود الوفد واداره اعماله في سبيل تحقيق الهدف الذي شكل من اجله، 
وله علي وجه الخصوص الاختصاصات التاليه:
ا -

طرح وجهه نظر المملكه في الاجتماعات.
ب -

التنسيق في الاجتماعات الدوليه - اذا دعت الحاجه - مع وفود الدول المشاركه وبخاصه دول مجلس التعاون لدول الخليج العربيه، والدول العربيه، والدول الاسلاميه، لمحاوله الخروج بموقف موحد ازاء الموضوعات المطروحه.
ج -

اجراء محادثات مع رؤساء الوفود المشاركه في الاجتماعات، واحاطه اعضاء الوفد بالنتايج.
د -

تشكيل لجنه فرعيه او اكثر من بين اعضاء الوفد لدراسه مسايل محدده تخص الموضوعات المطروحه.
ه -

متابعه اداء اعضاء الوفد ، فان ظهر تقصير او غياب او سوء سلوك من قبل احد الاعضاء فانه يلفت نظره الي ذلك، كما يكون لرييس الوفد - في الحالات التي تستدعي ذلك - ان يستبعد العضو من الوفد او يمنع مشاركته في كل او بعض اعمال الوفد، وعند الاقتضاء يعد محضرا بذلك يوقعه اعضاء الوفد ويرفع الي مرجعه. 
و -

صياغه الموقف الاعلامي الذي يري مناسبه الادلاء به لوسايل الاعلام في اثناء او في ختام مشاركه الوفد.
ز -

اعداد التقرير النهايي عن مهمه الوفد عند الانتهاء من المشاركه، ويجب ان يشتمل التقرير علي عرض لجميع الفعاليات والاراء والمناقشات التي تمت وتحليلها وفقا لمرييات اعضاء الوفد والتوصيات في شانها. 
الماده الثامنه
الاعداد لمشاركه الوفد: 
تلتزم الجهه المختصه والجهات المشاركه - بالاضافه الي جميع الجهات ذات العلاقه - بالاعداد الجيد والتنسيق والتعاون فيما بينها في سبيل انجاح مهمه الوفد وتقديم صوره 
مشرفه عن المشاركات الرسميه للمملكه والوفود الممثله لها، 
ويشمل ذلك علي وجه الخصوص ما يلي:
ا -

تعقد الجهه المختصه اجتماعا تنسيقيا في المملكه بين الجهات المشاركه، وذلك قبل مده كافيه من موعد الاجتماع او المؤتمر او المنتدي، يحضره رييس الوفد او نايبه وجميع اعضاء الوفد، واذا تعذر عقد الاجتماع في المملكه لسبب خارج عن الاراده فيتم عقده خارج المملكه في اقرب وقت ممكن.
ويهدف هذا الاجتماع الي تحقيق الاهداف التاليه:
1 -

دراسه جدول الاعمال الخاص بالاجتماعات.
2 -

ايضاح الهدف من مشاركه الوفد وبحث افضل السبل لتحقيقه.
3-

تحديد الموقف الذي يجب اتخاذه اثناء مشاركه الوفد.
4 -

توزيع الادوار بين اعضاء الوفد كل بحسب اختصاصه.
5-

تحديد سكرتير للوفد.
ب -

تعد سكرتاريه الوفد ملفا يحوي الوثايق والمعلومات الخاصه بموضوع الدعوه وتجعله متاحا لاعضاء الوفد. 
ج -

تتولي الجهه المختصه ترتيب مواعيد سفر الوفد، وتبلغ وزاره الخارجيه بها كي تقوم بدورها بابلاغ ممثليات المملكه في الدوله مقر انعقاد الاجتماع او المؤتمر او المنتدي محل المشاركه.
د -

تقوم ممثليات المملكه او وفدها او مكتبها الدايم في مقر انعقاد الاجتماع بتقديم التسهيلات المتاحه للوفد الرسمي. 
الماده التاسعه
م
ش
اركه الوفد: 
يشارك الوفد في الاجتماعات واللقاءات الجانبيه واللجان الفرعيه بما يكفل تحقيق المصلحه الوطنيه ويضمن عرض وجهه نظر المملكه في الموضوعات المطروحه. وفي سبيل تحقيق هذا الهدف يقوم الوفد علي
 وجه الخصوص بما يلي:
ا -

عقد اجتماع يومي، او اكثر اذا دعت الحاجه الي ذلك، بين اعضاء الوفد من اجل التشاور واطلاع جميع الاعضاء علي ما دار من مناقشات في اللجان والفعاليات المختلفه، وتقويم النتايج التي تحققت.
ب -

تعد سكرتاريه الوفد تقريرا يوميا عن سير الاجتماعات ومشاركه الوفد، ويطلع عليه جميع اعضاء الوفد.
وللوفد الاستعانه بممثليات المملكه او وفدها او مكتبها الدايم في مقر انعقاد الاجتماع لتسهيل الاجتماعات التنسيقيه والاتصال بالجهات المعنيه في المملكه، لاخذ التوجيهات حول اي موضوع قد يطرا خلال مشاركه الوفد. 
الماده العاشره
نتايج مشاركه الوفد: 
ا - 
يقوم الرييس، فور انتهاء مشاركه الوفد، باعداد تقرير نهايي عن نتايج مشاركه الوفد متضمنا وجهه نظره ووجهه نظر الوفد المشارك. 
ب -

تقوم الجهه المختصه برفع تقرير الي المقام السامي عن اهم نتايج تلك المشاركه ومريياتها في شانها، وتزود جميع الجهات ذات العلاقه - سواء المشاركه او غير المشاركه في الوفد - بنسخه من التقرير.
ج -

ترفع كل جهه من الجهات ذات العلاقه الي المقام السامي عن الموضوعات التي تخصها وتري وجوب اخذ توجيه او استكمال اجراءات نظاميه في شانها، مع ارسال نسخه منها الي الجهه التي تراست الوفد. 
الماده الحاديه عشره
احكام عامه: 
1 -
 لا يجوز لاي وفد رسمي او لرييسه او لاي عضو فيه ان يتبني اي موقف او يتخذ اي اجراء يرتب (او قد يرتب) علي الدوله او اي من مؤسساتها اي التزام مادي او معنوي ما لم يكن لديه تفويض مسبق صريح من الجهه المختصه يخوله بذلك.
2 -

تحديد الجهه المختصه والجهات المشاركه يقوم علي معايير موضوعيه؛ اهمها الارتباط الوثيق بين اختصاصات الجهه واهدافها ومهماتها بموضوع الدعوه محل المشاركه، ووفقا لذلك فاذا تلقت جهه حكوميه دعوه للمشاركه في مؤتمر او منتدي وهي غير مختصه بموضوعاته او لا تملك الاختصاص الاصيل او الرييسي فيه، فعليها احاله الدعوه الي الجهه المختصه مع ابلاغ وزاره الخارجيه بذلك.