ia_gov_sa · regulation · processed · 77 chunks
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
اداره مراقبه التامين
OUTSOURCING REGULATION FOR INSURANCE AND REINSURANCE COMPANIES AND INSURANCE SERVICE PROVIDERS
لانحه الاسناد الخاصه بشركات التامين واعاده التامين واصحاب المهن الحره
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
TABLE OF CONTENTS
جدول المحتويات
Part 1: Introduction
الجزء الاول: مقدمه
Part 2: Overarching Rules
الجزء الثاني: احكام عامه
Part 3: Specific Rules
الجزء الثالث: احكام خاصه
Section A: Contract Wording
قسم ا : صيغه العقد
Section B: Policyholders' rights
قسم ب:حقوق حاملي الوثايق
Section C: Requirements for
قسم ج : متطلبات اسناد المهام
Material Outsourcing
الجوهريه
Arrangements
Section D: Requirements for
قسم د: متطلبات اسناد المهام الي
Overseas Outsourcing
Arrangements
طرف ثالث في الخارج
Section E: Control and
قسم ه: الرقابه والمناتبعه
Monitoring
ملحق: امثله ترتيبات اسناد مهام جوهريه وغير
Appendix: Examples of Material and Non-Material Outsourcing Arrangements
جوهريه
2
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
Saudi Arabian Monetary Agency ("SAMA")
Outsourcing Regulation for Insurance and Reinsurance Companies and Insurance Services Providers ("This Regulation")
Part 1: Introduction
Purpose
1. This regulation enumerates SAMA's requirements for Insurance/Reinsurance Companies and Insurance Services Providers that have entered or are intending to enter Outsourcing arrangements. This regulation is also applicable to any Outsourcing arrangements whether with a domestic or foreign Third Party.
2. The objective of this regulation is to set controls to organize the relationship between Insurance/Reinsurance Companies and Insurance Services Providers and Third Parties in order to ensure that this relationship does not affect the compliance with laws and regulations governing the Saudi Insurance Market, and that Outsourcing Arrangements do not hinder Policyholders' rights.
3. This regulation is applicable to all Outsourcing Arrangements entered into by licensed Insurance/ Reinsurance Companies and Insurance Service Providers under the Law on Supervision of Cooperative Insurance Companies promulgated by Royal Decree M/32 dated 2/6/1424 H including all their branches and subsidiaries licensed in Saudi Arabia (hereinafter referred exclusively as "Insurers and Insurance Services Providers").
مؤسسه النقد العربي السعودي (المؤسسه)
لانحه الاسناد الخاصه بشركات التامين واعاده التامين
واصحاب المهن الحره (اللاحده)
الجزء الاول: مقدمه
الغرض
1. تحدد هذه اللايحه متطلبات المؤسسه من شركات
التامين و/او اعاده التامين واصحاب المهن الحره
التي ابرمت او تنويا ابرام ترتيبات اسناد مهام الي
جهات خارجيه. وتسري هذه اللايحه علي ترتيبات
اسناد اي مهام مع طرف ثالث محلي او خارجي.
٢. تهدف هذه اللايحه الي وضع ضوابط لتنظيم
العلاقه بين شركات التامين و/او اعاده التامين
واصحاب المهن الحره من جهه وبين الاطراف
الثالثه المسنده اليهم المهام من جهه اخري لضمان
عدم تاثير هذه العلاقه علي التزام شركات التامين
و/او اعاده التامين واصحاب المهن الحره باحكام
الانظمه واللوايح التي تنظم قطاع التامين في
المملكه، اضافه الي عدم اضرار هذه العلاقه
بحقوق حاملي الوثايق.
تسري هذه اللايحه علي جميع ترتيبات الاسناد
التي تبرمها شركات التامين و/او شركات اعاده
التامين واصحاب المهن الحره المرخص لها
بموجب نظام مراقبه شركات التامين التعاوني
الصادر بموجب المرسوم الملكي رقم م/٢٢ تاريخ
٢٢٤/٤١٥ ه وتشمل جميع فروع شركات التامين
واصحاب المهن الحره المرخص لها للعمل في
المملكه العربيه السعوديه والشركات التابعه لها
3
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
(المشار اليها في هذه ملاتحه ب "شركات التامين
واصحاب المهن الحره".
4. This regulation should be read in conjunction with the Law on Supervision of Cooperative Insurance Companies and its Implementing Regulations, as well as SAMA's Market Code of Conduct and any other regulation issued by SAMA.
يجب الاطلاق علي هذه ملاتحه التظEmilyمه مقرونه
بنظام مراقبه شركات التامين التعاوني والاتحته
التنفيذيه واللاتحه التظEmilyمه لسوكيات سوق
التامين الصادره عن مؤسسه النقد العربي
السعودي بالاضافه الي اي لوايح تنظيميه او
تعليمات اخري صادره عن المؤسسه.
Definitions
تعريفات
5. “Outsourcing” refers to an Arrangement under which a Third Party (Service Provider) undertakes to provide a service to Insurance Companies and Service Providers previously carried out by itself or a new service to be offered by it. Dealing with Reinsurance Companies and Insurance/ Reinsurance Brokers, Agents, Insurance Claims Settlement Specialists (i.e., Third Party Administrators), Risk Surveyors, Loss Assessors, Loss Adjusters, Actuaries, and Insurance Consultants, is not considered an Outsourcing Arrangement for the purpose of this regulation. In addition dealing with Service Providers that the company is compelled to work with, according to the applicable regulations, is outside the scope of this regulation.
6. “Insurers and Insurance Service Providers” refers to any Insurance/Reinsurance Company and Insurance Service Provider licensed by SAMA under the Law on Supervision of Cooperative Insurance Companies and its Implementing Regulations.
7. “Third Party”, refers to any Service Provider to whom an activity is
يقتصد "ياسناد مهام الي جهات خارجيه" اي
ترتيب يتعهد بموجه طرف ثالث (مقدم الخدمه)
بتقدم خدمه الي شركات التامين واصحاب المهن
الحره كانت تنفذها بنفسها في السابق، او خدمه
جديده ستقوم بتقدمها. ولا يعد التعامل مع شركات
اعداد التامين ووسطاء التامين واو اعاده
التامين، ووكلاع التامين واخصايي تسويه
المطالبات التامينيه ومقومي المخاطر وخبراء
المعاينه ومقدري الخساير والخبراء الاكتواريين
ومستشاري التامين من مهم الاسناد لغرض هذه
اللاتحه. وكذلك لا يعد التعامل مع اي مقدمي
خدمات تزم الجهات الخاصه لاحكام هذه
اللاتحه بالتعامل مهم بحكم الانظمه المرجعيه في
المملكه العربيه السعوديه من مهم الاسناد لغرض
هذه اللاتحه.
يقصد ب "شركات التامين واصحاب المهن الحره", اي شركه تامين وار اعاده تامين او شركه مهن حره مرخص لها من المؤسسه بموجب نظام مراقبه شركات التامين والتعاوني ولايحه التنفيذيه.
يقصد ب "طرف ثالث": اي مقدم خدمه تسند المهام
4
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
outsourced. A Third Party can be a member of the group to which the institution belongs, related company, or an unrelated Third Party, whether located in Saudi Arabia or elsewhere.
8. "Board" or "Board of Directors" refers to:
a) The Board of Directors, in the case of a company incorporated in Saudi Arabia.
b) A local board, a management committee or a body beyond local management empowered with oversight and supervision responsibilities for the company's operations in Saudi Arabia, in the case of an institution incorporated outside Saudi Arabia.
9. "Material Functions" refer to underwriting, claims handling, investment, risk management, finance, internal audit, compliance, and primary decision-making processes such as policy sales and renewals (for a typical list please refer to the Appendix).
10. "Material Outsourcing" refers to an Outsourcing Arrangement which, if disrupted, has the potential to significantly impact an institution's business operations, reputation or profitability (for a typical list please refers to the Appendix).
11. "Policyholder Data" refers to any information or document relating to the affairs or policy of a Policyholder (whether kept physically or electronically and whether held by Insurers and Insurance Service Providers themselves or by a Third Party).
اليه، وقد يكون الطرف الثالث عضوا في
المجموعه التي تنتمي اليها الشركه، او شركه ذات
صله، او طرفا ثالثا مستقللا ل صله له، سواء كان
ذلك في المملكه العربيه السعوديه او في مكان
اخر.
يقصد "بالمجلس" او "مجلس الاداره" الاتي:
(ا) مجلس الاداره، بالنسبه للشركات المؤسسه في المملكه العربيه السعوديه.
ب) مجلس محلي، او لجنه اداريه، او جهه
اعلي من الاداره المحليه مخوله مسؤوليات
الرقابه والاشراف علي عمليات الشركه في
المملكه العربيه السعوديه، بالنسبه للشركات
المؤسسه خارج المملكه.
يقتد "بالمهام الجوهريه" الاكتتاب ومعالجه
المطالبات والاستثمار واداره المخاطر والماليه
والمراجعه الداخليه وعمليات الرقابه النظاميه
والعمليات الرييسيه لاتخاذ القرارات مثل مبيعات
وثايق التامين واعاده تجديدها (للاطلاع علي
القايمه النموذجيه، يرجي الرجوع الي الملحق).
يقصد "ياسناد مهام جوهریه" اي ترتيب لاسناد
مهام، في حال عدم القيام بها، يكون لها اثر
كبير علي عمليات الشركه او سمعتها او رحيتها
(للاطلاع علي القايمه النموذجيه، يرجي الرجوع
الي الملحق).
يقتصد "ببيانات حامل وثيقه التامين" ، اي
معلومات او واثايق تتعلق بحامل وثيقه التامين او
وثيقه التامينيه (سواء "حفظت ماديا او الكترونيا
او كانت بحوزه شركات التامين ذاتها او بحوزه
. طرف ثالث).
5
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
وحدات
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
12. “Financial Data” refers to all financial data including books of policies, general and sub-ledger, financial statements and various financial data other than Policyholder Data.
13. “Overseas” refers to locations outside of Saudi Arabia in which entities are subject to other jurisdictions’ laws and regulations.
Compliance Requirement
14. Insurers and Insurance Service Providers should establish appropriate internal controls and procedures to ensure and monitor compliance with this regulation.
15. Insurers and Insurance Service Providers should maintain adequate records to demonstrate compliance with this regulation, including Outsourcing contracts and an Outsourcing policy.
16. Non-Compliance with the requirements set forth in this regulation will be deemed a breach of the Law on Supervision of Cooperative Insurance Companies and its Implementing Regulations and licensing conditions and subject violating Insurers and Insurance Services Providers in case of non-compliance to enforcement action.
Part 2: Overarching Rules
17. Insurers and Insurance Services Providers should ensure that Outsourcing does not reduce the protection available to policyholders and is not used as a way of avoiding compliance with regulatory requirements.
18. Insurers and Services Providers have to comply with the following:
١٢. يقصد «باليانات الماليه»، جميع البيانات الماليه
وتشمل دفاتر وثايق التامين، ودفتر الاستاذ العام
والفرعي، والقوايم الماليه واي بيانات ماليه غير
بيانات حامل وثيقه التامين.
13. يقصد ب «في الخارج », اي مكان خارج المملكه العربيه السعوديه تخضع فيه الجهات الي قوانين وانظمه سلطات قضاييه اخري.
متطلبات الالتزام
١٤. يجب علي شركات التامين واصحاب المهن الحره
وضع الضوابط والاجراءات الداخليه الماليمه
لضمان تحقيق الالتزام بهذه اللاتحه.
١٥. يجب علي شركات التامين واصحاب المهن الحره
الاحتفاظ بسجلات كافيه توضح الالتزام بهذه
اللاتحه بما في ذلك الاحتفاظ بعقود الاسناد
وسياسه الاسناد.
١٦. يعد عدم الالتزام بالمتطلبات الوارده في هذه
اللاتحه مخالفه لنظام مراقبه شركات التامين
التعاوني ولايحته التنفيذيه وشروط الترخيص
ويجعل شركات التامين واصحاب المهن الحره عند
عدم التزامها عرضه لاتخاذ اجراء نظامي ضدها.
الجزء الثاني: احكام عامه
١٧. يجب الا يقل اسناد المهام الي جهات خارجيه من
الحمايه المتوفره لاحми وثايق التامين ولا يستخدم
طريقه لتجنب الالتزام بالمتطلبات النظاميه.
١٨. يجب ان تلتزم شركات التامين واصحاب المهن
الحره بالاتي:
6
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
وحدات
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
a) Develop and put in place an Outsourcing policy duly approved by their Board of Directors within 180 days from the date of issuance of this regulation. If such a policy already exists, Insurers and Insurance Services Providers should ensure that it is in compliance with this regulation and provide a copy of the policy to SAMA within 120 days from the date of issuance of this regulation for licensed companies. For unlicensed companies, the Outsourcing policy should be part of the licensing requirements.
b) All new Outsourcing Arrangements as well as renewal of existing arrangements must be made in accordance with this regulation.
c) Review their existing Outsourcing contracts against this regulation and seek post facto no objection for contracts assessed as Material Outsourcing within 120 days from the date of issuance of this regulation.
d) Submit details of all existing Material Outsourcing Arrangements to SAMA within 120 days from the date of issuance of this regulation.
e) Notify SAMA in the event of any legal or regulatory violation in their Outsourcing Arrangements.
f) Rectify and remove any deficiencies from the existing contracts within 365 days from the date of issuance of this regulation or on renewal date of the contracts, whichever comes first, provided that the renewal is no sooner than 120 days from the date of issuance of this regulation.
( ا) تطوير ووضع سياسه اسناد مهام الي جهات
خارجيه معتمده من مجالس اداراتها خلال
۱۸. م Präت اصدار هذه اللايحه.
واذا كانت هذه السياسه موجوده مسبقا، فيجب
التاكد من تواقها مع هذه اللايحه وتزويد
المؤسسه بنسخه من تلك السياسه خلال
١٢٠. يوما من تاريخ اصدار هذه اللايحه.
ان تكون سياسه الاسناد ضمن متطلبات
الترخيص للشركات غير المرخص لها.
ب) ان تكون جميع الترتيبات الجديده لاسناد
المهام وكذلك تجديد الترتيبات القايمه وفقا
لمتطلبات هذه اللاتحه.
ج) مراجعه العقود القايمه لاسناد المهام لضمان
اتفقها مع اللاتحه وطلب عدم الممانعه من
المؤسسه علي العقود القايمه التي تقوم علي
انها عقود اسناد مهام جھهريه في غضون
١٢٠ يوما من تاريخ اصدار هذه اللايحه.
د) تزود المؤسسه بnfاصيل جميع الترتيبات
القايمه لاسناد مهام جهريه في غضون
١٢٠ يوما من تاريخ اصدار هذه اللايحه.
ه) ابلاغ المؤسسه عند حدوث اي مخالفه
قانونيه او نظاميه في ترتيبات اسناد المهام.
و) تصحيح وازاله اي قصور في العقود القايمه
في غضون ٢٥ يوما من تاريخ اصدار هذه
اللاتحه او عند تاريخ تجديد العقود، ايهما
اقرب، مع الاخذ في الاعتبار بان التجديد لن
يتم قبل ١٢٠ يوم من تاريخ صدور اللايحه.
7
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
Accountability
19. The Board of Directors and management of Insurers and Insurance Service Providers retain the ultimate responsibility for all their Outsourcing Arrangements, including compliance with all relevant laws, regulations and instructions.
Obligations
20. The Board of Directors and management of Insurers and Insurance Service Providers should ensure that appropriate policies are developed and implemented within the proper risk management framework for Outsourcing arrangements.
21. Insurers and Insurance Service Providers should make sure that the process of entering into Outsourcing contracts is free from any conflict of interest.
22. The Outsourcing policy should provide for the development, implementation and update of detailed procedures for managing Outsourcing Arrangements.
As a minimum the procedures should include the following:
a) Roles and responsibilities of the Board of Directors and management.
b) Risk identification criteria and risk mitigation measures.
c) Systems for monitoring and controlling Outsourcing activities.
d) Eligibility and qualification criteria for selection of the Third Party.
e) All requirements set forth in this regulation.
23. Insurers' and Insurance Service Providers' management and Board of Directors should ensure that all existing and
١٩. تكون مجالس اداره شركات التامين واصحاب
المهن الحره واداراتها مسيوله عن جميع ترتيبات
اسناد المهام، ويشمل ذلك الالتزام بجميع الانظمه
واللوايح والتعليمات ذات العلاقه.
الالتزامات
٢٠. علي مجلس اداره شركات التامين ومجلس مديري
اصحاب المهن الحره اعداد وتنفيذ سياسات
ملايمه ضمن اطار الاداره المثلاثه للمخاطر
لترتيبات اسناد المهام.
٢١. يجب ان تتاكد شركات التامين واصحاب المهن
الحره عند منح عقود اسناد المهام من عدم وجود
اي تضارب في المصالح.
٢٢. يجب ان تتص سياسه اسناد المهام علي تطوير
وتنفيذ وتحديث اجراءات فقصيله لاداره ترتيبات
اسناد المهام. و ان تشمل هذه الاجراءات الاتي
كحد ادني:
(ا) دور ومسيوليه مجلس الاداره والاداره.
ب) معابير تحديد المخاطر واجراءات تخفيفها.
ج) انظمه متابعه ومراقبه انشطه اسناد المهام.
د) معابير الكفاءه والاهليه لاختيار الطرف
الثالث.
ه) المineaيات الوارده في هذه اللاتحه جميعها.
٢٣. علي مجلس اداره شركه التامين واصحاب المهن
الحره واداراتها ضمان ان جمع ترتيبات اسناد
8
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
وهديه
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
proposed Outsourcing Arrangements have been subject to a comprehensive risk review process at inception and renewal. This process should evaluate key risk factors namely operational, legal, reputation and regulatory risks and risk mitigation strategies for each Outsourcing proposal.
24. Before entering into an Outsourcing Arrangement, Insurers and Insurance Service Providers are required to analyze the business case and suitability of the Third Party by conducting due diligence on the following:
a) The Third Party's financial, technical and professional background and capabilities.
b) Impact of the Outsourcing on the overall risk profile of Insurers and Insurance Service Providers.
c) Impact of the Outsourcing on systems and controls within Insurers and Insurance Service Providers.
25. The level and extent of due diligence will depend on the nature of the Outsourcing Arrangement, i.e., Material Outsourcing will entail a more comprehensive exercise.
Insurers and Insurance Service Providers must establish a method for assessing the Third Party on a yearly basis and retain the necessary expertise to supervise their outsourced functions effectively.
26. Insurers and Insurance Service Providers are required to provide the Third Party with a copy of this regulation, and a copy of their Outsourcing policy.
المهام القايمه وال مقترحه قد خضعت لعمليه
مراجعه شامله للمخاطر عند التعاقد وعند التجديد.
ويجب ان تقوم هذه العمليه عوامل المخاطر
الرييسيه و لاسيما المخاطر التشغيليه والقانونيه
والمخاطر المتعلقه بالسعه والمخاطر التشظييميه،
وكذلك استراتيجيات تخفيف المخاطر لكل عرض
تقديم مهمه الاسناد الي جهات خارجيه.
٢٤. قبل ابرام ترتيب اسناد مهم، علي شركات التامين
واصحاب المهن الحره تحليل النشاط ومدي
ملاعمه الطرف الثالث وبذل العنايه اللازمه
ولا سيما بشان الاتي:
ا) الخلفيه والامكانيات الماليه والفنيه والمهنيه
للطرف الثالث.
ب) اثر اسناد المهام علي حجم المخاطر الذي
يمكن ان تتعرض لها شركات التامين
واصحاب المهن الحره.
ج) اثر اسناد المهام علي الانظمه والضوابط
داخل شركات التامين واصحاب المهن الحره.
٢٥. يعتمد مستوي ومدي العنايه اللازمه علي طبيعه
ترتيب اسناد المهام، بحيث ان اسناد مهام جھوريه
يتطلب عنايه اكثر شمولا. ويجب علي شركات
التامين واصحاب المهن الحره وضع اسس لتقويم
الطرف الثالث علي اساس سنوي والاحتفاظ
بالخبرات الضروريه للاشراف بشكل فعال علي
المهام المسنده.
٢٦. يجب علي شركات التامين واصحاب المهن الحره
تزويد الطرف الثالث بنسخه من هذه من اللغه
وبنسخه من سياسه اسناد المهام الخاصه بهم.
9
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
Part 3: Specific Rules
Section A: Contract Wording
27. Insurers and Insurance Service Providers should document their Outsourcing Arrangements through a written, legally binding contractual agreement compliant with all applicable regulatory requirements. As a minimum, the contract should incorporate the following:
a) Contracted parties.
b) Scope of the contract.
c) Service levels and performance requirements.
d) Audit and monitoring procedures.
e) Business continuity plans.
f) Default arrangements.
g) Pricing and fee structure.
h) Dispute resolution mechanisms.
i) Liability and indemnity.
j) Contract Period.
k) Confidentiality, privacy and security of information.
I) Any contractual obligations of the Third Party in case of subcontracting all or part of the Outsourcing Arrangement.
m) Reporting and escalation mechanisms.
n) Commitment from the Third Party to report to Insurers and Insurance Service Providers any control weaknesses or adverse developments in its financial
٢٧ يجب ان توثق شركات التامين واصحاب المهن
الحره ترتيباتها لاسناد المهام بموجب اتفاقيه
تعاقديه مكتوبه ملزمه نظاما ومتفقه مع جميع
المتطلبات النظاميه ذات العلاقه. وان يتضمن
العقد حدا ادني الاتي:
( ا) اطراف العقد.
ب) نطاق العقد.
ج) مستوي الخدمه ومتطلبات الاداء.
د) اجراءات المراجعه والمراقبه.
ه) خطط استمراريه العمل.
و) ترتيبات معالجه التقصير في الاداء.
ز) التسعير وهيكل الرسوم.
ح) اليات تسويه المازعات.
ط) المسؤوليه والتعويض.
ي) مده العقد.
لك) سريه وخصوصيه وامن المعلومات.
ل) اي التزامات تعاقديه علي الطرف الثالث في
حال التعاقد من الباطن لكامل ترتيب اسناد
المهام او جزء منه.
م) اليات رفع التقارير والتصعيد.
ن) التزام الطرف الثالث بتبليع شركات التامين
واصحاب المهن الحره عن اي ضعف في
المراقبه او اي تطورات سلبيه في ادايه
10
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاجاز
وحدات
الاجاز
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
performance.
o) Commitment from the Third Party that there are no regulatory impediments for accessing their data and record.
p) Commitment from the Third Party to return or destroy all Data upon the termination of the Outsourcing arrangement or contract. As long as there are no regulatory requirements to keep such records.
28. The contract should allow for renewal, renegotiation, default termination and early exit so as to enable Insurers and Insurance Service Providers to retain control over the outsourced activity. In addition, SAMA has the right to ask the Insurers and Insurance Service Providers to review, modify, or terminate the Outsourcing contract, in case of non-compliance with This Regulation and other related regulations.
29. Furthermore, the contract should incorporate a clause for providing SAMA access to documentation and accounting records in relation to the Outsourcing. The contract should ensure that SAMA, the Insurers' and the Insurance Service Providers' internal and external auditors or any other duly authorized representatives from the Insurance Company or Insurance Service Provider have access to the premises, data, documents, process, etc. of the Third Party.
30. The contract should indicate that the Saudi Arabian judicial authorities are the relevant authorities for the settlement of disputes arising from the enactment or the explanation of the Outsourcing contract. Any exception to the requirements of this article is subject to SAMA's prior approval.
س) التزام الطرف الثالث بعدم وجود عوايق
تنظيميه للوصال الي البيانات والسجلات.
ع) التزام الطرف الثالث باعاده او اتلاف جمع البيانات عند انتهاه ترتيب الاسناد او عقد الاسناد، مالم يكن هناك متطلبات نظاميه للاحتفاظ بمثل هذه المستندات.
يجب ان يسمح العقد بالتجديد واعاده التفاوض والانها والخروج المبكر بحيث يمكن شركات التامين واصحاب المهن الحره من السيطره علي النشاط المسند اليهم. كما يحق للمؤسسه ان تطلب من شركات التامين واصحاب المهن الحره مراجعه او تغيير او الغاء عقد الاسناد في حال مخالفه احكام هذه الالتحه او اللوايح الاخري ذات العلاقه.
٢٩ يجب ان يتضمن العقد بندا يخول المؤسسه الحصول علي الوثايق والسجلات المحاسبه المتعلقه بэISAD المهام. كما يجب ان يضمن العقد تمكين المؤسسه والمراجعين الداخليين والخارجيين التابعين لشركات التامين واصحاب المهن الحره او اي شخص مفوض من قبل الشركات واصحاب المهن الحره من الدخول الي المقر والحصول علي البيانات والمستندات والاجراءات الخاصه بالطرف الثالث.
يجب ان يخص العقد علي ان الجهات القضاييه في المملكه العربيه السعوديه هي السلطه القضاييه ذات الاختصاص للفصل في اي نزاع قد ينشا عن تنفيذ او تفسير هذا العقد. اي استثناء من متطلبات هذه الماده يخضع للموافقه المسابقه
11
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
و Sparta
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاst
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
من المؤسسه.
Section B: Policyholders' rights
31. Insurers and Insurance Service Providers should institute a defined internal mechanism for receipt and resolution of any policyholder complaints regarding their outsourced services while the Outsourcing contract should include appropriate clauses to ensure that the Third Party will facilitate the resolution mechanism.
32. Insurers and Insurance Service Providers should establish proper safeguards to protect the integrity and confidentiality of Policyholder Data and Financial Data including but not limited to:
a) Obtaining non-disclosure agreements.
b) Providing Policyholder Data and Financial Data to a Third Party on a need-to-know basis only.
c) Requiring the Third Party to segregate their data from other data pools.
33. Upon termination of the Outsourcing Arrangement and contract for whatever reason, Insurers and Insurance Service Providers should ensure that all Data of the outsourced activity is either retrieved from the Third Party or destroyed, As long as there are no regulatory requirements to keep such records. Any exceptions should be reported to SAMA.
34. In addition to This Regulations, Insurers and Insurance Service Providers should refer to SAMA's Market Code of Conduct Regulation for data confidentiality and
٣١ يجب ان تضع شركات التامين اليه داخليه محدده
لنقلقي وتسويه اي شكاوي من اصحاب وثايق
التامين بشان خدماتهم المسنده اليهم. ويجب ان
يشمل عقد اسناد المهام بنودا مناسبه لضمان
تسهيل الطرف الثالث الاليه التسويه.
٣٢ يجب علي شركات التامين واصحاب المهن الحره
ان تضع اجراءات وقاييه مناسبه لحمايه نزاهه
وسريه بيانات حاملي وثايق التامين والبيانات
الماليه، علي ان تشمل علي سبيل المثال لا
الحصر الاتي:
ا) الحصول علي اتفاقيات عدم الاقصاح.
ب) الامتناع عن تقدم بيانات حامل الوثيقه
والبيانات الماليه الي الطرف الثالث الا في
حاله الحاجه لمعرفه ذلك.
ج) مطالبه الطرف الثالث بعزل بياناتهم عن
اوعيه البيانات الاخري.
٣٣. عند انهاء ترتيب الاسناد وعقد الاسناد لاي سبب من الاسباب؛ يجب علي شركات التامين واصحاب المهن الحره ضمان استرجاع كافه البيانات الخاصه بالنشاط المستند اليهم من الطرف الثالث او اتلافها، ما لم يكن هناك متطلبات نظاميه للاحتفاظ بمثل هذه المستندات. كما يجب
اخطار المؤسسه باي استثناء من ذلك.
٣٣. بالاضافه الي هذه اللايحه، ينبغي علي شركات
التامين واصحاب المهن الحره الرجوع الي اللايحه
12
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
security.
Section C: Requirements for Material Outsourcing Arrangements
35. Insurers and Insurance Service Provides should seek SAMA's written no objection prior to undertaking any Material Outsourcing.
36. Material Functions should be assessed on a case-by-case basis and approved by SAMA before being outsourced.
37. Proposals for all Material Outsourcing should be submitted to SAMA in writing, at least 30 working days for a domestic Third Party and 60 working days for a foreign Third Party prior to the proposed date of commencement of the Outsourcing Arrangement.
38. The Board of Directors should ensure that senior management has assessed each proposed Outsourcing function qualitatively and quantitatively and classified it as material or non-material prior to submitting to SAMA.
39. Insurers and Insurance Service Providers may seek SAMA's guidance if uncertain whether or not an existing or new arrangement is considered material or non-material.
40. For Material Outsourcing, the contract should include provisions that prohibit subcontracting without the prior approval of Insurers, Insurance Service Providers and SAMA.
41. Insurers and Insurance Service Providers should immediately report to SAMA any breach of legal and/or regulatory
التنظيميه لسلوکيات سوق التامين الصادره عن
المؤسسه، في شان سريه وامن البيانات.
قسم ج : متطلبات اسناد المهام الجوهريه
٣٥. علي شركات التامين واصحاب المهن الحره طلب
عدم ممانعه المؤسسه كتابه قبل القيام باي اسناد
لمهام جوهريه.
٣٦. يجب ان تقوم المهام الجوهريه كل حاله علي حده
والحصول علي موافقه المؤسسه قبل القيام
باسنادها.
٣٧. يجب ان تسلم المقترحات الخاصه باسناد مهام
جوهريه الي المؤسسه كتابه، قبل ٣٠ يوم عمل
علي الاقل بالنسبه لطرف ثالث محلي و ٦٠ يوم
عمل لطرف ثالث اجنبي، من التاريخ المقترح لابدء
ترتيب الاسناد.
٣٨. يجب علي مجلس الاداره التاكد من ان الاداره
العليا قومت كل مهمه اسناد مقترحه من الناحيه
النوعيه والكميه، وصنفتها مهمه جوهریه او غير
جوهریه، قبل الرفع الي المؤسسه.
٣٩. يمكن لشركات التامين واصحاب المهن الحره
الاسترشاد براوي المسسه في حال عدم تاكدها من
كون uneاتفاقيه او الترتيب القايم او الجديد جوهريا
او غير جوهري.
٤٠. بالنسبه لاسناد مهم جوهریه؛ يجب ان يشمل
العقد احكاما تمنع التعاقد من الباطن دون موافقه
مسابقه من شركات التامين واصحاب المهن الحره
و من المؤسسه.
٤١. يجب علي شركات التامين واصحاب المهن الحره
ابلاغ المؤسسه فورا باي مخالفه للمتطلبات
13
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
وحدات
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
requirements or any developments relating to a Material Outsourcing Arrangement. They should also report measures proposed and taken to ensure continuity of service.
Section D: Requirements for Overseas Outsourcing Arrangements
42. For any proposed Outsourcing Arrangements involving transmission, processing and retention of Policyholder Data and/ or Financial Data and/ or Material Outsourcing to a Third Party located overseas (including head offices and/ or regional offices and/ or affiliated entities of insurers), Insurers and Insurance Service Providers should provide the following information to SAMA accompanying their request:
a) Details of the function to be outsourced.
b) Categorization of the function (material or non-material Outsourcing).
c) Reason for Outsourcing.
d) Details on the Third Party located overseas, e.g., name, country, address, license, activity, etc.
e) Details on the nature and disposal of the data to be transferred.
f) Details on the confidentiality agreement between Insurers or Insurance Service Providers and the Third Party.
g) Confirmation in writing by Insurers or Insurance Service Providers supported by a legal opinion affirming SAMA's right of access to
القانونيه و/او النظاميه، او اي شان ذي علاقه
بترتيب الاسناد لمهام جوهریه. كما يجب عليها
ايضا ان ترفع الاجراءات المقترحه والمتخذه
لاستمرار الخدمه.
قسم د: متطلبات اسناد المهام الي طرف ثالث في
الخارج
٢٤. بالنسبه لاي ترتيبات اسناد مقترحه تخصص نقل،
ومعالجيه، وحفظ بيانات حاملي الوثايق و/او
البيانات الماليه و/او اسناد مهم جوهريه الي
طرف ثالث في الخارج (بما في ذلك المراكز
الرييسيه و/او المكاتب الاقليميه و/او المؤسسات
المرتبطه بشركات التامين)؛ يجب علي شركات
التامين واصحاب المهن الحره عند ارسال طلب
بذلك، تقدمي المعلومات الاتيه للمؤسسه:
ا) تفاصيل المهمه المراد اسنادها.
ب) تصنيف المهمه (اسناد جوهري او غير
جوهري).
ج) سبب الاسناد.
د) تفاصيل عن الطرف الثالث الموجود في
الخارج (علي سبيل المثال الاسم والدوله
والعنوان والترخيص ونوع النشاط الخ).
ه) تفاصيل عن طبيعه البيانات والتصرف بها،
والتي يراد نقلها.
و) تفاصيل عن اتفاقيه السريه بين شركات
التامين او اصحاب المهن الحره والطرف
الثالث.
(ز) تاكيد مكتوب من شركات التامين او اصحاب
المهن الحره، مدعوما براي نظامي يؤكد حق
14
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
وحدات
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
the Outsourcing activity at the Third Party. Alternatively, Insurers and Insurance Service Providers could use a standard clause approved by SAMA in its Outsourcing contract, instead of the legal opinion. The Third Party must guarantee to abide by the legal clause.
Section E: Control and Monitoring
43. Insurers and Insurance Service Providers should ensure that their business continuity is not compromised by any Outsourcing Arrangements. For all material Outsourcing Arrangements, Insurers and Insurance Service Providers should have a contingency plan which outlines the procedures to be followed in the event of sudden termination of an arrangement or the inability of a Third Party to fulfill its obligations under the Outsourcing agreement for any reason.
In addition, Insurers and Insurance Service Providers should document within their business continuity plans the availability of an alternative Third Party or the procedures for bringing the outsourced material function in-house.
44. Insurers and Insurance Service Providers should put in place an internal structure to monitor, manage and control all of their Outsourcing activities and to provide timely reports to senior management. The nature and scope of this structure will vary within Insurers and Insurance Service Providers depending on the level, complexity and materiality of the activities.
المؤسسه في الوصول الي نشاط الاسناد لدي
الطرف الثالث. ويمكن لشركات التامين او
اصحاب المهن الحره ان تستخدم بندا في عقد
الاسناد تكون واقفت عليه المؤسسه مسبقا
عوضا عن الراي النظامي وذلك بعد تاكيد
الطرف الثالث الالالتزام به.
قسم ح: المراقبه وال متابع
يجب ان تضمن شركات التامين واصحاب المهن
الحره عدم تضرر استمرار عملها بسبب اي
ترتيبات اسناد مهام. وبالنسبه الي جميع ترتيبات
اسناد المهام الجوهريه؛ فيجب ان يكون لدي
شركات التامين واصحاب المهن الحره خطه
طواري توضح الاجراءات التي يتعين اtbاعها في
حاله حدوث انهاء مفاجي لاي ترتيب او عدم قدره
الطرف الثالث علي الوفاء بالتزاماته لاي سبب
بموجب اتفاقيه اسناد المهام.
كما يجب ان توثق شركات التامين واصحاب
المهن الحره خطط استمرار العمل لديها ولاسيما
توافر طرف ثالث بديل او اجراءات اعاده المهمه
المسنده الي الشركه.
٤٤. يجب ان تضع شركات التامين واصحاب المهن
الحره هيكلا داخليا لمتابعه واداره ومراقبه جميع
انشطتها لاسناد المهام وتقدمي تقارير للاداره العليا
في الوقت المناسب. وتعتمد طبيعه ونطاق هذا
الهيكل داخل شركات التامين واصحاب المهن
الحره علي مستوي هذه الانشطه وتعقيدها
واهميتها.
15
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
وحدات
الاستعمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
Appendix: Examples of Material and Non-Material Outsourcing Arrangements
ملحق: امثله لترتيبات اسناد مهام جوهریه وغير
جوهريه
45. The following are typical examples (non-exhaustive list) of Material Outsourcing arrangements:
a) Arrangements involving financial data (e.g., Outsourcing an accounting function).
b) Applications processing (e.g., purchasing a new policy).
c) Back office management (e.g., funds transfer and payroll processing).
d) Underwriting services.
e) Complaints handling.
f) Investment management (e.g., signed contracts with asset managers).
g) Information system management and maintenance (e.g., data entry and processing, data centers, IT hosting, end-user support, and local area networks, production support for technology applications).
h) Manpower management (e.g., benefits and compensation administration, staff appointment, and training and development).
i) Marketing and Research (e.g., product development, data warehousing and mining, call centers, and marketing and telemarketing of insurance products and services).
j) Business continuity and disaster recovery capacity and capabilities.
ملحق: امثله لترتيبات اسناد مهام جوهریه وغير
جوهریه
٤٥. فيما يلي امثله نموذجيه (قايمه غير حصريه)
لترتيبات اسناد مهام جوهريه:
( ا) ترتيبات تënضمن بيانات ماليه (مثال: اسناد
. مهمه محاسبيه
ب) معالجه الطلبات (مثال: شراء وثيقه تامين
جديده، الخ).
ج) اداره مكتب المسانده (مثال: تحويل الاموال،
. ومعالجه الرواتب).
د) خدمات الاكتتاب.
ه) معالجه الشكوي.
و) اداره الاستثمار، (مثال: العقود الموقعه مع
مديري الاصول).
ز) اداره انظمه المعلومات والصيانه (مثال:
ادخال البيانات ومعالجتها، ومراكز البيانات،
واستضافه تقنيه المعلومات، ودعم
المستخدمين النهاييين، والشبكات المحليه
دعم الانتاج لبرامج التكنولوجيا).
ح) اداره القوي العامله (مثال: اداره المزايا
والتعويضات، وتعيين الموظفين، والتدريب
.) والتطوير
ط) التسويق والابحاث (مثال: تطوير المنتجات،
وTZIRIN واستخراج البيانات، ومراکز
الاتصال الهاتفي، والتسويق عن بعد
لمنتجات وخدمات التامين).
ي) استمراريه العمل والقدره وامكانيات التعامل
مع الكوارث.
16
Saudi Arabian Monetary Agency
Insurance Supervision Department
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستعمال
الاستمال
مؤسسه النقد العربي السعودي
اداره مراقبه التامين
46. The following are typical examples (non-exhaustive list) of non-material Outsourcing Arrangements:
a) Utilities such as telephone and electricity.
b) Market information services.
c) Advisory services (e.g., legal opinions).
d) Independent consulting.
e) Mail and courier services.
f) Printing services (e.g., policy wording, forms, and business cards).
g) Purchase of goods including their after sales or other support services, commercially available software, and other commodities.
h) Credit and background check and information services.
i) Employment of contract or temporary personnel, head hunting services, employee assessment, and consulting on staff development.
j) Security services.
k) Programming work.
1) Building maintenance and cleaning services etc.
٤٦. فيما يلي امثله نموذجيه (قايمه غير حصريه)
لترتيبات اسناد مهام غير جوهريه:
ا) المرافق الاساسيه كالهافت والكهرباء.
ب) خدمات معلومات السوق.
ج) الخدمات الاستشريه (مثال: الاراء
(القانونيه).
د) الاستثماره المستقله.
ه) البريد وخدمات النقل.
و) خدمات الطباعه (مثال: صياغه الوثايق،
والنماذج، وبطاقات العمل، الخ.
ز) شراء السلع ويشمل ذلك خدمات ما بعد
البيع وخدمات الدعم الاخري، والبرمجيات
والسلع الاخري المتوافره تجاريا.
ح) خدمات المعلومات والاجتماعيه والتنصي عن
الخلفيات وخدمات المعلومات.
ط) التوظيف بالعقود او الافراد المؤقتين،
وخدمات استقطاب الموظفين، وتقويم
الموظفين، والاستشاره لتطوير طاقم
الموظفين.
ي) خدمات الامن.
(ك) اعمال البرمجه.
ل) صيانه المباني، وخدمات التنظيف الخ.
17