ncar · regulation · processed · 50 chunks
(10 من 1 صحه) صاحب المعالي رييس ديوان رياسه مجلس الوزراء ورييس هييه اداره المركز الوطني للوثايق والمحفوظات بعد التحيه : الملكه علي خطابكم رقم ١/١٩ واتريح ١٤١٦/٥/٢١ ه المشار فيه الي مانتضي به الماده الرابعه من نظام المركز الوطني للوثايق والمحفوظات الصادر بالمرسوم الملكي رقم (٢٥) وتاريخ ١٤٠٩/١٠٢٥ من ان تختص هييه اداره المركز برسم السياسه العامه للمركز، واصدار اللوايح التنفيذيه لنظام الوثايق والمحفوظات...، والي ان هييه اداره المركز قد اخذت محاضرها رقم (٢١) ورقم (٢٢) ورقم (٢٣) ورقم (٢٤) ورقم (٢٥) ورقم (٢٦) الموزخه في ٢٠١١٥/٥/٢٠ ه والمتضمنه الموافقه علي مايلي ١ - السباحه العامه للوليان. ٢٠ - لانحه الحفظ. ٢ - لانحه تقويم الوثانق. ١ - لانحه ترحيل الوثانق. ٥ - لانحه الالاف. ٦ - لانحه الاوعيه. وطلبمو الموافقه علي ماتخذته هييه اداره المركز بهذا الصدد لغرض تحقيق الاهداف التي سعي اليها نظام الوثانق والمحفوظات ونظام المركز الوطني للوثانق والمحفوظات لحمايه وثايق الدوله الهممه والاستخاء عن الاوراث التي فقدت قيمتها. ونخبركم بمواقعتنا علي ذلك... فاكملوا مايلزم بموجه. سلطان بن عبد العزيز النايب الثاني لرييس مجلس الوزاره (10 من 2 المملكه العربيه السعوديه ديوان رناس مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه ٢ - لانحه الحفظ اولا : القواعد العامه. ثانيا : قواعد حفظ اصول الوثايق دايمه الحفظ. ثالثا : قواعد الحفظ في ملفات الموضوع. رابعا : قواعد الحفظ في ملفات الموظفين. الرازج للعربيه المفتاح في ملكات الموظفين. (1) (10 من 3 صفحه) المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه ٢ - لانحه الحفظ اولا : القواعد العامه الماده (1) يقصد بالوثايق : اوعيه المعلومات التي انتجها الجهاز الحكومي ، او استقبلها لتحقيق غايه معينه ، ولايزال العمل الرسمي في حاجه اليها . الماده (٢) يقصد بالمحفوظات : اوعيه المعلومات التي انتجها الجهاز الحكومي او استقبلها تحقيق غايه معينه وانتهت قيمتها العمليه وثبت لها قيمه ثقافيه تستدعي حفظها حفظا دايما الماده (٣) تقسم الوثايق من حيث مدد الحفظ الي نوعين : ١ - وثايق دايمه الحفظ لابجوز اتلافها، وهي التي لايستغني عنها لحاجه العمل او حاجه البحث العلمي. ٢ - وثايق مؤقته الحفظ يجوز اتلافها، وهي التي تتناقص قيمتها مع مرور الزمن حتي تtتعدم. الماده (٤) يحفظ حظنا دايما الوثايق التاليه : - ا - الوثايق التي تثبت املاك الدوله الخاصه. ب - الوثايق التي تثبت املاك الاشخاص طبیعین او الاعتبارین. ج - الوثايق التي تحفظ حقوق الدوله طبیعینه والقانونيه الدايمه دالول والاشخاص (2) (10 من 4 صحه) المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٢٧٧) رمزه د. الوثايق التي تثبت حقوق الاشخاص تجاه الدوله والغير. ه - الوثايق التي تؤرخ لوجود الاجهزه الحكوميه وترصد تطورها الوظيفي - والاداري، مثل : 1 - انظمتها ولواحها الداخليه. ٢ - قرااتها التنظيميه. ٣ - سياساتها وخططها وبرامجها. ٤ - ميزانياتها و حساباتها الختاميه. ٥ - اجراءاتها الاداريه. ٦ - تنظيماتها الاداريه وادلتها التنظيميه. ٧ - التقارير المهمه. ٨ - الاحصانيات. 9 - مخططاتها المعماريه وتصاميمها الهندسيه ومواصفاتها. - مخططات ومواصفات المرافق العامه. - الاحكام القضاييه. ح - الفتاوي الاجتهاديه ومنها قرارات الهييات العلميه الشرعيه وقرارات المجامع الفقهيه. ط - الوثايق الاخري التي تنبت تاريخ المملكه وتطورها السياسي والاجتماعي والاقصادي والتعليمي والعلامي والاداري. الماده (٥) تسلم جميع وثايق الاجهزه الحكوميه التي قبل ١٣٦٣/١/١ للمركز الوطني للوثايق والمحفوظات، بعد انتهاء قيمتها العمليه، وفقا للانحه الترحيل - اعتبارها وثايق تاريخيه. (3) العربيه (10 من 5 من) المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه جنس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه الماده (٦) تحفظ الوثايق النشطه في وحده للحفظ النشط، وتحفظ الوثايق غير النشطه في وحده للحفظ الوسيط بالجهاز الحكومي. الماده (٧) يتحفد كل جهاز حكومي بمسلسل خاص لكل نوع من الانواع الصادره عنيه، ويتكون هذا المسلسل من صورلاصول الموقعه وفقا لما يحدده المركز. الماده (٨) اذا الذي استخدام اي نوع من انواع الوثايق، فلا يترتب علي هذا الالغاء اتلاف ما يوجد منه في الحفظ، وانا يلزم بالمده الوارده في قوايم مدد الحفظ. الماده (٩) تجيز غرف وقاعات مناسبه للحفظ. الماده (١٠) تعد جهه الحفظ وسايل البحث كالفهارس والكشافات ، التي ترشد الي الوثيقه المطلوبه بالمداخل المناسبه. الماده (11) يحدد اماكن خاصه لوسايل البحث اليدويه المتعلقه بوثايق كل وحده اداريه او جهه او جهاز حكومي، وفي حال استخدام اجهزه الحاسب الالي، تفي رمز هذه التنظيمات الاداريه بالغرض. (4) (10 من 6 صفحه) المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه ثانيا : قواعد حفظ اصول الوثايق دايمه الحفظ. الماده (١٢) تحفظ اصول الوثايق دايمه الحفظ في حوافظ خاصه تصمم لهذا الغرض، وذلك لحمايتها من الرطوبه والغبار والاشعه المباشره، ومن كل مايعرضها التلاف. الماده (١٣) ترمم هذه الاصل وتعقم قبل ادخالها في حوافظها. الماده (١٤) ترتب هذه الاصل و تثبت وتودع في حوافظها، دون حاجه لخرم اطرافها او ما يعرض بعض اجزايها للتلف. الماده (١٥) تودع حوافظ الاصل في خزان اننيه مضاده للحريق، وتوضع في اماكن امنه. الماده (١٦) تصور هذه الاصل علي احدث وسايل الحفظ المقاومه للتلف، كالتصوير الضويي علي اسطوانات الليزر. الماده (17) يحفظ اصل هذه الصور ونسخ منها في اماكن مختلفه مناسبه يتحقق فيها الامن والسلامه. (5) (10 م 7 صحه) المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات ثالثا : قواعد الحفظ في المفات الموضوعات. الماده (١٨) يفتح ملف لكل موضوع حسب دليل التصنيف، ويحدد تاريخ فتحه بتاريخ اول معامله تحفظ فيه. الماده (١٩) يوضع رمز الموضوع علي كعب الملف وعلي كل معامله تحفظ بداخله. الماده (٢٠) يحصر الملف عند فتحه في سجل الملفات المفتوحه يدويا وايا. الماده (٢١) اذا كانت الم-MUWOAT الفرعيه للموضوع الاساسي قليله الاوراق ، توضع بملف واحد، ويفصل بين موضوعاتها بفواصل بلاستيكيه، لكل فاصل منها بروز يوضع عليه رمز الموضوع الفرعي، كما تثبت رموز الموضوعات الفرعيه علي كعب الملف. الماده (٢٢) تحمي الاوراق داخل الملف ببطاقات مقواه تحت المعاملات واعلاها. الماده (٢٣) يحدد مقاس مود لخرم الاوراق المسوح بخرمها في جميع الاجهزه الحكوميه. الماده (٢٤) تخرم المعاملات بصوره تضمن المحافظه علي كل الاوراق وسلامه محتوياتها. (2) (10 م 8 م 9) المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه الماده (٢٥) يتم الخرم من الناحيه اليمني من المعامله في الهامش المخصص لهذا الغرض. الماده (٢٦) تربعت المعاملات داخل الملف تصاعديا حسب تواريخ وارقام قيود الصادر والوارد، حيث يكون الاقدم اسفل والاحدث اعلي. الماده (٢٧) لابزيد عدد محتويات الملف من الوثايق عن القدر المناسب، ويحدد تاريخ قفل الملف علي كعبه بتاريخ اخري معامله حفظت فيه. الماده (٢٨) لايحفظ بالملف الا المعاملات التي بت في موضعها. الماده (٢٩) يعمل فهرس لمحتويات كل ملف اوكل جزء من اجزاء الملف ، اذا كان الملف يتكون من عده اجزاء. الماده (٣٠) ترقم المعاملات داخل الملف بذات الارقام التي تعطي لها في فهرس الملف، ويوضع هذا الرقم في مكان محدد ليوشر علي شكل المعامله، ويكون واضحا. الماده (٣١) يوضع دليل لتحديد اماكن الملفات، يتحدث من خلاله مكان حفظ كل ملف ورقم الدولاب والرف الذي يحظ فيه ورقم الملف، بحيث يمكن التعرف علي مكان كل معامله، ويكون ذلك بدويا، كما يعمل اليا بالحاسب الالي بعد اعداد البرنامج اللازم وادخال المعلومات فيه. (7) (10 من 9 صفحه) المملكه العربيه السعوديه ديوان رناس مجس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٧٧٧ رمزه الماده (٣٢) تنتم حمايه الملفات ومحتوياتها من كل ما قد يعرضها للثاف. الماده (٣٣) تصور الوثايق مؤقته الحفظ التي يزيد عمرها الزمني علي عشرين عاما، علي احدث وسايل تصوير الوثايق، كالتصوير الضويي، وتربط هذه الصور بالحاسب الالي. الماده (٣٤) يستخرج نسخ اضافه من هذه الصور يحظ في اماكن مختلفه مناسبه يتحقق فيها الامن والسلامه. (A) (10 من 10 صحه) المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه جنس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه رابعا : قواعد الحفظ في ملقات الموظفين. الماده (٣٥) يفتح ملف لكل موظف حسب قواعد تصنيف ملفات الموظفين. الماده (٣٦) يوضع رقم ملف الموظف علي الملف وعلي المعاملات التي تحفظ بداخله. الماده (٣٧) يحصر الملف عند فتحه في سجل الملفات المفتوحه بدويا وايا. الماده (٣٨) يقسم ملف الموظف من الداخل الي عده اقسام تبعا لاختلاف الموضوعات المحفوظه بداخله، ويكون علي كل موضوع فاصل له بروز عليه اسم الموضوع. الماده (٣٩) ترتب ملفات الموظفين حسب ترتيب ارقامها، وटوضع في جوارير خاصه بها. الماده (٤٠) يوضع علي كل جارور رقم اول واخر ملف فيه. الماده (٤١) لايتم حفظ المعامله بالملف الا بعد التاكد من استكمال الاجراءات الاداريه والفنيه التي تسبق الحفظ. (9)