moh_gov_sa · regulation · processed · 40 chunks
بتجله له له له له له له له له له له له له Y20 الرقم: 1/1/1 التاريخ: 0.4 المرققات: الملف: المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسسمه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه الموق السلام عليكم ورحمه الله وبركاته، وبعد : - لقد صدر الامر السامي الكريم رقم ١٣٣٧٩/٧/١١٤١٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠ علي مايلي : - 1 - السياسه العامه للوثايق. ٢ - لاتحه الحفظ. ٢ - لاتحه تقويم الوثايق. ٤ - لاتحه ترحيل الوثايق. ٥ - لاتحه الاتلاف. ٦ - لاتحه الاوعيه. بسرني ان ارفق لسموكم بطيه نسخه من الامر السامي الكريم والوثايق التي تمت الموافقه عليها ، املا توجيه سومكم لمن يلزم العمل علي انفاذها . ولسموكم اجل التقدير ..... مدير عام المركز الوطني لوثايق والمحفوظات المكلف عبدالله بن سعود الخضير بمره له له له له له له له له له له له له صاحب المعالي رييس ديوان رياسه مجلس الوزراء ورييس هييه اداره المركز الوطني للوثاني والمحفوظات بعد التحيه : اطلاعنا علي خطابكم رقم ١/١٩ و تاريخ ١/١٦/٥/٢١ ه المشار فيه الي ماتقضي به الماده الرابعه من نظام المركز الوطني للوثاني والمحفوظات الصادر بالمرسوم الملكي رقم (٢٥٥) و تاريخ ١٣٠٩/١٠/٢٣ ه من ان يختص هييه اداره المركز برسم السياسه العامه للمركز، واصدار اللوايح التنفيذيه لنظام الوثايق والمحفوظات...، والي ان هييه اداره المركز قد اتخذت محاضرها رقم (٢١) ورقم (٢٢) ورقم (٢٣) ورقم (٢٤) ورقم (٢٥) ورقم (٢٦) المزخه في ١٠١٥/٥/٢٠ ه والمتضمنه الموافقه علي مايلي : 1 - السياسه العامه للوثايق. ٢ - لايحه الحفظ. ٢ - لايحه تقويم الوثايق. ٢ - لايحه ترحيل الوثايق. ٥ - لايحه الاتلاف. ٢ - لايحه الاوعيه. وطلبكم الموافقه علي ماتخذته هييه اداره المركز بهذا الصدد لغرض تحقيق الاهداف التي سعي اليها نظام الوثايق والمحفوظات ونظام المركز الوطني للوثايق والمحفوظات لحمايه ووثايق الدوله المهمه والاستخاء عن الاوراق التي فقدت قيمتها. وغيركم بموافعتنا علي ذلك... فاكملوا مايلزم بموجبيه. سلطان بن عبد العزيز النايب الثاني لرييس مجلس الوزراء بنتلي لستلي المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه جانس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه . ١٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠٠ اولا : القواعد العامه. ثانيا : قواعد حفظ اصول الوثايق دايمه الحفظ. ثالثا : قواعد الحفظ في ملفات الموضوع. رابعا : قواعد الحفظ في ملفات الموظفين. (1) بنتيلالقارك المملكه العربيه السعوديه ديوان رامي - ماجس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه ٢ - لانحه الحفظ اولا : القواعد العامه الماده (1) يقصد بالوثايق : اوعيه المعلومات التي انتجها الجهاز الحكومي ، او استقبها لتحقيق غابه معينه ، ولايزال العمل الرسمي في حاجه اليها . الماده (2) يقصد بالمحفوظات : اوعيه المعلومات التي انتجها الجهاز الحكومي او استقبها لتحقيق غابه معينه، وانتهت قيمتها العمليه وثبت لها قيمه ثقافيه تستدعي حفظها حفظا دانما. الماده (3) تقسم الوثايق من حيث مدد الحفظ الي نوعين : - 1 - وثايق دايمه الحفظ لايجوز اتلافها، وهي التي لا يستغني عنها لحاجه العمل او حاجه البحث العلمي. ٢ - وثايق مؤقته الحفظ يجوز اتلافها، وهي التي تتناقص قيمها مع مرور الزمن حتي ت نقدم. الماده (٤) يحفظ حظذا دايما الوثايق التاليه : - ١ - الوثايق التي تثبت املاك الدوله الخاصه. ب - الوثايق التي تثبت املاك الاشخاص الطبيعين او الاعتبارين. ج - الوثايق التي تحفظ حقوق الدوله الطبيعيه والقانونيه الدايمه تجاه الدول والاشخاص (7) بنجيله علدج المملكه العربيه السعوديه ديوان رامسه مجلس الوزراء المركز الوطني للواشق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه د - الوثايق التي تثبت حقوق الاشخاص تجاه الدوله والغير. ه - الوثايق التي تزرخ لوجود الاجهزه الحكوميه وترصد تطورها الوظيفي - الاداري، مثل : - 1 - انظمتها ولواحها الداخليه. ٢ - قرااتها التنظيميه. ٢ - سياساتها وخططها وبرامجها. ٤ - ميزانياتها وحساباتها الختاميه. ٥ - اجراءاتها الاداريه. ٦ - تنظيماتها الاداريه وادلتها التنظيميه. ٧ - التقارير المهمه. ٨ - الاحصانيات. ٩ - مخططاتها المعماريه وتصاميمها الهندسيه ومواصفاتها. و - مخطات ومواصفات المرافق العامه. ز - الاحكام القضاييه. ح - الفتاوي الاجتهاديه ومنها قرارات الهييات العلميه الشرعيه وقرارات المجامع الفقهيه. ط - الوثايق الاخري التي تثبت تاريخ المملكه وتطورها السياسي والاجتماعي والاقصادي والتعليمي والعلامي والاداري. الماده (٥) تسلم جميع وثايق الاجهزه الحكوميه التي قبل ١٣٦٣/١ لمركز الوطني للوثايق والمحفوظات، بعد انتها قيمتها العمليه، وفقا للاتحه التحيل، باعتبارها وثايق تاريخيه. (3) بنجيد المله المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه الماده (٦) تحفظ الوثايق النشطه في وحده للحفظ النشط ، وتحفظ الوثايق غير النشطه في وحده للحفظ الوسيط بالجهاز الحكومي. الماده (٧) يكتفظ كل جهاز حكومي بمسلسل خاص لكل نوع من انواع الصادره عنه ، ويتكون هذا المسلسل من صورلاصول الموقعه وفقا لما يحدده المركز. الماده (٨) اذا الغي استخدام اي نوع من انواع الوثايق ، فلا يترتب علي هذا الالغاء اتلاف ما يوجد منه في الحفظ ، واما يلترم بالمده الوارده في قوايم مدد الحفظ. الماده (٩) تجزغ غرف وقاعات مناسبه للحفظ. الماده (١٠) تعد جهه الحفظ وسايل البحث كالفهارس والكشافات ، التي ترشد الي الوثيقه المطلوبه بالمداخل المناسبه. الماده (١١) يحدد اماكن خاصه لوسايل البحث البدويه المتعلقه بوثايق كد وحده اداريه او جهه او جهاز حكومي ، وفي حال استخدام اجهزه الحاسب الالي ، تفي رموز هذه التنظيمات الاداريه بالغرض . (1) بنجدجدجدجدجدجدجدجدجدج د المملكه العربيه السعوديه ديوان رامسه مجس الوزراء المركز الوطني للوiming والمحفوظات (٠٧٧) رمزه ثانيا : قواعد حفظ اصول الوثايق دايمه الحفظ. (١٢) تحفظ اصول الوثايق دايمه الحفظ في حوافظ خاصه تصمم لها الغرض ، وذلك لحمايتها من الرطوبه والغبار والاشعه المباشره، ومن كل مايعرضها للناف. (١٣) ترمم هذه الاصل وتعقم قبل ادخالها في حوافظها. الماده (١٤) ترتب هذه الاصل وتثبت وتودع في حوافظها، دون حاجه لخرم اطرافها او ما يعرض بعض الجزايها للانف. (١٥) تودع حوافظ الاصل في خزات امنيه مصاده للحريق ، وتوضع في اماكن امنه. (١٦) تصور هذه الاصل علي احدث وسايل الحفظ المقاومه للانف ، كالتصوير الضويي علي اسطوانات الليزر. (١٧) يحفظ اصل هذه الصور ونسخ منها في اماكن مختلفه مناسبه يتحقق فيها الامن والسلامه. (c) بتيد لكه لكه لكه لكه لكه لكه لكه المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٧٧٧) رمزه ثالثا : قواعد الحفظ في ملفات الموضوعات. الماده (١٨) يفتح ملف لكل موضوع حسب دليل التصنيف ، ويحدد تاريخ فتحه بتاريخ اول معامله تحفظ فيه. الماده (١٩) يوضع رمز الموضوع علي كعب الملف وعلي كمعامله تحفظ بداخله. الماده (٢٠) يحصر الملف عند فتحه في سجل الملفات المفتوحه بدويا واليا. الماده (٢١) اذا كانت الموضعات الفرعيه الموضع الاساسي قليله الاوراق ، توضع بملف واحد، ويفصل بين موضعاتها بفواصل بلاستيكيه، لكل فاصل منها بروز يوضع عليه رمز الموضع الفرعي، كما تثبت رموز الموضعات الفرعيه علي كعب الملف. الماده (٢٢) تحمي الاوراق داخل الملف ببطاقات مقوه تحت المعاملات واعلاها. الماده (٢٣) يحدد مقاس مودح لخرام الاوراق المسموح بخرمها في جميع الاجهزه الحكوميه. الماده (٢٤) تخر م المعاملات بصوره تضمن المحافظه علي كل الاوراق وسلامه محتوياتها. (1) بنتيلالقاريم المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه الماده (٢٥) يتم الخرم من الناحيه اليمني من المعامله في الهامش المخصص لهذا الغرض. الماده (٢٦) ترتب المعاملات داخل الملف تصاعديا حسب تواريخ وارقام قيود الصادر والوارد، حيث يكون الاقدم اسفل والاحدث اعلي. الماده (٢٧) لابزيد عدد محتويات الملف من الوثايق عن القدر المناسب، ويحدد تاريخ قفل الملف علي كعبه بتاريخ اخري معامله حفظت فيه. الماده (٢٨) لا يحفظ بالملف الا المعاملات التي بت في موضوعها. الماده (٢٩) يعمل فهرس لمحتويات كل ملف اوكل جزء من اجزاء الملف، اذا كان الملف يتكون من عده اجزاء. (٣٠) ترقم المعاملات داخل الملف بذات الارقام التي تعطي لها في فهرس الملف، ويوضع هذا الرقم في مكان محدد لايؤثر علي شكل المعامله، ويكون واضحا. (٣١) يوضع دليل لتحديد اماكن الملفات، يتحدد من خلاله مكان حفظ كل ملف ورقم الدولاب والرف الذي يحفظ فيه ورقم الملف، بحيث يمكن التعرف علي مكان كل معامله، ويكون ذلك بدويا، كما يعمل ايا بالحاسب الالي بعد اعداد البرنامج اللازم وادخال المعلومات فيه. (√) بنتيلدولدولدولدولدولدولدولدولدولدلولدولدولدولدولدولدولدولدولولدولولدولولدولولدولولدولولدلولدولولدولولدولولدولولدولولد المملكه العربيه السعوديه ديوان رناسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه (٢) تم حمايه الملفات ومحتوياتها من كل ما قد يعرضها للانف. (٢) تصور الوثايق مؤقته الحفظ التي يزيد عمرها الزمني علي عشرين عاما علي احدث وسايل تصوير الوثايق، كالتصوير الضويي، وتربط هذه الصور بالحاسب الالي. (٢٤) يستخرج نسخ اضافه من هذه الصور وتحفظ في امامه مناسبه . يتحقق فيها الامن والسلامه العربيه (A) بنتيلدولدولدولدولدولدولدولدولدولدلولدولدولدولدولدولدولدولدولولدولولدولولدولولدولولدولولدلولدولولدولولدولولدولولدولولد المملكه العربيه السعوديه ديوان رياسه مجلس الوزراء المركز الوطني للوثايق والمحفوظات (٠٧٧) رمزه رابعا : قواعد الحفظ في ملفات الموظفين. الماده (٢٥) يفتح ملف لكل موظف حسب قواعد تصنيف ملفات الموظفين. الماده (٢٦) يوضح رقم ملف الموظف علي الملف وعلي المعاملات التي تحفظ بداخله. الماده (٢٧) يحصر الملف عند فتحه في سجل الملفات المفتوحه يدويا وايا. الماده (٢٨) يقسم ملف الموظف من الداخل الي عده اقسام تبعا لاختلاف الموضوعات المحفظمه بداخله، ويكون علي كل موضع فاصل له بروز عليه اسم الموضوع. الماده (٣٩) ترتب ملفات الموظفين حسب ترتيب ار قامها، و توضع في جوارير خاصه بها. الماده (٤٠) يوضع علي كل جارور رقم اول واخر ملف فيه. الماده (٤١) لايتم حفظ المعامله بالملف الا بعد التاكد من استكمال الاجراءات الاداريه والفنيه التي تسبق الحفظ. (9)