ia_gov_sa · regulation · duplicate · 54 chunks
الله بمره لله ربه Saudi Arabian Monetary Authority الله بمره YAH YAH YAH YAH YAH YAH YAH YAH YAH YAH YAH YAH لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين AUDIT COMMITTEE REGULATION IN INSURANCE AND/OR REINSURANCE COMPANIES TABLE OF CONTENTS Part 1: Introduction 3 First: Purpose 3 Second: Definitions 3 Third: Scope 5 Fourth: Compliance requirements 6 Fifth: Non-Compliance 6 Part 2: General Provisions 7 First: Board of Directors Responsibilities 7 Second: Board of directors Obligations 7 Part 3: Special Provisions 9 First: Scope of Authority 9 Second: Confidentiality 9 Third: Conflict of Interests 9 Fourth: Financial Transactions with the Company 10 Part 4: Audit Committee Formation and Organizing its Activities 11 First: Committee Formation 11 Second: Member Appointment and Term 11 Third: Membership Organization 13 Fourth: Appointing the Chairman and the Secretary of the Committee 14 Fifth: Committee Members' Remuneration 15 Sixth: Committee's Tasks 16 Seventh: Committee's Responsibility 19 Eighth: Committee's Meetings 20 Ninth: Committee's Decisions 20 Tenth: Committee's Meetings Attendance 21 Eleventh: Audit Committee Action Plan 21 Twelfth: Committee Connection with External Auditors 21 المحتويات الباب الاول: المقيمه اولا: الغرض ثانيا: تعريفات ثالثا: نطاق التطبيق رابعا: متطلبات الالتزام خامسا: عدم الالتزام الباب الثاني: احكام عامه اولا: مسؤوليه مجلس الاداره ثانيا: التزامات مجلس الاداره الباب الثالث: احكام خاصه اولا: حدود السلطه ثانيا: السريه ثالثا: تEOARض المصالح رابعا: المعاملات الماليه مع الشركه الباب الرابع: تشكيل لجنه المراجعه وتنظيم اعمالها اولا: تشكيل اللجنه ثانيا: تعيين الاعضاء ومده العضويه ثالثا: تنظيم العضويه رابعا: تعيين رييس وسكرتين اللجنه خامسا: مكافاه اعضاء اللجنه سادسا: مهام اللجنه سابعا: مسؤوليه اللجنه ثامنا: اجتماعات اللجنه تاسعا: قرارات اللجنه عاشرا: حضور اجتماعات اللجنه احد عشر: خطه عمل لجنه المراجعه اننا عشر: ارتباط اللجنه بالمراجعين الخارجيين Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين Part 1: Introduction الباب الاول: المقيمه First: Purpose اولا: الغرض 1. This Regulation enumerates SAMA's requirements in terms of organizing Audit Committees' activities in Insurance and/or Reinsurance Companies. 2. The objective of this Regulation is to compel Insurance and/or Reinsurance Companies to apply high standards to Audit Committees' activities. 3. Insurance and/or Reinsurance Companies shall comply with this Regulation in conjunction with the Supervision of Cooperative Insurance Companies Control Law promulgated by Royal Decree M/32 dated 2/6/1424 H and its Implementing Regulations, and the Insurance Corporate Governance Regulations and the Requirement for Appointments to Senior Positions in Financial Institutions Supervised by the Saudi Arabian Monetary Authority and relevant Laws, Regulations, Instructions and Decisions. تحدد هذه اللاتحه متطلبات المؤسسه الخاصه بتنظيم اعمال لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين. تهدف هذه اللاتحه الي الزام شركات التامين و/او اعاده التامين تطبيق معايير عاليه بشان اعمال لجان المراجعه. يجب علي شركات التامين و/او اعاده التامين وال方的 اعاده اللاتحه ووفقا لا ورد في نظام مراقبه شركات التامين التعاوني الصادر بالمرسوم الملكي م٢٣ و تاريخ ٢٣ و تاريخ ٢٣ و تاريخ ٢٣ و تاريخ ٢٣ و تاريخ ٢٣ و تاريخ ٢٣ و تاريخ ٢٣ و تاريخ التنفيذيه لنظام مراقبه شركات التامين والتعاوني ولايحه حوكمه شركات التامين ومتطلبات التعيين في المناصب القياديه في المؤسسات الماليه الخاصه لاشراف مؤسسه النقد العربي السعودي اضافه الي الانظمه واللوايح والتعليمات والقرارات ذات الصله. Second: Definitions ثانيا: تعريفات 4. Without prejudice to the provisions of article one of the Implementing Regulations of Supervision of Cooperative Insurance Companies Control Law, the following terms used in this Regulation shall have the meanings shown below unless the context otherwise requires: مع عدم الاخلال بما نتعت عليه الماده الاول من اللايحه (٤) التنفيذيه لنظام مراقبه شركات التامين التعاوني، يقصد بالالفاظ والعبارات الاتيه - اينما وردت في هذه اللايحه - المعاني الموضحه امام كل منها ما لم يقتض السباق خلاف ذلك: a. SAMA: Saudi Arabian Monetary Authority. المؤسسه: مؤسسه النقد العربي السعودي. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لايحه لجان المراجعه في شركات التامين والاعداد التامين b. Regulation: The Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies. c. Company or Companies: Insurance and/or Reinsurance Companies. d. Board of directors: Board of Directors of the Insurance and / or Reinsurance Company. e. Senior Management: the Managing Director, Chief Executive Officer, General Manager, and their deputies; Chief Financial Officer; Managers of key departments; and officers of Risk Management, Internal Audit, and Compliance Departments, and in addition to occupants of any other positions determined by SAMA. f. Audit Committee (The Committee): an independent committee that reports directly to the Company's Board. The committee's mandate includes monitoring the performance and implementation of the internal control systems of the Company, ensuring the effectiveness and efficiency of those systems, verifying the implementation of internal control decisions and actions, and ensuring compliance with the Supervision of Cooperative Insurance Companies Control Law and its Implementing Regulations, other applicable Laws, Regulations, and Instructions in addition to the requirements set forth in this Regulation. ب) اللايحه: لايحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين. ج) الشركه او الشركات: شركات التامين و/او اعاده التامين. مجلس الاداره: مجلس اداره شركه التامين و/او اعاده التامين. ه) الاداره العليا: العضو المنتدب والرييس التنفيذي والمدير العام ونوابهم، والمدير المالي، ومديرو الادارات الرييسيه، والمسؤلون عن وظايف اداره المخاطر والمراجعه الداخليه والالتزام في الشركه، ومن في حكمهم، وشاغلو اي مناصب اخري تحددها المؤسسه. لجنه المراجعه (اللجنه): لجنه مستقله ترتبط مباشره بمجلس اداره الشركه وتختص بمراقبه اداء وتطبيق انظمه الرقابه الداخليه في الشركه والتاكد من كفاءه وفعاليه الانظمه والتحقق من تنفيذ القرارات المتعلقه بالرقابه الداخليه، وضمان الالتزام بتطبيق نظام مراقبه شركات التامين التعاوني ولاعنوي التنفيذيه والانظمه واللوايح والتعليمات الاخري ذات العلاقه، اضافه الي الاقتصاصات الوارده في هذه اللاتحه. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لايحه لجان المراجعه في شركات التامين والاعداد التامين g. Compliance Control Department (Compliance Department): an independent department that reports to the Audit Committee and administratively to the Chief Executive Officer (CEO). Its mandate is to ensure the Company's compliance with the laws, regulations, instructions issued by SAMA and the other Regulatory Bodies. The department submits, to the audit committee, reports on the company's violations of the Laws, Regulations, and Instructions. This definition applies to the Compliance Officer. h. Internal Audit Department: an independent department that reports to the Audit Committee and administratively to the Chief Executive Officer (CEO). Its mandate is to set the audit action plan for the Company, to monitor the Company's performance through evaluating and verifying the operations to ensure that there are no financial or non-financial violations of the Company's bylaws, to ensure the compliance with the internal control systems, to ensure effectiveness and efficiency of those systems, and to verify the implementation of internal audit decisions. The department submits its reports to the Audit Committee. This definition applies to the Internal Auditor. Third: Scope 5. This Regulation applies to Insurance and/or Reinsurance Companies and SAMA is entitled to compel any Insurance Service Providers to abide by this Regulation when it is necessary. (ز) اداره الرقابه النظاميه (اداره الالتزام): اداره مستقله ترتبط بلجنه المراجعه واداريا بالرييس التنفيذي وتختص بالتاكد من التزام الشركه بتطبيق الانظمه واللوايح والتعليمات الصادره عن المؤسسه والجهات الرقابيه الاخري. وترفع تقاريرها الي لجنه المراجعه عن اي مخالفه للانظمه والتعليمات في الشركه، ويسري هذا (المعروف علي المراقب النظامي) (مسؤول الالتزام). ( اداره المراجعه الداخليه: اداره مستقله تربط بلجنه المراجعه واداريا بالرييس التنفيذي. وتختص بوضع خطه اعمال المراجعه والتدقيق في الشركه، ومراقبه اداء الشركه من خلال تدقيق وفحص عمليات الشركه للتحقق من عدم وجود اي تجاوزات ماليه و غير ماليه لانظمه الداخليه للشركه، والتاكد من الالتزام بانظمه الرقابه الداخليه والتاكد من كفاعه وفعاليه تلك الانظمه والتحقق من تنفيذ قرارات الرقابه الداخليه، وTrafع تقاريرها الي لجنه المراجعه. ويسري هذا التعريف علي المراجع الداخلي. Third: Scope ثالثا: نطاق التطبيق 5. This Regulation applies to Insurance and/or Reinsurance Companies and SAMA is entitled to compel any Insurance Service Providers to abide by this Regulation when it is necessary. (٥) تسري احكام هذه للاتحه علي شركات التامين و/او اعاده التامين، وللمؤسسه ازام اي من شركات المهن الحره بهذه اللاتحه متي رات مناسبه ذلك. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لايحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين Fourth: Compliance requirements رابعا: متطلبات الالتزام 6. Companies must establish written procedures for internal control to ensure and monitor compliance with this Regulation. Companies shall also ensure compliance of contracted parties with this Regulation. 7. Companies must maintain adequate records to demonstrate compliance with this Regulation, including but not limited to, the Audit Committee's minutes of meetings, reports and recommendations. يجب علي الشركات وضع اجراءات مكتوبه للرقابه الداخليه لضمان متابعه الالتزام بهذه ملكه وعلها التاكد من التزام الاطراف المتعاقده معها بهذه اللاتحه. يجب ان ت上下文ات بسبلات ماليمه لاثبات التزامها بهذه اللاتحه. ومن ذلك علي سبيل المثال لا الحصر محاضر اجتماعات لجنه المراجعه، والتقارير والتصويرات الصادرات عنا. Fifth: Non-Compliance خامسا: عدم الالتزام 8. Non-compliance with the provisions set forth in this Regulation will be deemed a breach of the Law on Supervision of Cooperative Insurance Companies and its يعد عدم الالتزام بالاحكام الوارده في هذه الالتحه مخالفه لنظام مراقبه شركات التامين التعاوني ولانحته التنفيذيه وشروط التصريح وعرض الشركه للعقوبات النظاميه. Implementing Regulation and the licensing terms and may subject the Company to regulatory penalties. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين واو اعاده التامين Part 2: General Provisions First: Board of Directors Responsibilities 9. The Board of Directors is fully responsible for the Audit Committee's businesses in pursuance of the regulations and instructions under which the Company operates. 10. The Board of Directors is responsible for ensuring the efficiency and effectiveness of the controls and financial reports and for safeguarding the assets of the Company. Second: Board of Directors' Obligations Taken into consideration that the Audit Committee formed by the Board of Directors and delegated to carry out specific actions, therefore, the Board of Directors obligations shall include but not be limited to the following: 11. The Board of Directors and senior management of the Company shall provide all that is required from them in order to facilitate the work of the Audit Committee, Internal Audit Department and Compliance Control Department. 12. The Board of Directors shall ensure that the Company has in place an appropriate organizational structure, internal policies and regulations that must be periodically reviewed, and the system and methodology for reporting within the company on the different issues that fall within the remit of the Audit Committee. الباب الثاني: احكام عامه اولا: مسؤوليه مجلس الاداره (9) يتولي مجلس الاداره مسؤوليه اعمال لجنه المراجعه بموجب الانظمه والتعليمات التي تعمل الشركه في ظلها. (1) يتولي مجلس الاداره مسؤوليه التاكد من كفاءه وفعاليه الانظمه والتقارير الماليه والمحافظه علي موجودات الشركه. ثانيا: التزامات مجلس الاداره نظرا لان مجلس الاداره يشكل لجنه المراجعه يفوضها للقيام باعمال محدده، فان التزامات مجلس الاداره تشمل ما يلي دون : حصر (11) علي مجلس الاداره والاداره العليا في الشركه تقدم كل ما يطلب منها لTSهيل عمل لجنه المراجعه واداره المراجعه الداخليه واداره الالتزام. (12) علي مجلس الاداره ضمان ان لدي الشركه الهيكل التنظيمي واللوايح والانظمه الداخليه المناسبه مع ضروره مراجعتها دوريا، وان يكون لديها نظام ومنهجيه لرفع التقارير داخل الشركه حول الجوانب المختلفه التي تدخل ضمن نطاق الخصاص لجنه المراجعه. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين 13. The Board of Directors shall formulate the responsibilities and functions of the Audit committee and incorporate them in the minutes of a board meeting, including the authority to investigate any activity within its terms of reference and have access to any information it may need. 14. The Board of Directors shall select the Audit Committee members in accordance with Selecting Procedures of the Audit Committee's members, manner in which the Audit Committee monitors its activities and the duration of the Audit Committee issued by the General Assembly upon a recommendation of the Board. In addition, the Board of Directors shall fix their duration terms, schedule their rotations and ensure their meetings are held on a sufficient periodic basis. 15. The Board of Directors shall follow up the Audit Committee's work, ensure that it performs its assigned responsibilities and duties and discuss relevant issues with it, including reports prepared by the Audit Committee. The Board shall also ensure that the Audit Committee follow up with the local and international developments in accounting standards. 16. The Board of Directors shall ensure that the Audit Committee plays an oversight and supervisory role and does not exercise executive functions or make administrative decisions. (١٣) علي مجلس الاداره صياغه مسؤوليات وصلاحيات لجنه المراجعه واثباتها في محاضر مجلس الاداره علي ان تشمل تلك الصلاحيات القدره علي التقصي عن اي نشاط داخل الشركه ضمن مسؤولياتها والوصول الي ايه معلومات تحتاجها. (١٤) علي مجلس الاداره اختيار اعضاء لجنه المراجعه وفق لقواعد الختيار اعضاء لجنه المراجعه واسلوب عمل اللجنه ومده عضويتها التي تصدر عن الجمعيه العامه للشركه بناء علي توصيات المجلس. كما يجب علي مجلس الاداره تحديد فترتهم وتعاقبهم وضمان انعقاد اجتماعاتهم علي نحو دوري وكاف. (١٥) علي مجلس الاداره متابعه عمل لجنه المراجعه والتحقق من التزامها بمسؤوليها واجباتها المنوطه بها ومناقشتها بالامور ذات العلاقه بما فيها الصيارات عن هذه اللجنه. كما يجب علي مجلس الاداره التاكيد علي لجنه المراجعه بمتابعه التطورات الدوليه واللحليه من معايير محاسبيه وبما يتوافق مع انظمه وتعليمات المؤسسه. (١٦) علي مجلس الاداره ضمان اداء لجنه المراجعه للدور الاشراف والرقابي وعدم ممارستها لوظايف او اعمال تنفيذيه او اتحاذ قرارات اداريه. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين Part 3: Specific Provisions First: Scope of Authority 17. The Audit Committee is entitled to contact directly the Board of Directors, senior management of the Company, all employees, committees, and legal advisors, internal and external auditors in the Company's Head Office and/or branches and other parties related to the Company. It may also review all private and confidential records and documents necessary to perform its activities. The Audit Committee also has the right to seek the assistance of any external consultant to do specific tasks in order to assist it in performing its work. Second: Confidentiality 18. All Audit Committee's members shall maintain the confidentiality of all the topics related to the Audit Committee's activities, even after he/she vacates the Audit Committee membership. Third: Conflict of Interests 19. An Audit Committee's member shall not have any direct or indirect interest in the Company's business and contracts concluded by it. 20. An Audit Committee's member shall not take part in any business that might compete with the Company or trade in the activities performed by the Company. The Company has the right to claim indemnification for any losses caused by such business or act. الباب الثالث: احكام خاصه اولا: حدود السلطه (١٧) للجنه المراجعه حق الاتصال المباشر بمجلس الاداره والاداره العلبا في الشركه والموظفين كافه واللجان والملستشارين القانونيين والمراجعين الحاليين والخارجيين في المركز الرييسي و/او فروع الشركه، وكذلك الاطراف الاخري ذات العلاقه بالشركه، ولها اطلاعات علي جميع السجلات والملستندات الخاصه والسريه واللازمه لاداء اعمالها. وللجنه المراجعه الاستعانه باي جهبه استشاريه من خارج الشركه للقيام بمهام محدده من اجل مساعدتها في اداء عملها. ثانيا: السريه (١٨ يجب علي جميع اعضاء لجنه المراجعه المحافظه علي سريه المواضيع متعلقه باعمال لجنه المراجعه، حتي بعد تركهم العمل في اللجنه. ثالثا: تعارض المصالح (١٩) لا يجوز ان يكون لعضو لجنه المراجعه مصلحه مباشره او غير مباشره في الاعمال والعقود التي تتم لحساب الشركه. (٢٠) لا يجوز لعضو لجنه المراجعه المشاركه في اي عمل من شانه منافسه الشركه او المتاجره في الانشطه التي تزاولها الشركه. وللشركه ان تطالبه بالتعويض عن اي ضرر لحقها نتيجه لهذا العمل او التصرف. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين Fourth: Financial Transactions with the Company رابعا: المعاملات الماليه مع الشركه 21. The Company shall not issue or renew any insurance policy for any of the Audit Committee's members or parties related thereto before the full payment of the due premium. If any of the Audit Committee's members submits a request for the payment of a claim under a policy issued to him or her by the Company, the claim should be treated in accordance with procedures and rules set forth by the company without any exception or preference. The Compliance Officer should be notified of any payment due to the member. (1) يجب علي الشركه عدم اصدار او تجديد اي وثيقه تامين لاي من اعضاء لجنه المراجعه او الاطراف ذوي العلاقه بهم قبل دفع القسط المستحق بالكامل. واذا تقدم اي من اعضاء لجنه المراجعه للمطالبه بدفع تعويض لوثيقه تامين صادره له عن الشركه، فيجب التعامل مع المطالبه وفقا للاجراءات الوارده في الالانحه المطبقه علي مطالبات العملاء وبدون معامله تفضيليه، مع اشعار المراقب النظامي باي تعويض مستحق للعضو. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين Part 4: Setting up the Audit Committee and Organizing its Activities First: Committee Formation 22. The Audit Committee shall be formed in accordance with Audit Committee's Selecting Procedures, the duration of its term and the monitors of its activities that issued by the General Assembly upon a recommendation of the Board. Second: Member Appointment and Term 23. The Board of Directors, after obtaining SAMA's written non-objection, shall appoint the Audit Committee's Chairman and members for a three-year term. 24. The Board may renew the term of the Audit Committee or a member thereof for another three-year term for one time only. 25. The Board may appoint new Audit Committee members in case of electing a new Board of Directors after obtaining SAMA's written non-objection. 26. SAMA is entitled to withdraw its non-objection of any member or members of the Audit Committee in case of any violation by any of them of the provisions of this Regulation, the Supervision of Cooperative Insurance Companies Control Law and its Implementing Regulation and any relevant Regulations or Instructions, and take actions it deems appropriate against the Company and the persons concerned. الباب الرابع: تشكيل لجنه المراجعه وتنظيم اعمالها اولا: تشكيل اللجنه (٢٢) تشكل لجنه المراجعه وفق قواعد اختيار اعضاء لجنه المراجعه ومده عضويتهم واسلوب عمل لجنه المراجعه التي تصدرها الجمعيه العامه للشركه بناء علي توصيات المجلس. ثانيا: تعيين الاعضاء ومده العضويه (٢٣) يعين مجلس الاداره رييس واعضاء لجنه المراجعه لمده ثالث سنوات بعد الحصول علي عدم ممانعه المؤسسه كتابه. (٢٤) لمجلس الاداره التجديد للجنه المراجعه او احد اعضاء لمده ثلاث سنوات اخري مره واحده فقط. (٢٥) لمجلس الاداره تعيين اعضاء جدد للجنه المراجعه في حال انتخاب مجلس اداره جديد بعد الحصول علي عدم ممانعه المؤسسه كتابه. (٢٦) للمؤسسه الغاء عدم ممانعها علي تعيين اعي عضو او اعضاء للجنه المراجعه في حال مخالفه اي منهم لاحكام هذه اللاتحه او احكام نظام مراقبه شركات التامين التعاوني ولانحته التنفيذيه او احكام اللوات والتعليمات الاخري ذات العلاقه، وان تتخذ الاجراءات التي تراها ماليمه في حق الشركه والشخص المعي. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لايحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين 27. The Board of Directors, after obtaining SAMA's written non-objection, may dismiss an Audit Committee member if he or she ceases to satisfy membership terms or violates the provisions of this Regulation, the Supervision of Cooperative Insurance Companies Control Law and its Implementing Regulation or any relevant Regulations and Instructions. 28. An Audit Committee member has the right to resign, after providing the resignation request to the Board one month before its resignation becomes effective. The Company shall notify SAMA in writing of the resignation of a member of the Audit Committee and the reasons thereof and provide SAMA with a copy of the resignation request within five (5) working days from the date of the resignation. 29. An Audit Committee member shall be deemed resigned if he or she fails to attend any meetings of the Audit Committee for more than three consecutive times without presenting an excuse acceptable to the Board. 30. If there is a vacant seat in the Audit Committee during the membership term, the Board, after obtaining SAMA's written non-objection, shall appoint another member within a month of the vacancy date to fill the vacant position. The new member shall complete his or her predecessor's term. 31. The membership of an Audit Committee member shall terminate automatically upon the occurrence of any change that would breach the membership's terms set forth in this Regulation or any other Regulations, Instructions or Decisions issued by SAMA. The Audit Committee member shall immediately inform the Company in writing upon the occurrence of such a change and he/she shall not attend any meeting of the Audit Committee held after the date of the change. (٢٧) ملجس الاداره، بعد الحصول علي عدم ممانعه المؤسسه كتابه، الحق بعزل اي من اعضاء لجنه المراجعه في حال فقدانه شروط العضويه او ارتكابه مخالفه لاحكام هذه الاليحه او احكام نظام مراقبه شركات التامين التعاوني او لانحته التنفيذيه او احكام اللوايح والتعليمات الاخري ذات العلاقه. (٢٨) يحق لعضو لجنه المراجعه الاستقاله شريطه ان يقدم طلب استقالته مسبقا لمجلس الاداره قبل شهر من تاريخ نفاد استقالته، وعلي الشركه اشعار المؤسسه كتابه باستقاله عضو لجنه المراجعه واسباب استقالته وتزويد المؤسسه بصوره من طلب الاستقاله خلال خمسه (٥) ايام عمل من تاريخ الاستقاله. (٢٩) يعد العضو مستقبلا من عضويه لجنه المراجعه اذا تخلف دون عذر يقبله مجلس الاداره عن حضور اجتماعات لجنه المراجعه لاكثر من ثالث جلسات متتاليه. (٣٠) اذا شفر مركز احد اعضاء لجنه المراجعه اثناء مده العضويه، يعين مجلس الاداره خلال مده اقصاها شهر من شعور هذا المنصب بعد الحصول علي عدم ممانعه المؤسسه كتابه عضوا اخري في المركز الشاغر، ويكمل العضو الجديد مده سلفه. (٣١) تنتهي عضويه عضو لجنه المراجعه مباشره اذا حدث اي تغير من شابه الاخلال بشروط العضويه الوارده في هذه الالانحه او اي لوايح او تعليمات او قرارات اخري تصدرها المؤسسه. وعلي عضو لجنه المراجعه ابالغ الشركه كتابه فور حدوث هذا التغير. ولا يجوز لعضو لجنه المراجعه حضور اي اجتمع لجنه يعقد بعد تاريخ حدوث التغير. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين Third: Membership Organization ثالثا: تنظيم العضويه 32. The Audit Committee shall consist of at least three members and at most five members, the majority of which shall be from outside the Board. 33. The Audit Committee members shall not include the Company's executives, employees, or consultants. 34. The Audit Committee members shall not include board members, executives, employees, consultants, representatives of any parties connected to the Company, including but not limited to: a. Major shareholders and founders. b. External auditors. c. Suppliers. d. The Company's customers. e. The legal persons who have first-degree relationships with the Company's Board of Directors or executives or have any financial or business relationship therewith. 35. An Audit Committee member shall not be a member of a Board or an Audit Committee of any other company operating in the insurance sector in the Kingdom of Saudi Arabia. (٢٢ تtctkon لجنه المراجعه من ثلاثه اعضاء علي الاقل وخدمسه اعضاء كحد اقصي، علي ان يكون اغلهم من خارج مجلس الاداره. يجب الا يكون عضو لجنه المراجعه من المديرين التنفيذيين في الشركه او موظفها او مستشارها. يجب الا يكون عضو اللجنه احد اعضاء مجالس اداره او مديري او موظفي او مستشاري او منسوي او مساوي او محلي احد الاطراف ذوي العلاقه بالشركه ومنهم علي سبيل المثال لا الحصر الاتي: ( ا) كبار المساهمين او المؤسسين. ب) المراجعون الخارجيون. ج) الموردون. د) عملاء الشركه. ه) الاشخاص الاعتباريون الذين تربطهم علاقه ماليه او تجاريه او قرابه من الدرجه الاولي بمجلس اداره الشركه او الموظفين التنفيذيين في الشركه. (٣٥) يجب الا يكون عضو لجنه المراجعه عضوا في مجلس اداره او لجنه مراجعه اي شركه اخري تعمل في قطاع التامين في المملكه العربيه السعوديه. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين 36. The Audit Committee member shall not be one of the executive members of the Board. 37. The Audit Committee member nominated for membership shall be independent. 38. No Audit Committee Member shall simultaneously serve on the audit committees of more than four public companies. 39. The Board shall ensure that the members of the Audit Committee are appropriately qualified to discharge their responsibilities. At least two Audit Committee members, including the AC Chairman, have recent and relevant accounting or financial management expertise or experience. Fourth: Appointing the Chairman and the Secretary of the Committee 40. The Board of Directors shall, after obtaining SAMA's written no-objection, shall appoint one of the Audit Committee's members as a Chairman thereof. 41. The Chairman of the Board shall not be a member or Chairman of the Audit Committee. 42. The Chairman of the Audit Committee shall not be related to the other members of the Board or have any financial or business relationship with any members of the Board. يجب الا يكون عضو لجنه المراجعه احد الاعضاء التنفيذيين (٢٣) في مجلس الاداره. يجب ان يكون عضو مجلس الاداره المرشح لعضويه اللجنه (٢٧) مستقالا. لا يجوز لاي عضو من اعضاء لجنه المراجعه ان يخدم بشكل تزامني في لجان مراجعه لاكثر من اربع شركات عامه. يجب ان يضمن مجلس الاداره ان اعضاء لجنه المراجعه (٢٩) مؤهلون للوفاء بمسؤولياتهم. ويجب ان يمتلك عضوان علي الاقل من اعضاء اللجنه، بمن فيهما رييس اللجنه، خبرات حديثه وذات صله في مجال المحاسبه والاداره الماليه. رابعا: تعيين رييس وسكرتير اللجنه (٤٠. يعين مجلس الاداره احد اعضاء لجنه المراجعه رييسا لها بعد الحصول علي عدم ممانعه المؤسسه كتابه. (٤١) لا يجوز ان يكون رييس مجلس الاداره عضوا في لجنه المراجعه او رييسا لها. (٤٢) لا يجوز ان يكون لرييس لجنه المراجعه صله قرابه او علاقه ماليه او تجاريه مع اي عضو من اعضاء مجلس الاداره. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين 43. The Chairman of the Audit Committee of the Board shall not have a relationship with Senior Management of the company that could affect his independence. 44. The Audit Committee shall appoint a Committee Secretary from the Company's staff to handle its administrative tasks, prepare meeting minutes and ensure that its Chairman signs these minutes, and schedule the Audit Committee's meetings in coordination with its Chairman. 45. The Audit Committee Secretary must document and keep meeting minutes in a special register. 46. The Secretary of the Audit Committee shall not be a Secretary of any other board committee. Fifth: Committee Members' Remuneration 47. Every member of the Audit Committee shall be eligible for remuneration for each Committee meeting attended. The amount of such remuneration shall be determined under a policy approved by the Board of Directors and shall be reasonable in comparison with the board members' remuneration. 48. The Secretary of the Audit Committee shall be eligible for remuneration for carrying out his or her functions for each Committee meeting. The amount of such compensation shall be determined by a decision issued by the Board of Directors. (٤٣) لا يجوز ان يكون لرييس لجنه المراجعه علاقه مع الاداره العليا بالشركه تؤثر علي استقلاليتته. لهني لجنه المراجعه سكيريا لها من موظفي الشركه يتولي اعمالها الاداريه واعداد محاضر اجتماعاتها والتاكد من توقيع رييس اللجنه علي هذه الحاضر، وجدوله مواعيد اجتماعات لجنه المراجعه بالتنسيق مع رييسها. (٤٥) يجب علي سكرتير لجنه المراجعه توثيق وحفظ محاضر اجتماعات لجنه المراجعه في سجل 'خاص بذلك. (٤٦) لا يجوز ان يكون سكرتير لجنه المراجعه سكرتيرا لاي لجنه اخري من لجان مجلس الاداره. Fifth: Committee Members' Remuneration خامسا: مكافاه اعضاء اللجنه 47. Every member of the Audit Committee shall be eligible for remuneration for each Committee meeting attended. The amount of such remuneration shall be determined under a policy approved by the Board of Directors and shall be reasonable in comparison with the board members' remuneration. 48. The Secretary of the Audit Committee shall be eligible for remuneration for carrying out his or her functions for each Committee meeting. The amount of such compensation shall be determined by a decision issued by the Board of Directors. (٤٧ يستحق عضو لجنه المراجعه محافه حضور عن كل جلسه من جلساتها، وتحدد قيمه المكافات بموجب سياسه معتمده من مجلس الاداره بحيث تكون مقبوله بالمقارنه مع مكافات اعضاء مجلس الاداره. (٤٨) يستحق سكرتير لجنه المراجعه مكافاه عن انجاز مهامه لكل جلسه من جلساتها، وتحدد قيمه المكافاه بقرار يصدره مجلس الاداره. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين Sixth: Committee's Tasks سادسا: مهام اللجنه 49. The tasks of the Audit Committee shall include but not be limited to the following: a. Recommending to the Board to approve the appointment or reappointment of external auditors. This may include ensuring that the nominated external auditors have the necessary experience in auditing Insurance and/or Reinsurance Companies. b. Appointing or dismissing the head of the Compliance Control Department or the Compliance Officer after obtaining SAMA's written non-objection. c. Appointing or dismissing the head of the Internal Audit Department or the Internal Auditor after obtaining SAMA's written non-objection. d. Ensuring the independence of external auditors from the Company, the Board members and the senior management of the Company. e. Ensuring the independence of the internal audit department or the internal auditor in performing their tasks, and ensuring that there are no restrictions on their scope of work or any impediments that might negatively affect their work. f. Ensuring the independence of the Compliance Control Department or the Compliance Officer in performing their tasks, and ensuring that are no restrictions on their scope of work or any impediments that might negatively affect their work. (٤٩) تشمل مهام لجنه المراجعه كحد ادني الاعمال الاتيه: التوصيه لمجلس الاداره بالموافقه علي تعيين او اعاده تعيين المراجعين الخارجيين، ويشمل هذا ضمان تمتع المراجعين الخارجيين المرشحين بالخبره اللازمه لمراجعه اعمال شركات التامين و/او اعاده التامين. ب) تعيين وعزل مدير اداره الالتزام او مسؤول الالتزام بعد الحصول علي عدم ممانعه المؤسسه كتابه. ج) تعيين وعزل مدير اداره المراجعه الداخليه او المراجع الداخلي بعد الحصول علي عدم ممانعه المؤسسه كتابه. د) التاكد من استقلال المراجعين الخارجيين عن الشركه واعضاء مجلس الاداره والاداره العليا في الشركه. ه) التاكد من استقلال اداره المراجعه الداخليه او المراجع الداخلي في اداء مهامهم، والتحقق من عدم وجود اي قيد علي اعمالهم او وجود ما يمكن ان يؤثر سلبا علي اعمالهم. و) التاكد من استقلاليه اداره الالتزام او مسؤول الالتزام في اداء مهامها، والتحقق من عدم وجود اي قيد علي اعمالها او وجود ما يمكن ان يؤثر سلبا علي اعمالهما. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين g. Discussing the annual and interim quarterly financial statements with the external auditors and the Company's Senior Management before the issuance thereof. h. Reviewing and auditing annual and interim quarterly financial statements and making recommendations thereon for the Board. i. Reviewing the audit plan of the internal and external auditors. j. Reviewing, approving, and monitoring the implementation of the compliance plan. k. Reviewing critical accounting policies and procedures as well as the modifications that might be introduced thereto. 1. Coordinating between internal and external auditors. m. Reviewing the external auditors' reports and making recommendations thereon for the Board. n. Reviewing the reports of the Internal Audit Department or the Internal Auditor and submitting the related recommendations to the Board. o. Reviewing the reports of the Compliance Control Department or the Compliance Officer and making recommendations thereon for the Board. p. Assessing the efficiency, effectiveness and objectivity of work performed by the external auditors, the Internal Audit Department or the Internal Auditor, and the Compliance Control Department or the Compliance Officer. مناقشه القوايم الماليه السنويه والربع سنويه (ز) المراجعين الخارجيين والاداره العليا للشركه قبل اصدارها. دراسه ومراجعه القوايم الماليه السنويه والربع سنويه الاوليه والتوصيه لمجلس الاداره بشانها. ط) دراسه خطه المراجعه للمراجعين الداخليين والخارجيين. (ي) دراسه خطه الالزام واقرارها ومتابعه تنفيذها. (ك) دراسه السياسات المحاسبيه الهامه واجراءاتها والتغيرات التي قد تجري عليها. (ل) التنسيق بين المراجعين الداخليين والخارجيين. (م) دراسه تقارير المراجعين الخارجيين ورفع التوصيات بشانها لمجلس الاداره. (ن) مراجعه تقارير اداره المراجعه الداخليه او المراجع الداخلي ورفع التوصيات بشانها لمجلس الاداره. (س) دراسه تقارير اداره الرقابه النظاميه او المراقبالنظامي ورفع التوصيات بشانها لمجلس الاداره. (ع) تقييم مستوي كفاعه وفعاليه وموضوعيه اعمال المراجعين الخارجيين، واداره المراجعه الداخليه او المراجع الداخلي، واداره الالتزام او مسؤول الالتزام. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لايحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين q. Reviewing the comments of SAMA and other relevant supervisory and control entities related to any regulatory violations or corrective actions requested and making recommendations thereon for the Board. r. Reviewing the internal and external auditors' assessment of internal control procedures. s. Reviewing intra-group transactions and related parties transactions. t. Reviewing the Actuary reports and making recommendations thereon for the Board. u. Ensuring the Company's compliance with the Actuary's proposals and recommendations, where these are mandatory and required by Regulations or SAMA's instructions. v. Following-up the reports issued by SAMA and other relevant supervisory and control entities and making recommendations thereon for the Board. w. Determining the monthly salary, bonus and other remuneration of the Internal Audit Department or the Internal Auditor in accordance with the Company's internal by-laws approved by the Board. x. Determining the monthly salary, bonus and other remuneration of the Compliance Control Department or the Compliance Officer In accordance with the Company's internal by-laws approved by the Board. ف) دراسه ملاحظات المؤسسه والجهات الاشرافيه والرقابه ذات العلاقه بشان اي مخالفات نظاميه او طلب اجراءات تصحيحيه ودفع التوصيات بشانها ملجلس الاداره. ص) دراسه تقييم المراجعين الداخليين والخارجيين لاجراءات الرقابه الداخليه. ق) دراسه العمليات فيما بين كيانات المجموعه والعمليات مع الاطراف ذوي العلاقه. ر) دراسه تقارير الخبيد الكتواري ورفع التوصيات بشانها مجلس الاداره. ش) ضمان التزام الشركه بتطبيق مقرحات وتوصيات الخير الكتواري عندما تكون ازاميه بموجب اللوايح والتعليمات الصادره عن المؤسسه والجهات الاشرافيه والرقابه ذات العلاقه. ت) متابعه التقارير الصادره عن المؤسسه والجهات الاشرافيه والرقابه ذات العلاقه ورفع التوصيات بشانها لمجلس الاداره. ث) تحديد المرتب代 المشري والمكافاه التشجيعيه والاخري لاداره المراجعه الداخليه او المراجع الداخلي بما يتماشي مع اللوايح الداخليه للشركه المعتمده من قبل المجلس. خ) تحديد قيمه المرب التشري والمكافاه التشجيعيه والمكافات الاخري لاداره الالتزام او مسؤول الالتزام بما يتماشي مع اللوايح الداخليه للشركه المعتمده من قبل المجلس. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين y. Ensuring the Company has a written code of conduct duly approved by its Board of Directors to ensure that the Company's activities are conducted in a fair and ethical manner. z. Following-up on the important lawsuits filed by or against the Company and submitting periodic reports thereon to the Board. aa. Ensuring the optimal use and controls of information technology necessary to generate accurate and reliable information and data are in place. التاكد من توافر لاتحه مكتوبه خاصه بquoadع السلوك المفي بعد اعتمادها من قبل مجلس اداره الشركه لضمان القيام بانشطه الشركه بطريقه عادله واخلاقيه. (ض) متابعه الدعاوي المثنيه المهمه المرفوعه من الشركه او المرفوعه ضدها مع مدير اداره الالتزام او مسؤول الالتزام، ورفع تقارير دوريه بشانها الي مجلس الاداره. (ظ) ضمان الاستخدام الامثل لtpقنيه المعلومات وتوافر الضوابط اللازمه للحصول علي معلومات وبيانات دقيقه ويعتمد عليها. Seventh: Committee's Responsibility سابعا: مسؤوليه اللجنه 50. The Audit Committee members are accountable to SAMA, the Company's shareholders and the Board for implementing the provisions of this Regulation and executing the Audit Committee's action plan issued by a Board's decision. (٥). يكون اعضاء لجنه المراجعه مسؤولين امام المؤسسه والمساهمين في الشركه ومجلس اداره الشركه عن تنفيذ احكام هذه اللاتحه، واعتن تففيذ خطه عمل لجنه المراجعه الصادره بقرار مجلس الاداره. 51. The committee members should, while performing their tasks, give priority to the company's interest against any other considerations that might affect their work or decisions. (٥١ يجب علي اعضاء اللجنه اثناء تاديه مهامهم تقديم مصلحه الشركه علي اي اعتبارات اخري قد تؤثر علي اعمالهم وقراراتهم. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لايحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين Eighth: Committee's Meetings ثامن: اجتماعات اللجنه 52. The Audit Committee meetings shall not be held without the presence of at least half of its members. 53. The Audit Committee shall meet at least six times a year, include an annual meeting with the Board of Directors. The Audit Committee is entitled, if the need arises, to hold other meetings in response to any of the following cases including but not limited to: a. Upon the request of the Chairman of the Board. b. Cases in which the External Auditor, Internal Auditor, Compliance Officer or Actuary requests a Committee meeting due to reason that requires so. c. Meetings on other issues such as: • Financial and audit issues • Compliance issues • Conflicts of interest • Professional and ethical codes of conduct Ninth: Committee's Decisions 54. The Audit Committee's decisions shall be determined by the majority of the members' votes. In case of equal votes, the Committee's Chairman shall have the casting vote, provided that the Audit Committee's Secretary shall record the views of all sides in the meeting minutes. (٢) لا ينعقد اجتماع لجنه المراجعه الا بحضور نصف اعضها علي الاقل. (٣) تعقد لجنه المراجعه سنه اجتماعات في السنه علي الاقل، بما فيها الاجتماع السنوي مع مجلس الاداره. ويمكن للجنه المراجعه -متي ما دعت الحاجه - عقد اجتماعات اخري استجابه لاي من الاتي علي سبيل المثال لا الحصر: طلب من رييس مجلس الاداره. (ب) الحالات التي يطلب فيها المراجع الخارجي او الداخلي او مسؤول الالتزام او الخبر الالكتواري عقد اجتماع اللجنه لوجود حاجه تستدعي ذلك. (ج) اجتماعات بشان مسايل اخري مثل: المسايل الماليه ومسايل المراجعه. المسايل النظاميه. تعارض المصالح. قواعد السلوك المني والخلاق. تاسعا: قرارات اللجنه (٥٤) تصدر قرارات لجنه المراجعه بالاغلبيه، وفي حال تساوي عدد الاصول يعد صورت رييس لجنه المراجعه مرجحا، علي ان يثبت سكرتير لجنه المراجعه اراء جميع الاطراف في محضر الاجتماع. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين 55. Voting on the Audit Committee's decisions on behalf of, or by proxy from, any other member is not allowed. (٥٥) لا يجوز التصويت علي قرارات لجنه المراجعه بالنيابه او الوكاله عن احمد الاعضاء. Tenth: Committee's Meetings Attendance 56. The Audit Committee is entitled to invite, if the need arises, whomever it deems relevant from inside or outside the Company to attend its meetings. عاشرا: حضور اجتماعات اللجنه (٥٦ للجنه المراجعه دعوه من تراه من داخل الشركه او خارجها ل حضور اجتماعاتها اذا دعت الحاجه الي ذلك. Eleventh: Audit Committee Action Plan احد عشر: خطه عمل لجنه المراجعه 57. The Audit Committee shall develop its charter that shall be approved by the Board's decision. This charter shall include the Audit Committees' rules, responsibilities and obligations. In addition, the Audit Committee shall develop a detailed annual action plan that includes the key topics to be discussed during the year and meeting dates. (٥٧) علي لجنه المراجعه وضع دليل عمل لها معتمد بقرار من مجلس الاداره يتضمن قواعد ومسؤолиات والتزامات لجنه المراجعه. كما يجب علي لجنه المراجعه وضع خطه عمل سنويه مفصليه تتضمن المواضيع الرييسيه التي ستقوم ببحها خلال السنه ومواعيد اجتماعها. Twelfth: Committee Connection with the External Auditors اننا عشر: اربط اللجنه بالمراجعين الخارجيين 58. The relevant issues between the Audit Committee and the external auditors shall include as a minimum: a. Key amendments made by the Company to its accounting policies. b. Material conflicts with the management regarding any issue pertaining to the safeguarding of invested assets. (٥٨) تشمل المواضيع ذات العلاقه بين لجنه المراجعه والمراجعين الخارجيين بحد ادني الاتي: التعديلات الرييسيه التي تجربها الشركه علي سياساتها المحاسبيه. (ب) الخلافات الجوهريه مع الاداره بشان اي مساله تتعلق بجمايه الموجودات المستثمره. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين c. Violations of Laws, Regulations and Instructions issued by the supervisory and control entities or non-compliance with the Company's policies and procedures. d. Comments of other auditors (of external, non-Saudi Arabian, branches) on accounting procedures, reports and professional conduct. e. Deficiencies in the general structure and performance of internal control systems. f. Material errors in financial statements. g. Management decisions and the basis on which the external auditors relied to validate critical accounting estimates, such as technical provisions and reserves. h. Accounting principles and standards and disclosure decisions related to extraordinary transactions. i. Adequacy of technical provisions and reserves set by the Actuary. j. Actuary's Reports relevant to the Financial Statements. k. Any major problems in dealing with the management that affected the working of the audit. 1. Internal control and the assessment of the Company's assets and solvency. m. Any other issues that the committee is aware of and falls within its responsibilities. مخالفات الانظمه واللوايح والتعليمات الصادره عن الجهات الاشرافيه والرقابيه او عدم الالتزام بسياسات واجراءات الشركه. (مرنيات المراجعين الخرين (للفروع خارج المملكه) بشان الاجراءات المحاسبه والتقارير والسلوك المني. حوانب القصور في الهيكل العام لانظمه الرقابه الداخليه وعملها. الخطاء الجوهريه في البيانات الماليه. قرارات الاداره والاسس التي اعتمد عليها المراجعون الخارجيون بشان عداله التقديرات المحاسبه الحساسه مثل الخخصصات والاحتياطيات الفنيه. ( مبادي ومعابير المحاسبه وقرارات الاقصاح المتعلقه بالمعاملات غير العاديه. ( كفايه المخصصات والاحتياطيات الفنيه المعتمده من الخبير الاكتواري. تقارير الخير الالكواري ذات العلاقه بالقوايم الماليه. ( اي مشاكل رييسيه في التعامل مع الاداره تكون قد اثرت علي اعمال المراجعه. الرقابه الداخليه وتقييم الموجودات والملاءه الماليه لشركه. ( اي مسايل اخري تطلع عليها لجنه المراجعه وتقع ضمن مسؤوليتها. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين n. Any amendments introduced to the audit scope and the reasons thereof. o. Reviewing letters to management prepared by the external auditors and the Company's management comments thereon. (ن) اي تعديلات علي نطاق اعمال المراجعه واسبها. (س) مراجعه خطاب الاداره المعد من قبل المراجعين الخارجيين ومرنيات اداره الشركه حوله. Audit Committee Regulation in Insurance and/or Reinsurance Companies لانحه لجان المراجعه في شركات التامين و/او اعاده التامين